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大型會議布置搭建方案

如今的會議室已經(jīng)成為協(xié)作交流、腦力碰撞的場所，在新聞、金融、廣告、網(wǎng)絡(luò)、設(shè)計等行業(yè)的企業(yè)經(jīng)營中扮演著重要的角色。尤其是在加入網(wǎng)絡(luò)視頻會議、遠程電話會議等功能之后，對于擁有大量分支機構(gòu)的企業(yè)來說，無論是從節(jié)約時間、提升效率，還是從降低差旅成本方面考慮，新型多功能會議室都擁有明顯的積極意義。那么，一個完善的多功能會議室是由哪些部分構(gòu)成的，不同等級的多功能會議室應(yīng)該采用何種解決方案，各種方案中的核心部件在選擇時應(yīng)該注意哪些方面呢？

大型會議布置搭建方案

對于現(xiàn)代企業(yè)而言，會議室經(jīng)常被用于多媒體演示、案例交流分析、決議討論表決、分支機構(gòu)溝通等多種用途，要對會議室聲、光、電、網(wǎng)絡(luò)、電話等各個方面進行高效控制，這些因素共同構(gòu)成了對多功能會議室的需求。多功能會議室從本質(zhì)上講就是一個融合了會議召開、影音播放、報告發(fā)布甚至遠程交流等功能于一身的整合空間。在數(shù)字化辦公普及、辦公場地成本高漲的今天，多功能會議室在提升工作效率、降低辦公成本方面的作用日益明顯。那么，多功能會議室應(yīng)該如何搭建，能夠?qū)崿F(xiàn)哪些應(yīng)用呢？

規(guī)模決定系統(tǒng)模塊設(shè)置

在搭建多功能會議室之前，首先需要確定的是會議室的規(guī)模。多功能會議室始終要依靠最基本的建筑結(jié)構(gòu)來實現(xiàn)，房間的大小、預(yù)期的布局是方案篩選的基礎(chǔ)。會議室規(guī)模對選擇功能模塊及具體設(shè)備的影響，在顯示放映、音響擴音、會議拾音等方面表現(xiàn)得最為顯著。以顯示放映系統(tǒng)的投影機選擇為例，會議室的大小決定了投影機亮度、投影尺寸的選擇范圍，同時對其它參數(shù)方面也會有一定要求。舉個簡單的例子：30平方米的小型會議室采用獨立的音響系統(tǒng)意義不大，200平方米的大型會議室就對顯示、音響系統(tǒng)有較高的要求。

多功能會議室系統(tǒng)模塊架構(gòu)示意圖

在《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ67-89）中規(guī)定的會議室有大、中、小之分，小型會議室使用面積在30平方米左右，中型會議室使用面積在60平方米左右，大型會議室則要根據(jù)使用人數(shù)和桌椅設(shè)置來確定使用面積。按照人均使用面積換算后，小型會議室適合15人左右使用，中型會議室適合30人左右使用，大型會議室根據(jù)實際情況而定。對于普通企業(yè)來說，中小型會議室應(yīng)該是最普遍采用的會議室類型。

1.小型會議室：參加會議的人數(shù)通常不超過20位，如果不舉行電話會議，則對會議拾音功能基本沒有要求，而音響擴音系統(tǒng)也基本上只用于視頻播放時使用，建設(shè)時可以考慮不采用或者簡單布置即可。投影機方面，一般需要在較短的距離內(nèi)投射一個大尺寸畫面，最好選購短焦投影機；因為空間較小、遮光效果通常較好，因此亮度不用太高。

2.中型會議室：參加會議的人數(shù)可能會達到30人～50人，為了控制會議進程，需要專門的會議拾音和音響擴音系統(tǒng)，同時投影機方面也可以考慮亮較高的產(chǎn)品。

3.大型會議室：企業(yè)中比較少見，使用頻率極低，可以考慮租用專門的會議中心。如果需要自行建立，則要在包括中央控制系統(tǒng)在內(nèi)的各個方面進行強化，投影機也需要選擇高亮度、大投影尺寸、適合吊裝的高端產(chǎn)品。

系統(tǒng)功能模塊化應(yīng)用更有針對性

在確定會議室的規(guī)模之后，就需要根據(jù)企業(yè)用戶的需求選擇不同的會議室系統(tǒng)功能模塊予以整合了。眾多的功能是由不同的系統(tǒng)模塊提供的，企業(yè)用戶可以根據(jù)自身的實際需要選擇不同的系統(tǒng)模塊進行組合搭配。一般來說，標(biāo)準(zhǔn)多功能會議室應(yīng)有的系統(tǒng)模塊主要有以下幾個：

1.中央控制系統(tǒng)

2.顯示放映系統(tǒng)

3.音響擴聲系統(tǒng)

4.會議拾音系統(tǒng)

5.遮光照明系統(tǒng)

這五個基本系統(tǒng)模塊中，中央控制系統(tǒng)處于核心位置，而其它部分則是直接提供服務(wù)的功能模塊。除此之外，根據(jù)實際的需要，多功能會議室也會加入諸如同聲翻譯系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)、資料輸出系統(tǒng)、數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)等模塊。

中央控制系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖

中央控制系統(tǒng)

中央控制系統(tǒng)由中央控制主機、操作終端、信號接收模塊、開關(guān)面板、控制軟件、供電模塊等構(gòu)成，是多功能會議室的核心，在有效連接后可以控制各個功能系統(tǒng)模塊的開啟、運行、關(guān)閉。中央控制系統(tǒng)主要通過網(wǎng)絡(luò)、IR無線、數(shù)據(jù)線等與周邊功能模塊的控制器連接，用戶直接在操作終端的控制軟件界面上進行操作，控制各種設(shè)備的開關(guān)操作和機械動作。

中央控制系統(tǒng)操作終端界面圖

多功能會議室的優(yōu)勢在中央控制系統(tǒng)操作終端的界面上可以淋漓盡致地表現(xiàn)出來。無論是投影機、播放器、電腦等設(shè)備的開啟關(guān)閉以及相關(guān)操作，還是音響、視頻、網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)切換，甚至連電動窗簾、照明燈的開啟關(guān)閉，都可以直接觸控操作。這種整合集成所帶來的便利性和高效率，對于各種規(guī)模和應(yīng)用的多功能會議室都非常有用。想象一下，當(dāng)你需要用投影機演示一段視頻時，以往必須讓人專門拉上窗簾，關(guān)閉照明燈；在多功能會議室中卻可以通過中央控制系統(tǒng)自動調(diào)低燈光亮度、關(guān)閉幕布周圍的照明燈并拉上窗簾。哪種更方便，一目了然。

顯示放映系統(tǒng)

目前顯示放映系統(tǒng)普遍采用以投影機為核心的模式，部分特殊場合還會用到平板顯示器、投影儀等設(shè)備。為了進行顯示放映控制，所有的顯示放映設(shè)備都會與VGA矩陣和AV矩陣相連接，VGA矩陣和AV矩陣則通過專門的數(shù)據(jù)線和設(shè)備與中央控制主機連接并受其控制。電腦、播放器、攝像頭等設(shè)備輸出的視頻信號會統(tǒng)一輸出至VGA矩陣和AV矩陣，然后根據(jù)中央控制系統(tǒng)的信號進行播放等操作。

顯示放映系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖

顯示放映系統(tǒng)的最大作用在于視頻信號的管理和顯示設(shè)備的切換。很多中小型會議室里面都只有一臺投影機作為顯示設(shè)備，因此并不存在切換的問題。當(dāng)然也有一些特殊行業(yè)會需要多個顯示設(shè)備，比如一些金融證券企業(yè)，因為需要長時間監(jiān)控價格走勢，就必須額外配備平板顯示器作為輔助顯示設(shè)備，此時就存在設(shè)備切換的問題。

金融證券企業(yè)會議室對顯示放映系統(tǒng)有更高要求

相對于顯示設(shè)備的切換，視頻信號的管理在很多企業(yè)的會議室應(yīng)用中顯得更加重要。這個應(yīng)該很好理解，現(xiàn)在企業(yè)召開會議時人手一臺筆記本電腦是很正常的事情，此時投影機上應(yīng)該顯示誰的視頻畫面呢？這就需要由顯示放映系統(tǒng)中的橋梁——VGA矩陣進行控制了。

音響擴聲系統(tǒng)

“影音視聽”，音響擴音系統(tǒng)在多功能會議室中同樣扮演著重要的角色，特別是在參加會議人數(shù)較多的大中型會議室中顯得更加重要。良好的音響擴音系統(tǒng)應(yīng)達到如下要求：聲音響亮清晰、覆蓋整個空間、保真沒有缺陷。用通俗的說法就是：要保證參加會議的人在各個位置都能清晰地聽到發(fā)言和演示的聲音，同時還要避免回音、嘯叫等問題。為了滿足要求，就需要從會議室的裝修(采用吸引材料制作漫反射墻面)、混音降噪放嘯叫的處理、聲音的放大、音箱的布局等多個方面考慮。

會議拾音系統(tǒng)

會議拾音系統(tǒng)主要出現(xiàn)在大中型會議室或者存在電話會議、視頻會議的會議室中，可以讓整個會議有序地進行。如果在數(shù)十上百人參加的大中型會議上，每個人都在亂糟糟地說話，那么恐怕我們除了聽到嗡嗡的噪音以外，不會有任何其它收獲。此時就需要會議拾音系統(tǒng)中的會討功能模塊。整個功能模塊是由數(shù)字會討主機(進行各話筒發(fā)言模式的管理等操作)、無線話筒、中央控制器等構(gòu)成，相關(guān)的聲音處理還會用到調(diào)音模塊。為了控制會議，數(shù)字會討主機的管理控制機制比較重要，主席機、話筒機的發(fā)言控制要具體到發(fā)言模式、輸出音量和耳機監(jiān)聽音量。

遠程網(wǎng)絡(luò)電話會議是需要會議拾音系統(tǒng)的另一個重要方面。如果企業(yè)在多個地區(qū)擁有分支機構(gòu)，那么召集人員到一個地方開會無論從時間還是從成本上考慮都是不現(xiàn)實的，這就是遠程網(wǎng)絡(luò)電話會議出現(xiàn)的原因。而在召開網(wǎng)絡(luò)會議時，如果想更清晰地采集與會人員的聲音，并合理控制發(fā)言的順序，這就需要會議拾音系統(tǒng)進行控制了。

遮光照明系統(tǒng)

使用投影機時需要拉上窗簾、降低燈光亮度，這就是遮光照明系統(tǒng)出現(xiàn)的根本需求。遮光照明系統(tǒng)是多功能會議室正常使用的基本條件，可以劃分為遮光和照明兩個子系統(tǒng)。遮光系統(tǒng)主要是對窗簾進行控制，通過中央控制系統(tǒng)向窗簾控制器發(fā)出指令，控制電動窗簾的打開關(guān)閉，從而調(diào)節(jié)室內(nèi)亮度以適應(yīng)顯示放映系統(tǒng)的需要。照明系統(tǒng)的作用基本類似，但主要是通過中央控制系統(tǒng)命令燈光控制器，對燈光的明暗進行控制。

大型會議活動策劃方案2016-12-17 8:37 | #2樓

任何一個，其會議管理都可分為五大步驟：會前準(zhǔn)備、會議開始、會議進行，會議總結(jié)以及跟蹤執(zhí)行。常言道，會務(wù)管理是核心，活動管理是目標(biāo)。因此，要想成功舉辦一場大型的會議活動，前期的會議策劃是關(guān)鍵。

所謂會議策劃，它是一種資源的整合與配置過程，都是在控制會議風(fēng)險的基礎(chǔ)上，使會議效果最佳。要想會議開得好，風(fēng)險控制早做到。大凡一場會議活動最可能出現(xiàn)的失誤，在不同的會議階段有不同的表現(xiàn)。比如：

1、會前準(zhǔn)備：會議主題和日程及任務(wù)分配不明確，參會人員毫無針對性，參會人員也準(zhǔn)備得不充分。

2、會議開始：會議程序太過繁復(fù)冗長，主持人能力有限，主題變動隨意，而且參會人員的層次參差不齊。

3、會議進行：會議討論消極沉悶，甚至超出議題范圍，會議過程拖沓，常常表現(xiàn)為議而不決。

4、會議總結(jié)：會議效果不明顯，工作安排沒有針對性，也沒有條理清晰的會議總結(jié)。

5、跟蹤執(zhí)行：經(jīng)常是那完那了，根本沒有及時有效的后續(xù)工作跟進和信息反饋。會議本身是一個很重要的管理工具和手段，通過會議策劃，可以很好地對會議中的各個細節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。猶如項目管理一樣，需要進行不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進，以確保項目及時、出色地完成。比如會議準(zhǔn)備方面的策劃，涉及到會議目標(biāo)的設(shè)立、與會者的選擇、會議時間的選擇、會議地點的選擇、會議議程的擬定、會議通知的派發(fā)等等。

不僅如此，會場布置檢查的重點、預(yù)訂會議地點的重點考慮項目、簽訂書面合同時的注意事項、烘托良好的會議氛圍的技巧、會務(wù)管理人員分組、與會人員分組需注意的事項、會議證件的制作、會議紀(jì)念品、獎品的制備、會議名冊的編制、開會前24小時的驗收項目、開會前12小時的檢查工作細則，以及會務(wù)物品準(zhǔn)備的名細等等，都非常重要。

范文：

日前，我參與了一項“中國人口健康援助工程”系列活動的項目策劃。作為該項目的主要策劃人和執(zhí)行督導(dǎo)，我深深感到，要成功舉辦大型的會議活動，必須讓全體工作人員和與會代表明確該項活動的目的和意義。于是，我對本次會議的活動主題、活動宗旨、活動目的及活動目標(biāo)都進行了反復(fù)提煉，現(xiàn)分享如下：活動主題：

主標(biāo)題：“中國人口健康援助工程”系列活動

副標(biāo)題：《擁抱健康時代》專題講座暨“援助工程”啟動儀式

橫幅：了百姓心愿圓人類夢想

關(guān)愛時時有援助處處在

為天下家庭減輕負(fù)擔(dān) 讓天下百姓快樂健康

活動宗旨：

為天下家庭減輕負(fù)擔(dān)，讓天下百姓快樂健康。

活動目的：

讓各級計生與衛(wèi)生系統(tǒng)充分了解“中國人口健康援助工程”，了解其獨特的宣導(dǎo)和服務(wù)，以消除百姓對“援助工程”的陌生感及對高昂醫(yī)療費的恐懼心理。樹立“關(guān)愛時時有，援助處處在”的服務(wù)人口健康事業(yè)的品牌形象，從而促進“援助工程”的全面推進。

活動目標(biāo)：

1、參會人數(shù)：200人（綜合考慮到活動的整體效果、費用支出、到會人數(shù)、現(xiàn)場氣氛營造等因素，限200人規(guī)模較為理想）。

2、預(yù)期收獲：參與的單位和個人乘興而來，滿意而歸。

3、塑造形象：以各項產(chǎn)品和服務(wù)讓受益百姓記住“援助工程”，并樹立強勢品牌形象。

4、傳播品牌：形成一套成熟的品牌傳播方案，以不斷優(yōu)化復(fù)制。

為了控制風(fēng)險和提升會議效果，我又對會議流程、現(xiàn)場管理及會場布置等做了精確設(shè)計，精確到從現(xiàn)在起的每人、每天、每事，甚至精確到會議當(dāng)中的每人、每事、每分鐘。如：

時間事項

07：00 盤點清查各種物品的準(zhǔn)備情況。

07：10 確定能夠到會的嘉賓，并建立與會代表數(shù)據(jù)庫、打印表格。

07：20 相關(guān)人員帶齊各種物品從組委會出發(fā)。

07：50 到達會場，開始會場外的布置。

08：30 開始會場內(nèi)的布置，調(diào)試各種設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)。