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中國電信會議接待方案
（一）會議接待方案的含義
會議接待方案是指安排與會者的組織、協(xié)調、會議管理等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。
（二）會議接待方案的基本內容
1．接待對象和接待緣由。 會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員（正式和列席）以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯(lián)合組團參加的，還有一些研發(fā)、研討會，每一種接待方案一定要明確具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。
2．接待方針。
議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。
3．接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。
4．接待內容。
包括接站、食宿安排、歡迎儀式、翻譯服務、文藝招待、票務、返離送別等方面。
5．接待日程
寫明各項接待活動的日程安排。
6．接待責任。
并細化到每個接待人員。如大
型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯(lián)系等工作。
7．接待經(jīng)費
寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時包含安排諸如參觀等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。
（三）會前準備工作
1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。
2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍。
3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定注意事項。
4、大型會議要編組并提出小組召集人、討論地點。
5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。
6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。
(1)懸掛會標、徽記、旗幟登。
(2)設置主席臺，，安排座次，設置發(fā)言席，拜訪席簽、話筒，并保證音響效果。
(3)確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。
(4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效。
(5)擺放適宜花卉。
7、后期服務工作。
大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、安全保衛(wèi)等做出細致安排。
8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作。
（四）會務組織與服務工作
1、會務人員提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。
2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。
3、落實領導、發(fā)言人是否到齊。
4、按預訂方案組織與會人員由前向后以此就座。
5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘，關閉會場大門，與會人員入座就緒，無關人員離開會場;開會期間關閉手機，無關人員不準進入會場。
6、做好會議紀錄，寫好會議簡報。
7、組織照相。
8、為與會人員預訂車、機票等。
三、會議善后工作
1、會議結束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。
2、組織送站。根據(jù)與會人員離會時間，提前安排車輛、送站人員等。
3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。
4、做好會議報道工作。
會議接待方案
為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：
一、會議主題： 待定
二、會議時間： 20xx年x月x日至20xx年x月x日
三、會議地點： Xxx-xxx-x酒店。
四、環(huán)境布置
（一）會場外區(qū)域布置
酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。
（二）會場內主要區(qū)域布置
1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。
2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。
五、會議內容
第一板塊 會 議
（一）會議時間：20xx年x月x日、x日、x日
（二）會議地點：待定（200人會議廳）
（三）會議內容：待定
（四）會議布置：1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放
2）會議鮮花：講臺花、胸花、桌花
3）會議用品: 白紙、簽字筆、茶杯、紙巾
4）會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面（x日、x日）無線麥若干、背景音樂、X展架
（五）會后合影：時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按 序下樓，在指定地點合影留念。
給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。
第二板塊 晚 宴
（一）晚宴時間：20xx年x月x日晚（具體時間待定）
（二）晚宴地點：餐廳待定
（三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式
（四）晚宴布置：室外：空飄（8個）（空飄內容： ）、懸掛彩旗、燈籠若干、
大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內）。
室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。 餐桌布置：餐桌桌花、臺簽（晚宴安排內容介紹）
第三板塊 會議接待
（一）工作內容
1、會議流程策劃；
2、編撰、印刷會議接待手冊；
3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務；
4、會議前期報名的接待、物品分發(fā)等；
6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務等工作；
7、提供會議期間車輛的調配、服務工作；
8、提供機（車）票的訂購服務工作；
1
9、提供專業(yè)接待人員服務工作；
10、根據(jù)需要，提供其他公務活動服務工作；
11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作；
（二）、組織機構及職責
1、綜合協(xié)調組
工作職責：
（1）負責總體接待方案的制定等文件編制工作；
（2）負責與會代表團信息收集、整理等對外聯(lián)系工作；
（3）負責與組委會內部的全面對接工作；
（4）負責落實省市、組委會領導的接機（車）安排；
（5）負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協(xié)調工作；
（6）負責接待服務手冊的編制工作；
2、接待服務組
工作職責：
（1）負責嘉賓的接機工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。
（2）負責對外具體聯(lián)系落實與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時間、與會具體意向；
（3）負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務；
（4）根據(jù)嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排（5）負責協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等）
（6）負責會同綜合協(xié)調組完成接待服務手冊的編制工作；
3、服務保障組
工作職責：
（1）負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料（PPT）是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排
（2）負責本組工作人員的一切后勤保障工作。
第四板塊 會后考察
一、會后考察：
1、如果會議結束后，安排會議考察，請?zhí)崆按_認人數(shù)和線路。我們會將出發(fā)時間、乘車地點及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。
2、會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。
二、當?shù)鼐包c參觀
二、其他服務：
如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。
訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。
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附：會議要求調查表
服裝工程系
11制版一班 2011611065 竇水雪
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會 議 接 待 策 劃 方
案 服裝工程系
11制版一班 2011611065 竇水雪
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會議接待方案
為確保各項會議接待工作的順利進行，特擬定方案如下：
一．會議主題：待定
二．會議時間：2012年6月7日星期四9：00-16：00
三．會議地點：淄博匯科機電設備有限公司二樓會議室
四．參會人數(shù)：35人左右
五．環(huán)境布置：
（一） 會場外區(qū)域布置：懸掛橫幅，表示對各位參會的企業(yè)家的熱烈歡迎。
（二） 會場內區(qū)域布置：
1.購置白板，準備好相應的辦公文具等。
2把原來的圍桌撤掉，放進大約40張椅子，供與會人員就做。（必要時可以給領導安排座椅，座椅上貼有領導的名字，以便對號入座）
3.需飲水機一臺，以便于與會人員休息時飲水。
六．人員配置：
（一）.會前布置：人員于8：40左右安排就位，公司一樓門前設接待人員一名，二樓會議室門前設接待一名。
（二）會中布置：安排三名我公司員工，進行會中服務，一名服務人員將為講師服務，配合講師順利完成此次培訓；一名服務人員負責飲水等工作；另一名服務人員，在辦公室，負責行政保障工作。
（三）會后布置：培訓完畢后，可按派我公司一到兩名員工，進行疏導企業(yè)家離開會場。
（四）午休時間布置：會議人員如有需要，可由我公司派出員工與通力機電城接待處聯(lián)系解決中午就餐問題，午休時，需安排一名員工在前臺坐班，為與會人員提供服務。
七.禮貌用語
為樹立我公司良好形象，我公司員工在接待與會人員時，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時，可說：你好，歡迎來到匯科機電/請這邊走等；會議結束后，可說：再見，請慢走，歡迎您下次光臨等。
會議接待方案
我公司在承辦會議方面積累了豐富的實際工作和實際操作經(jīng)驗，以自己票務方面獨有的優(yōu)勢，使您的會議工作輕松便捷、有條不紊；使您可以更專心自己的工作，不必為會議的瑣事而分心勞神，而且還會將會議舉辦得更加圓滿和精彩，取得意想不到的收獲！
會議策劃簡介：
1、提供多家大酒店由您選擇，價格優(yōu)惠。
2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。
3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。
4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。
5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。
6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。
7、媒體支持、協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請記者。
8、提供會議所需各類信息。
9、協(xié)助招徠參會人員、協(xié)助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。
10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及VCD的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據(jù)要求進行調整，協(xié)助選擇和推薦不同的用餐地點。
12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。
13、公司專門為會議設計和安排了多條旅游路線，并根據(jù)參會人員的喜好，協(xié)助安排各種休閑活動。
14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。
會議接待程序：
1、 我們倡導商務會議的全新概念，積極為合作客戶提供最高效、優(yōu)質、周到的服務，可以根據(jù)客戶需求，靈活安排會議規(guī)模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規(guī)模、檔次的商務會議服務設施。
2、 我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現(xiàn)場布置，為客戶提供相應的媒體支持。
3、會議期間，會根據(jù)客戶的需求，在會議舉辦地進行媒體宣傳，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。
4、我們將根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預約。
5、我們將為您提當?shù)卮缶频?－7優(yōu)惠價格的預定服務，并完全考慮您的要求，為您推薦
適合您需要的酒店以及樓層。
6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經(jīng)驗及訓練有素的專業(yè)會務人員，與各星級酒店都有協(xié)議關系，可按客戶的不同要求提供規(guī)范、經(jīng)濟的會議策劃及籌辦工作。
7、無論在當?shù)啬睦锱e辦會議，我們都會有專業(yè)人員24小時為您服務，包括從開始的預定酒店到最后訂票送站，我們會根據(jù)您的要求精心策劃、落實、負責到底。
8、我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品、紀念品的設計、生產一條龍服務，我們將根據(jù)會議的具體需求設計印刷品或紀念品的樣式、內容、選擇圖案等，為您的印刷品或紀念品指定專門的廠家印刷以及生產，并將根據(jù)您的需求，提前把印刷品或紀念品送到會場或指定位置。
會議接待內容
【接待類別】：
各科研機構、機關、學校、各培訓中心的學術研討會、筆會、論文發(fā)布會、各類培訓班、企業(yè)業(yè)務洽談會、訂貨會、新產品推廣會、集團公司董事會、經(jīng)銷商會議、獎評會、客戶聯(lián)誼會、行業(yè)研討會等各類型會議等。
【接待人數(shù)】： 不限。
【會議參考】：
（ 1 ）、會議酒店范圍：
二星級酒店（★★）、三星級酒店（★★★）、四星級酒店（★★★★）、五星級酒店（★★★★★）。
（ 2 ）、會議室范圍：
根據(jù)需要可提供 5 人以上的會議室或報告大廳。
（ 3 ）、會議用餐范圍：
25 元 / 人 / 天 --180 元 / 人 / 天，多種標準供選擇。
（ 4 ）、會議用車范圍：
豐田面包車、依維柯、金龍中巴（大巴）、瑞典沃爾沃、韓國現(xiàn)代（大宇）、德國凱斯鮑爾等進口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車，任你們選擇。
（ 5 ）、會議接站及用車：
專車將全天接站 , 優(yōu)惠價格提供會議期間用車服務。
（ 6 ）、會議票務：
免費代訂往返程飛機票，代訂返程火車臥鋪票。
（ 7 ）、旅游考察安排：
提供多條考察線路，優(yōu)惠價格安排參會代表的會后考察活動。
（ 8 ）、會議娛樂及活動：
協(xié)助會議期間的各項娛樂活動，回答客戶的咨詢并提供實惠選擇的建議！
（ 9 ）、會議禮品：
向開會客戶調配優(yōu)秀國語導游或優(yōu)秀外語導游、翻譯等，做好會議禮品的解說與建議工作。
備 注：以上為一般性的會議范圍，具體的會議、會展、活動，具體建議，具體策劃、具體協(xié)商。
會議接待流程
一：會議資料準備
1：會議資料由貴公司提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據(jù)參會 人數(shù)印制。
2：會議資料（主辦單位提供）
3：領導發(fā)言稿（主辦單位提供）
4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。
5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）
6：展板所屬圖片（主辦單位提供）
7：廣告牌高計稿
8：歡迎布標、會議室布標
9：會議禮品（按參會人數(shù)準備）
10：會議代表證
11：會議用餐券
二：設備及設施準備
1：投影儀、多媒體電腦一臺
2：廣告牌按設計稿制作好，根據(jù)要求準備
3：會議室一間（根據(jù)入會人數(shù))
4：車輛準備
5：麥克風3只
6：訂制領導座次牌（名單由主辦單位提供）
7：會議形式：座談及課桌形式
8：照相機一臺
9：攝影機一臺、由專業(yè)人員操作
三：會前準備工作程序
1：根據(jù)會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(或分組討論)（會標、 廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按
部落實到位。
2：據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協(xié)商確定會務組房 間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水
果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。
3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及 服務到位情況。
4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、 商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝
影、攝像設備，人員的準備。
5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。
6：成立生活服務組，避免個別代表發(fā)生高原反應，聯(lián)系就診。
7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。
四：會議其它費用開支預算
1：代表證：2元/張
2：廣告牌：萬通板，1米X2米板17元/塊；會議室主席臺背景1.9米X5.7米，需 用萬通板6板；徽標、刻字按字數(shù)、尺寸、顏色收費、制作費約400—500元
3：展板：根據(jù)你方要求，由我方代辦，費用按時結算。
4：臨時用車：別克商務車，現(xiàn)在瑞風商務車，桑塔那，11座金杯車
5：宴會標準（由貴公司訂標準）
6：水果
7：紀念品
8：資料打印、復印
9：照相、攝像
10：其它
五：會場布置
1：布標
2：按會議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會場
3：設立會務人員發(fā)放會議用品及文件
4：確定會場攝影點和時間
六：人員安排
1：根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考 察咨詢，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）
2：會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務
3：攝影組：根據(jù)會議需求安排攝影人員
4：車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小 組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動
的車輛。
5：旅游接待小組：根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導游，負責代表的服務 6：生活小組：此小組負責會議用餐的時間、人數(shù)及相關的一些服務，確保代表 會議期間的生活服務
七：發(fā)票的開據(jù)
在會議前通知上注明由我方承辦、會議期間我方根據(jù)代表需要，開據(jù)的正式發(fā) 票及酒店的住宿發(fā)票。
八：會議接站
1：會議報到當天，安排全天候接站，機場設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門 出站口，一塊設在提取行李出口處�；疖囌驹O一塊醒目接站牌。
2：人員及車輛安排
1）：人員：機場設1-2人、（領導、專家除外）
2）：接站車輛：根據(jù)會務組要求派車
3）：領導、專家由會務組統(tǒng)一安排，根據(jù)航班、車次，派專人專車接送，需要 送花、護照的提前安排，保證準確安全接待。
九：會議報到
1：在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢處”、“票務處”
2：報到登記時，填寫姓名、單位、職務、身份證號碼、通訊地址、電話、收費金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。
3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個人財物，耐心、細致地解說會議報到須知及有關事宜，及時妥善處理好代表要求。
4：根據(jù)會務組要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會議資料、紀念品、餐券、考察乘車券 5：代表報到后，由行李員引導入住，同時辦理行李寄存
6：當天打印會議通訊錄并與會務老師校對，及時發(fā)給代表
7）：會務組24小時有專職會議，隨時接待安排參會代表
十：會議期間
1：要求酒店落實叫早服務
2：準確統(tǒng)計用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時解決會議期間臨時發(fā)生的問題，確保會議正常進行
3：會議室布置情況落實
4：安排好旅游選種、落實返程機、車票的登記
5：及時統(tǒng)計票務預訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計調反饋
6：與酒店 公司財務人員協(xié)調好票據(jù)的開取
7：準備統(tǒng)計返程的人數(shù)、時間、日期、確定代表返程
十一：會議考察
1、代表的安全問題
1）、考察期間為每位代表辦理10萬元的人身保險。
2）、考察的整個行程中，我方派人員全程陪同、確保考察順利進行。
3）、要求每個環(huán)節(jié)的接待人員做到嚴格的保密制度、確保代表的人身安全。
4）、我中心承諾確保代表返程機、車票，并根據(jù)返程時間及方向分批送行，取保順利返程
十二：會議結束工作
1：會議結算
1）：我方向會務給出書面報告，交會務組審核。并列《會議結算清單》，包括此會議的實際人數(shù)、天數(shù)、實際用餐人數(shù)、用餐標準、考察人數(shù)及會議期間其它費用開支，我方承諾快捷、準確無誤
2）：向會務組提供所需發(fā)票
3）：返還會務組附加的會議利潤
4）：我方本著多年的辦公經(jīng)驗，為會務組在各項費用開支中，爭取最大的利益 2：會議返程
1）：我方根據(jù)代表返程機、車票時間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程
2）：我方可根據(jù)會務組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務，并向會務組贈送特色精美禮品
3）：我方向代表全面征求意見，了解此會議的滿意程度，并向會務組反饋
公司會議接待方案
為了接待XX年X月X日，XXX一行到公司，為確保本次活動有序開展，特制定如下接待方案：
一、接待時間：待定
二、接待地點：公司會議室
三、接待對象：待定
四、接待前準備工作安排：
1. 成立接待小組
組 長：XXX（相關工作部門的領導）
成 員：XXX、XXX、XXX
組長或指定人員全程陪同，講解。
2. 行政接待組
2.1 車輛組
2.1.1 提前做好接送準備工作，明確時間、司機、車輛（車輛各項情況的檢查）。
2.2 綠化組
2.2.1 對廠區(qū)環(huán)境進行清潔打掃。
2.3 衛(wèi)生組
2.3.1 對公共區(qū)域衛(wèi)生進行打掃，重點清潔會議室、衛(wèi)生間。
2.4 食堂
2.4.1 提前請示食堂用餐質量即菜品等；
2.4.2 提前準備好客用餐具、筷子等
2.5 行政接待組
2.5.1 會場布置
a 鮮花、桌簽、條幅、筆、本、礦泉水、茶水、煙灰缸、紙抽、香煙等是否配置，視具體情況而定。
b 投影設備等調試、LED歡迎詞的擬定、全程跟蹤攝影照相并于此次會議結束后存檔。 c 參會人員若過多，須提前準備椅子。
d 飲料茶水的配置，紅茶、綠茶、咖啡等是否配置。
e 是否需要配置水果，需提前采購。
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