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公文寫作規(guī)范格式與常用技巧
公文是黨政機(jī)關(guān)單位工作中常用文體，掌握常見公文的格式和寫作技巧，是機(jī)關(guān)工作人員需要具備的一項基本能力。下面，我和大家共同來學(xué)習(xí)了解一下，如何才能寫好調(diào)查報告、信息、消息、總結(jié)、報告、通知等常見公文，以便于更好地履行自己的工作職責(zé)。
一、調(diào)查報告的格式及寫作技巧
調(diào)查報告是對某一事件、某一人物、某一問題，通過深入細(xì)致的調(diào)查研究之后，形成的反映真實情況的書面報告。調(diào)查報告結(jié)構(gòu)上一般由標(biāo)題、前言、正文、結(jié)語、落款五個部分組成。
（一）標(biāo)題。有以下兩種寫法：文章式標(biāo)題，如《日照大學(xué)科技園產(chǎn)學(xué)研合作情況》；公文式標(biāo)題，如《關(guān)于日照大學(xué)科技園內(nèi)產(chǎn)學(xué)研合作情況的調(diào)查報告》。
（二）前言。寫在調(diào)查報告的開頭，或交代調(diào)查目的，或簡介基本情況，或點明基本觀點，或概括主要內(nèi)容，都是為了點明主題，為全篇定下基調(diào)。
（三）正文。有不同的結(jié)構(gòu)框架：一是根據(jù)邏輯關(guān)系安排結(jié)構(gòu)，有縱式結(jié)構(gòu)、橫式結(jié)構(gòu)、縱橫式結(jié)構(gòu)。二是按照內(nèi)容安排結(jié)構(gòu)，有：反映基本情況的調(diào)查報告，采取“基本情況——成因——結(jié)論及對策”式結(jié)構(gòu)；介紹經(jīng)驗的調(diào)查報告，采取“主要成績、成果——經(jīng)驗、做法——啟示”式結(jié)構(gòu)；揭露問題的調(diào)查報告，采取“問題——原因及危害——措施、辦法”式結(jié)構(gòu)；介紹新生事物的調(diào)查報告，
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采取“背景——過程——意義——發(fā)展前景”式結(jié)構(gòu)。
（四）結(jié)語。調(diào)查報告可以有結(jié)語，也可以不寫結(jié)語。
（五）落款。要寫明調(diào)查者——單位名稱和個人姓名，以及完稿時間。如果標(biāo)題下面已注明調(diào)查者，則落款時可省略。
二、信息的格式及寫作技巧
一篇完整的信息包括標(biāo)題、導(dǎo)語、正文、結(jié)尾等基本要素，盡管不是每篇信息都必須具備所有要素，但是標(biāo)題和正文不可或缺。
（一）標(biāo)題。是從信息的內(nèi)容中概況出來的，即把信息的主要事實、基本內(nèi)容濃縮成一句話，要求鮮明、準(zhǔn)確、醒目、簡練。
（二）導(dǎo)語。以簡練的文字反映信息中最重要的內(nèi)容和輪廓，使讀者得到信息主體的總概念。
（三）正文。要做到四點：一是中心要凝練，反映的事情要集中，論述的觀點要集中，語言材料要集中；二是立意要新穎，觀點、內(nèi)容和角度都要新；三是結(jié)構(gòu)要嚴(yán)密，層次要清晰；四是格調(diào)要莊重，采用規(guī)范的書面語言，采取平鋪直敘的寫法，寧質(zhì)勿華。
（四）結(jié)尾。信息結(jié)尾的特點和作用在于深化主體、照應(yīng)全文，但不能流于形式，有時寧可不用，也不要拖泥帶水、畫蛇添足。
三、消息的格式及寫作技巧
消息是新聞中最常用的體裁，狹義的“新聞”通常指消息。消息一般由標(biāo)題、導(dǎo)語、主體、背景、結(jié)尾等幾部分組成。
（一）標(biāo)題。標(biāo)題要求準(zhǔn)確、鮮明、凝練、生動。一個完整的標(biāo)題由主標(biāo)題、眉題、副題三部分組成。如《合作共贏、共同發(fā)展，
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日照大學(xué)科技園產(chǎn)學(xué)研合作取得新成效——2011年度校地合作重點項目超過20項》。為了簡便，我們平常一般只寫主標(biāo)題。
（二）導(dǎo)語。有人認(rèn)為寫好導(dǎo)語，新聞就成功了一半。通常情況下，導(dǎo)語是消息開頭的第一段，不分段的短消息導(dǎo)語為開頭第一句話。導(dǎo)語可以采取敘述、描寫、議論、設(shè)問、引用等手法來寫。
（三）正文。要注意三點：一是圍繞主題，扣緊導(dǎo)語。有些素材很感人、也很動聽，但如果與主題無關(guān)，也要隱痛割愛。二是段落分明，承啟自然。寫作時，材料那個在前，那個在后，先說什么，后說什么，都要涇渭分明、層次清晰。每段話最好只說一層意思，不要你中有我、我中有你，處于交合狀態(tài)。三是手法靈活，敘述生動。這一點不同于信息，消息在寫作上比信息活潑，倒敘、插敘、描寫、議論等敘述手法和修辭手法都可以用。
（四）背景。即新聞背景，是指歷史背景、周圍環(huán)境及與其他方面的聯(lián)系，旨在幫助讀者深刻理解新聞的內(nèi)容和價值，起到襯托深化主體的作用。
（五）結(jié)尾。新聞有啟示式、號召式、分析式、展望式結(jié)尾，與一般記敘文的結(jié)尾的寫作無大的不同。
四、工作總結(jié)的格式及寫作技巧
總結(jié)，就是把某段時期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的檢查、評價、分析和研究，也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗。
總結(jié)主要分四個部分，情況概述和敘述，成績和缺點，經(jīng)驗和
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教訓(xùn)，今后的打算。我們單位平時寫的工作總結(jié)，重點寫工作情況和主要做法，以及今后打算，其余部分一般略寫或不寫。
寫好工作總結(jié)需要注意四個問題：（一）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況。（二）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。（三）條理要清楚。總結(jié)是寫給人看的，條理不清，人們看不出所以然，達(dá)不到總結(jié)的目的。（四）要剪裁得體，詳略得當(dāng)。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精�？偨Y(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊�，該略的要略�?/p>
五、報告的格式及寫作技巧
報告主要分為匯報性的報告、反映情況的報告、回復(fù)性的報告等3類。一篇完整的報告由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)尾、落款等部分組成。
（一）標(biāo)題。機(jī)關(guān)名稱+報告事宜+文種。如《日照大學(xué)科技園管委關(guān)于藍(lán)色經(jīng)濟(jì)區(qū)建設(shè)任務(wù)落實情況的報告》。
（二）主送機(jī)關(guān)。頂格寫。
（三）正文。1、匯報性的報告。開頭——先簡述基本情況，說明取得了一定的進(jìn)展，然后寫“現(xiàn)將有關(guān)情況匯報如下”。主體部分——先寫工作成績、工作體會，然后寫存在的問題、今后的工作思路和安排。
2、反映性的報告。開頭——簡述基本情況，說明寫作目的，然后寫“具體情況如下”。主體部分——如果是發(fā)展變化快的，急于上
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報的，就以寫情況為主。如果是惡性事件，要報告起因、經(jīng)過、事態(tài)現(xiàn)狀。如果是發(fā)展變化緩慢的，需要寫情況、原因、意見或建議。
3、回復(fù)性的報告。開頭——根據(jù)XX的指示或要求，我們是怎么處理的，結(jié)果如何，現(xiàn)將具體情況報告如下。主體部分——處理好的、效果讓上級滿意的，主要寫處理經(jīng)過。如果是沒有處理好的，除了寫處理情況外，還要寫問題、問題分析和意見。
（四）結(jié)尾。一般用 “特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結(jié)束。
（五）落款。寫明調(diào)查者（單位名稱、個人姓名）和完稿時間。
六、通知的格式及寫作技巧
通知是使用頻率最高的一種公文。通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款等部分構(gòu)成。
（一）標(biāo)題。主要有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如《日照大學(xué)科技園工委關(guān)于召開總結(jié)表彰大會的通知》。（2）事由+文種，如，《關(guān)于放暑假的通知》。（3）特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。如《關(guān)于加強(qiáng)園區(qū)安全穩(wěn)定工作的緊急通知》。
（二）主送機(jī)關(guān)。定格寫。
（三）正文。由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：開頭，用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)；主體，簡要敘述通知的事項；結(jié)尾，另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“特此通知”、“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“本通知自發(fā)布之日起實行”等習(xí)慣用語。
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（四）落款。寫出發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文時間。如果標(biāo)題中已注明發(fā)文機(jī)關(guān)，則只寫發(fā)文時間即可。
由于準(zhǔn)備的時間比較倉促，難免出現(xiàn)不足和紕漏，不當(dāng)之處，請領(lǐng)導(dǎo)和同事們批評指正。
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