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招標(biāo)采購檔案管理規(guī)定
一、 管理原則
“規(guī)范管理、規(guī)范流程、有效利用、服務(wù)經(jīng)營”。提供簡便、清晰的資料查詢。
二、歸檔范圍
本單位承擔(dān)代理的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工、專業(yè)工程分包、重要材料和設(shè)備采購招標(biāo)投標(biāo)活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。
招標(biāo)投標(biāo)【招標(biāo)采購】檔案存檔內(nèi)容包括：
（一）招標(biāo)代理合同及招標(biāo)項目摘要
（二）工程報建資料及相關(guān)附件材料
（三）招標(biāo)【招標(biāo)采購】工作全過程資料
三、歸檔程序
（一）資料移交：由項目負(fù)責(zé)人在項目招標(biāo)工作結(jié)束在 5個工作日內(nèi)，按要求整理完整的資料一份，向檔案資料員（各部門指定的人作為資料員）辦理移交手續(xù)（詳見附件一）。
（二）資料歸檔保存：檔案資料員從接收檔案資料后5個工作日內(nèi)，按要求進(jìn)行分類歸檔。（詳見附表二）
（三）涉及到以本公司名義簽訂的合同/協(xié)議需提交電子文檔和紙質(zhì)文檔交行政人事部統(tǒng)一編號和存檔，考慮到因履行合同進(jìn)行的款項結(jié)算事宜，由財務(wù)部存原件，各職能部門保留復(fù)印件
一份并建立電子文檔和紙質(zhì)文檔查閱表（詳見附件三）。
備注：合同編號規(guī)則：各職能部門名稱首字母+順序號（三位）。例：ZBB-001(招標(biāo)部第1號合同)。
（四）未中標(biāo)單位投標(biāo)文件作為短期保存資料，由項目負(fù)責(zé)人清理之后移至檔案資料員，由檔案資料員指定位置上架存放。
以上部分資料進(jìn)行定期銷毀，銷毀前由項目負(fù)責(zé)人分別向部門負(fù)責(zé)人提出申請并獲得批準(zhǔn)后以函件形式通知招標(biāo)人或采購人，待招標(biāo)人或采購人確認(rèn)（如函告送達(dá)15天無回復(fù)的）后，方可統(tǒng)一銷毀�！静⒈４驿N毀記錄】
四、保存期限
招標(biāo)投標(biāo)【招標(biāo)采購】檔案的保存期限，按照下列項目劃分，從工程竣工之日起至少保存十五年。
（一）大型基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)等關(guān)系社會公共利益、公眾安全的項目；
（二）全部或部分使用國有資金投資或者國家融資的項目；
（三）使用國際組織或者國外政府貸款、援助資金的項目。其他招標(biāo)項目的檔案保存期應(yīng)不少于五年。
五、檔案銷毀
檔案保存期滿后，由檔案管-理-員編制清單，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定后，經(jīng)質(zhì)量技術(shù)部審核后，按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。
建設(shè)項目在建期間的檔案不得銷毀。
六、檔案利用規(guī)定
1、利用者要維護(hù)檔案資料的完整與安全，不準(zhǔn)涂改、
污損、拆散，丟失和轉(zhuǎn)借。
2、借閱檔案、資料必須先完善登記手續(xù)后方可借閱，歸還時清點(diǎn)無誤后由檔案資料管理人員當(dāng)面銷號。
3、查閱檔案資料均由檔案管理人員負(fù)責(zé)查找，任何人員均不能在室內(nèi)自行查找。
4、未經(jīng)檔案管理人員同意，不可將任何檔案資料外借、復(fù)印、或發(fā)送電子檔給外單位人員，如違反本規(guī)定由此帶來的不利影響由檔案資料管理人員自行承擔(dān)。
七、檔案保密、防范
加強(qiáng)防范，做好檔案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盜、和火災(zāi)事故。加強(qiáng)對檔案室或柜的管理，杜絕腐蝕、潮濕、霉變和蟲蛀。
八、以上檔案管理制度自二〇一三年十月一日起執(zhí)行。
九、本制度解釋權(quán)歸招標(biāo)部。
編寫：招標(biāo)部 審核： 批準(zhǔn)：
招投標(biāo)檔案管理辦法2017-01-16 12:04 | #2樓
建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)檔案，是建設(shè)工程交易全過程的原始資料，必須妥善保存，嚴(yán)格管理。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，更好的提供檔案查詢服務(wù)，為建設(shè)工程中標(biāo)后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)創(chuàng)造條件，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本規(guī)定：
一、設(shè)立專用檔案室，存放招標(biāo)投標(biāo)檔案。由檔案管理人員具體負(fù)責(zé)登記、接收招標(biāo)投標(biāo)檔案。
二、招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)統(tǒng)一整理編號、裝訂入卷，分類存放，并做好防火、防盜、防潮等工作。
三、做好安全保密工作，未經(jīng)允許，任何單位或個人不得進(jìn)入檔案室，與招標(biāo)投標(biāo)檔案資料無關(guān)的物品不得存放于檔案室。
四、工程項目在開標(biāo)結(jié)束后，經(jīng)辦人按照招投標(biāo)資料形成的時間順序整理齊全后，移交給檔案管理人員存放于檔案室統(tǒng)一保管。
五、招標(biāo)投標(biāo)檔案，主要包括以下內(nèi)容：
1、招標(biāo)投標(biāo)檔案材料目錄；
2、招標(biāo)情況報告；（內(nèi)容詳見附件1）
3、招標(biāo)項目的前期資料，包括企業(yè)章程（邀請招標(biāo)）、計劃批文、投資證明、土地使用權(quán)證、規(guī)劃許可證以及工作
聯(lián)系單等；
4、招標(biāo)代理委托合同（代理協(xié)議）；
5、招標(biāo)公告或邀請招標(biāo)備案表；
6、投標(biāo)報名表和匯總登記表；
7、招標(biāo)文件以及對招標(biāo)文件的澄清、修改文件；
8、工程量清單；
9、預(yù)算控制價或投標(biāo)限價；
10、中標(biāo)人標(biāo)書，包括技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)等；
11、中標(biāo)通知書；
12、招標(biāo)項目合同副本；
13、需要存檔的其他資料。
六、定期、按時移交檔案資料。凡列入招投標(biāo)臺帳的工程項目，必須在規(guī)定時間內(nèi)將招投標(biāo)檔案移交至檔案室。移交時間為每季度第一個月移交上季度的招標(biāo)投標(biāo)檔案，逾期未交檔案的，由經(jīng)辦人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。未列入招投標(biāo)臺帳的檔案資料，檔案室不予接收。
七、檔案移交時，交接雙方應(yīng)對照檔案目錄逐一核實(shí)，并簽字確認(rèn)，做好交接登記，確保檔案資料完整齊全，保持檔案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系。
檔案資料不完整的，檔案室暫不接收，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)保存至資料齊全后再移交歸檔。
八、招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)該真實(shí)準(zhǔn)確、圖形清晰、字跡工整，
書寫時必須統(tǒng)一使用碳素墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。
九、查、借閱檔案，必須履行領(lǐng)導(dǎo)審批、登記手續(xù)，填寫“招投標(biāo)檔案查閱審批單”（附件2）。查、借閱檔案人員要注意愛護(hù)檔案，妥善使用，確保完整無損，不準(zhǔn)私自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、抄錄、圈注、涂改、拆卷、抽頁、銷毀，并做好安全保密工作，閱后立即歸檔。
十、工程處、交易中心工作人員需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱登記表（附件3），借閱的檔案必須當(dāng)日歸還。外單位因工作需要查、借閱檔案的，必須持單位介紹信，經(jīng)過建管局辦公室批準(zhǔn)，方可查閱。
十一、本規(guī)定自2015年6月1日起執(zhí)行。
附件1： 招標(biāo)情況報告目錄
交卷人： 收卷人：
附件2： 青島市建設(shè)工程交易中心
招投標(biāo)檔案（查）借閱審批單
青島市建設(shè)工程交易中心 招投標(biāo)檔案查詢、借閱審批單
附件3： 檔案借閱登記表
招投標(biāo)檔案材料目錄
項目名稱： 招 標(biāo) 人： 公 告 號：
開標(biāo)時間： 年 月 日
交卷人： 收卷人： 年 月 日
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