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會(huì)計(jì)從業(yè)資格《會(huì)計(jì)電算化》考點(diǎn)：編制會(huì)計(jì)報(bào)表

　　導(dǎo)語：UFO將報(bào)表制作分為兩大部分來處理，即報(bào)表格式與公式設(shè)計(jì)以及報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。我們一起來看看編制會(huì)計(jì)報(bào)表吧。

會(huì)計(jì)從業(yè)資格《會(huì)計(jì)電算化》考點(diǎn)：編制會(huì)計(jì)報(bào)表

　　(一)概述

　　1.UFO報(bào)表的功能概述

　　(1)文件管理功能;

　　(2)格式設(shè)計(jì)功能;

　　(3)公式設(shè)計(jì)功能;

　　(4)數(shù)據(jù)處理功能;

　　(5)圖表功能。

　　2.UFO報(bào)表的相關(guān)概念

　　(1)格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　UFO將報(bào)表制作分為兩大部分來處理，即報(bào)表格式與公式設(shè)計(jì)以及報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進(jìn)行的。

　�、俑袷綘顟B(tài)。在報(bào)表格式狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字，也可進(jìn)行報(bào)表公式的設(shè)計(jì)，如單元公式(計(jì)算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下所看到的只是報(bào)表的格式，而報(bào)表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。

　�、跀�(shù)據(jù)狀態(tài)。在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

　　報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè)“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個(gè)按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。

　　(2)單元

　　單元是組成報(bào)表的最小單位。單元名稱由所在行、列標(biāo)識(shí)。例如：C8表示第3列第8行交匯的那個(gè)單元。UFO的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。

　�、贁�(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。

　�、谧址麊卧�。字符單元也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。

　�、郾順訂卧�。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。

　　3.組合單元

　　組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)，UFO在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個(gè)單元的名稱來表示。

　　4.區(qū)域

　　區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長方形矩陣。在 UFO 中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個(gè)表頁，最小的區(qū)域是一個(gè)單元。例如：A6到C10的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點(diǎn)單元與終點(diǎn)單元用“：”連接。

　　5.表頁

　　一個(gè)UFO報(bào)表最多可容納99,999張表頁，一個(gè)報(bào)表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁在報(bào)表中的序號(hào)在表頁下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標(biāo)”。頁標(biāo)用“第1頁”-“第99999頁”表示，如果當(dāng)前表為第2頁，則可以表示為@2。

　　6.關(guān)鍵字

　　關(guān)鍵字是可以確定報(bào)表中數(shù)據(jù)不同的項(xiàng)目。

　　關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。如：一個(gè)資產(chǎn)負(fù)債表的表文件可存放一年12個(gè)月的資產(chǎn)負(fù)債表(甚至多年的多張表)，要對(duì)某一張表頁的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，就要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在UFO中被稱為關(guān)鍵字。

　　UFO 共提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號(hào)”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，UFO 還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時(shí)有特殊意義，可在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。

　　關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。

　　7.函數(shù)

　　企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報(bào)表系統(tǒng)本身，取自于報(bào)表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報(bào)表的表頁取數(shù)。UFO報(bào)表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實(shí)現(xiàn)的。

　　(1)自總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：

　　函數(shù)名(“科目編碼”,會(huì)計(jì)期間,[“方向”],[賬套號(hào)],[會(huì)計(jì)年度],[編碼1],[編碼2])

　　●科目編碼也可以是科目名稱，且必須用雙引號(hào)括起來。

　　●會(huì)計(jì)期間可以是“年”、“季”、“月”等變量，也可以是具體表示年、季、月的數(shù)字。

　　●方向即“借”或“貸”，可以省略。

　　●賬套號(hào)為數(shù)字，缺省時(shí)默認(rèn)為999賬套。

　　●會(huì)計(jì)年度即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。

　　● 編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關(guān)，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項(xiàng)目編碼等，如無輔助核算則省略。

　　賬務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：

　　總賬函數(shù) 　　　　　　金額式　　　　數(shù)量式　　　　　外幣式

　　期初額函數(shù)：　　　　QC(　)　　　 sQC(　)　　　wQC(　)

　　期末額函數(shù)：　　　　 QM(　)　　　 sQM(　)　　　wQM(　)

　　發(fā)生額函數(shù)：　　　　FS(　)　　　 sFS(　)　　　wFS(　)

　　累計(jì)發(fā)生額函數(shù)：　 LFS(　) 　　　 sLFS(　)　　wLFS(　)

　　條件發(fā)生額函數(shù)：　　 TFS(　)　　　sTFS(　)　　 wTFS(　)

　　對(duì)方科目發(fā)生額函數(shù)： DFS(　)　　　sDFS(　)　　wDFS(　)

　　凈額函數(shù)：　　　　　 JE(　)　　　sJE(　)　　　wJE(　)

　　匯率函數(shù)：　　　　　HL(　)

　　(2)自本表本表頁取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個(gè)：

　　數(shù)據(jù)合計(jì)：PTOTAL(　)

　　平均值：PAVG(　)

　　最大值：PMAX(　)

　　最小值：PMIN(　)

　　(3)自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自本表其他表頁的數(shù)據(jù)可以利用某個(gè)關(guān)鍵字，作為表頁定位的依據(jù)或者直接以頁標(biāo)號(hào)作為定位依據(jù)，指定取某張表頁的數(shù)據(jù)�？梢允褂肧ELECT函數(shù)從本表其他表頁取數(shù)。

　　例1，C1單元取自上個(gè)月的C2單元的數(shù)據(jù)：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。

　　例2，C1單元取自第二張表頁的C2單元數(shù)據(jù)可表示為：C1=C2@2。

　　(4)自其他報(bào)表取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自其他報(bào)表的數(shù)據(jù)可以用 “報(bào)表[.REP]”->單元的格式指定要取數(shù)的某張報(bào)表的單元。

　　(二)新建財(cái)務(wù)報(bào)表

　　【例】新建一張空白報(bào)表

　　操作演示：[xjbb.htm]

　　(三)報(bào)表格式定義

　　報(bào)表格式定義主要包括設(shè)計(jì)報(bào)表的表格、輸入報(bào)表的表間項(xiàng)目及定義項(xiàng)目的顯示風(fēng)格、定義單元屬性等。通過設(shè)置報(bào)表的表樣可以確定整張報(bào)表的大小和外觀。

　　報(bào)表格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報(bào)表尺寸、定義報(bào)表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內(nèi)容、定義顯示風(fēng)格、定義單元屬性、設(shè)置關(guān)鍵字等。

　　報(bào)表定義需要在“格式”狀態(tài)下進(jìn)行。

　　1.設(shè)置報(bào)表尺寸

　　設(shè)置報(bào)表尺寸是指設(shè)置報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。

　　[例]設(shè)置報(bào)表尺寸(11行4列)。

　　操作路徑：格式→表尺寸

　　2.定義組合單元

　　有些內(nèi)容如標(biāo)題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個(gè)單元容納不下，為了實(shí)現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。

　　[例] 定義組合單元。

　　操作路徑：格式→組合單元

　　3.畫表格線

　　報(bào)表的尺寸設(shè)置完成后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，該報(bào)表是沒有任何表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要?jiǎng)澤媳砀窬€。

　　[例] 畫表格線。

　　操作路徑：格式→區(qū)域畫線

　　4.輸入報(bào)表項(xiàng)目

　　報(bào)表的表間項(xiàng)目是指報(bào)表的文字內(nèi)容，主要包括表頭內(nèi)容、表體項(xiàng)目和表尾項(xiàng)目等�！　� [例] 輸入報(bào)表項(xiàng)目。

　　資產(chǎn)負(fù)債表(簡易)

　　編制單位：啟明科技　　　　　　　　　　　　　　　　單位：元

資產(chǎn)	期末數(shù)	負(fù)債及所有者權(quán)益	期末數(shù)
貨幣資金		短期借款
應(yīng)收賬款		應(yīng)付賬款
其他應(yīng)收款		應(yīng)交稅費(fèi)
庫存商品		負(fù)債合計(jì)
固定資產(chǎn)		實(shí)收資本
減：累計(jì)折舊		未分利潤
固定資產(chǎn)凈值		所有者權(quán)益合計(jì)
合計(jì)		合計(jì)

　　5.定義報(bào)表行高和列寬

　　如果報(bào)表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調(diào)整該行的高度或列的寬度�！　� [例] 定義所有行高和列寬。(行高：7;列寬：30)

　　操作路徑：格式→行高(列寬)

　　操作提示：

　　行高、列寬的單位為毫米。

　　6.設(shè)置單元風(fēng)格

　　單元風(fēng)格主要指的是單元內(nèi)容的字體、字號(hào)、字型、對(duì)齊方式、顏色圖案等。設(shè)置單元風(fēng)格會(huì)使報(bào)表更符合閱讀習(xí)慣，更加美觀清晰。

　　[例] 設(shè)置單元風(fēng)格。標(biāo)題文字：黑體、14號(hào)、居中。

　　操作路徑：格式→單元屬性

　　7.設(shè)置關(guān)鍵字

　　關(guān)鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號(hào)、年、季、月、日，另外還可以自定義關(guān)鍵字。用戶可以根據(jù)自己的需要設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。

　　[例]設(shè)置關(guān)鍵字(年、月、日)。

　　操作路徑：數(shù)據(jù)→關(guān)鍵字→設(shè)置

　　8.調(diào)整關(guān)鍵字位置

　　如果關(guān)鍵字的位置不合適，可通過調(diào)整偏移量的方式來調(diào)整關(guān)鍵字的位置。

　　[例] 調(diào)整關(guān)鍵字位置。

　　操作路徑：數(shù)據(jù)→關(guān)鍵字→偏移

　　操作提示：

　　關(guān)鍵字的位置可以用偏移量來表示，負(fù)數(shù)表示向左移，正數(shù)表示向右移。在調(diào)整時(shí)，可以通過輸入正或負(fù)的數(shù)值進(jìn)行調(diào)整。

　　關(guān)鍵字偏移量單位為象素。

　　9.操作演示：[bbgsdy.htm]

　　(四)報(bào)表公式定義

　　在財(cái)務(wù)報(bào)表中，由于各種報(bào)表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以報(bào)表中各種數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算的勾稽關(guān)系的檢測就用到了不同的公式。報(bào)表中，主要有計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式。

　　計(jì)算公式：定義了報(bào)表數(shù)據(jù)之間的運(yùn)算關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)報(bào)表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。所以必須定義計(jì)算公式。

　　審核公式：用于審核報(bào)表內(nèi)或報(bào)表之間的勾稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。

　　舍位平衡公式：用于報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)，如將以“元”為單位的報(bào)表數(shù)據(jù)變成以“萬元”為單位的報(bào)表數(shù)據(jù)時(shí)，表中的平衡關(guān)系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。

　　報(bào)表公式的定義方法有直接輸入法和引導(dǎo)輸入法。

　　[例] 設(shè)置報(bào)表計(jì)算公式。

　　貨幣資金期末數(shù)= QM(“1001”,月)+ QM(“1002”,月)

　　操作演示：[bbgosdy.htm]

　　操作提示：

　　單元公式中涉及到的符號(hào)均為英文半角字符。

　　單擊“fx”按鈕或雙擊某公式單元或按“=”鍵，都可打開“定義公式”對(duì)話框。

　　[例]保存報(bào)表格式。

　　操作演示：[bcbb.htm]

　　操作提示：

　　報(bào)表格式設(shè)置完以后，切記要及時(shí)將這張報(bào)表的格式保存下來，以便隨時(shí)調(diào)用。

　　“.REP”為用友報(bào)表文件的專用擴(kuò)展名。

　　(五)報(bào)表數(shù)據(jù)處理

　　報(bào)表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報(bào)表數(shù)據(jù)、審核報(bào)表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等。處理時(shí)，計(jì)算機(jī)將根據(jù)已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動(dòng)進(jìn)行取數(shù)、審核及舍位等操作�！　�(bào)表數(shù)據(jù)處理一般是針對(duì)某一特定表頁進(jìn)行的，因此，在數(shù)據(jù)處理時(shí)還涉及到表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作必須在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下進(jìn)行。

　　1.錄入關(guān)鍵字

　　關(guān)鍵字是表頁定位的特定標(biāo)識(shí)，在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字以后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對(duì)其實(shí)際賦值才能真正成為表頁的鑒別標(biāo)志，為表頁間、表與表間的取數(shù)提供依據(jù)。

　　[例]錄入關(guān)鍵字(2010年1月31日)。

　　操作路徑：數(shù)據(jù)→關(guān)鍵字→錄入

　　2.整表重算

　　當(dāng)完成報(bào)表的格式設(shè)計(jì)并完成賬套初始和關(guān)鍵字的錄入之后便可以計(jì)算指定賬套和指定報(bào)表時(shí)間的報(bào)表數(shù)據(jù)了。計(jì)算報(bào)表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進(jìn)行的，既可以在錄入完成報(bào)表的關(guān)鍵字后直接計(jì)算，也可以使用菜單功能計(jì)算。

　　[例]整表重算。

　　操作路徑：數(shù)據(jù)→表頁重算

　　3.操作演示：[scbbsj.htm]

　　【模擬練習(xí)】

　　【例題·判斷題】用友報(bào)表系統(tǒng)中，設(shè)置關(guān)鍵字是在格式狀態(tài)下進(jìn)行的。(　)

　　[答疑編號(hào)2846050401]

　　『正確答案』√

　　【例題·判斷題】用友報(bào)表系統(tǒng)中，審核公式用于審核報(bào)表內(nèi)或報(bào)表之間的勾稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。(　)

　　[答疑編號(hào)2846050402]

　　『正確答案』√

　　【例題·單選題】用友報(bào)表系統(tǒng)中，公式QM(“1001”,月)的含義是()。

　　A. 取1001科目的本月期初余額