何為采購管理？

　　采購管理是指對(duì)采購業(yè)務(wù)過程進(jìn)行組織、實(shí)施與控制的管理過程。不知道大家對(duì)采購管理的了解有多少？下面小編就來和大家介紹一下什么是采購管理，希望能夠幫助到您，謝謝您的閱讀，祝您閱讀愉快。

　　一、基本介紹

　　采購管理(Procurement Management)是計(jì)劃下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動(dòng)的全過程，對(duì)采購過程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購活動(dòng)執(zhí)行過程的科學(xué)管理�，F(xiàn)代管理教育將采購管理的職能劃分為三類，即保障供應(yīng)、供應(yīng)鏈及信息管理。

　　二、采購流程

　　1.采購計(jì)劃

　　采購計(jì)劃管理對(duì)企業(yè)的采購計(jì)劃進(jìn)行制定和管理，為企業(yè)提供及時(shí)準(zhǔn)確的采購計(jì)劃和執(zhí)行路線。采購計(jì)劃包括定期采購計(jì)劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購任務(wù)計(jì)劃(如系統(tǒng)根據(jù)銷售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的)。通過對(duì)多對(duì)象多元素的采購計(jì)劃的編制、分解，將企業(yè)的采購需求變?yōu)橹苯拥牟少徣蝿?wù)，系統(tǒng)支持企業(yè)以銷定購、以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購的多種采購應(yīng)用模式，支持多種設(shè)置靈活的采購單生成流程。

　　2.采購訂單

　　采購訂單管理以采購單為源頭，對(duì)從供應(yīng)商確認(rèn)訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗(yàn)、入庫等采購訂單流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤，實(shí)現(xiàn)全過程管理。通過流程配置，可進(jìn)行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經(jīng)過到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗(yàn)入庫等，在整個(gè)過程中，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)采購存貨的計(jì)劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務(wù)系統(tǒng)發(fā)向?qū)��?yīng)的供應(yīng)商，進(jìn)行在線采購。

　　3.發(fā)票校驗(yàn)

　　發(fā)票管理是采購結(jié)算管理中重要的內(nèi)容。采購貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運(yùn)采購業(yè)務(wù)，受托代銷業(yè)務(wù)等均是在此進(jìn)行處理。通過對(duì)流程進(jìn)行配置，允許用戶更改各種業(yè)務(wù)的處理規(guī)則，也可定義新的業(yè)務(wù)處理規(guī)則，以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。

　　4.交易管理

　　(Transaction)

　　較初級(jí)的采購管理多為對(duì)各個(gè)交易的實(shí)施和監(jiān)督。其特征為：圍繞著采購訂單(PO，Purchase Order);

　　與供應(yīng)商較容易的討價(jià)還價(jià);

　　僅重視諸如價(jià)格，付款條件，具體交貨日期等一般商務(wù)條件;

　　被動(dòng)地執(zhí)行配方和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

　　5.采購合同

　　(Procurement)

　　采購對(duì)于供應(yīng)商來說就是他們 的訂單。

　　隨著對(duì)前期大量訂單的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和匯總以及管理技能的提高，管理人員意識(shí)到供應(yīng)商管理的重要性;同時(shí)，根據(jù)自身的業(yè)務(wù)量分析(ABC法)，整個(gè)Logistics系統(tǒng)的要求，合理分配自身的資源，開展多個(gè)專案管理。這個(gè)階段的特征為：

　　圍繞著一定時(shí)間段的采購合同，試圖與供應(yīng)商建立長(zhǎng)久的關(guān)系;

　　加強(qiáng)了對(duì)供應(yīng)商其他條件的重視，如訂單采購周期(Lead Time)、送貨、經(jīng)濟(jì)批量、最小訂單量和訂單完成率;

　　重視供應(yīng)商的成本分析;

　　開始采用了投標(biāo)手段;

　　加強(qiáng)了風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

　　6.策略采購

　　供應(yīng)鏈管理(Strategic Sourcing-Supply Chain Management)

　　比較新的概念策略性采購，其特征是：

　　與供應(yīng)商建立策略性的伙伴關(guān)系;

　　更加重視整個(gè)供應(yīng)鏈的成本和效率管理;

　　與供應(yīng)商共同研發(fā)產(chǎn)品及其對(duì)消費(fèi)者的影響;

　　尋求新的技術(shù)和材料替代物，OEM方式的操作;

　　充分利用諸如跨地區(qū)，跨國家的公司(工廠)的集團(tuán)力量集中采購;

　　更為復(fù)雜，廣泛的應(yīng)用投標(biāo)手段。

　　其中，集中采購的手段正被愈來愈多的公司采用。集中的概念事實(shí)上包含兩層含義：集中集團(tuán)內(nèi)各分公司/各工廠的采購量;采購量集中給少數(shù)的供應(yīng)商，以圖獲取規(guī)模效應(yīng)帶來的節(jié)省。更進(jìn)一步的工作，是盡可能地減少材料的規(guī)格或標(biāo)準(zhǔn)，以圖從供應(yīng)商在原料采購和生產(chǎn)加工收益中帶來節(jié)省。

　　三、三項(xiàng)職能

　　1.保障供應(yīng)

　　采購管理最首要的職能，就是要實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)企業(yè)的物資供應(yīng)，保障企業(yè)生產(chǎn)和生活的正常進(jìn)行。企業(yè)生產(chǎn)需要原材料、零配件、機(jī)器設(shè)備和工具，生產(chǎn)線一開動(dòng)，這些東西必須樣樣到位，缺少任何一樣，生產(chǎn)線就開動(dòng)不起來。

　　2.供應(yīng)鏈管理

　　在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈的當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)際上就是供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)為了有效地進(jìn)行生產(chǎn)和銷售，需要一大批供應(yīng)商企業(yè)的鼎力相助和支持，相互之間最好的協(xié)調(diào)配合。一方面，只有把供應(yīng)商組織起來，建立起一個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)，才能夠形成一個(gè)友好的協(xié)調(diào)配合采購環(huán)境，保證采購供應(yīng)工作的高效順利進(jìn)行;另一方面，在企業(yè)中只有采購管理部門具有最多與供應(yīng)商打交道的機(jī)會(huì)，只有他們最有可能通過自己耐心細(xì)致的工作，通過與供應(yīng)商的溝通、協(xié)調(diào)和采購供應(yīng)操作，才能建立起友好協(xié)調(diào)的供應(yīng)商關(guān)系，從而建立起供應(yīng)鏈，并進(jìn)行供應(yīng)鏈運(yùn)作和管理。

　　3.信息管理

　　在企業(yè)中，只有采購管理部門天天和資源市場(chǎng)打交道，除了是企業(yè)和資源市場(chǎng)的物資輸入窗口之外，同時(shí)也是企業(yè)和資源市場(chǎng)的信息接口。所以采購管理除了保障物資供應(yīng)、建立起友好的供應(yīng)商關(guān)系之外，還要隨時(shí)掌握資源市場(chǎng)信息，并反饋到企業(yè)管理層，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供及時(shí)有力的支持。

　　四、采購管理制度

　　采購是現(xiàn)代物流鏈中的一個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，它的管理狀況關(guān)系著整個(gè)物流鏈的進(jìn)程。因此搞好公司的采購管理工作，對(duì)整個(gè)公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)行至關(guān)重要。

　　具體做法

　　1.采購工作管理目標(biāo)

　　2.采購管理系統(tǒng)

　　3.采購管理工作內(nèi)容

　　4.標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)程序

　　5.標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細(xì)則

　　6.公司采購規(guī)程

　　7.采購工作實(shí)施辦法

　　8.采購入庫驗(yàn)收管理規(guī)定

　　五、產(chǎn)品銷售制度

　　產(chǎn)品銷售是公司實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)因此產(chǎn)品銷售是現(xiàn)代公司最重要的一項(xiàng)管理制度一家公司缺乏現(xiàn)代的產(chǎn)品銷售管理制度不一定賣不出產(chǎn)品但肯定不能達(dá)到最好的效果現(xiàn)代公司的產(chǎn)品銷售管理制度主要有以下幾個(gè)方面

　　1.年度銷售計(jì)劃管理制度

　　2.銷售方針計(jì)劃書

　　3.銷售管理制度

　　4.銷售促進(jìn)計(jì)劃

　　5.產(chǎn)品定價(jià)管理制度

　　6.產(chǎn)品降價(jià)銷售管理規(guī)定

　　7.特約銷售組織制度

　　8.公司特約銷售經(jīng)營(yíng)制度

　　9.公司經(jīng)銷商年度獎(jiǎng)勵(lì)辦法

　　10.業(yè)務(wù)員開拓新客戶獎(jiǎng)勵(lì)辦法

　　11.公司銷售人員管理制度

　　12.銷售人員考核與獎(jiǎng)懲辦法

　　13.賣場(chǎng)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

　　14.售后服務(wù)管理制度

　　15.客戶投訴經(jīng)濟(jì)處罰細(xì)則

　　16.客戶投訴行政處罰條例

　　17.客戶投訴管理制度

　　18.客戶投訴案件處理辦法

　　19.客戶提案意見處理規(guī)定

　　六、倉儲(chǔ)管理制度

　　倉儲(chǔ)管理與采購管理一樣也是現(xiàn)代物流管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)做好倉儲(chǔ)管理工作對(duì)于保證及時(shí)供應(yīng)市場(chǎng)需要合理儲(chǔ)備加速周轉(zhuǎn)節(jié)約物資使用降低成本以及提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益都具有重要作用因此倉儲(chǔ)管理制度已成為現(xiàn)代公司管理制度中的重要組成部分它主要包括以下幾個(gè)方面

　　1.公司倉庫規(guī)劃管理制度

　　2.庫存量管理工作細(xì)則

　　3.公司物資儲(chǔ)存保管條例

　　4.公司儲(chǔ)存管理辦法

　　5.公司材料編號(hào)辦法

　　6.倉庫管理辦法

　　7.公司產(chǎn)品領(lǐng)用細(xì)則

　　8.公司發(fā)貨管理規(guī)定

　　9.退貨管理規(guī)定

　　10.進(jìn)貨管理規(guī)定

　　11.調(diào)貨管理規(guī)定

　　12.出庫管理規(guī)定

　　13.商品進(jìn)出庫管理規(guī)定

　　14.公司產(chǎn)品保管條例

　　15.倉庫安全管理辦法

　　七、管理平臺(tái)

　　互聯(lián)網(wǎng)第一個(gè)采購管理平臺(tái)由原浙江省機(jī)電設(shè)備招標(biāo)局局長(zhǎng)吳樹貴先生和曾任浙江省國際技術(shù)設(shè)備招標(biāo)有限公司總經(jīng)理助理的羅青先生在2001年共同創(chuàng)建;2002年創(chuàng)建上海必聯(lián);2009年獲十年電子商務(wù)模式創(chuàng)新大獎(jiǎng)。業(yè)內(nèi)的采購管理平臺(tái)基本功能包括：

　　(一)采購商采購管理平臺(tái)

　　1.價(jià)格管理：是企業(yè)確定采購價(jià)格的過程，建立和管理企業(yè)采購物品的統(tǒng)一價(jià)格體系，對(duì)采購價(jià)格的執(zhí)行范圍、定價(jià)方式進(jìn)行規(guī)范，必聯(lián)采購網(wǎng)為用戶企業(yè)構(gòu)建了一套完善的價(jià)格管理體系。

　　2.采購計(jì)劃：是由企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定并按照不同的計(jì)劃階段導(dǎo)入必聯(lián)采購網(wǎng)，支持多種格式文件導(dǎo)入，導(dǎo)入后的生產(chǎn)計(jì)劃可以進(jìn)行查看、修改。系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)校驗(yàn)機(jī)制，通過采購網(wǎng)中的采購目錄與計(jì)劃中物料的核對(duì)，自動(dòng)將不合格數(shù)據(jù)篩選出來，有效保證了計(jì)劃數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　3.采購定價(jià)：企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇多種采購模式：招標(biāo)、競(jìng)價(jià)、詢價(jià)。充分發(fā)揮市場(chǎng)杠桿效應(yīng)，降低采購品的材料成本和采購過程成本，提升采購工作效率，從而達(dá)到降低企業(yè)采購成本目的。

　　4.合同、協(xié)議管理：是采購定價(jià)結(jié)果的體現(xiàn)，也是采購實(shí)施的依據(jù)，包括采購品的價(jià)格信息、交貨條件、付款方式等主要信息。可以手工錄入合同，也可以根據(jù)采購定價(jià)項(xiàng)目的中標(biāo)結(jié)果直接生成合同。

　　5.訂單協(xié)同：企業(yè)需要一個(gè)完整的供應(yīng)鏈管理，才能動(dòng)態(tài)快速地響應(yīng)客戶需求。必聯(lián)采購網(wǎng)提供了一整套訂單協(xié)同的功能，包括訂單、收貨、退貨等的流程。

　　6.采購統(tǒng)計(jì)：主設(shè)定統(tǒng)計(jì)查詢方式，分為按項(xiàng)目采購統(tǒng)計(jì)和按采購價(jià)格統(tǒng)計(jì)兩種，可以對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)的歷史紀(jì)錄、訂單響應(yīng)、送貨及時(shí)率、貨物合格率、交易數(shù)據(jù)等進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，為采購決策提供強(qiáng)有力支持。

　　7.供應(yīng)商管理及評(píng)估：供應(yīng)商通過網(wǎng)上注冊(cè)，申請(qǐng)成為供應(yīng)商企業(yè)，經(jīng)過必聯(lián)采購網(wǎng)對(duì)供應(yīng)商注冊(cè)信息校對(duì)、驗(yàn)證通過，供應(yīng)商真正注冊(cè)成為采購網(wǎng)供應(yīng)商;采購商可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證，使其成為自己的潛在供應(yīng)商;擁有供貨資質(zhì)的供應(yīng)商稱為正式供應(yīng)商;采購商可對(duì)正式供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，選出合格供應(yīng)商。

　　8.采購目錄維護(hù)：采購品目錄是整個(gè)采購系統(tǒng)的基礎(chǔ)和根本，它具有統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編碼的特點(diǎn)，各個(gè)采購商根據(jù)自身企業(yè)的特點(diǎn)和需要進(jìn)行維護(hù)。

　　(二)供應(yīng)商供應(yīng)管理平臺(tái)

　　1.客戶管理：是對(duì)當(dāng)前用戶交易場(chǎng)狀態(tài)的管理，可以根據(jù)自己的需求，申請(qǐng)進(jìn)入新的交易場(chǎng);

　　2.交易管理：查看和操作不同狀態(tài)下的采購項(xiàng)目，全程管理采購交易;

　　3.訂單協(xié)同：必聯(lián)采購網(wǎng)提供了一整套訂單協(xié)同的功能，包括訂單、收貨、退貨等流程。

　　4.合同管理：合同是采購定價(jià)結(jié)果的體現(xiàn)，也可以根據(jù)采購定價(jià)項(xiàng)目的中標(biāo)結(jié)果直接網(wǎng)上交互和確定合同。

　　5.供貨管理：建立供應(yīng)產(chǎn)品與客戶之間的關(guān)聯(lián)，確保擁有供應(yīng)產(chǎn)品的資質(zhì);同時(shí)，與采購商雙向查看和管理協(xié)議內(nèi)容。

　　八、管理原則

　　1.首先必須建立完善的供應(yīng)商評(píng)審體制:對(duì)具體的供應(yīng)商資格、評(píng)審程序、評(píng)審方法等都要作出明確的規(guī)定。

　　2.建立采購流程、價(jià)格審核流程、驗(yàn)收流程、付款結(jié)算流程。

　　3.完善采購員的培訓(xùn)制度，保證采購流程有效實(shí)施。

　　4.價(jià)格的評(píng)審應(yīng)由相應(yīng)程序規(guī)定由相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)名簽署生效，杜絕暗廂操作。

　　5.規(guī)范樣品的確認(rèn)制度，分散采購部的權(quán)力。

　　6.不定期的監(jiān)督，規(guī)范采購行為。

　　7.建立獎(jiǎng)勵(lì)制度，下調(diào)價(jià)格后應(yīng)對(duì)采購員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

　　8.加強(qiáng)開發(fā)能力，尋求廉價(jià)代替品。

　　九、管理要素

　　第一，要確定供應(yīng)商的資格。以確保供應(yīng)商有良好的供貨能力。對(duì)于大型制造企業(yè)而言，這點(diǎn)尤為重要，因?yàn)楣��?yīng)商的穩(wěn)定供貨能力對(duì)于企業(yè)的穩(wěn)定生產(chǎn)具有關(guān)鍵性的作用，因此這些企業(yè)有一個(gè)合格供應(yīng)商名錄，采購只能限于名錄內(nèi)的供應(yīng)商，而且要由企業(yè)的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)化部門來核定這個(gè)名錄。

　　第二，采購價(jià)格形成機(jī)制。為了對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行有效管理，通常企業(yè)需要有一個(gè)價(jià)格小組來核定采購物品的價(jià)格上限，這個(gè)小組的成員應(yīng)該由高層主管、財(cái)務(wù)和采購部門共同組成，從而防止采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商在價(jià)格上有合謀私利的行為。

　　第三，付款方式的確定。這是實(shí)際的利益，企業(yè)應(yīng)盡最大的努力，爭(zhēng)取好的付款方式。

　　第四，數(shù)量核查。供應(yīng)商貨品到貨后，應(yīng)該由檢驗(yàn)部門核查到貨數(shù)量。

　　第五，質(zhì)量核查。對(duì)于有質(zhì)量要求的貨品，需要質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)。

　　十、行業(yè)差異

　　當(dāng)我們?cè)谒伎既绾翁岣呶覀兊牟少徆芾硭�平，降低采購總成本的時(shí)候，首先我們需要理解采購管理的行業(yè)差異是什么？這樣，我們才能理解并采用不同的方法來管理各行各業(yè)不同的采購工作。根據(jù)各行業(yè)采購工作的通性和個(gè)性，我們將采購管理工作分為四類：

　　第一類

　　生產(chǎn)性采購

　　就是我們采購這個(gè)物品是直接為了公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)所需。而生產(chǎn)性采購又分為兩類：

　　第1類是原材料性采購（MRP性物料采購）。所采購的此類物料是本企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品的組成部分或中間體產(chǎn)品；

　　第2類是零配件的采購（MRO性采購，就是維修，維護(hù)、修理、運(yùn)作），這些零配件是為了保障機(jī)器能正常生產(chǎn)運(yùn)作所需要的維修、更換配件。

　　這兩類物品的采購管理性質(zhì)不同，運(yùn)作方式也不同，看問題的角度也不同。

　　第二類

　　商貿(mào)性采購

　　像沃爾瑪這樣的零售商，它們的采購不屬于生產(chǎn)性采購，屬于商貿(mào)性采購，商貿(mào)性采購和生產(chǎn)性采購最大的區(qū)別是什么？批發(fā)商、零售商在采購物品時(shí)（像沃爾瑪采購的東西），采購什么商品并不十分重要，重要的是采購的東西必須保證能賺錢，筆筆都得賺錢，不賺錢就沒有必要采購進(jìn)貨。西瓜不賺錢，可以采購蘋果。但是對(duì)于生產(chǎn)性采購來講就不行，這個(gè)產(chǎn)品我們公司只能用這個(gè)原材料，我做餅干的，只能買面粉，不能說面粉太貴就不買了，不買就停產(chǎn)了，所以生產(chǎn)性并不保證每次采購都賺錢，而且采購的盈利性也不能直接反應(yīng)出來的。我們舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子：一個(gè)很稱職的生產(chǎn)采購部經(jīng)理，如果跳槽到批發(fā)商、零售商去做采購管理，也許過不了半年就被炒掉了，為什么？因?yàn)椴少徆芾淼慕嵌炔灰粯�。管理的方法也就有很大的不同�?/p>

　　第三類

　　一般日常用品性采購

　　像辦公用品采購，還有行政采購等。其特點(diǎn)是采購品類繁雜，但采購金額小。其所采購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。

　　第四類

　　項(xiàng)目性采購

　　有時(shí)候，我們的采購工作屬于項(xiàng)目性采購，比如說買一臺(tái)設(shè)備，蓋一個(gè)車間等。項(xiàng)目性采購的主要特點(diǎn)是一次性。很少有重復(fù)性的采購。這就意味的每次采購的流程都得重新開始，以往的經(jīng)驗(yàn)和關(guān)系很少能用到。

　　十一、解決方法

　　采購是供應(yīng)鏈當(dāng)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它對(duì)企業(yè)管理是否成功有著巨大的影響。對(duì)任何生產(chǎn)企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價(jià)格，正確的質(zhì)量在正確的時(shí)間送到正確的地點(diǎn)，是至關(guān)重要的。

　　在實(shí)際操作中，要把采購當(dāng)成供應(yīng)鏈的一部分進(jìn)行管理，要想管理得當(dāng)，需要注意以下幾個(gè)方面的問題：

　　1、制定采購計(jì)劃，其中包括采購商品的價(jià)格，付款條件，質(zhì)量，商品來源地，交貨方式和運(yùn)輸方式等。

　　2、選擇合適的供應(yīng)商并確定他們的合作方式。

　　3、確定采購的數(shù)量和批次，防止造成不必要的庫存和增加運(yùn)輸成本。

　　十二、采購理念

　　一、采購管理與ERP集成的一體化思想

　　ERP系統(tǒng)面向企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，其核心思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一條緊密連接的供應(yīng)鏈，它將企業(yè)管理從企業(yè)內(nèi)部延伸到企業(yè)外部，對(duì)企業(yè)供應(yīng)鏈的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行管理和集成。

　　1.在企業(yè)內(nèi)部的集成方面

　　在企業(yè)內(nèi)部，ERP系統(tǒng)將整個(gè)企業(yè)的相關(guān)部門通過信息共享有機(jī)地集成一個(gè)整體。而采購管理作為企業(yè)內(nèi)部信息流、物流、資金流的源頭，實(shí)現(xiàn)基于ERP的采購管理系統(tǒng)的集成對(duì)于整個(gè)企業(yè)ERP系統(tǒng)集成具有重要意義。ERP系統(tǒng)重視對(duì)入們已習(xí)慣的原有工作方式與工作流程進(jìn)行重新改造和設(shè)計(jì)，改造范圍越廣，新系統(tǒng)的潛能越能充分發(fā)揮。企業(yè)所得的收益也應(yīng)越大。在采購管理中不斷追求高效的流程，先進(jìn)的軟件系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程結(jié)合在——起考慮，不斷優(yōu)化、磨合。這種在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行的ERP的有效集成，將提高采購管理的效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源最大限度的發(fā)揮作用。

　　ERP是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的資源的管理，計(jì)劃、運(yùn)用都是以數(shù)據(jù)的形式體現(xiàn)的。確保采購管理中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，建立完善的數(shù)據(jù)收集機(jī)制。在管理活動(dòng)中以數(shù)據(jù)說話，以合乎事實(shí)的數(shù)據(jù)為決策依據(jù)，這才能實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的有效集成。

　　2.在企業(yè)外部供應(yīng)鏈上的集成方面

　　ERP與供應(yīng)鏈系統(tǒng)的有效集成，是企業(yè)從整個(gè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)與社會(huì)需求出發(fā)，整合、優(yōu)化供應(yīng)鏈上的企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門、材料供應(yīng)商等各種資源，這樣實(shí)現(xiàn)了社會(huì)資源的優(yōu)化、重組，大大捉高了企業(yè)采購活動(dòng)中物流、資金流與信息流的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，消除了眾多的中間冗余的環(huán)節(jié)。從而減少流通成本。并提高企業(yè)應(yīng)變能力。

　　這種ERP與供應(yīng)鏈系統(tǒng)的有效集成把企業(yè)與供應(yīng)商良好地連接在一起，并通過信息網(wǎng)絡(luò)融為一體，目的是在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中求生存和發(fā)展，大大提高了企業(yè)采購管理的效率，給企業(yè)帶來了顯著的利益。企業(yè)采購管理中實(shí)現(xiàn)ERP的有效集成，消除了采購的許多冗余的中間環(huán)節(jié)，減少了浪費(fèi)，避免了延誤，具有良好的社會(huì)效應(yīng)。

　　綜上所述，一方面采購管理通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的有效集成，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流以及信息流的有機(jī)集成提高采購管理效率的目的。另一方面。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)外部供應(yīng)鏈上的有效集成，達(dá)到與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期牢固的合作關(guān)系，優(yōu)化了企業(yè)的采購管理。總之，通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)外兩方面的集成，提高了企業(yè)采購管理的應(yīng)用效率，集中體現(xiàn)了采購管理與ERP集成的一體化思想。

　　二、ERP采購管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與運(yùn)作

　　企業(yè)的采購工作相當(dāng)重要并且也非常繁雜，相當(dāng)多的企業(yè)采購從中央到地方經(jīng)常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對(duì)采購工作的主要控制要素：物料供應(yīng)的數(shù)量、價(jià)格以及供應(yīng)時(shí)間反而只是勉強(qiáng)應(yīng)付，幾乎沒有時(shí)間與精力去研究采購市場(chǎng)與開發(fā)供應(yīng)商，更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應(yīng)鏈條。ERP的出現(xiàn)為采購工作注入了強(qiáng)大的活力，提供了管理和技術(shù)并舉的解決方案。應(yīng)該說在諸多業(yè)務(wù)部門的ERP推廣與應(yīng)用中，采購部門是見效最快的部門之一。企業(yè)在實(shí)施基于ERP的采購管理信息系統(tǒng)時(shí)可以根據(jù)一定的業(yè)務(wù)順序進(jìn)行：

　　1.建立供應(yīng)商資源

　　運(yùn)行ERP下的采購管理系統(tǒng)時(shí)首先是建立供應(yīng)商檔案，同時(shí)對(duì)首選、次選等供應(yīng)商加以分類，并建立供應(yīng)商的供應(yīng)貨物明細(xì)(品種、價(jià)格、供應(yīng)期、運(yùn)輸方式等)，資料必須進(jìn)行最終確認(rèn)才有效。系統(tǒng)在執(zhí)行采購訂單下達(dá)時(shí)，要讀入相應(yīng)的供應(yīng)商資料，并且初始化供應(yīng)商的有關(guān)賬務(wù)資料。初始化完成之后才能處理采購業(yè)務(wù)。供應(yīng)商資料是采購子系統(tǒng)的基本資料。

　　2.生成采購申請(qǐng)

　　根據(jù)ERP的物料需求計(jì)劃生成的采購申請(qǐng)，同時(shí)綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運(yùn)輸方式以及計(jì)劃外的物料申請(qǐng)，進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)物料合并，也可以人工干預(yù)和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長(zhǎng)(有的進(jìn)口件要半年以上的采購周期)，因此有可能超過主生產(chǎn)計(jì)劃制定周期。這類采購的采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過銷售、財(cái)務(wù)與計(jì)劃等部門的綜合討論與評(píng)估來確定所需的數(shù)量和時(shí)間，然后制定物料的中期或長(zhǎng)期采購申請(qǐng)。

　　3.確定優(yōu)選供應(yīng)商

　　該過程是落實(shí)采購供應(yīng)商。采購業(yè)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)中的供應(yīng)商資源，綜合考查有關(guān)供貨價(jià)格、交貨數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求與技術(shù)要求，進(jìn)行供應(yīng)商選優(yōu)評(píng)價(jià)，落實(shí)每種物料的優(yōu)選供應(yīng)商。對(duì)新開發(fā)的供應(yīng)商資源還要進(jìn)行供應(yīng)商的認(rèn)證過程，經(jīng)過相應(yīng)的評(píng)審并合格后才能作為許可采購的供應(yīng)商。

　　4.生成用款計(jì)劃

　　生成采購計(jì)劃后，系統(tǒng)自動(dòng)生成用款計(jì)劃，并根據(jù)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行維護(hù)。由財(cái)務(wù)對(duì)用款計(jì)劃進(jìn)行確認(rèn)之后反饋意見給采購部。

　　5.下達(dá)訂單

　　根據(jù)訂貨批量、采購提前期、庫存量、運(yùn)輸方式、用款計(jì)劃以及計(jì)劃外的物料申請(qǐng)進(jìn)行物料合并，生成采購訂單。并經(jīng)過確認(rèn)后即可進(jìn)行訂單輸出，最后下達(dá)給供應(yīng)商。也可以網(wǎng)上發(fā)布訂單。對(duì)于臨時(shí)追加的采購任務(wù)，可以通過與供應(yīng)商協(xié)商直接下達(dá)采購訂單。

　　6.采購訂單跟催

　　采購業(yè)務(wù)人員對(duì)下達(dá)的采購訂單按計(jì)劃進(jìn)行跟蹤，系統(tǒng)可以設(shè)置跟蹤的時(shí)間周期，形成訂單跟催計(jì)劃。在跟催過程中，要了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度及質(zhì)量情況，并及時(shí)對(duì)供應(yīng)商給予支持。

　　7.貨物驗(yàn)收

　　由采購業(yè)務(wù)員對(duì)供應(yīng)商所供貨物按訂單與進(jìn)行驗(yàn)收，并錄人收貨單。也可以根據(jù)系統(tǒng)集成的特點(diǎn)與企業(yè)的實(shí)際流程直接由貨物管理員對(duì)貨物按訂單驗(yàn)收，并對(duì)不按計(jì)劃交貨的供應(yīng)商進(jìn)行管理控制(拖期、提前)。

　　8.結(jié)賬與費(fèi)用核算D結(jié)賬付款工作

　　應(yīng)由采購部門配合財(cái)務(wù)部門來完成，并根據(jù)物料的采購結(jié)算單據(jù)和對(duì)采購各種費(fèi)用的分?jǐn)�。�?jì)算出物料的采購成本。

　　9.采購訂單結(jié)清

　　在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時(shí)結(jié)清采購訂單。系統(tǒng)可提供自動(dòng)結(jié)清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結(jié)清方式。一般系統(tǒng)按付款結(jié)清的方式處理。也可以進(jìn)行強(qiáng)制結(jié)清。

　　10.系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)

　　采購子系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)有采購員資料、供應(yīng)商資料、采購提前期以及業(yè)務(wù)流程設(shè)置。對(duì)這些數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)加以維護(hù)。

　　11.采購子系統(tǒng)運(yùn)作帶來的效益采購子系統(tǒng)的實(shí)施可以給企業(yè)采購部門的管理工作帶來顯著的變化與改善。

　　主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　(1)提高采購工作效率。例如。催促已下訂單的時(shí)間可以從實(shí)施前占總時(shí)間的50%，下降到12%。日常查詢庫存的時(shí)間也可以大大減少等。

　　(2)流程變革帶來的效益。例如：通過采購訂單，可以直接完成驗(yàn)收貨物、發(fā)票錄入等工作，并且簡(jiǎn)化了所有數(shù)據(jù)的查詢。這些都會(huì)帶來流程效益。

　　(3)較少文件流轉(zhuǎn)。提高處理信息的效率。

　　(4)提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。有統(tǒng)計(jì)表明，實(shí)施ERP后，采購業(yè)務(wù)人員的工作時(shí)間分配會(huì)發(fā)生較大的變化。業(yè)務(wù)人員研究工作來尋求降低成本的時(shí)間從28%增加到36%，而總的采購成本可以下降5%。這就說明實(shí)施ERP系統(tǒng)會(huì)提高采購人員的工作效率和素質(zhì)。

　　(5)提高基礎(chǔ)管理工作水平。采購業(yè)務(wù)的規(guī)范性將得到加強(qiáng)。采購部門管理人員將有更多的時(shí)間抓業(yè)務(wù)培訓(xùn)、供應(yīng)商開發(fā)等基礎(chǔ)管理工作。

　　ERP是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的動(dòng)力下發(fā)展起來的，企業(yè)為了在市場(chǎng)中求生存與發(fā)展。不斷地整合、優(yōu)化與擴(kuò)人企業(yè)的自身資源。ERP經(jīng)過發(fā)展，其功能模塊及內(nèi)部各個(gè)分系統(tǒng)的性能不斷增強(qiáng)。功能也在不斷擴(kuò)展和完善，涉及企業(yè)的領(lǐng)域越來越廣。但隨著ERP的發(fā)展，它應(yīng)用的局限性也越來越明顯地表現(xiàn)出來。因此，隨著信息技術(shù)以及電子商務(wù)的出現(xiàn)和發(fā)展，ERP必然要謀求與其他信息系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)其功能不斷擴(kuò)展和增強(qiáng)。以便更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。

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