檔案管理制度匯編15篇
隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
檔案管理制度1
1 產(chǎn)生目的
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等工作，特制定本制度。
2 適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3 正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：
3.1.1.1 上級(jí)來文
(1) 上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;
(2) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;
(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3) 公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件，下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;
(6) 公司檢查下級(jí)單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;
(8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的.未經(jīng)文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;
(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;
(16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè);
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;
(19)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應(yīng)注意的問題
3.1.2.1 公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時(shí)收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。
3.1.2.6 有請(qǐng)示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
3.1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件，自行立卷;
3.2.3.2 下級(jí)單位報(bào)來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級(jí)單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。
3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3 不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫(kù)藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3.4.3 借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.4 歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。
3.6 檔案統(tǒng)計(jì)
3.6.1 銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
3.6.3 除按上級(jí)主管部門的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。
3.6.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。
3.6.5 對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
檔案管理制度2
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書）等有效證件，同時(shí)填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請(qǐng)書。
二、查閱重要的或密級(jí)檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的'重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時(shí)，以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、帶給利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。
五、外國(guó)組織和人員利用開放檔案、資料，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律職責(zé)。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個(gè)人無權(quán)公布檔案資料。
檔案管理制度3
一、收集歸檔范圍
本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中構(gòu)成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書信、會(huì)議、電話記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)光和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級(jí)文件
1、各種代表會(huì)議、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、各級(jí)干部會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。
2、工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、通知。
3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報(bào)告。
4、向上級(jí)請(qǐng)示，與其他單位的來往文書，對(duì)下級(jí)的指示、批復(fù)、通知。
5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。
7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝狀況底圖、藍(lán)圖及文字材料。
8、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。
9、反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報(bào)、重要電話記錄、機(jī)關(guān)工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本狀況綜合。
12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)�、�?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。
13、有關(guān)房產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈(zèng)等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機(jī)關(guān)修改、出版的書刊、資料樣板。
17、本機(jī)關(guān)(包括上報(bào)和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊(cè)、年終統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。
(二)上級(jí)文件材料
1、上級(jí)(包括各部門及派駐本機(jī)關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗(yàn)材料。
2、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志、國(guó)際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機(jī)關(guān)、本地區(qū)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級(jí)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)冊(cè)、獎(jiǎng)?wù)�、�?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。
4、上級(jí)報(bào)刊刊載有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)狀況的文章。
(三)同級(jí)文件材料
1、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。
3、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。 (四)下級(jí)文件材料
1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。
2、重要的'調(diào)查報(bào)告、檢查報(bào)告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗(yàn)、重要的請(qǐng)示、法規(guī)性的備案文件。
3、重要的名冊(cè)、登記表。
4、大事記、基本狀況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。
二、歸檔份數(shù)
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時(shí)光和方法
(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項(xiàng)工作已完成時(shí)(包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已結(jié)束，一個(gè)問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項(xiàng)工作構(gòu)成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀構(gòu)成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊(cè)，應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求
(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文一齊歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了，文件沒有標(biāo)題應(yīng)加上標(biāo)題，資料、摘要、文件沒有標(biāo)明日期的要標(biāo)上日期。
(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的文件材料務(wù)必經(jīng)過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一齊，按文件的先后構(gòu)成排列好。
檔案管理制度4
1、設(shè)備管理員應(yīng)根據(jù)設(shè)備維護(hù)要求以及設(shè)備技術(shù)狀況制定本廠設(shè)備的保養(yǎng)細(xì)則、保養(yǎng)周期和檢定周期，并做好設(shè)備維修記錄臺(tái)帳。
2、設(shè)備操作工在獨(dú)立使用設(shè)備前，須掌握該設(shè)備的操作技能。
3、設(shè)備使用應(yīng)定人定機(jī)，對(duì)公用設(shè)備由專人負(fù)責(zé)保養(yǎng)。
4、操作工要養(yǎng)成自覺愛護(hù)設(shè)備的習(xí)慣。班前班后認(rèn)真擦試設(shè)備及注油潤(rùn)滑工作，使設(shè)備經(jīng)常保持良好的.潤(rùn)滑與清潔。
5、操作工要遵守設(shè)備操作規(guī)程，合理使用設(shè)備，管好設(shè)備附件。
6、對(duì)私自操作設(shè)備人員，要進(jìn)行嚴(yán)肅的批評(píng)教育，由此發(fā)生的一切后果由私自操作者負(fù)責(zé)。
7、設(shè)備發(fā)生故障應(yīng)及時(shí)停機(jī)，使用部門應(yīng)立即通知設(shè)備管理員或單位領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)修理人員檢查排除故障。當(dāng)修理人員在排除故障時(shí)，操作人員應(yīng)積極協(xié)助修理人員排除故障。
8、對(duì)設(shè)備使用年久，部件嚴(yán)重?fù)p壞，又無法修復(fù)和沒有改造價(jià)值的，可辦理報(bào)廢手續(xù)報(bào)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
9、對(duì)設(shè)備的檢查、保養(yǎng)、修理應(yīng)做好所有記錄，由設(shè)備管理員歸檔，以便檢查。
檔案管理制度5
酒店員工培訓(xùn)檔案管理規(guī)定
1、總則
為將員工的培訓(xùn)情況及時(shí)準(zhǔn)確地記入個(gè)人培訓(xùn)檔案,以便準(zhǔn)確掌握員工培訓(xùn)情況,更好地進(jìn)行監(jiān)督和管理,特制定本規(guī)定。
2、適用范圍
地面服務(wù)部所有經(jīng)過各類培訓(xùn)的干部、員工。
3、職責(zé)
3.1 地面服務(wù)部市場(chǎng)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)員工ⅰ級(jí)和ⅱ極培訓(xùn)檔案的統(tǒng)一管理。
3.2 各單位負(fù)責(zé)本部門員工ⅲ級(jí)培訓(xùn)檔案的統(tǒng)一管理。
4、培訓(xùn)檔案管理
培訓(xùn)檔案是證明員工接受過某種培訓(xùn)的`依據(jù)。
4.1 檔案記錄
4.1.1 檔案記錄的內(nèi)容應(yīng)包括:培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、課時(shí)、考勤、考試或考核成績(jī)、證書編號(hào)及有效期、教員姓名。
4.1.2 檔案的記錄應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確。不需要發(fā)放證書的,應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后5日內(nèi)完成檔案的記錄工作;需要發(fā)放證書的,應(yīng)在收到證書后5日內(nèi)完成檔案的記錄工作。
4.1.3檔案的管理者不得隨意更改檔案中的內(nèi)容。
4.2檔案的維護(hù)
4.2.1 檔案管理者應(yīng)對(duì)保存的員工培訓(xùn)檔案做定期維護(hù),維護(hù)內(nèi)容包括:檔案記錄項(xiàng)目、內(nèi)容、格式的變更情況及資料整理情況。
4.3 檔案的使用
4.3.1應(yīng)妥善保管檔案材料,凡需要查詢記錄情況的應(yīng)向該部門提出申請(qǐng),得到其行政正職同意后,方可使用檔案。
4.3.1 檔案資料未經(jīng)管理職責(zé)部門經(jīng)理批準(zhǔn),不得帶出培訓(xùn)檔案的保存地點(diǎn)或進(jìn)行復(fù)制。
4.3.2 各培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)對(duì)員工培訓(xùn)檔案的使用情況做好記錄,并填寫《員工培訓(xùn)檔案使用記錄》。
4.4 檔案的保存
4.4.1 員工的培訓(xùn)檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。
檔案管理制度6
為進(jìn)一步規(guī)范農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)過程,加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境治理和保護(hù),大力推廣配方肥尤其是緩釋肥和農(nóng)作物病蟲害綠色防控,減少化肥、農(nóng)藥使用量,建立農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全可追溯制度。
一、建立農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全生產(chǎn)記錄檔案,農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全生產(chǎn)記錄檔案至少保存兩年,以保證農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全追溯和生產(chǎn)過程問題的追查。
二、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全生產(chǎn)記錄檔案包括三個(gè)方面:一是農(nóng)業(yè)投入品采購(gòu)記錄表;二是種植業(yè)農(nóng)事生產(chǎn)記錄表;三是農(nóng)產(chǎn)品銷售記錄表。
三、生產(chǎn)記錄由主要負(fù)責(zé)人填寫,并由相關(guān)人員對(duì)其記錄進(jìn)行定期檢查。
通過健全生產(chǎn)記錄檔案管理制度,全面真實(shí)地掌握農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)過程投入品使用情況、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量和銷售去向,既有效地提高了農(nóng)產(chǎn)品的.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),也加強(qiáng)了農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)者的自律約束。
檔案管理制度7
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的'復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫(kù)房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執(zhí)行。
檔案管理制度8
1目的
為規(guī)范和加強(qiáng)燒結(jié)廠安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)賬)管理工作,確保各項(xiàng)安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)賬)的準(zhǔn)確和完善,通過安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)帳)的記錄、整理和歸檔,不斷增強(qiáng)安全管理工作的針對(duì)性、系統(tǒng)性和可追溯性,提高我廠安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平,特制定本制度。
2適用范圍
本制度適用于燒結(jié)廠所屬各部門。
3管理內(nèi)容和要求
3.1執(zhí)行原則
本制度所稱的安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)帳),是指各部門安全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字資料、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
3.2管理職責(zé)
3.2.1安全科
3.2.1.1負(fù)責(zé)燒結(jié)廠安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)賬)的綜合管理工作,對(duì)各車間、科室的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
3.2.1.2負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行《安全生產(chǎn)法》、《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,組織制定燒結(jié)廠安全記錄使用、保管、統(tǒng)計(jì)等有關(guān)規(guī)章制度。
3.2.2各專業(yè)職能部門
3.2.2.1負(fù)責(zé)本專業(yè)內(nèi)安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)賬)的歸口管理工作,明確本專業(yè)所涉及安全記錄的編制、填寫、保存等具體要求。
3.2.2.2負(fù)責(zé)對(duì)涉及本專業(yè)內(nèi)安全生產(chǎn)檔案管理要求的相關(guān)作業(yè)區(qū)進(jìn)行監(jiān)督、檢查和提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
3.2.3各車間
3.2.3.1負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行公司及燒結(jié)廠下達(dá)的各項(xiàng)安全規(guī)章制度及管理標(biāo)準(zhǔn)。落實(shí)燒結(jié)廠下達(dá)的檔案工作要求和有關(guān)部署,在業(yè)務(wù)上接受燒結(jié)廠專業(yè)職能部室的指導(dǎo)和檢查。
3.2.3.2負(fù)責(zé)填寫、收集、整理、保存、利用本車間在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的各類記錄。
3.3管理規(guī)定
生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)帳)資料分為以下類別:
3.3.1安全管理綜合臺(tái)帳
包括以下方面內(nèi)容:
3.3.1.1安全生產(chǎn)委員會(huì)或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動(dòng)記錄;
3.3.1.2安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等;
3.3.1.3安全生產(chǎn)責(zé)任制度、安全生產(chǎn)管理制度等文件;
3.3.1.4與工種崗位和設(shè)備工具相對(duì)應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程;
3.3.1.5上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報(bào)等;
3.3.1.6安全管理人員花名冊(cè)、注冊(cè)安全工程師花名冊(cè)及相關(guān)身份證明、資格證書;
3.3.1.7年(季)度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計(jì)劃、階段性安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計(jì)劃;
3.3.1.8與主管單位及內(nèi)部各部門、車間、班組簽訂的安全生產(chǎn)目標(biāo)管理責(zé)任書,安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解、執(zhí)行、驗(yàn)收、考核記錄;
3.3.1.9安全生產(chǎn)競(jìng)賽、活動(dòng)記錄;
3.3.1.10其它與安全工作有關(guān)的記錄。
3.3.2安全教育培訓(xùn)臺(tái)帳
包括以下方面內(nèi)容:
3.3.2.1安全宣傳教育培訓(xùn)計(jì)劃、學(xué)習(xí)、活動(dòng)資料;
3.3.2.2三級(jí)安全教育資料、試卷;
3.3.2.3全員教育、專項(xiàng)教育記錄;
3.3.2.4特種作業(yè)人員教育培訓(xùn)計(jì)劃、資料,特種作業(yè)人員登記管理臺(tái)帳;
3.3.2.5其它安全教育工作記錄。
3.3.3安全會(huì)議臺(tái)帳
包括以下方面內(nèi)容:
3.3.3.1安全生產(chǎn)委員會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要;
3.3.3.2安全生產(chǎn)工作例會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要;
3.3.3.3根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要,臨時(shí)組織的各類會(huì)議,包括傳達(dá)貫徹上級(jí)文件,收看收聽電視電話會(huì)議等記錄、紀(jì)要;
3.3.3.4其它安全會(huì)議記錄。
3.3.4重大危險(xiǎn)源管理檔案
包括以下方面內(nèi)容:
3.3.4.1重大危險(xiǎn)源監(jiān)督管理:名稱、負(fù)責(zé)人、地點(diǎn)(部位)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;
3.3.4.2重大危險(xiǎn)源的種類及基本特征、相關(guān)圖紙和圖片;
3.3.4.3重大危險(xiǎn)源監(jiān)測(cè)及監(jiān)控措施;
3.3.4.4重大危險(xiǎn)源生產(chǎn)安全事故專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案,包括危險(xiǎn)性分析、可能發(fā)生的事故特征、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容;
3.3.4.5重大危險(xiǎn)源的管理、檢查、監(jiān)控(考核)記錄;
3.3.4.6其它危險(xiǎn)源管理工作記錄。
3.3.5職業(yè)健康管理臺(tái)帳
3.3.5.1職業(yè)健康目標(biāo)管理和責(zé)任制,單位負(fù)責(zé)人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明(復(fù)印件);
3.3.5.2職業(yè)衛(wèi)生管理制度,職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件;
3.3.5.3年度職業(yè)病防治計(jì)劃與實(shí)施方案,包括個(gè)人防護(hù)用品發(fā)放使用記錄,放射源管理登記表,檢測(cè)用具、工具登記、校驗(yàn)等管理記錄,劑量筆發(fā)放登記管理記錄,職業(yè)衛(wèi)生宣傳教育培訓(xùn)記錄(培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝錄像資料)等;
3.3.5.4職業(yè)病危害因素(崗位)監(jiān)測(cè)點(diǎn)分布明細(xì)表;
3.3.5.5職工職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,職工職業(yè)健康體檢記錄(崗前、崗中、離崗、退休),職業(yè)病人登記表,職業(yè)病人診斷證明書等;
3.3.5.6其它職業(yè)健康管理工作記錄。
3.3.6相關(guān)方管理檔案
3.3.6.1相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議、安全告知等;
3.3.6.2相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明(復(fù)印件);
3.3.6.3外委、保駕、實(shí)習(xí)等人員的安全教育記錄;
3.3.6.4相關(guān)方安全績(jī)效考核記錄;
3.3.6.5其他有關(guān)記錄。
3.3.7安全生產(chǎn)檢查、隱患排查治理臺(tái)帳
3.3.7.1專業(yè)安全檢查、季節(jié)性安全檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄(或安全檢查表);
3.3.7.2專項(xiàng)安全檢查及考核記錄(或安全檢查表);
3.3.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄(或安全檢查表);
3.3.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理(計(jì)劃)登記表;
3.3.7.5隱患整改通知書、指令書、整改記錄;
3.3.7.6重大事故隱患治理方案,包括以下內(nèi)容:安全事故隱患的類別,所屬工藝、地點(diǎn),影響范圍及程度,治理的.目標(biāo)和任務(wù),采取的方法及措施,經(jīng)費(fèi)和物資的落實(shí),負(fù)責(zé)治理的責(zé)任人和部門(或單位),治理的時(shí)限和要求,安全措施和應(yīng)急預(yù)案,本單位專業(yè)技術(shù)人員(或?qū)＜?對(duì)重大事故隱患治理情況的評(píng)估報(bào)告;
3.3.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。
3.3.8事故應(yīng)急預(yù)案管理臺(tái)帳
3.3.8.1應(yīng)急救援機(jī)構(gòu)(隊(duì)伍);
3.3.8.2應(yīng)急預(yù)案及目錄清單;
3.3.8.3應(yīng)急預(yù)案評(píng)估報(bào)告;
3.3.8.4應(yīng)急物資裝備清單;
3.3.8.5應(yīng)急預(yù)案演練記錄;
3.3.8.6其它與事故應(yīng)急有關(guān)的記錄。
3.3.9生產(chǎn)安全事故管理檔案
包括以下方面內(nèi)容:
3.3.9.1職工傷亡事故登記表;
3.3.9.2職工傷亡事故、事故調(diào)查報(bào)告;
3.3.9.3事故調(diào)查分析會(huì)議記要;
3.3.9.4工傷認(rèn)定批復(fù)書;
3.3.9.5其他有關(guān)記錄。
3.4安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)帳)管理要求
3.4.1安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)帳)紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整,字跡清晰,日期明確,簽認(rèn)手續(xù)完備。
3.4.2各部門要確定專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)帳)的記錄、收集和整理。
3.4.3安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)帳)應(yīng)分類存檔,按時(shí)間順行(以年度為界),每年年終將安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)帳)裝訂成冊(cè)。
3.4.4安全生產(chǎn)檔案的保存期限和本規(guī)定未涉及的其它安全生產(chǎn)檔案(臺(tái)帳)執(zhí)行公司相關(guān)文件管理規(guī)定。
3.4.5本制度由安全科負(fù)責(zé)解釋。
3.4.6本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
檔案管理制度9
第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄(包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的'文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
檔案管理制度10
一、目的
加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
二、適用范圍
適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術(shù)語和定義
1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。
四、職責(zé)
1、行政人事部：
1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；
3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；
4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。
2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
負(fù)責(zé)部門檔案的管理。
4、各部門負(fù)責(zé)人
1）負(fù)責(zé)對(duì)部門檔案管理監(jiān)督檢查。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。
b）檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見后。
c）檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。
⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
�、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。
d）檔案借閱
�。�1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
�、茩n案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；
�、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；
�、冉铏n人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；
e）檔案銷毀⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。
�、茍�(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。
2、檔案管理細(xì)則
1）檔案資料的歸檔范圍
�、殴緦�(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；
�、乒臼盏降墓模缯毮懿块T發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；
�、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；
�、芍匾臅�(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；
�、史从彻局饕毮芑顒�(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；
�、斯镜母鞣N工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/ 總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；
�、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；
�、捅竟靖刹咳蚊獾�'文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；
�、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；
�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；
�、沿�(cái)務(wù)檔案資料；
⒁各種實(shí)物檔案；
⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
�、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
�、茸游募�(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。
�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時(shí)間
�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：
a）公司規(guī)定的密級(jí)文件；
b）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；
c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；
d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；
e）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。
�、贫ㄆ跉w檔
a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；
�、请娮勇曄駲n案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。
5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程
a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
�、艡n案編號(hào)
a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
b）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
d）檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。
六、相關(guān)記錄
1、 《文件（合同）管理記錄目錄》
2、 《文件檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類編號(hào)表》
6、 《檔案管理流程》
檔案管理制度11
為了切實(shí)抓好工程檔案資料的管理工作，確保工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效的利用，特制定本制度。
一、工程檔案工作要與工程建設(shè)同步。
二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內(nèi)容真實(shí)，不修正涂改，不弄虛作假，并確保及時(shí)性、連貫性。
三、工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監(jiān)理審查和保管工作。
四、各參建單位必須有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理工程檔案資料。
五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的語言或模棱兩可的`語句進(jìn)行定性評(píng)定。
六、做好工程聲像資料。參建單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄像等聲像材料的收集，工程建設(shè)重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
七、建設(shè)單位隨時(shí)檢查有關(guān)檔案材料的收集、整理情況，對(duì)于各階段、各類檔案達(dá)不到要求的，要限期整改，整改后仍不合格的，建設(shè)單位不返回工程質(zhì)量保證金。
八、按照工程檔案管理規(guī)定及相關(guān)規(guī)范、規(guī)定進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
二0xx年八月十八日
檔案管理制度12
1. 養(yǎng)殖場(chǎng)應(yīng)當(dāng)依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案，取得畜禽養(yǎng)殖代碼，作為養(yǎng)殖檔案編號(hào)。
2. 養(yǎng)殖場(chǎng)養(yǎng)殖免疫檔案，需完善以下內(nèi)容：免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日?qǐng)?bào)表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購(gòu)記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購(gòu)記錄、標(biāo)識(shí)使用記錄等。
3. 養(yǎng)殖場(chǎng)需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動(dòng)物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機(jī)關(guān)報(bào)告，養(yǎng)殖檔案保存時(shí)間不得低于2年。
4. 養(yǎng)殖場(chǎng)所停業(yè)后，于停業(yè)后30日內(nèi)將《動(dòng)物防疫條件》交回發(fā)證機(jī)關(guān)注銷。
5. 《動(dòng)物防疫條件合格證》丟失的，于15日內(nèi)向發(fā)證機(jī)關(guān)申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。
檔案管理制度13
1.0主要內(nèi)容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容�？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2.0檔案的管理機(jī)構(gòu)
2.1文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
2.3檔案室主要職責(zé)：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3.2對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3.0檔案的種類
3.1法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.3計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
3.4總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
3.5批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日�；顒�(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.7證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
3.8匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門的.各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
5.3.5填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
5.3.6立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
5.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)�、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。
6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。
6.4對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。
6.5必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
7.3有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
7.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。
7.8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。
8.0超期檔案的銷毀
8.1對(duì)超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
8.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。
8.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
檔案管理制度14
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)各級(jí)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國(guó)家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。國(guó)家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。
第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi)，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi)，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算。
第二章 機(jī)構(gòu)和人員
第七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu)，下同)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。
第八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意，辦公地點(diǎn)相對(duì)集中且條件成熟的縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的多個(gè)機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu)，對(duì)相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。
第九條 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān)檔案部門)應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)�？h級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案;
(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃;
(三)對(duì)機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);
(四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開工作;
(五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;
(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度制度，定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案;
(七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、活動(dòng);
(八)對(duì)檔案工作中取得突出成績(jī)的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議;對(duì)違反檔案管理要求的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出處理建議。
第十一條 機(jī)關(guān)通過政府購(gòu)買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。
第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不具備前述知識(shí)背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)。
第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。
第三章 基礎(chǔ)設(shè)施
第十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫(kù)房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫(kù)房以外其他檔案用房時(shí)，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。
第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫(kù)房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長(zhǎng)量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測(cè)算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫(kù)房面積按15m測(cè)算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。
第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫(kù)房管理。檔案庫(kù)房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護(hù)。檔案庫(kù)房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤(rùn)地區(qū)的`還不宜設(shè)置在首層。檔案庫(kù)房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫(kù)等可能危及檔案安全的用房。
第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫(kù)房。檔案庫(kù)房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
第十八條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國(guó)家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。檔案庫(kù)房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫(kù)房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫(kù)房采用密集架的，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。
第十九條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報(bào)警設(shè)備。檔案庫(kù)房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。
第二十條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝甲級(jí)防火門，配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。
第二十一條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
第二十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫(kù)房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫(kù)房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測(cè)、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求�？h級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
檔案管理制度15
一、檔案管理宗旨
1、便于系團(tuán)委統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理。
2、便于網(wǎng)絡(luò)部?jī)?nèi)部和其他部門查閱資料。
3、有利于維護(hù)檔案的完整與安全。
二、存檔范圍
1、關(guān)于章程、規(guī)章制度。（每學(xué)期整理存檔一次）
2、關(guān)于成立、簡(jiǎn)介、歷史沿革、大事記等資料。（每學(xué)期整理存檔一次）
3、關(guān)于內(nèi)部成員的`個(gè)人信息、換屆、活動(dòng)總結(jié)等資料。（每學(xué)期整理存檔一次）
4、關(guān)于活動(dòng)的計(jì)劃書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、活動(dòng)總結(jié)等材料。（每月整理一次）
5、關(guān)于工作的各種報(bào)告及統(tǒng)計(jì)資料。（每月整理一次）
6、需要網(wǎng)絡(luò)部執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件。（每月整理一次）
7、由網(wǎng)絡(luò)部編輯出版的刊物。（按刊物周期整理存檔一次）
三、檔案管理
1、檔案的最終統(tǒng)整統(tǒng)管由統(tǒng)籌團(tuán)負(fù)責(zé)。
2、網(wǎng)絡(luò)部各團(tuán)自行負(fù)責(zé)團(tuán)內(nèi)檔案收錄、管理，再上交統(tǒng)管。
3、檔案要及時(shí)登記編號(hào)，分類存檔，要有條理、有順序。
4、檔案要定期整理和清點(diǎn)，確保整潔與安全。
5、檔案借閱實(shí)行單線制，不得轉(zhuǎn)借，須定期歸還。
四、附則
本制度由統(tǒng)籌團(tuán)監(jiān)督其執(zhí)行，其最終解釋權(quán)歸中文系團(tuán)委網(wǎng)絡(luò)部。
本制度自公布之日起實(shí)施。
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