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文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)有哪些
文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)
(1)接待來(lái)訪禮儀
人們經(jīng)常會(huì)出于各中原因來(lái)辦公室找秘書(shū)，所以秘書(shū)人員要掌握接待來(lái)訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問(wèn)題，對(duì)秘書(shū)工作能否順利開(kāi)展也有很大關(guān)系。
如果因工作繁忙暫時(shí)無(wú)法接待來(lái)訪者，應(yīng)首先致歉然后詢問(wèn)來(lái)訪者是稍作等待還是另約時(shí)間，切不可讓他人無(wú)故等太久。當(dāng)來(lái)訪者是上級(jí)或長(zhǎng)者時(shí),秘書(shū)要站起來(lái)握手以示歡迎。來(lái)訪者是為了說(shuō)明某些問(wèn)題，一定要有耐心聽(tīng)完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認(rèn)真的傾聽(tīng)。在交談過(guò)程中，不要隨意承諾;當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見(jiàn)分歧時(shí)，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。
在交談處理事務(wù)過(guò)程中,能立刻解決或答復(fù)的問(wèn)題要及時(shí)處理,不能擺架子或故意拖延時(shí)間;對(duì)于不能馬上解決的問(wèn)題，要向來(lái)訪者說(shuō)明理由，另約時(shí)間予以解決或商討。如果來(lái)訪者來(lái)訪時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語(yǔ)言告訴對(duì)方結(jié)束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話，給對(duì)方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。
(2)拜訪禮儀
對(duì)外聯(lián)系是秘書(shū)工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書(shū)人員經(jīng)常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書(shū)秘書(shū)人員圓滿順利地完成工作任務(wù)。
拜訪時(shí)首要的禮儀是準(zhǔn)時(shí)赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達(dá)。萬(wàn)一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時(shí)，一定要打電話向?qū)Ψ秸f(shuō)明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預(yù)約，赴約前一天再次確認(rèn)一下時(shí)間和地點(diǎn)。沒(méi)有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對(duì)方的工作安排。與求見(jiàn)人見(jiàn)面后,如果是初次見(jiàn)面要主動(dòng)自我介紹,如果是熟人,也要先問(wèn)候并握手致意。談話時(shí)應(yīng)開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，不要海闊天空，浪費(fèi)時(shí)間。說(shuō)話時(shí)要注意對(duì)方的反應(yīng)，要給對(duì)方講話、答復(fù)的時(shí)間，不要一個(gè)人滔滔不絕。對(duì)對(duì)方的舉動(dòng)要十分敏感，當(dāng)對(duì)方有結(jié)束談話的意思時(shí)要及時(shí)起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。
(3)匯報(bào)工作時(shí)的禮儀
向上級(jí)匯報(bào)工作是秘書(shū)的重要工作內(nèi)容之一。秘書(shū)人員掌握正確的匯報(bào)工作的禮儀，一方面可以給上級(jí)留下良好的印象，同時(shí)也可以暢通無(wú)阻地和領(lǐng)導(dǎo)交流，提高辦事效率。
由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，秘書(shū)人員和領(lǐng)導(dǎo)約好的談話時(shí)間一定要嚴(yán)格遵守，不可失約。恪守時(shí)間是秘書(shū)人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時(shí)不要過(guò)早抵達(dá)以免領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的局面;也不要遲到，讓領(lǐng)導(dǎo)等候。進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，要輕輕敲門(mén)，經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領(lǐng)導(dǎo)辦公室的門(mén)是開(kāi)著的，也要敲門(mén)以提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整好自己的狀態(tài)。
匯報(bào)時(shí)，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語(yǔ)速語(yǔ)調(diào)適中，吐字清晰。語(yǔ)言簡(jiǎn)練，條理清楚。匯報(bào)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)有任何的意見(jiàn)和建議要及時(shí)紀(jì)錄下來(lái)以便談話結(jié)束后整理補(bǔ)充原有的材料。匯報(bào)結(jié)束后，如果領(lǐng)導(dǎo)談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領(lǐng)導(dǎo)表示結(jié)束后方可告辭。告辭時(shí)要整理好自己的衣著、座椅等，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時(shí)要主動(dòng)說(shuō)“謝謝”、“請(qǐng)留步”等以示禮貌
(4)辦公室儀容禮儀
在辦公室里，秘書(shū)人員要樹(shù)立整潔、端莊的個(gè)人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無(wú)論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。如果沒(méi)有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過(guò)于暴露或前衛(wèi)�；瘖y要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運(yùn)動(dòng)裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。
文秘接待客人的注意事項(xiàng)
1、無(wú)論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應(yīng)按先來(lái)后到的原則接待每一個(gè)客人。
2、無(wú)論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬(wàn)不能皺眉頭。
3、接待客人時(shí)態(tài)度要鄭重，但說(shuō)話要留有余地。
4、對(duì)于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達(dá)他的要求，不讓客人等候。
5、為避免出錯(cuò)，對(duì)于客人說(shuō)的一些重要事項(xiàng)要確認(rèn)一遍。
6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。
7、要請(qǐng)客人填寫(xiě)接待登記簿。
8、上司沒(méi)確認(rèn)要見(jiàn)的客人，就不要讓他進(jìn)去。
9、在不了解對(duì)方身份時(shí)，若對(duì)方問(wèn)到上司在不在甚至上司的整個(gè)工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對(duì)方那里了解一些有用信息。
10、陌生客人來(lái)訪時(shí)，一定要注意聽(tīng)清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據(jù)情況的不同，對(duì)來(lái)客的意圖和目的要打聽(tīng)清楚，但在打聽(tīng)時(shí)不失禮儀。
文秘日常接待要領(lǐng)
(一) 迎接、招待客人
接待客人要注意以下幾點(diǎn)。
1、客人要找的負(fù)責(zé)人不在時(shí)
要明確告訴對(duì)方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時(shí)回本單位。請(qǐng)客人留下電話、地址，明確是由客人再次來(lái)單位，還是我方負(fù) 責(zé)人到對(duì)方單位去。
2、客人到來(lái)時(shí)
我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見(jiàn)，要向客人說(shuō)明等待理由與等待時(shí)間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應(yīng)該時(shí)常為客人換飲料。
3、接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)。
(1)在走廊的引導(dǎo)方法。
接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。
(2)在樓梯的引導(dǎo)方法。
當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時(shí)，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。
(3)在電梯的引導(dǎo)方法。
引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門(mén)，到達(dá)時(shí)，接待人員按“開(kāi)”的鈕，讓客人先走出電梯。
4、客廳里的引導(dǎo)方法。
當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請(qǐng)客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開(kāi)。如客人錯(cuò)坐下座，應(yīng)請(qǐng)客人改坐上座 (一般靠近門(mén)的一方為下座)。
(二)恭送客人
1、幫助賓客確認(rèn)所攜帶的行李物品，幫助賓客小心提送到車(chē)上。安放好行李后，向賓客作一下交代，并施禮感謝光臨和致告別語(yǔ)，如“祝您旅途愉快，歡迎下次再來(lái)!”、“祝您一路平安，同時(shí)希望我們合作愉快!”等。
2、幫賓客關(guān)車(chē)門(mén)時(shí)，時(shí)間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會(huì)驚嚇客人，太輕車(chē)門(mén)會(huì)關(guān)不上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車(chē)門(mén)夾住。
3、車(chē)門(mén)關(guān)好后，不能馬上轉(zhuǎn)身就走，而應(yīng)等賓客的車(chē)輛啟動(dòng)時(shí)，面帶微笑，揮手告別，目送車(chē)子離開(kāi)后才能離開(kāi)。
(三)接待預(yù)約客人
在最初的問(wèn)候之后，客人會(huì)做自我介紹，說(shuō)出要見(jiàn)之人姓名，秘書(shū)首先應(yīng)確定是否有預(yù)約。
(四)給上司擋駕
1、除個(gè)別極為特殊的情況外，上司在辦公室時(shí)應(yīng)向其請(qǐng)示，不要憑自己個(gè)人判斷，將客人回絕，說(shuō)上司不在。
2、即便是在拒絕對(duì)方時(shí)，也應(yīng)該注意禮儀，說(shuō)話留有余地。
(五)接待同時(shí)到訪的客人
1、堅(jiān)持先來(lái)后到，一視同仁原則
2、可在接待先到客人的同時(shí)，微笑著請(qǐng)后到客人稍等。
3、請(qǐng)先到客人作登記，然后問(wèn)候后到客人。
4、切記以貌取人
(六)接待不速之客
1、首先問(wèn)明對(duì)方來(lái)意，若對(duì)方不說(shuō)，則應(yīng)向其表明這是工作需要。
2、如來(lái)訪客人點(diǎn)名要與某人員會(huì)談，就應(yīng)立即與當(dāng)事人聯(lián)系。但是，聯(lián)系好之前，不應(yīng)該給客人以肯定的答復(fù)。
3、不要當(dāng)著客人的面就給當(dāng)事人打電話，免得當(dāng)事人拒絕接見(jiàn)時(shí)不好找借口。要讓客人與秘書(shū)保持一定的距離，是客人聽(tīng)不清秘書(shū)講話。
4、要用委婉拒絕客人
5、盡量不要讓客人在前臺(tái)久留。
(七)接待上門(mén)投訴的客人
1、把客人帶到會(huì)見(jiàn)室，為客人創(chuàng)造一個(gè)良好的接待環(huán)境。
2、盡量滿足客人的情感需求和專(zhuān)業(yè)需求。
(八)接待媒體記者
1、要熱情配合，為其提供方便。
2、對(duì)于所要報(bào)道的內(nèi)容要謹(jǐn)慎考慮，提供信息要實(shí)在。
3、沒(méi)有把握的事情不擅自決定。
4、要注意內(nèi)外有別，保守公司秘密。
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