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商務(wù)英語(yǔ)信函特點(diǎn)
引導(dǎo)語(yǔ)：隨著經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展,商務(wù)英語(yǔ)信函已成為對(duì)外貿(mào)易中不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代外貿(mào)活動(dòng)中最常用也最有效的通訊手段之一。但是商務(wù)英語(yǔ)信函到底有什么特點(diǎn)?下面就由YJBYS的小編帶大家一起了解商務(wù)英語(yǔ)信函的特點(diǎn)。希望能為大家?guī)?lái)幫助。
摘 要: 英國(guó)論文隨著時(shí)代的發(fā)展, 使用簡(jiǎn)潔通俗的語(yǔ)言已成為現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ), 尤其是商務(wù)英語(yǔ)信函的突出特點(diǎn)。本文從這一特點(diǎn)形成的根源簡(jiǎn)易英語(yǔ)運(yùn)動(dòng)出發(fā), 分析了簡(jiǎn)易英語(yǔ)的定義, 遵循的原則, 最后在此基礎(chǔ)上通過(guò)大量例證的對(duì)照比較, 總結(jié)了簡(jiǎn)易英語(yǔ)趨勢(shì)在現(xiàn)代商務(wù)交際中的體現(xiàn)。
商務(wù)英語(yǔ)和法律英語(yǔ)一樣, 通常被認(rèn)為是充斥著技術(shù)性術(shù)語(yǔ)和詰屈聱牙語(yǔ)句的典型書(shū)面語(yǔ)。不可否認(rèn), 很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái), 商務(wù)文書(shū)給人的印象確實(shí)如此。然而隨著時(shí)代的發(fā)展, 這種情況已得到極大的改觀, 商務(wù)交際用語(yǔ)漸趨簡(jiǎn)明易懂。使用簡(jiǎn)潔通俗的語(yǔ)言已成為現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)的突出特點(diǎn)。我們可以比較一下下面的兩句商務(wù)信函中的用語(yǔ):
1. We beg respectfully to state that we are in receipt ofyour L/C in the amount of USD××× for which we thankyou. 2. We inform you that we have received your L/C forUSD×××. 可以看出, 這兩句表達(dá)的意思完全相同, 但是第一句使用了 beg respectfully to state, in receipt of, inthe amount of, 以及包括定語(yǔ)從句 for which we thank you等表達(dá)極為繁雜的用語(yǔ), 而第二句用語(yǔ)簡(jiǎn)潔明快, 但是它所包含的信息量較第一句而言沒(méi)有絲毫的減少�，F(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)正是提倡使用簡(jiǎn)單詞語(yǔ)( plain words) , 而不用復(fù)雜的語(yǔ)句 ( complicated words) , 尤其是那些繁復(fù)老套的用語(yǔ), 即我們所說(shuō)的陳詞濫調(diào)( cliché)�，F(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)的這一顯著特點(diǎn), 其實(shí)與這些年來(lái)在英美等國(guó)出現(xiàn)的英語(yǔ)簡(jiǎn)化趨勢(shì), 尤其是在美國(guó)大張旗鼓推行的簡(jiǎn)易英語(yǔ)運(yùn)動(dòng)( Plain English Movement)有直接的聯(lián)系。這一運(yùn)動(dòng)要求革除商業(yè)契約上的繁文縟節(jié), 簡(jiǎn)化法律用語(yǔ), 從而起到方便民眾, 減 少因繁復(fù)用語(yǔ)而引起不必要爭(zhēng)端的作用。1978 年 3 月 24 日, 當(dāng)時(shí)的美國(guó)總統(tǒng)卡特更是簽署了第 12044 號(hào)行政命令, 要求聯(lián)邦政府各部切實(shí)保證頒布的每項(xiàng)法令必須以簡(jiǎn)單易懂的英語(yǔ)撰寫(xiě), 以便須依照有關(guān)法令辦事的人都能看懂。這一法令理所當(dāng)然受到普通老百姓的歡迎, 而簡(jiǎn)易英語(yǔ)運(yùn)動(dòng)在這一法令的推動(dòng)之下也得到了更為蓬勃的開(kāi)展[1]。
一、 什么是“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)”
所謂簡(jiǎn)易英語(yǔ)( Plain English) , 美國(guó)學(xué)者考特蘭?博維(Courtland Bovèe)和約翰?席爾( John Thill)認(rèn)為簡(jiǎn)易英語(yǔ)是用簡(jiǎn)易的文字和結(jié)構(gòu)寫(xiě)成的語(yǔ)句, 讀者都能看懂, 很接近于我們的口語(yǔ)
[2]�？梢�(jiàn), “ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 是指書(shū)面表達(dá)中使用清晰正確的英語(yǔ)簡(jiǎn)明扼要而有效地傳遞信息。“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 并不幼稚, 也并非過(guò)分簡(jiǎn)單化的英語(yǔ)。“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 重視信息的傳遞。它并不堆積詞藻, 而且不會(huì)不必要地使用行話、 術(shù)語(yǔ)等難懂的表達(dá)。換句話說(shuō),“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)”徹底拋棄了繁文贅語(yǔ)和讓人無(wú)所適從的表達(dá)。用“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 書(shū)寫(xiě)的文件是為了讓人們讀懂, 因此所用的詞語(yǔ)都是讀者能夠理解的。只要讀者能夠理解, “ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 用到技術(shù)性較強(qiáng)的專業(yè)術(shù)語(yǔ)也并非不可。比如,一篇醫(yī)學(xué)學(xué)報(bào)上的論文面向的是醫(yī)學(xué)專家, 使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)是可以的, 因?yàn)檫@些讀者能夠理解。只要表達(dá)恰當(dāng), 這篇論文的語(yǔ)言仍然可被稱為“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)”。當(dāng)然, 如果這篇文章是出現(xiàn)在面向公眾的通俗雜志上, 那么再包含很多專業(yè)術(shù)語(yǔ)就很可能出現(xiàn)普通讀者無(wú)法理解的狀況。這個(gè)時(shí)候, 只有使用普通大眾能夠理解的字眼那它才是“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)”。我們應(yīng)該看到非常復(fù)雜的概念也是可以用“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 加以解釋的。許多法律文書(shū), 比如合同和法令, 用“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 改寫(xiě)后仍然能做到表達(dá)精確無(wú)誤。
二、“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 所遵循的原則
“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 最重要的原則就是讀者為先。即為讀者著想, 考慮讀者的需求。要“ 簡(jiǎn)易” , 就得好好考慮如下的問(wèn)題:讀者需要知道些什么? 他們對(duì)這個(gè)問(wèn)題的理解程度如何? 怎樣才能更好地把意思組織起來(lái)以便讀者更好地理解? 要想有效傳遞你的信息, 首要的是要清楚什么樣的人會(huì)閱讀你寫(xiě)的東西。具體來(lái)講, “ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 遵循如下的原則:
(一)寫(xiě)作前做好規(guī)劃 起草文書(shū)之前, 首先得明確自己的寫(xiě)作目的。 讀者是誰(shuí)? 他們對(duì)于所涉及的話題是非常了解, 了解一點(diǎn)還是一無(wú)所知? 他們想知道些什么? 找到這些問(wèn)題的答案, 做到心中有數(shù)。一旦知道了讀者是誰(shuí), 就應(yīng)該盡可能從他們的角度來(lái)看問(wèn)題, 來(lái)表達(dá)
問(wèn)題, 而不要從自己或是公司的角度出發(fā)。表達(dá)時(shí)要直截了當(dāng), 就像是在和讀者當(dāng)面交談一樣。多用“ we” 和“ you” , 這要比用“ the department/ bank/council” 和“ the client/ customer/ ratepayer” 平易近人得多。
(二)使用讀者能懂的詞 如果面向普通讀者群, 簡(jiǎn)易英語(yǔ)中不會(huì)使用艱深難懂的字眼, 不會(huì)使用技術(shù)性強(qiáng)的專業(yè)術(shù)語(yǔ), 因?yàn)檫@樣讀者很有可能理解不了。如果確實(shí)有必要讓讀者了解某個(gè)術(shù)語(yǔ), 那是一定會(huì)加以解釋的。簡(jiǎn)易英語(yǔ)中不會(huì)出現(xiàn)“ heretofore” , “ herein” 和“ aforementioned” 等文縐縐的字眼。簡(jiǎn)易英語(yǔ)多使用明白曉暢的日常表達(dá), 它更易理解,也更平易近人。當(dāng)然, 簡(jiǎn)易英語(yǔ)并非簡(jiǎn)單地將難懂的單詞替換為好懂的字眼, 但是如果你用與人直接交談的方式來(lái)寫(xiě)作就已經(jīng)是一個(gè)很好的開(kāi)端了。例如, 將 I refer toyour letter of 7 May. 改寫(xiě)為 Thank you for your letter of 7May.這便是 Plain English。再如, prior to and following 換用 before and after, 這也是簡(jiǎn)易英語(yǔ)的體現(xiàn)。
(三)多用短句和簡(jiǎn)短的段落簡(jiǎn)易英語(yǔ)多用短句, 一句話中通常只包含一至兩個(gè)意思, 如果需要解釋一個(gè)術(shù)語(yǔ)或是闡述某個(gè)觀點(diǎn), 通常會(huì)另起一句單獨(dú)解釋。
但是, 簡(jiǎn)易英語(yǔ)不會(huì)單純?yōu)榱诉_(dá)到簡(jiǎn)潔的目的而犧牲文字的清楚性。 短句并不一定就能將意思表達(dá)清楚。 有時(shí)為了講清楚某個(gè)意思你必須得用更多的詞語(yǔ)。某些規(guī)則講一句話只能包含多少字, 我們不能機(jī)械地盲從如此的規(guī)則。我們首要的指導(dǎo)原則還是要將意思表達(dá)清楚。其次, 在簡(jiǎn)易英語(yǔ)中, 通常是把思想用簡(jiǎn)短的段落組織起來(lái), 而且每一段都有一個(gè)中心思想。這樣的文章比長(zhǎng)篇大論易懂得多。
(四)多用主動(dòng)語(yǔ)態(tài), 少用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)
在以前, 人們草擬各種文書(shū)時(shí)總是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)用得多。例如: Applications will be processed within two weeks. 在這句話中, 我們并不清楚動(dòng)作由誰(shuí)發(fā)出。此外, 讀者對(duì)于“ processed” 一詞的含義也有可能不太明白。 現(xiàn)在隨著簡(jiǎn)易英語(yǔ)運(yùn)動(dòng)的進(jìn)行, 同樣的一句就會(huì)換用主動(dòng)語(yǔ)態(tài), 從而意思表達(dá)就直接得多:We will reply to your application withintwo weeks. 這樣讀者就清楚了動(dòng)作由誰(shuí)發(fā)出, 會(huì)得到什么:兩星期后得到答復(fù)。
(五)少用大寫(xiě)字母
大寫(xiě)字母不能濫用，而且使用大寫(xiě)字母會(huì)使你的文字少很多親切感。過(guò)去在有些商務(wù)文書(shū)中總是存在過(guò)度使用大寫(xiě)字母的趨勢(shì)。例如, 在一些政府文件或公告中會(huì)有這樣的文字:When the Department issued its Annual Report,the Minister tabled it in the Federal Parliament. 考慮到公眾的接受程度, 現(xiàn)在符合潮流的寫(xiě)法是去除那些不必要的大寫(xiě)字母, 像這樣:When the department issued its annualreport, the minister tabled it in the federal parliament[3].這樣公眾更能接受, 因?yàn)樗辉倌敲锤吒咴谏稀?面目可憎。
(六)語(yǔ)義不能模棱兩可寫(xiě)作時(shí)要注意不能寫(xiě)出有歧義的句子, 這樣會(huì)妨礙讀者的理解, 這也是簡(jiǎn)易英語(yǔ)重要的一條原則。倫敦地鐵里曾經(jīng)有這樣一個(gè)告示: Dogs must be carried at all times.給人的感覺(jué)是每個(gè)乘地鐵的人都必須牽條狗。但它的本意是說(shuō)如果乘客帶狗的話必須隨時(shí)牽著不能放手[4]。雖然用詞簡(jiǎn)單, 但整句話令人費(fèi)解, 已經(jīng)不是 Plain English 了。當(dāng)然, 簡(jiǎn)易英語(yǔ)并不僅僅是遣詞造句的問(wèn)題。文本的設(shè)計(jì)同樣重要。如果文本的布局很凌亂, 字體很小, 或者文字的顏色不醒目, 那么即使內(nèi)容很清楚讀者還是有可能在理解時(shí)碰到困難。所以這些問(wèn)題在所謂的實(shí)用英語(yǔ)寫(xiě)作( practical writing)中都應(yīng)該仔細(xì)考慮。
三、 “ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 在現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)中的體現(xiàn)簡(jiǎn)易英語(yǔ)在現(xiàn)代生活中是無(wú)處不在的。
很多人都聽(tīng)說(shuō)過(guò)有用簡(jiǎn)易英語(yǔ)擬就的保單和政府報(bào)告, 但簡(jiǎn)易英語(yǔ)并不僅僅出現(xiàn)在官方文書(shū)中, 任何組織或機(jī)構(gòu)為了和公眾以及它們的內(nèi)部員工溝通, 都需要用到簡(jiǎn)易英語(yǔ)。簡(jiǎn)易英語(yǔ)的使用隨著簡(jiǎn)易英語(yǔ)運(yùn)動(dòng)的蓬勃開(kāi)展以及政府的提倡, 已經(jīng)滲透進(jìn)商務(wù)交際(Business Communication) 的方方面面, 大到法律文契、 保單、 標(biāo)書(shū)、 年報(bào)、 政府部門和銀行等其它組織的往來(lái)信函, 小到各類帳單、 通知、 航班及公共交通時(shí)刻表等, 都出現(xiàn)了簡(jiǎn)易英語(yǔ)的身影。簡(jiǎn)易英語(yǔ)在現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)中有如下體現(xiàn), 我們用實(shí)例詳細(xì)加以說(shuō)明:
(一)現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ), 尤其是商務(wù)信函中, 通常會(huì)略去不必要的冗言贅語(yǔ)。商務(wù)業(yè)務(wù)中講求的是時(shí)間和效率, 正所謂 Time is money, 因此簡(jiǎn)單地表達(dá)內(nèi)容和適度地把握分寸就非常重要。請(qǐng)看以下例句:We are compelled to ex-press our surprise and disappointment at finding the goodscontained in your last shipment not up to the agreed stan-dards.在此句中, 劃線的部分其實(shí)都大可不必, 若改寫(xiě)為:We are surprised that your last delivery does not match upwith the standards.則要簡(jiǎn)潔許多。此外, 為了達(dá)到簡(jiǎn)潔的目的, 除了表示強(qiáng)調(diào)的重復(fù), 商務(wù)信函中還會(huì)避免使用反復(fù)累贅的用語(yǔ), 試比較(括號(hào)外為簡(jiǎn)明用語(yǔ), 括號(hào)內(nèi)為累贅用語(yǔ)) : annually ( for the period of a year) , during 2002( during the year of 2002) , separately( under separate cover) ,for $ 200( for the price of $ 200)。很顯然, 括號(hào)內(nèi)的用語(yǔ)與當(dāng)今英語(yǔ)簡(jiǎn)易化的趨勢(shì)和商務(wù)英語(yǔ)精干簡(jiǎn)練的表達(dá)風(fēng)格不相適應(yīng)。 當(dāng)然, 以下的表達(dá)尤其應(yīng)當(dāng)避免使用: adequateenough, grateful thanks, and moreover, combined together,past history, filled to the top, true facts, final completion, usu-al customs 等等。
(二)現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)和傳統(tǒng)的商務(wù)英語(yǔ)不同, 為了滿足時(shí)代的需要, 滿足現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)高 效率和低消耗的需要,它已開(kāi)始采用近似于口語(yǔ)化的語(yǔ)言。這是現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)中極其值得重視的一點(diǎn), 它與上文提到的“ 簡(jiǎn)易英語(yǔ)” 的第二條原則是相吻合的。具體來(lái)講, 就是現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ),尤其是商務(wù)書(shū)信往來(lái)中, 人們趨向于使用短小精悍、 更為人熟悉和口語(yǔ)化的用語(yǔ)及表達(dá)方式。經(jīng)過(guò)筆者的總結(jié), 有以下幾點(diǎn)(例子中括號(hào)外為現(xiàn)在常用的簡(jiǎn)明用語(yǔ), 括號(hào)內(nèi)為以往的用語(yǔ)) :
1. 使用短小精悍的單詞, 避免使用較長(zhǎng)而又過(guò)于書(shū)面化的單詞。有人認(rèn)為不寫(xiě)一些罕見(jiàn)的詞便不足以表達(dá)寫(xiě)作者的水平, 因此明明可以用 prefer, consider 或 decide來(lái)表達(dá), 卻用 to express a preference for, to give considera-tion to 或 to arrive at a decision 來(lái)代替。 這是一種錯(cuò)誤的想法,不應(yīng)提倡,我們寫(xiě)的每一封信都有它的一定目的,如果我們的書(shū)信和文件要使閱讀者看了兩三遍以后才能明白, 那么應(yīng)該說(shuō)這份文書(shū)的質(zhì)量就有問(wèn)題。我們應(yīng)該考慮讀者的文化水平和閱歷知識(shí),所用詞語(yǔ)應(yīng)控制在讀者的詞匯量范圍內(nèi), 例如: fire ( conflagration) , penalty( disincen-tive) , alike( homologous) , change(metamorphosis) , through-out ( pervasively) , widespread ( ubiquitous) , quick ( expedi-tious) , first ( foremost) , sweat ( perspiration) , after ( subse-quent) , large ( substantial) , issue ( promulgate) , house ( domi-cile) , use( utilize) , show( disclose)。
2. 商務(wù)英語(yǔ)中術(shù)語(yǔ)的使用是必不可少的, 但是在現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)中, 我們應(yīng)不再使用技術(shù)性過(guò)強(qiáng)的詞匯和一些過(guò)去常用的外來(lái)語(yǔ), 以達(dá)到簡(jiǎn)明易懂的目的, 例如: dan-ger ( peril) , arrangement ( format) , develop ( generate) , daily( per diem) , passage in and out ( ingress and egress) , well ac-quainted( au fait) , among other things( inter alia) , the presentposition( status quo)[5], in good faith( bona fide)。
3.使用簡(jiǎn)單的趨于口語(yǔ)化的表達(dá)方式, 避免使用復(fù)雜的商務(wù)固定用語(yǔ):We can deliver (We are in a position todeliver) , If you decide to?( If you come to a decision) , dur-ing( in the course of) , concerning( on the question of) , before( prior to) , if ( in the event of) , according to( as per) , We en-close ( Enclosed please find) , of today ( of even date) , by( per) , Please tell us ( Please be good enough to advise us) ,you ( your good selves) , your letter ( your favor) , separately( under separate cover) , We received your letter (We ac-knowledge receipt of your letter)[6], Thank you for your letter(We acknowledge with thanks for your letter)[6], We write toinform you(We beg to inform you) , a long time( a long peri-od of time) , now ( at the present time) , because ( due to thefact that) , about(with regard to) , even though( in spite of thefact that) , as you requested ( in accordance with your re-quest) , soon( in the near future) , allow/enable ( afford an op-portunity) , please note ( attention is required) , normally/e-qually( other things being equal)。
參考文獻(xiàn):
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