如何去除word中多余的空格及空行

　　在使用word排版的時(shí)候，我們也許會(huì)遇到空格和空行，很多朋友覺得直接按刪除掉就可以去除了，可這樣是費(fèi)力不討好的，有哪些方法更加快速有效去除word中多余的空格及空行呢？以下是小編幫大家整理的如何去除word中多余的空格及空行，希望能夠幫助到大家。

　　一、去掉表格和格式

　　為了版面的整齊，網(wǎng)頁文檔都是以表格的形式存在的，只是一般情況下表格的顏色被設(shè)為無色或表格寬度被設(shè)為0，所以我們?cè)诰W(wǎng)頁上看不到表格。另外，網(wǎng)頁文檔中換行用的都是手動(dòng)換行符，還有對(duì)字體等格式的設(shè)置。如果把從網(wǎng)頁上復(fù)制的文字直接粘貼到Word中，那么它們也都粘貼進(jìn)來了，這給重新排版帶來了很大的麻煩。

　　從“編輯”菜單中單擊“全選”，然后單擊“剪切”，再單擊“選擇性粘貼”。在打開的的“選擇性粘貼”對(duì)話框中選擇“形式”為“無格式文本”，確定。這樣表格和各種格式都沒了，手動(dòng)換行符也變成了回車符（段落標(biāo)記）。另外還可以從“文件”菜單中選擇“另存為”，把文檔保存為純文本文件，再用Word打開，效果和上面的方法完全一樣。

　　如果剛從網(wǎng)頁上復(fù)制了文字，那么在Word中可以直接執(zhí)行“選擇性粘貼”的步驟，這樣將省事得多。

　　二、刪除空格

　　網(wǎng)頁文字中會(huì)有許多的空段和空格，在Word中排版時(shí)也需要清除。那么為什么這一步要?jiǎng)h除空格，而不是先刪除空段呢？道理是：有些看起來什么也沒有的段落中可能存在空格，而有空格的段落并不是真正的空段，在Word中沒法對(duì)它們批量執(zhí)行刪除操作。

　　首先，從“編輯”菜單中打開“替換”對(duì)話框（打開后暫時(shí)不要關(guān)閉，后面的操作都要在這里完成）。把光標(biāo)定位到“查找內(nèi)容”文本框中，按一下空格鍵輸入一個(gè)空格（默認(rèn)情況下是半角空格），“替換為”文本框中什么都不填。單擊“全部替換”，Word將刪除所有的空格。你可能會(huì)說怎么我這還有許多空格呀？別急，如果這樣的話，那是因?yàn)檫@個(gè)文檔中還有另外兩種空格：全角空格和制表符空格。對(duì)這兩種空格，半角空格是不會(huì)把它們當(dāng)一家人的，所以替換時(shí)對(duì)它們置之不理。打開中文輸入法，按Shift+空格鍵，切換到全角狀態(tài)，然后按空格鍵在“查找內(nèi)容”框里輸入一全角空格，“替換為”為空，再按“全部替換”，所有的全角空格也都刪除了。再單擊對(duì)話框中的“高級(jí)”按鈕，然后單擊“特殊字符”，選擇“制表符”，在“查找內(nèi)容”框中會(huì)出現(xiàn)“^t”（當(dāng)然也可以手工輸入），“替換為”為空，再單擊“全部替換”，制表符空格也都沒了。

　　三、刪除空段

　　刪除空段的時(shí)機(jī)終于成熟了。在“查找和替換”對(duì)話框的“高級(jí)”模式下，兩次單擊“特殊字符”中的“段落標(biāo)記”，“查找內(nèi)容”框中將出現(xiàn)兩個(gè)“^p”（也可以手工輸入^p^p），再把光標(biāo)定位到“替換為”框中，單擊“段落標(biāo)記”輸入一個(gè)“^p”，再單擊“全部替換”，文檔中所有的空段全部消失。

　　其中的道理是什么呢？請(qǐng)想一下，沒有空格的空段是怎樣產(chǎn)生的？不正是我們連打了兩次回車之后才有的么？現(xiàn)在把兩個(gè)連續(xù)的回車替換成一個(gè)，正好消除了那個(gè)空段。

　　如果有連續(xù)的空段的話，一次替換不完，你可以多按幾次“全部替換”，直到提示找不到替換的對(duì)象為止。

　　拓展：正確顯示 Word中空格

　　初次接觸Word 2007的朋友可能在使用中會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣一個(gè)問題：在Word 2007空格變成了一個(gè)個(gè)的小點(diǎn)，按空格鍵就是點(diǎn)。這對(duì)于已經(jīng)習(xí)慣Word 2003還剛開始用Word 2007 的用戶來說是個(gè)麻煩，原來word 2003只要在工具-"選項(xiàng)"-"視圖"選項(xiàng)卡里把"格式標(biāo)記"中的空格去掉就可以解決問題。那么在Word 2007我們?cè)撊绾谓鉀Q這樣的問題，恢復(fù)自己原來熟悉的空格呢? 采用“常用工具欄”中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”，把這些小黑點(diǎn)隱藏起來，還空格以本來面目。

　　但筆者認(rèn)為這種方法仍有不足之處：

　　首先，“編輯標(biāo)記”不只“空格”一種。點(diǎn)擊Word上方的“工具→選項(xiàng)→視圖”(請(qǐng)見附圖)。圖中的“格式標(biāo)記”都是“編輯標(biāo)記”，除空格之外還有制表符、隱藏文字、可選分隔符、可選連字符、段落標(biāo)記。王老師的方法不能進(jìn)行選擇性隱藏，即在空格不顯示為小點(diǎn)的同時(shí)，段落標(biāo)記等其他“編輯標(biāo)記”也同時(shí)看不到了，這不一定都是我們所希望的。

　　其次，采用這種方法，并不能保證每次都能把這些小黑點(diǎn)隱藏成功。如果“空格”之前有“√”，則無論點(diǎn)擊“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”多少次，這些小黑點(diǎn)都不能被隱藏。

　　因此筆者認(rèn)為：

　　第一，如果文檔中需要把空格顯示為小黑點(diǎn)，可選中“空格”前的“√”;

　　第二，如果不需顯示這些小黑點(diǎn)，應(yīng)把“空格”之前的“√”去掉;如果這些小黑點(diǎn)依然存在，點(diǎn)擊“常用工具欄”中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”即可。如果再點(diǎn)擊一次，這些小黑點(diǎn)可重新顯示。

　　如果空格顯示為小黑點(diǎn)而揮之不去，卻是一件很丟面子的事情，尤其顯示給學(xué)生們時(shí)。按照以上方法就能讓空格恢復(fù)到自己原來熟悉的樣子.這錦囊妙計(jì)感覺不錯(cuò)吧?但愿這些“實(shí)用”技巧能真正成為你工作中的“使用技巧”，而不是試過一次，就從你的世界消失了，如果是這樣的話，那么高效率也將從你的世界中悄悄消失。

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