招標(biāo)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

一、 管理原則

“規(guī)范管理、規(guī)范流程、有效利用、服務(wù)經(jīng)營(yíng)”。提供簡(jiǎn)便、清晰的資料查詢(xún)。

二、歸檔范圍

本單位承擔(dān)代理的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、專(zhuān)業(yè)工程分包、重要材料和設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

招標(biāo)投標(biāo)【招標(biāo)采購(gòu)】檔案存檔內(nèi)容包括：

（一）招標(biāo)代理合同及招標(biāo)項(xiàng)目摘要

（二）工程報(bào)建資料及相關(guān)附件材料

（三）招標(biāo)【招標(biāo)采購(gòu)】工作全過(guò)程資料

三、歸檔程序

（一）資料移交：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目招標(biāo)工作結(jié)束在 5個(gè)工作日內(nèi)，按要求整理完整的資料一份，向檔案資料員（各部門(mén)指定的人作為資料員）辦理移交手續(xù)（詳見(jiàn)附件一）。

（二）資料歸檔保存：檔案資料員從接收檔案資料后5個(gè)工作日內(nèi)，按要求進(jìn)行分類(lèi)歸檔。（詳見(jiàn)附表二）

（三）涉及到以本公司名義簽訂的合同/協(xié)議需提交電子文檔和紙質(zhì)文檔交行政人事部統(tǒng)一編號(hào)和存檔，考慮到因履行合同進(jìn)行的款項(xiàng)結(jié)算事宜，由財(cái)務(wù)部存原件，各職能部門(mén)保留復(fù)印件

一份并建立電子文檔和紙質(zhì)文檔查閱表（詳見(jiàn)附件三）。

備注：合同編號(hào)規(guī)則：各職能部門(mén)名稱(chēng)首字母+順序號(hào)（三位）。例：ZBB-001(招標(biāo)部第1號(hào)合同)。

（四）未中標(biāo)單位投標(biāo)文件作為短期保存資料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人清理之后移至檔案資料員，由檔案資料員指定位置上架存放。

以上部分資料進(jìn)行定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀前由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分別向部門(mén)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)后以函件形式通知招標(biāo)人或采購(gòu)人，待招標(biāo)人或采購(gòu)人確認(rèn)（如函告送達(dá)15天無(wú)回復(fù)的）后，方可統(tǒng)一銷(xiāo)毀�！静⒈４驿N(xiāo)毀記錄】

四、保存期限

招標(biāo)投標(biāo)【招標(biāo)采購(gòu)】檔案的保存期限，按照下列項(xiàng)目劃分，從工程竣工之日起至少保存十五年。

（一）大型基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)等關(guān)系社會(huì)公共利益、公眾安全的項(xiàng)目；

（二）全部或部分使用國(guó)有資金投資或者國(guó)家融資的項(xiàng)目；

（三）使用國(guó)際組織或者國(guó)外政府貸款、援助資金的項(xiàng)目。其他招標(biāo)項(xiàng)目的檔案保存期應(yīng)不少于五年。

五、檔案銷(xiāo)毀

檔案保存期滿(mǎn)后，由檔案管-理-員編制清單，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定后，經(jīng)質(zhì)量技術(shù)部審核后，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。

建設(shè)項(xiàng)目在建期間的檔案不得銷(xiāo)毀。

六、檔案利用規(guī)定

1、利用者要維護(hù)檔案資料的完整與安全，不準(zhǔn)涂改、

污損、拆散，丟失和轉(zhuǎn)借。

2、借閱檔案、資料必須先完善登記手續(xù)后方可借閱，歸還時(shí)清點(diǎn)無(wú)誤后由檔案資料管理人員當(dāng)面銷(xiāo)號(hào)。

3、查閱檔案資料均由檔案管理人員負(fù)責(zé)查找，任何人員均不能在室內(nèi)自行查找。

4、未經(jīng)檔案管理人員同意，不可將任何檔案資料外借、復(fù)印、或發(fā)送電子檔給外單位人員，如違反本規(guī)定由此帶來(lái)的不利影響由檔案資料管理人員自行承擔(dān)。

七、檔案保密、防范

加強(qiáng)防范，做好檔案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盜、和火災(zāi)事故。加強(qiáng)對(duì)檔案室或柜的管理，杜絕腐蝕、潮濕、霉變和蟲(chóng)蛀。

八、以上檔案管理制度自二〇一三年十月一日起執(zhí)行。

九、本制度解釋權(quán)歸招標(biāo)部。

編寫(xiě)：招標(biāo)部 審核： 批準(zhǔn)：

招標(biāo)投標(biāo)檔案管理暫行規(guī)定2017-01-16 12:23 | #2樓

建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)檔案，是建設(shè)工程交易全過(guò)程的原始資料，必須妥善保存，嚴(yán)格管理。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，更好的提供檔案查詢(xún)服務(wù)，為建設(shè)工程中標(biāo)后的跟蹤管理和咨詢(xún)服務(wù)創(chuàng)造條件，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本規(guī)定：

一、設(shè)立專(zhuān)用檔案室，存放招標(biāo)投標(biāo)檔案。由檔案管理人員具體負(fù)責(zé)登記、接收招標(biāo)投標(biāo)檔案。

二、招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)統(tǒng)一整理編號(hào)、裝訂入卷，分類(lèi)存放，并做好防火、防盜、防潮等工作。

三、做好安全保密工作，未經(jīng)允許，任何單位或個(gè)人不得進(jìn)入檔案室，與招標(biāo)投標(biāo)檔案資料無(wú)關(guān)的物品不得存放于檔案室。

四、工程項(xiàng)目在開(kāi)標(biāo)結(jié)束后，經(jīng)辦人按照招投標(biāo)資料形成的時(shí)間順序整理齊全后，移交給檔案管理人員存放于檔案室統(tǒng)一保管。

五、招標(biāo)投標(biāo)檔案，主要包括以下內(nèi)容：

1、招標(biāo)投標(biāo)檔案材料目錄；

2、招標(biāo)情況報(bào)告；（內(nèi)容詳見(jiàn)附件1）

3、招標(biāo)項(xiàng)目的前期資料，包括企業(yè)章程（邀請(qǐng)招標(biāo)）、

計(jì)劃批文、投資證明、土地使用權(quán)證、規(guī)劃許可證以及工作聯(lián)系單等；

4、招標(biāo)代理委托合同（代理協(xié)議）；

5、招標(biāo)公告或邀請(qǐng)招標(biāo)備案表；

6、投標(biāo)報(bào)名表和匯總登記表；

7、招標(biāo)文件以及對(duì)招標(biāo)文件的澄清、修改文件；

8、工程量清單；

9、預(yù)算控制價(jià)或投標(biāo)限價(jià)；

10、中標(biāo)人標(biāo)書(shū)，包括技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)等；

11、中標(biāo)通知書(shū)；

12、招標(biāo)項(xiàng)目合同副本；

13、需要存檔的其他資料。

六、定期、按時(shí)移交檔案資料。凡列入招投標(biāo)臺(tái)帳的工程項(xiàng)目，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將招投標(biāo)檔案移交至檔案室。移交時(shí)間為每季度第一個(gè)月移交上季度的招標(biāo)投標(biāo)檔案，逾期未交檔案的，由經(jīng)辦人承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。未列入招投標(biāo)臺(tái)帳的檔案資料，檔案室不予接收。

七、檔案移交時(shí)，交接雙方應(yīng)對(duì)照檔案目錄逐一核實(shí)，并簽字確認(rèn)，做好交接登記，確保檔案資料完整齊全，保持檔案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系。

檔案資料不完整的，檔案室暫不接收，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)保存至資料齊全后再移交歸檔。

八、招標(biāo)投標(biāo)檔案應(yīng)該真實(shí)準(zhǔn)確、圖形清晰、字跡工整，書(shū)寫(xiě)時(shí)必須統(tǒng)一使用碳素墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書(shū)寫(xiě)。

九、查、借閱檔案，必須履行領(lǐng)導(dǎo)審批、登記手續(xù)，填寫(xiě)“招投標(biāo)檔案查閱審批單”（附件2）。查、借閱檔案人員要注意愛(ài)護(hù)檔案，妥善使用，確保完整無(wú)損，不準(zhǔn)私自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、抄錄、圈注、涂改、拆卷、抽頁(yè)、銷(xiāo)毀，并做好安全保密工作，閱后立即歸檔。

十、工程處、交易中心工作人員需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱登記表（附件3），借閱的檔案必須當(dāng)日歸還。外單位因工作需要查、借閱檔案的，必須持單位介紹信，經(jīng)過(guò)建管局辦公室批準(zhǔn)，方可查閱。

十一、本規(guī)定自2015年6月1日起執(zhí)行。

附件1： 招標(biāo)情況報(bào)告目錄

交卷人： 收卷人：

附件2： 青島市建設(shè)工程交易中心

招投標(biāo)檔案（查）借閱審批單

青島市建設(shè)工程交易中心 招投標(biāo)檔案查詢(xún)、借閱審批單

附件3： 檔案借閱登記表

招投標(biāo)檔案材料目錄

項(xiàng)目名稱(chēng)： 招 標(biāo) 人： 公 告 號(hào)：

開(kāi)標(biāo)時(shí)間： 年 月 日

交卷人： 收卷人： 年 月 日

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