物業(yè)公司會(huì)議管理制度

　　在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的物業(yè)公司會(huì)議管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　1、目的：

　　為進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議管理, 做好上情下達(dá)和下情上報(bào)工作, 實(shí)現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞, 提升公司運(yùn)營(yíng)水平, 確保會(huì)議內(nèi)容及議定的事項(xiàng)得到有效落實(shí), 特制訂本制度。

　　2、適用范圍：

　　本制度適用于公司內(nèi)部會(huì)議管理。

　　(各項(xiàng)目?jī)?nèi)部會(huì)議管理規(guī)范由項(xiàng)目自定, 報(bào)總經(jīng)辦審批后執(zhí)行)

　　3、管理權(quán)責(zé)：

　　3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

　　3.2 會(huì)議提擬人或主辦職能部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作, 并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。

　　4、會(huì)議分類：

　　備注:如公司會(huì)議需提前或延遲等特殊情況, 總辦將提前通知。

　　5. 會(huì)議要求:

　　5.1、做好會(huì)議記錄。公司會(huì)議記錄要做到專人記錄和管理, 會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦和催辦, 并將督辦和催辦情況報(bào)告會(huì)議主持人。必要時(shí)應(yīng)按照會(huì)議主持人的要求形成會(huì)議紀(jì)要, 以使大家共同遵照?qǐng)?zhí)行。每月底總經(jīng)辦檢查會(huì)議記錄及落實(shí)情況, 并作為考核當(dāng)事人工作的依據(jù)。職能部門專題會(huì)議也要指定人員做好會(huì)議記錄, 用以備忘。

　　5.2、講究會(huì)議質(zhì)量。各類會(huì)議主持人會(huì)前應(yīng)與參會(huì)人員充分溝通, 做到心中有數(shù)。對(duì)議而不決的事項(xiàng)提出解決的原則與方法, 并對(duì)此負(fù)責(zé)。各類會(huì)議力求精干高效用數(shù)據(jù)說(shuō)話, 部署的工作做沒(méi)做, 做到什么程度, 沒(méi)做或沒(méi)做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復(fù), 防止和杜絕空洞無(wú)物或泛泛而論。

　　5.3、力求會(huì)議實(shí)效。會(huì)議議定的事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施, 與會(huì)負(fù)責(zé)人要按照落實(shí)要求, 層層進(jìn)行傳達(dá)貫徹, 務(wù)必使直接執(zhí)行人明確是什么、為什么、怎么做, 對(duì)經(jīng)常性工作要作用制度的形式確定下來(lái), 力求使每次會(huì)議都有具體的成果。

　　5.4、嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。會(huì)議管理是保證會(huì)議質(zhì)量的一項(xiàng)措施。與會(huì)人員應(yīng)有機(jī)的安排工作, 認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)由會(huì)議主持人決定、會(huì)議記錄人會(huì)前通知。與會(huì)人員一般不得缺席或指定他人代表, 確因個(gè)人緊急事務(wù)需要請(qǐng)假的, 須向會(huì)議主持人請(qǐng)假, 同時(shí)指定專人代為履行職責(zé)。

　　6、管理內(nèi)容:

　　6.1 會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌

　　6.1.1 每月28日前, 總經(jīng)辦應(yīng)與各項(xiàng)目協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開(kāi)的項(xiàng)目例會(huì), 統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理審批后, 匯同公司例會(huì)編制《月度會(huì)議計(jì)劃》, 于月底前發(fā)放至各項(xiàng)目/職能部門負(fù)責(zé)人。

　　6.1.2 凡總經(jīng)辦已列入計(jì)劃的項(xiàng)目例會(huì), 如需改期, 或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)例會(huì)時(shí), 項(xiàng)目應(yīng)提前2天報(bào)請(qǐng)總經(jīng)辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。

　　6.1.3 會(huì)議安排的原則為:小會(huì)服從大會(huì), 局部服從整體, 臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)?公司例會(huì)、公司臨時(shí)會(huì)議、項(xiàng)目例會(huì)、項(xiàng)目臨時(shí)會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。

　　6.2 會(huì)議準(zhǔn)備

　　6.2.1 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定:

　　1 、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議, 月中無(wú)調(diào)整的, 不再另行通知, 由各項(xiàng)目按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人;

　　2 、屬下列情況之一者, 按“誰(shuí)提擬, 誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知: (1)未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議; (2)雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃, 但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明;

　　(3)其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。

　　3、會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上, 通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門;

　　4、會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議, 應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書(shū)面通知; 涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議, 主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。

　　6.2.2 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:

　　1、會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料(如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等) 準(zhǔn)備的組織工作;

　　2、會(huì)所根據(jù)會(huì)議提擬部門要求提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作, 如落實(shí)會(huì)場(chǎng), 布置會(huì)場(chǎng), 備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等;

　　3、公司總部召開(kāi)的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)組織統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

　　4、各項(xiàng)目/職能部門在公司總部召開(kāi)的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的, 應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門(會(huì)所) 提出工作聯(lián)系單, 由會(huì)議室管理部門(會(huì)所) 統(tǒng)籌安排。

　　6.3 會(huì)議組織。

　　6.3.1 會(huì)議組織遵照“誰(shuí)提擬, 誰(shuí)組織”的原則。

　　6.3.2 會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定:

　　1、主持人應(yīng)不遲于會(huì)前 5 分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng), 檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況, 做好會(huì)前準(zhǔn)備。

　　2、主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后, 將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等, 進(jìn)行必要的說(shuō)明。

　　3、會(huì)議進(jìn)行中, 主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況, 對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制, 并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言, 以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。

　　4、屬討論、決策性議題的會(huì)議, 主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述, 適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn); 對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。

　　5、主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人(部門) 、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。

　　6.3.3 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定:

　　1、應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì), 并在《會(huì)議簽到表》上簽到。

　　2、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅, 緊扣議題。

　　3、遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。

　　4、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議, 原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。

　　5、遵守會(huì)議紀(jì)律, 與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到無(wú)聲, 原則上不允許接聽(tīng)電話, 如須接聽(tīng), 請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。

　　6 、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。

　　7、會(huì)議決議事項(xiàng), 與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)后立即執(zhí)行, 不得拖延或敷衍了事。

　　8、各職能部門/項(xiàng)目要把每次會(huì)議精神傳達(dá)到基層員工, 也可根據(jù)自己部門/項(xiàng)目的實(shí)際情況, 定期召開(kāi)部門/項(xiàng)目級(jí)會(huì)議傳達(dá)會(huì)議精神。

　　6.3.4 主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人, 考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。

　　6.5 會(huì)議記錄:

　　6.5.1 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。

　　6.5.2 公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定:

　　1、各項(xiàng)目應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員(一般為本項(xiàng)目的內(nèi)務(wù)文員, 名單報(bào)總經(jīng)辦備案), 負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。

　　2、會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織, 誰(shuí)記錄”的原則, 如有必要, 主持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要, 臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。

　　3、總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由總經(jīng)辦文員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作, 總經(jīng)理另有指定的, 從總經(jīng)理指定。

　　8.2 本6.5.3 會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定:

　　1、以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄, 根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。

　　2、會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格, 確保記錄的原始性。

　　3、對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng), 應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。

　　4、會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。

　　5、做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作, 及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會(huì)議簽到表》的考勤記錄報(bào)考勤人員。

　　6.5.4 下列情況下, 應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要:

　　1 、公司各類行政會(huì)議;

　　2 、須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議;

　　3 、其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。

　　6.5.5 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各職能部門組織各項(xiàng)目下對(duì)口部門的會(huì)議紀(jì)要及各項(xiàng)目每周行政例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)總經(jīng)辦一份存檔備查。

　　6.5.6 會(huì)議原始記錄的備檔按以下規(guī)定:

　　1 、各職能部門負(fù)責(zé)組織的公司各類會(huì)議的會(huì)議記錄, 由本部門負(fù)責(zé)日常歸檔、保管但應(yīng)作為機(jī)要檔案每季度及時(shí)轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。

　　2 、各職能部門內(nèi)部會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。

　　6.5.7 會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案, 保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　6.6 會(huì)議跟進(jìn)

　　6.6.1 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的, 遵照“誰(shuí)組織, 誰(shuí)跟進(jìn)”的原則; 會(huì)議主持人另有指定的, 從主持人指定。

　　6.6.2 集團(tuán)總經(jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí), 集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的, 從集團(tuán)總經(jīng)理指定。

　　6.6.3 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。

　　7、獎(jiǎng)懲

　　7.1 獎(jiǎng)罰:計(jì)入員工績(jī)效考核制度體現(xiàn)

　　7.2 遲到、早退、缺席

　　1、遲到 所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)時(shí)間后 5 分鐘內(nèi)未到的, 計(jì)為遲到。

　　2、早退 凡參加會(huì)議人員, 如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開(kāi)結(jié)束前 5 分鐘提前離開(kāi)會(huì)場(chǎng)的, 計(jì)為早退。

　　3、缺席 凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的, 計(jì)為缺席。

　　8、附則。

　　8.1 本制度由廣州XX 物業(yè)管理有限公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

　　制度由總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效, 自頒布之日起執(zhí)行。

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