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會議系統(tǒng)搬遷方案
一、基本情況介紹
會議室是全市最為重要的會議室之一，該會議室會議系統(tǒng)主要包括三個(gè)部分：一為支撐會議系統(tǒng)的硬件設(shè)備，二為大型橢圓型會議桌椅，三為會議軟件系統(tǒng)。
經(jīng)過對現(xiàn)在使用的會議室及即將要搬遷的新會議室進(jìn)行了實(shí)地現(xiàn)場調(diào)研，我們了解清楚了現(xiàn)有的會議室所有設(shè)備及軟件系統(tǒng)情況，同時(shí)也了解到新會議室機(jī)房中已經(jīng)采購了部分新的設(shè)備（詳見附件設(shè)備清單）。因此我們認(rèn)為此會議系統(tǒng)的搬遷對于新會議室已購買的機(jī)新設(shè)備，我們進(jìn)行會議系統(tǒng)的設(shè)備更換，對于必須使用到原設(shè)備的則充分利用原會議系統(tǒng)的設(shè)備。
二、搬遷技術(shù)方案
1、需要搬遷的設(shè)備
根據(jù)對現(xiàn)有會議室及新會議室設(shè)備的對比及分析，我們確定需要搬運(yùn)的設(shè)備清單如下：
2、搬遷前期準(zhǔn)備
為保證搬遷工作順利、有序、安全的進(jìn)行，我們將制定詳細(xì)的搬
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遷流程，并做好充分的前期準(zhǔn)備工作。
（1）搬遷流程
（2）設(shè)備標(biāo)記
對于各個(gè)設(shè)備進(jìn)行標(biāo)記，為設(shè)備編制名稱，并在每臺設(shè)備上用標(biāo)簽打印紙標(biāo)記名稱。特別對于同類型但是用處不同的設(shè)備更是要進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)記清楚，避免在搬遷現(xiàn)場混亂時(shí)搞錯了，從而影響設(shè)備搬遷后的快速連接，延誤搬遷事件等情況的發(fā)生。
（3）數(shù)據(jù)備份
在搬遷過程中比較容易導(dǎo)致服務(wù)器數(shù)據(jù)丟失等問題發(fā)生，特別是一些較為陳舊的服務(wù)器設(shè)備比較容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失的情況，為了避免這類情況的發(fā)生，我們在搬遷之前先要對服務(wù)器中的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以便出現(xiàn)問題時(shí)可以很好進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。
3、設(shè)備拆卸及運(yùn)輸
（1）設(shè)備拆卸
機(jī)柜中的硬件設(shè)備拆卸按照在機(jī)柜從上到下的順序進(jìn)行拆卸，拆 3
卸下來的設(shè)備需要用紙箱或者相關(guān)包裝墊等進(jìn)行包裹，并做在外表做好標(biāo)記。
會議桌中的會議升降架及電腦的拆卸需要與會議桌同步拆卸，在拆卸過程中需要拆辦公家具的技術(shù)人員與公司硬件設(shè)備工程師一起配合同步拆卸。
（2）運(yùn)輸
雇傭一輛帶頂?shù)闹行拓涇囉糜诩揖呒霸O(shè)備的運(yùn)輸，拆卸下來的設(shè)備及會議桌椅按照一定規(guī)則的裝載到運(yùn)輸車中，搬運(yùn)過程如果要用小推車等運(yùn)輸工具要在車上和設(shè)備間加墊緩沖物，以免在運(yùn)輸過程中震動過大，防止因?yàn)樾熊囘^程中的震動導(dǎo)致設(shè)備硬盤損壞及造成設(shè)備配件松動。
4、會議桌及設(shè)備安裝
（1）設(shè)備上架
設(shè)備上架按照下架相反程序操作。上架要按照雙方提前設(shè)計(jì)好的位機(jī)柜布臵圖上架，布臵圖需要設(shè)計(jì)合理，節(jié)省空間，便于維護(hù)，美觀。
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（2）線路布臵
在會議桌中需要安裝的顯示屏升降架、話筒、會議表決器以及操
作電腦等相關(guān)設(shè)備，需要有會議桌安裝之前先把網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、網(wǎng)線以及音頻線都先按照設(shè)計(jì)圖安裝布臵好后方可進(jìn)行會議桌及升降架等設(shè)備的安裝。
（3）會議桌及升降架安裝
會議桌、升降架及電腦的安裝需要辦公家具技術(shù)人員及公司會議系統(tǒng)工程師一起同步配合進(jìn)行安裝。
5、系統(tǒng)調(diào)試
（1）會議軟件系統(tǒng)拓?fù)鋱D
（2）會議軟件系統(tǒng)說明
會議軟件系統(tǒng)服務(wù)器主要安裝了軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，用于存放軟件系統(tǒng)中所有數(shù)據(jù)文件。
管理主機(jī)安裝了會議管理軟件，主要用于上傳、編輯及管理每次會議的議題文件。
會議室控制主機(jī)安裝了會議控制軟件，主要是用于控制和管理客戶端1至客戶端15的操作。
客戶端1至客戶端15安裝了會議軟件系統(tǒng)客戶端軟件，主要是用于各參會人員通過會議軟件系統(tǒng)操作并討論各自的議題。
（2）音視頻系統(tǒng)連接圖
三、搬遷預(yù)算
會議系統(tǒng)搬遷費(fèi)用主要有三個(gè)部分組成，一為會議桌椅及設(shè)備的拆卸及搬運(yùn)，二為會議桌及設(shè)備的安裝和綜合布線，三為會議軟件系統(tǒng)、音視頻系統(tǒng)等所有系統(tǒng)的調(diào)試。
四、需要確定的事項(xiàng)
1、新會議室現(xiàn)場沒有話筒接口，因此若需要用有線話筒可以通過重新布臵一根話筒線或者用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)線進(jìn)行改造，安裝話筒接口
模塊的方式來進(jìn)行。若全部用手拉手式的無線話筒則不需要進(jìn)行布線或者改造。
2、電視機(jī)聲音是否需要接入功放音箱進(jìn)行擴(kuò)聲。電視機(jī)要接功放音箱擴(kuò)聲時(shí)需要從電視機(jī)頂盒中把音頻線連接到調(diào)音臺設(shè)備中，調(diào)音臺設(shè)備安裝在機(jī)房中，目前在電視機(jī)安裝處沒有安裝音頻線。
因此若需要用功放音箱進(jìn)行擴(kuò)聲有兩個(gè)方案，一是需要把機(jī)頂盒安裝在機(jī)房中連接調(diào)音臺，然后在電機(jī)旁安裝一個(gè)電視信號紅外接收器，用于用遙控器控制電視；二是把機(jī)頂盒安裝在電視旁，然后把電視處的一根網(wǎng)絡(luò)線改造為音頻接口，以便連接機(jī)頂盒上的音頻接口。 附件一：現(xiàn)會議室設(shè)備
附件二：新會議室已有設(shè)備
視頻會議系統(tǒng)搬遷方案
XXXX公司廣域網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)于XX年開始建設(shè)，XX年經(jīng)過擴(kuò)建改造，在主干網(wǎng)絡(luò)形成雙鏈路雙機(jī)熱備用，目前工作正常。由于公司辦公的需要，系統(tǒng)設(shè)備分別布臵在XXX與工地。具體網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)如下：
當(dāng)前，因工程建設(shè)需要，公司全體員工均搬遷到XX辦公，而視頻會議系統(tǒng)布臵在XXX會議室，開視頻會議需要到XXX參加，增加了交通費(fèi)用�，F(xiàn)考慮將視頻會議系統(tǒng)搬遷至工地，具體實(shí)施方案有如下
三種：
方案一、整體搬遷。
具體工作：
需要搬遷的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，其中包括：主輔設(shè)備兩套（交換機(jī)、IDS、防火墻、路由器）。
視頻會議系統(tǒng)相關(guān)設(shè)備（變焦視頻攝像機(jī)、揚(yáng)聲器套件、遙控器）。 為保證搬遷工作順利、有序、安全的進(jìn)行將制定詳細(xì)的搬遷流程，進(jìn)行細(xì)致的分工，具體工作安排到人，責(zé)任到人。
設(shè)備搬遷前的準(zhǔn)備工作是非常重要和必要的。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，設(shè)備在長時(shí)間開機(jī)后關(guān)機(jī)會有意外故障導(dǎo)致不能開機(jī)或其他硬件故障情況發(fā)生。同時(shí)也有可能由于網(wǎng)絡(luò)連接錯誤導(dǎo)致啟動后不能正常服務(wù)。所以數(shù)據(jù)備份，連接端口標(biāo)識，地址規(guī)劃資料的準(zhǔn)備都是非常必要的。
1.設(shè)備標(biāo)記
如果設(shè)備沒有名稱，需要為設(shè)備編制名稱，并在每臺設(shè)備上用標(biāo)
簽打印紙標(biāo)記名稱。主要是為了設(shè)備搬遷后的快速連接，避免由于連接錯誤導(dǎo)致的服務(wù)不能正常訪問，延誤搬遷事件等情況的發(fā)生。
2.設(shè)備的關(guān)機(jī)下架搬運(yùn)
設(shè)備關(guān)機(jī)需要按照正常規(guī)則正常關(guān)機(jī)。搬運(yùn)過程如果要用小推車等運(yùn)輸工具要在車上和設(shè)備間加墊緩沖物，以免在運(yùn)輸過程中震動過大，造成設(shè)備配件松動。
3.設(shè)備上架
設(shè)備上架按照下架相反程序操作。上架要按照雙方提前設(shè)計(jì)好的位機(jī)柜布臵圖上架，布臵圖需要設(shè)計(jì)合理，節(jié)省空間，便于維護(hù)，美觀。
4.費(fèi)用預(yù)算
預(yù)算：人工費(fèi) （拆裝、搬運(yùn)） XX元
系統(tǒng)調(diào)試費(fèi)用（保留項(xiàng)） XX元
共計(jì) XX元
5．存在的問題
（1）XXX至工地是否有鏈路資源，已經(jīng)同XXX公司聯(lián)系，答應(yīng)本周內(nèi)給與回復(fù)；
（2）工地需要有布臵設(shè)備的場地；
（3）搬遷后如果需要內(nèi)網(wǎng)辦公，設(shè)備還需要留部分在XX，網(wǎng)絡(luò)需要重新規(guī)劃部署，亦可能造成網(wǎng)絡(luò)中斷，整體搬遷工作量較大，時(shí)間長。
方案二、新增視頻會議系統(tǒng)1套，并租賃電信鏈路1條。
將內(nèi)網(wǎng)廣域網(wǎng)及視頻會議系統(tǒng)仍然放臵在XXX，新購與同型號VSX6000視頻攝像機(jī)，大屏幕液晶電視1臺，并租賃電信光纜1條； 經(jīng)XXX公司電話咨詢，VSX6000視頻攝像機(jī)當(dāng)前價(jià)格約29000元左右（亦可購臵較高配臵型號），液晶電視預(yù)算價(jià)格7000元，電信鏈路租賃9600元每年。購臵設(shè)備需要安裝費(fèi)約300-400元左右；新增設(shè)備后需要在備用路由器上開啟新增視頻專用通道。
此方案中單純從技術(shù)上考慮，可以不租賃鏈路，利用現(xiàn)有鏈路進(jìn)行傳輸，但是圖像傳輸質(zhì)量會較差，并會影響內(nèi)網(wǎng)辦公速度，并在網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備的配臵上不符合整體規(guī)劃要求；故不推薦采用復(fù)用鏈路傳輸模式。
存在的問題：停電會造成廣域網(wǎng)視頻會議系統(tǒng)均不能正常工作，但從近年的運(yùn)行情況看，停電的時(shí)間并不多，再加上目前如果上UPS電源系統(tǒng)，無地點(diǎn)布臵。故認(rèn)為可不必上UPS電源系統(tǒng)，來電后設(shè)備自上電能正常工作。
方案三、只租一條電信鏈路，搬遷視頻會議系統(tǒng)至工地。 租用電信光纜1條，將視頻會議系統(tǒng)搬遷至工地，將廣域網(wǎng)設(shè)備留在XX。費(fèi)用預(yù)算：鏈路租賃費(fèi)用為9600元每年（不采用復(fù)用鏈路模式的原因在方案二中已有描述），設(shè)備搬遷費(fèi)用300-400元左右。存在的問題亦同方案二，不再贅述。此方案在費(fèi)用上為最省，且不需要更改網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配臵，工作量最小。
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