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商務(wù)電子郵件禮儀(5篇)
商務(wù)電子郵件禮儀1
現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，我們?cè)诖颂幨轮g，常會(huì)根據(jù)對(duì)方的言行談吐、用字遣辭來衡量評(píng)估，并推敲其所要傳達(dá)給我們的訊息。相對(duì)地，自己也會(huì)因應(yīng)不同的場(chǎng)合、對(duì)象來表現(xiàn)自己的意見與想法。 在使用Email時(shí)，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透過文字來傳達(dá)感受，我們無法看到對(duì)方的肢體語言、聲調(diào)、表情，因此在文字上的表達(dá)就更顯得重要。通常在撰寫寄發(fā)Email時(shí)，有以下幾點(diǎn)需要特別注意的：
.內(nèi)容簡(jiǎn)單明了
大多數(shù)的人在看郵件時(shí)，都不太有耐心，而且也沒有太多的時(shí)間，所以所要表達(dá)的內(nèi)容，盡量簡(jiǎn)單扼要、條理分明，避免長篇大論。并善用郵件主旨(Subject)，將主題于主旨內(nèi)簡(jiǎn)要說明，最好不要超過15個(gè)字，更易讓對(duì)方一目了然。
.語意清楚：
寫信是一門藝術(shù)。所謂戲法人人會(huì)變，只是各有巧妙不同。無論如何，字句的段落分明、語意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解或摸不找頭緒。
.避免情緒化用詞：
建議在情緒不好時(shí)不要寫信，此時(shí)的語意的表達(dá)上可能會(huì)較激烈，可能會(huì)對(duì)雙方關(guān)系造成傷害。建議等心情較平靜的時(shí)候，再來寫信，可能會(huì)比較好點(diǎn)。另外，因?yàn)槊總�(gè)人的背景不同，對(duì)于文字表達(dá)上的認(rèn)知也會(huì)有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。
.適當(dāng)?shù)囊裕?/p>
在信件往返之間，保留適當(dāng)?shù)囊�，有助于提醒收信人上一次雙方談話的內(nèi)容。但若引言太多太長的.話，則可能會(huì)造成對(duì)方的困擾。
.記得署名：
對(duì)不同的收信對(duì)象，可能會(huì)有不同的署名。但無論如何，在信件最后署名，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。
.文法/錯(cuò)別字檢查：
在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯(cuò)誤、語意不通或是錯(cuò)別字的地方。尤其是寫給上司和客戶的郵件，更要特別注意。 以上，是一般我們寫信時(shí)的大原則，另外還有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特別注意！總之，Email也是給別人的第一印象，若表現(xiàn)的好，可以有加分的效果；若沒有把握好，可是會(huì)讓對(duì)方打折扣的喔！智邦生活館
商務(wù)電子郵件禮儀2
近年來，在諸種電子通訊手段中跑出來一匹黑馬，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發(fā)展可謂突發(fā)飛進(jìn)，日新月異。令人刮目相看。當(dāng)前，它已經(jīng)在商界得到了越來越廣泛的使用。電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計(jì)算機(jī)所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，向交往對(duì)象所發(fā)出的一種電子信件。使用電子郵件進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)，不僅安全保密，節(jié)省時(shí)間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費(fèi)用。
商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守的禮儀規(guī)范主要包括以下四個(gè)方面。
第一，電子郵件應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫。向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對(duì)方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時(shí)，下更三點(diǎn)尤其必須注意。一是主題要明確。一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對(duì)整個(gè)電子郵件一目了然了。二是語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對(duì)。三是內(nèi)容要簡(jiǎn)潔。網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，愈短愈好。
第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用。在信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無比珍貴的。對(duì)商界人士來講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。所以有人才會(huì)說：在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網(wǎng)上征友。目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事。不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的。
第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼。編碼的問題是，是每一位電子郵件的使用者均應(yīng)予以注意的大事。由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺(tái)灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當(dāng)一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)里的中國人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對(duì)方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書。因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的'中文編碼系統(tǒng)，以保證對(duì)方可以收到自己的郵件。
第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選功能�，F(xiàn)在市場(chǎng)上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。這主要是因?yàn)�，一方面，�?duì)電子郵件修飾過多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。
商務(wù)電子郵件禮儀3
電子郵件的商務(wù)禮儀
電子メールの基本は、“短い文章で簡(jiǎn)潔に”書くことです。ビジネスとして使う電子メールは數(shù)行以內(nèi)にまとめることが基本です。
電子郵件的基本要求是“文章要短，要簡(jiǎn)潔”。商務(wù)郵件最好保持在數(shù)行以內(nèi)。
パソコンの畫面では長文の文章が読みづらいので、これより長い文章は報(bào)告書にまとめ、ワープロ書きでブリントして渡したほうがいいでしょう。どうしてもメールで送りたい時(shí)は別の文書ファイルにして、ファイルを添付し、メール自體は文書ファイルの內(nèi)容を簡(jiǎn)潔に紹介するにしておきましょう。こうすれば相手が情報(bào)を整理しやすくなります。
因?yàn)樵陔娔X屏幕上不便閱讀長篇的文章。所以長篇的文章最好以報(bào)告書的形式，做成word文檔，打印出來后提交。如果無論如何都想以電子郵件形式的話，可以先做好word文件，然后以附件的形式發(fā)送。在郵件的正文里簡(jiǎn)單介紹一下附件的主要內(nèi)容。這樣方便對(duì)方整理信息。
また、電子メール本文では、漢字の使い過ぎにも気をつけましょう。メールだけではなくワープロ文書でも同様ですが、漢字がカンタンに使えるからといって漢字だらけの文章は読みにくいし、パソコンの畫面では畫數(shù)の多い字がつぶれ、省略されてしまうこともあります。
電子郵件的正文，也要注意不要過多使用漢字。不光是電子郵件，其實(shí)附件文檔也是一樣，不要由于漢字用起來方便而全部寫成漢字，這樣閱讀的人會(huì)很吃力。且筆畫繁雜的漢字在郵件閱讀畫面上顯示時(shí)，有時(shí)會(huì)被破壞，或被省略。
短い文章を書くように心がければ言葉づかいの誤りで誤解を招くようなことも避けられます。文も一行一文程度に短く書くと読みやすくなります。
文章寫短點(diǎn)，就可以避免由于語言的使用錯(cuò)誤導(dǎo)致誤解。而且，一行寫一句話，短點(diǎn)，郵件就便于閱讀。
電子メールの宛名タイトル
電子郵件收信人的姓名、地址和標(biāo)題
電子メールを使うためのソフトのほとんどは、メール本文以外に、タイトル(件名)や宛名(宛先)や発信人名を表示します。このときのちょっとしたことではありますが、“宛名に敬稱を含めておく”といいでしょう。
大多數(shù)的電子郵件的收發(fā)軟件，除了會(huì)顯示郵件正文外，也會(huì)顯示郵件的標(biāo)題、收件人姓名和發(fā)信人姓名等。所以我們最好在收件人姓名后加上敬稱。
メールソフトのアドレス帳は住所録と同じようなものですが、ここで書いた宛先情報(bào)が相手のメールソフトに表示されることを念頭におき、あらかじめ相手の名前に「～様」と敬稱をつけておくことが大切です。自分宛に屆いたメールの宛先をチェックする人は少ないですど、マナーや禮儀にこだわる人が見れば、送信者への印象が変わってくるでしょう。
郵件里的收件人地址本就和住址一樣。我們這里寫的收件人信息也會(huì)被對(duì)方看到。所以事先在對(duì)方的名字后寫上“～様”的敬稱就很重要。雖然很少有人去確認(rèn)收件的地址。但是如果對(duì)方是一個(gè)注重禮節(jié)規(guī)范的人的話，看到后會(huì)改變對(duì)發(fā)件人的印象吧。
タイトルも同じように、「出欠の確認(rèn)」よりは「ご出席のお願(yuàn)い」のほうが相手を敬う気持ちがあらわれています。ただしタイトルのような短い言葉でスマートに敬意を示す人は日ごろから敬語をきちんと使えている人でしょう。
標(biāo)題也是一樣，“出席的請(qǐng)求”比“出席確認(rèn)”更能表達(dá)出對(duì)對(duì)方的尊敬。如果在郵件標(biāo)題這么短小的語句里，就能表達(dá)出敬意的人，想必在平時(shí)就是一個(gè)能使用敬語的人。
電子メールの文章
電子郵件的用詞
電子メールでよく言われることであるが、文字だけでメッセージを伝えることは簡(jiǎn)単でも、感情まで伝えるのはとても難しいということです。
電子郵件如果只是用來傳達(dá)文字信息，的確是很簡(jiǎn)單，可是如果用來傳遞感情便十分困難。
斷定調(diào)「～だ�！扦ⅳ��！工菚堡啸ē椁饯Δ菣M柄な印象になるし、丁寧な文章を書いたつもりで「～です�！蓼埂！工肖晔工Δ�、よそよそしいと言われてしまいます。
如果電子郵件的全文都用斷定詞“～だ�！扦ⅳ��！眮韺懙脑挘瑫�(huì)給人留下一種很了不起、傲慢無禮的印象。但如果都寫成禮貌體“～です�！蓼��！�，又會(huì)給人一種待人冷淡的感覺。
電子メールの場(chǎng)合は肩に力を入れず、いつも相手に語りかけるような話し言葉で書いてかまわないでしょう。ただし、文字で率直な會(huì)話を書きにくい性格の人もいるので、屆いた電子メールから普段の相手とは違う印象を受けたとしても慌ててはいけません。
寫電子郵件不需要太費(fèi)腦筋，就用平常聊天似的`的口語體來寫也是可以的吧。但是因?yàn)橛行┤瞬簧瞄L用文字寫口語體的文章，我們收到這些人的電子郵件時(shí)，不要由于文字和平常給我們的印象大不一樣，而感到驚慌。
電子メールを使い始めると、さまざまな相手から電子メールを受け取ります。そうしたメールの中から印象の良い表現(xiàn)や言葉づかいを參考にするといいでしょう。
我們一開始使用電子郵件，就會(huì)收到來自各類人的電子郵件。從中可以學(xué)習(xí)參考一下別人的好的表達(dá)和措辭。
電子メールの使用
電子郵件的使用
電子メールの良さは相手の都合を気にしないでメッセージを送れるところです。ただしこれは送る側(cè)の都合であって、受信した人がそのメールをすぐに読んでくれるとは限りません。
電子郵件的好處就是可以不管對(duì)方是否方便，就發(fā)信息過去。但這只是方便了發(fā)件人，至于收件人是否馬上查閱郵件就不一定了。
つまり、急ぎの用件を伝えたい場(chǎng)合、電子メールを送るのは良い方法ではないことになります。電子メールが便利だからといってあらゆるメッセージに電子メールに依存するのは考えものです。
也就是說，如果是傳達(dá)要緊事的話，發(fā)電子郵件并不是好辦法。不要因?yàn)殡娮余]件方便，就什么事都依賴電子郵件。
たとえば上司から「○○の件について報(bào)告せよ�！工趣いΕ岍`ルを受け取った場(chǎng)合は、メールでの返信を考えず、まず上司の席に行き、簡(jiǎn)潔に結(jié)果と経過を説明します。そこで上司が納得してくれればそれで終わり、「わかった。それでは今の內(nèi)容を報(bào)告書など文章にして提出してくれ。」と言われて初めて電子メールを活用することになります。
比如，從上司那里收到一封“請(qǐng)向我匯報(bào)○○事”，這時(shí)先別忙回郵件，而應(yīng)該先去找上司當(dāng)面匯報(bào)，簡(jiǎn)單地把結(jié)果和經(jīng)過匯報(bào)一下。如果上司說：“好的，明白了。那你把剛才的內(nèi)容做成報(bào)告書交給我�！边@時(shí)你再去回復(fù)電子郵件。
このほか、相手にお詫びしなくてはいけない時(shí)も電子メールは適當(dāng)ではありません。用件を伝えるよりも気持ちをあらわすことが目的の場(chǎng)合は、まず面會(huì)、あるいは電話、あるいは自筆の封書です。
此外，必須向?qū)Ψ降狼笗r(shí)，用電子郵件表達(dá)歉意是不合適的。如果發(fā)電子郵件的目的主要是為了表達(dá)自己某種情感，而不是在于傳達(dá)事件時(shí)，則可以采用面談、電話或者親筆寫信的方式。
電子メールは便利ですが、それだけに気持ちをあらわす手段としては役不足であるということを覚えておきましょう。
總之，電子郵件雖然使用方便，但請(qǐng)謹(jǐn)記：用電子郵件作為表達(dá)感情的手段是不夠的。
商務(wù)電子郵件禮儀4
現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，我們?cè)诖颂幨轮g，常會(huì)根據(jù)對(duì)方的言行談吐、用字遣辭來衡量評(píng)估，并推敲其所要傳達(dá)給我們的訊息。相對(duì)地，自己也會(huì)因應(yīng)不同的場(chǎng)合、對(duì)象來表現(xiàn)自己的意見與想法。 在使用Email時(shí)，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透過文字來傳達(dá)感受，我們無法看到對(duì)方的肢體語言、聲調(diào)、表情，因此在文字上的表達(dá)就更顯得重要。通常在撰寫寄發(fā)Email時(shí)，有以下幾點(diǎn)需要特別注意的：
*.內(nèi)容簡(jiǎn)單明了 大多數(shù)的人在看郵件時(shí)，都不太有耐心，而且也沒有太多的時(shí)間，所以所要表達(dá)的內(nèi)容，盡量簡(jiǎn)單扼要、條理分明，避免長篇大論。并善用郵件主旨(Subject)，將主題于主旨內(nèi)簡(jiǎn)要說明，最好不要超過15個(gè)字，更易讓對(duì)方一目了然。
*.語意清楚： 寫信是一門藝術(shù)。所謂戲法人人會(huì)變，只是各有巧妙不同。無論如何，字句的段落分明、語意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對(duì)方產(chǎn)生誤解或摸不找頭緒。
*.避免情緒化用詞： 建議在情緒不好時(shí)不要寫信，此時(shí)的`語意的表達(dá)上可能會(huì)較激烈，可能會(huì)對(duì)雙方關(guān)系造成傷害。建議等心情較平靜的時(shí)候，再來寫信，可能會(huì)比較好點(diǎn)。另外，因?yàn)槊總�(gè)人的背景不同，對(duì)于文字表達(dá)上的認(rèn)知也會(huì)有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。
*.適當(dāng)?shù)囊裕?在信件往返之間，保留適當(dāng)?shù)囊�，有助于提醒收信人上一次雙方談話的內(nèi)容。但若引言太多太長的話，則可能會(huì)造成對(duì)方的困擾。
*.記得署名： 對(duì)不同的收信對(duì)象，可能會(huì)有不同的署名。但無論如何，在信件最后署名，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。
*.文法/錯(cuò)別字檢查： 在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯(cuò)誤、語意不通或是錯(cuò)別字的地方。尤其是寫給上司和客戶的郵件，更要特別注意。 以上，是一般我們寫信時(shí)的大原則，另外還有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特別注意！總之，Email也是給別人的第一印象，若表現(xiàn)的好，可以有加分的效果；若沒有把握好，可是會(huì)讓對(duì)方打折扣的喔！來源：智邦生活館
商務(wù)電子郵件禮儀5
商業(yè)信件分類
所有客戶往來的商業(yè)信件要在對(duì)方的名字前面加上其職務(wù)稱謂，如“王博士”、“李經(jīng)理”等。信件的結(jié)尾包括自己的聯(lián)系方式和日期。公司內(nèi)部的其他書面文檔也要保持簡(jiǎn)潔扼要、通俗易讀。每個(gè)公司對(duì)內(nèi)部的信件交流格式有自己的一套規(guī)范，但我在這里不是要討論“辦公室備忘錄”的，雖然它是員工之間最常見的書面溝通方式。我們這里要關(guān)注的是公司與外部書面溝通的方式和內(nèi)容，不包括法律文件和合同。
商業(yè)信件主要分為以下幾類：介紹信、推薦信、稱贊信、投訴信、解決商業(yè)糾紛的信函、要求信和拒絕信等。
1.推薦信
往往是推薦一個(gè)人申請(qǐng)學(xué)�；蚬ぷ鳎锩娴膬�(nèi)容要包括你和對(duì)方的關(guān)系，你認(rèn)識(shí)對(duì)方的時(shí)間長短，用例子來說明他的特征，例如你要說這個(gè)人勤奮，那么舉一個(gè)例子來說明這點(diǎn)。離職前，我總習(xí)慣請(qǐng)老板或與我共事的同事寫一份推薦信。個(gè)人的推薦信或者提名信是贏得下次工作的有力工具。
2.稱贊信
如果你滿意對(duì)方的產(chǎn)品或服務(wù)，寫一封稱贊信。雖然很多人不會(huì)這么做，但這是和對(duì)方建立良性關(guān)系的開端。如果你很滿意餐廳經(jīng)理的服務(wù)，那么寫一封稱贊信給他的上司，一方面你對(duì)他職業(yè)的發(fā)展有很大的幫助，另一方面和他建立好關(guān)系，今后能繼續(xù)接受他的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。所以這類利己利人的信件，大家應(yīng)該愿意寫，常常寫，因?yàn)檫@能帶來雙贏。
3.投訴信
首先，投訴信要寫給這個(gè)組織的最高的領(lǐng)導(dǎo)。其次，避免用情緒化的詞語，要對(duì)事不對(duì)人。在投訴信的第一段，先將事由作客觀的總結(jié)，讓對(duì)方明白寫信的目的。之后講一些具體的事實(shí)，例如發(fā)票號(hào)碼、事情發(fā)生時(shí)間和地點(diǎn)。投訴信也要盡量保持對(duì)對(duì)方的鼓勵(lì)性的態(tài)度，例如“我知道貴餐廳的服務(wù)很有名，我也常常是因?yàn)椴蛷d的服務(wù)而前來用餐，我想這個(gè)服務(wù)員的服務(wù)并不能代表整個(gè)餐廳的服務(wù)水平”等文字。投訴信最難寫，可如果寫的是“服務(wù)水平”，對(duì)方會(huì)比較心平氣和地處理這個(gè)投訴。最后的一段是你對(duì)解決問題的建議，不要很離譜很貪心，要合理。如果對(duì)方賣給你的貨，在使用一周后壞了，可以提議退貨、換新的，或在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修好。最后一句話應(yīng)該是鼓勵(lì)性的，例如“我相信貴公司的服務(wù)是高水平的，也希望這件事情能夠合理解決，今后我們還可以繼續(xù)合作”
4.解決業(yè)糾紛的信函
因?yàn)楦鞣N原因，在我們購買完某商品后，我們常常需要和對(duì)方討個(gè)減價(jià)，或要求賠償、退貨。在商業(yè)糾紛信中應(yīng)附有購買商品的收據(jù)復(fù)印件，讓對(duì)方可以在自己的文件中追溯。商業(yè)糾紛信的內(nèi)容要簡(jiǎn)單明了。
5.要求信
要求信的內(nèi)容包括要求對(duì)方開機(jī)票，或?qū)⒛撤菸募慕o你等。這類信主要包括對(duì)方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。
6.拒絕信
商務(wù)往來中的拒絕信是一個(gè)建立自己品牌、宣傳自己的機(jī)會(huì)。要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)不是對(duì)方不適合你，而是雙方互相不適合。還要保持一個(gè)開放的心態(tài)，表示我們?nèi)杂信d趣與你合作，如果今后有機(jī)會(huì)，可以繼續(xù)探討合作的可能及合作方式。
書面溝通優(yōu)點(diǎn)
1.一目了然：白紙黑字能使所有參與方對(duì)于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識(shí)一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成。當(dāng)討論的結(jié)果被記錄下來、經(jīng)詳細(xì)商討并最終寫在紙上時(shí)，投機(jī)取巧的人就沒有施展拳腳的空間了。
2.書面跟進(jìn)：能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動(dòng)細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能。例如：我要協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)完成一項(xiàng)銷售任務(wù)，時(shí)間非常有限，離規(guī)定的完成日期不遠(yuǎn)，此時(shí)準(zhǔn)備一份書面?zhèn)渫浗o我的隊(duì)員、主管以及合作伙伴，將使我更加清楚采取什么步驟，如何對(duì)每個(gè)人進(jìn)行跟進(jìn)。它促使每個(gè)人共同關(guān)注一件事、說同一種語言，以及清楚哪些已經(jīng)做完，還有哪些需要做。最后，書面跟進(jìn)能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾，哪些人因及時(shí)完成了工作而得到肯定。
3.充當(dāng)意見不和、起爭(zhēng)端時(shí)的證明：沒有人是完美的。毫無疑問，每一個(gè)工作項(xiàng)目都面臨特殊的挑戰(zhàn)，不管這種挑戰(zhàn)是運(yùn)籌上的還是人際關(guān)系上的。書面記錄能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭(zhēng)端。
應(yīng)酬書信具體書寫原則
應(yīng)酬書信是商業(yè)領(lǐng)域使用頻率較高的書信。因?yàn)樵谡麄�(gè)商務(wù)流通領(lǐng)域，很講究情感的聯(lián)絡(luò)和交往，以此來增進(jìn)友誼，促進(jìn)貿(mào)易。這類書信與一般書信的禮儀要領(lǐng)和格式基本相同。應(yīng)酬書信一般由箋文和封文兩部分組成。寫信是借助文字向受信人說話。要使對(duì)方感到親切、自然、文明有禮并收到良好的交際效果，寫信就要符合書寫格式和書信語言的禮儀規(guī)范。否則，就會(huì)鬧出笑話，影響交際效果乃至誤事。
一、稱謂要得體。
稱謂即稱呼，要符合寄信人同受信人的特定關(guān)系。一般來說，平時(shí)對(duì)對(duì)方稱呼什么，信的開頭就寫什么。在格式上，稱呼要在信箋第一行起首的位置書寫，單獨(dú)成行，以示尊重，它有很強(qiáng)的禮儀作用。寫給非親屬關(guān)系的長輩，一般在姓氏后面加職務(wù)，如李經(jīng)理、張校長，或以某老相稱;寫給自己敬佩的長者可在稱呼前加上“尊敬的”三字，盡量避免指名道姓;對(duì)平輩或小輩則可直呼其名，或稱兄道弟，或稱“小王” 、“小李” ，也可以“同志”相稱。
稱呼之后一般還要加提稱語，即用來提高稱謂的詞語，如對(duì)尊長用“尊鑒” 、“賜鑒” 、“鈞鑒” 、“崇鑒” ;對(duì)平輩用“臺(tái)鑒” 、“大鑒” 、“惠鑒” ;對(duì)晚輩用“青鑒” 、“收覽” ;對(duì)女士用“芳鑒” 、“淑鑒” 、“懿鑒”(對(duì)年高者) ;對(duì)夫婦用“儷鑒” 、“同鑒” 、“均鑒”等。書信中的這種敬語使用時(shí)要注意與稱謂相配合。
二、問候要熱情。
抬頭之后的承啟語(應(yīng)酬語)起開場(chǎng)白的作用。無論是經(jīng)常通信的還是久未聯(lián)系的，向?qū)Ψ絾柡蛞宦�，是必不可少的禮節(jié)。因此，信的開頭應(yīng)有問候語。如“奉讀惠書，如見故人!”或“久疏問候，不知近來可好?”問候語可長可短，即使短到“你好”兩字，也應(yīng)是發(fā)自內(nèi)心，體現(xiàn)出寫信人的一片真誠，而不是“應(yīng)景文章” 。問候要切合雙方關(guān)系，交淺不宜言深，以簡(jiǎn)捷、自然為宜。
三、內(nèi)容要準(zhǔn)確。
正文是書信的主體，即寫信人要說的事，要論的理，要敘的情。
正文一般從信箋的第二行開始寫，前面空兩格。書信的內(nèi)容盡管各不相同，寫法也多種多樣，但都要以表情達(dá)意、準(zhǔn)確率直為原則。除言之有物、通情達(dá)理、文辭通暢、字跡工整以外，還要措詞得體，即根據(jù)受信人的特點(diǎn)及寫信人與受信人的特定關(guān)系進(jìn)行措詞(包括敬語、謙詞的選擇，語調(diào)的掌握等) ;一般來說，應(yīng)先談?wù)動(dòng)嘘P(guān)對(duì)方的事情，表示關(guān)切、重視或謝意、敬意，然后再寫自己要陳述的事理。正文寫好后，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有遺漏，可補(bǔ)充寫在結(jié)尾后面;并在補(bǔ)述語前另行加上“又及” 、“又啟”加以提示。補(bǔ)述語不宜過長。
四、祝頌要誠懇。
正文后的問候祝頌語雖然只幾個(gè)字，但表示寫信人對(duì)受信人的祝愿、欽敬、慰勉，也有不可忽視的禮儀作用。祝頌語有格式上的規(guī)范要求，一般分兩行書寫，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語可以套用約定俗成的句式，如“此致敬禮” 、“祝您健康”之類，也可以另辟蹊徑，即景生情，以更能表示出對(duì)收信人的良好祝愿。如對(duì)尊長，可寫“敬請(qǐng)福安” 、“敬請(qǐng)金安” 、“敬請(qǐng)?zhí)病?、“恭請(qǐng)平安” ;給平輩的信，則用“順頌時(shí)祺” ，春天可寫“此頌春安” ，逢年可寫“即請(qǐng)年安” 、“此請(qǐng)歲安” ，平時(shí)用“敬頌時(shí)綏”之類;給晚輩的信，可只用“即頌刻好” 、“順問近好”之類，不用“請(qǐng)” 。
此外，祝頌語還可根據(jù)受信人的境況、職業(yè)而有所區(qū)別，如對(duì)新婚者或夫婦，用“恭請(qǐng)喜安” 、“恭賀燕喜” 、“恭請(qǐng)儷安” 、“即頌雙祺” ，對(duì)方遠(yuǎn)行用“遙祝旅安” ，對(duì)方患病寫“即頌痊安” 。按對(duì)方職業(yè)可選用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“編安” 、“商安” 、“籌安” 、“財(cái)祺”等。
箋文的最后，要署上寫信人的名字和寫信日期，為表示禮貌，在名字之前加上相應(yīng)的自稱，即對(duì)受信人的自稱，如給老師寫信時(shí)自稱“學(xué)生” 、“弟子” 、“受業(yè)” 。名字之下，還要選用適當(dāng)?shù)亩Y告敬辭，如對(duì)尊長，在署名后應(yīng)加“叩上” 、“敬稟” 、“叩稟” 、“拜上” 、“敬啟” 、“肅上”等;對(duì)平輩在署名后加“敬白” 、“謹(jǐn)啟” 、“敬上” 、“拜啟”等。
五、封文用尊稱。
封文(信皮)的主要內(nèi)容除要清楚、準(zhǔn)確地寫明受信人地址及郵碼、受信人姓名、發(fā)信人地址、郵碼及姓名以外，還要恰當(dāng)?shù)剡x用封文中的禮貌用詞。首先，要注意受信人的稱呼。封文是寫給郵遞員看的，因此在受信人名字后面不宜用“父” 、“夫” 、“兒”之類的親屬稱謂，而應(yīng)根據(jù)受信人的職銜、年齡等，寫上“教授” 、“醫(yī)生” 、“先生” 、“同志” 、“女士”等。其次，要講究“啟封辭” 、“緘封辭”的選擇�！皢⒎廪o”是請(qǐng)受信人拆封的禮貌語詞，它表示發(fā)信人對(duì)受信人的感情和態(tài)度。一般對(duì)高齡尊長用“安啟” 、“福啟” ，對(duì)其余長輩用“鈞啟” 、“賜啟” ;對(duì)平輩，可依照受信人的身份、性別，分別用“勛啟”(對(duì)軍人) 、“文啟”(對(duì)教師) 、“芳啟”(對(duì)女士) ;對(duì)晚輩用“手啟” ，對(duì)子女可直寫“手拆” 、“收拆” 、“收覽” 。“緘”字的用法也有講究。給長輩的信宜用“謹(jǐn)緘” ，對(duì)平輩用“緘” ，對(duì)晚輩用“手緘” 。明信片、賀年片等因無封套，因而無所謂“啟”和“緘” 。
六、收信回復(fù)要及時(shí)。
受信人收到來信后，應(yīng)及時(shí)啟閱和回復(fù)，這是最基本的通信禮節(jié)之一。在復(fù)信里，應(yīng)言明對(duì)方來信收到的時(shí)間。對(duì)于向自己求助的信和商務(wù)函件，應(yīng)及時(shí)給予明確的答復(fù);即使暫時(shí)幫不上忙或不能滿足要求，也應(yīng)告知對(duì)方，以免其惦念。對(duì)極個(gè)別不宜回復(fù)的信件，如求愛信及所謂“幸運(yùn)環(huán)”的來信，可以置之不理，但不宜將其內(nèi)容有意張揚(yáng)和曝光。
七、書信的宜與忌。
書信作為交際禮儀文書，也有它的禁忌：
在筆種上以毛筆、鋼筆為宜，忌用鉛筆;在墨色上，以黑藍(lán)顏色為佳，忌用彩色墨水，因?yàn)樵诓簧傥鞣絿依�，紅的表示絕交，綠的表示求愛;保護(hù)通信自由，私人信件應(yīng)秘不示人，不能私藏、私拆他人信件，即使遇見他人讀信，也不應(yīng)湊近聽、看。
商務(wù)書信布局禮儀
�、傩迸攀交蚩s行式(Indented Form )。
這種排列的.要領(lǐng)在于信頭、結(jié)束語、簽名和發(fā)信人姓名都靠右或偏右，而封內(nèi)地址和稱呼則左邊，如果以上任一要素要分行排列時(shí)，后行要比前行縮入兩個(gè)(或三個(gè))英文字母;正文每段開始要縮入五個(gè)英文字母，段與段之間要空一行。這種形式講究勻稱美觀，是傳統(tǒng)的排列范式，目前只有少數(shù)英國人喜歡用。
②正排式或垂直式或齊頭式(Blocked Form )。
這種排列的要領(lǐng) 在于每個(gè)要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮入，因而整封信的左邊成一垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時(shí)方便省事，不需考慮左邊縮入，但不勻稱美觀，所以使用它的人也不很多。
�、鄹牧际交蚧炫攀�(Modified Form )。
這種排列集上述兩種形式之所長，信頭、結(jié)束語、簽名和發(fā)信人姓名排在右邊，封內(nèi)地址和稱呼排在左邊，但每個(gè)要素分行時(shí)每行都不向右縮入;正文每段開始縮入五個(gè)英文字母，而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱美觀，因此，它是目前極為流行的英文書信范式。
【注意事項(xiàng)】
�、僖�?yàn)槭謱懹袝r(shí)難免不好辨認(rèn)，所以英文書信最好是打印。
�、谛欧獾臅鴮懸话闶鞘招湃嗣穼懺谛欧庹娴闹醒攵l(fā)信人名址可寫在正面的左上方或者信封的背面，書寫形式應(yīng)與信內(nèi)風(fēng)格一致。
�、蹠诺恼郫B也應(yīng)有講究。
電子郵件禮儀
Email，或稱電子郵件，是21世紀(jì)最方便的工具，同時(shí)也是最容易給對(duì)方帶來不好印象的工具。前幾年，一個(gè)有名的跨國公司的總經(jīng)理用Email寫了一封言辭嚴(yán)厲的郵件給秘書，批評(píng)秘書周日來公司給自己開門時(shí)遲到(總經(jīng)理周日臨時(shí)請(qǐng)秘書開門)，并且將其解雇。這位秘書也不甘示弱，將這封信轉(zhuǎn)發(fā)給全公司的人，還有媒體。事情鬧得很大，最后這位總經(jīng)理被解雇，當(dāng)然也沒有其他的公司敢請(qǐng)這位秘書。從這件事中我們可以看到，雖然電子郵件是兩個(gè)人之間的溝通，但你在寫郵件的時(shí)候，也要意識(shí)到這封郵件將來是有可能被公開的。
接下來，我們來講寫郵件的過程。
第一，發(fā)郵件前需要很清楚地確定收件人、抄送人，避免沒有價(jià)值地群發(fā)。如果要群發(fā)，我會(huì)把自己的郵箱寫在收件人一欄，把其他人的郵箱寫在密送一欄，避免有人向這些郵件地址發(fā)垃圾郵件。
第二，在發(fā)郵件前，問自己有沒有必要發(fā);內(nèi)容是否準(zhǔn)確;如果附件很大，要先通知對(duì)方，尋問是否方便接收附件(因?yàn)橛腥耸崭郊环奖?。
第三，注意自己發(fā)郵件的時(shí)間，確保發(fā)信時(shí)間準(zhǔn)確。
在內(nèi)容方面，有一個(gè)最大原則――KISS：Keep It Short and Simple。即確保商務(wù)往來中的電子郵件內(nèi)容簡(jiǎn)短、簡(jiǎn)單，表達(dá)清晰。
在語氣方面，基本上商業(yè)電子郵件還是一個(gè)商業(yè)信件，所以語氣要盡量保持正式和尊敬。
內(nèi)容和格式要相符，避免寫太多情感的東西。因?yàn)殡娮余]件沒有正式信件那么正式，很多人就可以很放松地隨便寫寫，甚至在沒有思考周到前就發(fā)走，然后又后悔發(fā)得太快。
【禁忌】
1.鬼臉：各種表情都讓人覺得不夠職業(yè)和成熟。
2.沒有重點(diǎn)的抱怨之詞。
3.轉(zhuǎn)發(fā)很多笑話，以及大眾類、宣傳類的信息。
4.用郵件表達(dá)你的建議。因?yàn)閷?duì)方看不到你的語氣和肢體語言，所以容易產(chǎn)生誤會(huì)。
5.跑題。寧可寄兩三封簡(jiǎn)短的郵件，也不要來一封長篇大論。
【回信原則】
發(fā)信后，給對(duì)方2~3天回信的機(jī)會(huì)。這里列出一些回信的原則：
1.要全部讀完郵件后再回;避免情緒激動(dòng)的時(shí)候回信。
2.回復(fù)群發(fā)郵件時(shí)，避免發(fā)給無關(guān)的人。
3.寫清楚主題，并標(biāo)注緊急程度。緊急程度可以有很多種：FYI――不太重要，Urgent――急件。
4.內(nèi)容方面有時(shí)要避免太簡(jiǎn)單，因?yàn)閷?duì)方讀時(shí)會(huì)容易誤解成你有不耐煩的態(tài)度。
5.是否必須以郵件回復(fù)：如果對(duì)方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對(duì)面回應(yīng)。
6.最好24小時(shí)內(nèi)回應(yīng)，如果你很忙，最好先跟對(duì)方發(fā)個(gè)簡(jiǎn)單的郵件表明你已收到了，可是需要多一點(diǎn)時(shí)間來準(zhǔn)備或處理，并且告訴對(duì)方一個(gè)時(shí)間讓他有適當(dāng)?shù)钠诖?/p>
7.如果你出去度假，在自動(dòng)回復(fù)中最好列有其他人的聯(lián)系方式。
8.如果收到群發(fā)、需要大家討論某一問題的郵件，最好讀完所有的郵件內(nèi)容之后再回復(fù)，避免重復(fù)。
【注意事項(xiàng)】
最后在發(fā)郵件的時(shí)候，注意避免以下問題，以免給對(duì)方帶來不便：
1.過長的簽名檔。
2.發(fā)無關(guān)的信件。
3.轉(zhuǎn)發(fā)詛咒連鎖短信。
4.忘記附件。
5.帶病毒的郵件。
6.忘記察看自己的信箱容量是否已滿。
7.收件人的姓名拼錯(cuò)。
8.個(gè)人化的信件(群發(fā)的笑話、轉(zhuǎn)載大容量的PPT勵(lì)志故事等的個(gè)人化信件最好發(fā)到私人信箱里)。
無論是正式的商業(yè)信件還是電子郵件，都是自己與其他人溝通的工具，所以要盡量保持尊敬對(duì)方的態(tài)度。如果在寫信件和回郵件的過程中，始終保持這種態(tài)度，就會(huì)避免很多問題。
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