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企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理研究
隨著我國石油石化企業(yè)逐步進(jìn)入國際化市場和國外石化企業(yè)逐步進(jìn)入我國市場，石化市場的競爭日趨激烈，使得企業(yè)對降低成本的渴望更為迫切，因此降低成本已經(jīng)成為了大多數(shù)石化企業(yè)都十分關(guān)注的課題。
1 引言
據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，生產(chǎn)型的企業(yè)至少要銷售額的50%來進(jìn)行原材料、零部件的采購，而中國的工業(yè)企業(yè)中，各種物料的采購成本更是高達(dá)企業(yè)銷售額的70%。顯而易見，采購絕對是企業(yè)成本管理中“最有價值”的部分。尤其對于石化企業(yè)而言，其工藝流程相對復(fù)雜，對各類原材料和設(shè)備的需求量十分巨大，按照石油工業(yè)物資分類和代碼劃分，各類物資共60個大類，609個種類和2802個小類，面對如此眾多的物資采購種類，只有在物資采購監(jiān)督與管理方面下大力氣，花大工夫，才能確保企業(yè)物資采購工作順利、圓滿地進(jìn)行。
2 目前我國企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理方面存在的主要問題
通常意義上講，企業(yè)物資采購主要是指企業(yè)對生產(chǎn)經(jīng)營所需的各類物資器材的購買、管理等方面的行為，但在實(shí)際的工作中其包含內(nèi)容不僅僅如此，還應(yīng)有對采購物資的保管、使用等內(nèi)容。但由于企業(yè)一直在物資采購方面重購買、輕管理等因素的影響，導(dǎo)致企業(yè)在物資采購管理和監(jiān)督工作方面還有很多的問題，亟待解決。
2.1 企業(yè)物資采購流程不規(guī)范
企業(yè)物資采購流程從所涉及的工作內(nèi)容來看，主要包括有物資使用單位提供需求、物資采購計(jì)劃編制、物資采購計(jì)劃審核、目標(biāo)市場調(diào)研、物資供應(yīng)商的確定與選擇、物資運(yùn)輸保管、物資使用等方面。但從筆者多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在企業(yè)物資采購流程方面還存在著以下幾個方面的內(nèi)容，一是企業(yè)物資采購計(jì)劃編制不合理。在企業(yè)物資采購計(jì)劃編制的過程中片面依靠物資使用單位的需求，而沒有針對其實(shí)際物資消耗和使用情況進(jìn)行有效的調(diào)查和分析，導(dǎo)致物資采購計(jì)劃往往與實(shí)際需求不一致;二是物資供應(yīng)商的確定與選擇階段，對相關(guān)制度遵守不嚴(yán)格，存在人為因素影響供應(yīng)商確定的問題，運(yùn)行不規(guī)范、監(jiān)督不到位，使得企業(yè)在物資采購方面人為的加大的采購成本;三是物資采購后的管理和使用不嚴(yán)格。工作中重采購輕管理、重使用請保管的問題十分嚴(yán)重，使得物資采購成本提高，浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致企業(yè)資金流失。
2.2 企業(yè)物資采購模式不科學(xué)
根據(jù)相關(guān)的研究顯示，企業(yè)物資采購模式的選擇與確定對企業(yè)采購成本會產(chǎn)生一定的影響。從目前企業(yè)采購的模式看通常包括有集中采購和分散采購兩種不同的模式。尤其石化企業(yè)自身的特點(diǎn)，使得企業(yè)在進(jìn)行物資采購時多采取分散采購的模式，導(dǎo)致了企業(yè)物資采購渠道分散，特別是由于采購物資種類繁多難以對產(chǎn)品供應(yīng)商的服務(wù)水平、商業(yè)信譽(yù)等方面進(jìn)行全面的調(diào)查核實(shí)，導(dǎo)致企業(yè)存在著物資采購的風(fēng)險。同時部分企業(yè)還應(yīng)用傳統(tǒng)的買賣談判或訂貨等方式，網(wǎng)上訂單、電子商務(wù)以及先進(jìn)的招投標(biāo)采購方式?jīng)]有得到廣泛的使用，也對企業(yè)物資采購活動造成了一定的不利影響。
2.3 企業(yè)物資采購庫存管理有弊端
物資采購活動是一個連續(xù)的企業(yè)活動，不能僅將其看做是物資的購買這一單一的工作，更應(yīng)當(dāng)將物資采購后的運(yùn)輸、保管、分發(fā)等工作納入到物資采購的整體活動范疇之中。但在現(xiàn)實(shí)的工作中，往往由于傳統(tǒng)觀念的影響，企業(yè)管理者往往將注意力放在的物資采購的單一階段上，忽視了對采購物資產(chǎn)品的使用、保管、分配等方面的內(nèi)容，而由于石化企業(yè)工作涉及范圍廣，情況變化快，因此，往往某些物資采購計(jì)劃與現(xiàn)實(shí)需要存在著一定的差別，而如何在最大限度的范圍內(nèi)使采購的物資發(fā)揮最大的效能，才是物資采購活動的重要目的，而現(xiàn)實(shí)中企業(yè)只是依據(jù)計(jì)劃編制進(jìn)行落實(shí)，并沒有進(jìn)一步核實(shí)現(xiàn)實(shí)的情況需要，往往出現(xiàn)一些急需的單位無法使用，
不急需的單位則存在不少庫存的現(xiàn)象，給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本帶來不利的影響。
2.4 企業(yè)物資采購人員素質(zhì)有待提高
企業(yè)物資采購人員的素質(zhì)決定著物資采購工作能否順利進(jìn)行，影響著企業(yè)下一階段生產(chǎn)經(jīng)營能否順利完成。而受到長期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，企業(yè)在物資采購人員的選拔和使用上通常存在著“重思想輕技能”、“重使用輕監(jiān)督”的問題。“重思想輕技能”就是對物資采購人員往往過分看重其職業(yè)道德素質(zhì)水平，忽視其對企業(yè)生產(chǎn)所需物資設(shè)備的技能的培養(yǎng)，雖然隨著法制建設(shè)和企業(yè)管理制度的逐步完善，物資采購活動日趨“陽光化”，但在物資能否確實(shí)滿足企業(yè)生產(chǎn)需要方面卻還有許多工作要做。“重使用輕監(jiān)督”，就是過分依賴物資采購人員自身的思想道德的影響，而忽視在監(jiān)督管理制度方面的制約作用，許多監(jiān)督管理制度只停留在了文字上，而忽視在實(shí)際工作中的落實(shí)。
3 提高企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理質(zhì)量的意見建議
3.1 大力提倡集中采購模式下的物資采購活動
集中采購是大型企業(yè)降低采購成本，提高企業(yè)利潤的一項(xiàng)重要轉(zhuǎn)變，是企業(yè)物資采購活動的發(fā)展趨勢，這種將“無計(jì)劃隨意采購”變?yōu)?ldquo;預(yù)算約束內(nèi)采購”、“多個人跑市場”變?yōu)?ldquo;專業(yè)人員為主跑市場”、“各個部門搞采購”變?yōu)?ldquo;專業(yè)機(jī)構(gòu)為主搞采購”、“依靠人的監(jiān)督”變?yōu)?ldquo;依靠程序監(jiān)督”的轉(zhuǎn)變能夠建立統(tǒng)一管理、分工明確、有效監(jiān)督、順暢高效的采購管理體系。具體來講主要從四個方面做好工作：一是要統(tǒng)一招標(biāo)采購。由企業(yè)決策部門牽頭，全面了解各部門需求情況，直接面向生產(chǎn)廠家招標(biāo)，減少流通環(huán)節(jié)。采購遵循公開、公平、公正和效益優(yōu)先的原則，實(shí)行比價采購，優(yōu)中選廉。二是統(tǒng)一購銷價格。同實(shí)行統(tǒng)一的質(zhì)量要求和采購價格、銷售價格，同時將相關(guān)信息在網(wǎng)絡(luò)和企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行公布，主動接受監(jiān)督。三是統(tǒng)一直接配送。供貨合同要規(guī)定供貨商責(zé)任，對供貨不及時、質(zhì)量和數(shù)量不符合要求的行為，明確處罰辦法，并有相應(yīng)的應(yīng)急配套措施保證物資及時供應(yīng)，維護(hù)監(jiān)所安全穩(wěn)定。四是統(tǒng)一支付。由企業(yè)總部出具的物資采購中標(biāo)通知書、采購合同、采購物資驗(yàn)收報(bào)告和原始發(fā)票，各部門或分公司對總部相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)一支付。
3.2 大力加強(qiáng)物資采購制度建設(shè)
全面落實(shí)相關(guān)物資采購制度的落實(shí)。一是要對各企業(yè)提出的采購計(jì)劃進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，確保采購計(jì)劃的合理科學(xué)，物資采購部門要對上報(bào)的計(jì)劃進(jìn)行現(xiàn)場核實(shí)，多方了解調(diào)查，同時采取備案登記等方式，長期了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況，避免出現(xiàn)誤報(bào)、亂報(bào)等現(xiàn)象的發(fā)生;二是要多方協(xié)調(diào)形成合力。理順采購管理關(guān)系，完善采購運(yùn)行機(jī)制，擴(kuò)大集中采購范圍，夯實(shí)采購建設(shè)基礎(chǔ)，加強(qiáng)采購工作指導(dǎo)，統(tǒng)籌調(diào)度、配置、使用各種采購保障資源，使采購管理的籌劃、組織實(shí)施、績效考評、監(jiān)督管理等，做到“不缺位”、“不越位”，防止動作程序上的脫節(jié)，搞好工作的銜接，形成最大整體合力，保證采購工作順暢高效運(yùn)轉(zhuǎn)。三是要加強(qiáng)對采購物資的使用情況的跟蹤登記，加強(qiáng)對物資的管理。特別是對已經(jīng)采購的物資，從管理、保管、使用方面加強(qiáng)登記備案，提高物資的使用率和經(jīng)濟(jì)效益，降低企業(yè)經(jīng)營成本。
3.3 大力提高物資采購人員的自身素質(zhì)
物資采購不僅僅要求采購人員具有過硬的思想，更要其有著豐富的經(jīng)驗(yàn)，能夠熟悉企業(yè)相關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營活動。因此，一方面要加強(qiáng)對現(xiàn)有人員的培養(yǎng)，從人員選拔、使用、培訓(xùn)方面加大力度，讓其充分了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際情況，從而確保物資采購工作的順利進(jìn)行;另一方面，要注重在企業(yè)一線人員的選拔，將那些熟悉企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際、了解企業(yè)所需的人員充實(shí)到企業(yè)物資采購活動中，提高物資采購的針對性。同時要加大對相關(guān)人員的監(jiān)督管理，通過制度落實(shí)、獎懲措施等方式，提高監(jiān)督管理的力度，確保物資采購工作的高質(zhì)量。
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