- 相關(guān)推薦
淺論企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制
目前我國采購業(yè)務(wù)引發(fā)高犯罪率而且呈現(xiàn)逐步上升的趨勢，引發(fā)犯罪的主要原因是一些企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理程序和內(nèi)部控制制度存在很大的問題，企業(yè)想要很好的對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行控制，就必須建立和加強(qiáng)以及完善采購業(yè)務(wù)的處理程序和內(nèi)部控制制度，落實責(zé)任制，不斷提高制度執(zhí)行力，確保物資按質(zhì)按量按時和經(jīng)濟(jì)高效地滿足生產(chǎn)經(jīng)營的需求。
一、采購需求計劃的控制
采購業(yè)務(wù)從計劃開始，采購需求計劃是向市場采購各種物資或組織訂貨的依據(jù)，需求計劃規(guī)定著采購的時間、采購的物品、采購的數(shù)量、采購的方式等。
需求計劃分為以下三點進(jìn)行闡述：1.要強(qiáng)化需求計劃的管理，需求計劃通過項目管理來明確方向、落實計劃、來源資金、安排資金、訂貨要求和時間，確保需求計劃物資的準(zhǔn)確性。2.企業(yè)全面預(yù)算管理與需求計劃管理共同發(fā)展，需求計劃要與設(shè)計、技術(shù)、工程、生產(chǎn)等部門及時進(jìn)行信息交流和溝通，提高需求計劃的準(zhǔn)確性。3.要提高計劃審核人員和計劃提報人員的業(yè)務(wù)技能，針對計劃審核人員和計劃提報人員開設(shè)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)班。主要培訓(xùn)計劃審核人員和計劃提報人員的物資信息分類管理、計劃管理和物資計劃專業(yè)知識，通過培訓(xùn)來確保物資信息分類、提報依據(jù)的準(zhǔn)確性符合標(biāo)準(zhǔn)要求。
二、采購方式和價格的控制
首先，采購部門應(yīng)當(dāng)定期了解、研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成、市場供應(yīng)形勢、市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。為了避免信息不準(zhǔn)確造成采購成本增加，同時確保采購的價格公平合理，采購人員要時刻盯緊市場的變化，適當(dāng)?shù)恼{(diào)整采購戰(zhàn)略，根據(jù)市場價格的波動情況及時對材料采購價格進(jìn)行調(diào)整和控制。其次對于報價管理，價格管理人員要整理收集各種物資的價格信息、成交的歷史價格信息、供應(yīng)商產(chǎn)品報價信息來編制物資采購的價格。最后對于采購方式，采購方式要依據(jù)科學(xué)經(jīng)濟(jì)情況進(jìn)行具體分析，要打破傳統(tǒng)的采購思維模式。在采購的過程中認(rèn)真的分析什么物品可以通過招標(biāo)方式采購、什么物品可以通過策略協(xié)議方式采購、什么物品可以通過競標(biāo)方式采購等。
三、采購合同的控制
企業(yè)要建立合同管理制度，構(gòu)造合同簽訂的流程，明確相關(guān)人員的權(quán)利和責(zé)任。簽訂合同前應(yīng)嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格，對于涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，如果影響重大，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關(guān)工作。擬訂合同文本時應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確表述合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，防止出現(xiàn)容易引起岐義的語名。重大合同在簽署前，要經(jīng)相關(guān)審查人員進(jìn)行合法性、可行性審查。以公司名義對外簽訂合同。按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。由專人保管合同及合同專用章，防止出現(xiàn)員工盜竊公司合同進(jìn)行采購欺詐。
四、供應(yīng)商管理的控制
供應(yīng)商的管理是減少庫存的物資積壓、降低采購物資的成本、節(jié)省物資供應(yīng)費用的物資供應(yīng)管理職能之一。全面快速有效的整理供應(yīng)商產(chǎn)品信息和檔案信息，可以確保供應(yīng)商的開戶銀行、供應(yīng)商名稱、銀行賬號、經(jīng)營范圍等信息的準(zhǔn)確性，也為財務(wù)部門的付款結(jié)算提供方便。加強(qiáng)企業(yè)采購渠道的管理可以保證選擇供應(yīng)商的行為公平、公正、公開，同時對于供應(yīng)商的準(zhǔn)入、選擇、評價機(jī)制定期實施量化評價，形成一套科學(xué)合理的供應(yīng)商準(zhǔn)入、選擇、評價機(jī)制等方面的管理體系。
五、采購驗收入庫的控制
企業(yè)應(yīng)對采購物資進(jìn)行檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。企業(yè)應(yīng)制定物資驗收管理制度，明確相關(guān)檢測、倉管人員的權(quán)限和責(zé)任。建立采購驗收程序、方法、標(biāo)準(zhǔn)。采購物資到貨后，采購部門通知質(zhì)檢人員和倉儲人員進(jìn)行驗收。質(zhì)檢人員對入庫產(chǎn)品進(jìn)行檢驗，檢驗合格后轉(zhuǎn)由倉管人員對物資數(shù)量進(jìn)行驗收。倉管人員應(yīng)當(dāng)檢查入庫物資規(guī)格、型號、實際驗收數(shù)量是否與訂單相符。若驗收合格，由倉管人員填寫入庫單，經(jīng)送貨人員簽字確認(rèn)分別傳給財務(wù)部門、采購部門，并記錄倉庫存貨日記賬。
六、采購付款的控制
付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定向供應(yīng)商辦理款項支付的過程。企業(yè)需要建立采購付款制度，明確審核人的權(quán)力和責(zé)任。財務(wù)部門收到供貨單位傳來發(fā)票后，應(yīng)由會計人員對相關(guān)付款依據(jù)或憑證審核，審核無誤后辦理結(jié)算付款手續(xù)，付款人員應(yīng)根據(jù)合同的規(guī)定填制付款單，經(jīng)審批后支付相關(guān)款項。會計人員取得采購業(yè)務(wù)的原憑證后，對原始憑證的真實性、合法性進(jìn)行審核，按照國家相關(guān)會計準(zhǔn)則和法規(guī)編制記賬憑證和過賬，并定期與倉儲部門的存貨日記賬、供應(yīng)商的對賬單進(jìn)行核對。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進(jìn)行追蹤核查。
七、采購業(yè)務(wù)過程中職務(wù)分離的控制
采購企業(yè)要優(yōu)化自己的采購業(yè)務(wù)流程，將執(zhí)行、決策和管理三個層次進(jìn)行劃分，也是根據(jù)權(quán)利和決策科學(xué)原則進(jìn)行分隔的。采購業(yè)務(wù)層次分以下三層進(jìn)行闡述：1.執(zhí)行層，這個層次顧名思義就是管理層下達(dá)指派簽訂采購合同的供應(yīng)商、品牌、價格、數(shù)量、規(guī)格型號、產(chǎn)品名稱進(jìn)行監(jiān)督交貨流程和催交貨物流程。執(zhí)行層主要是負(fù)責(zé)簽訂合同、催交貨物、質(zhì)量驗收、驗收入庫、保管倉儲以及貨物配送等執(zhí)行工作。2.決策層，這個層次主要負(fù)責(zé)批準(zhǔn)采購部門的規(guī)章制度的定制、修訂和廢除，同時決策層決定著整體規(guī)劃決策和采購的方針、目標(biāo)、戰(zhàn)略，以及確定每個部門的權(quán)限和職責(zé)，協(xié)調(diào)每個部門的關(guān)系。3.管理層，這個層次主要是根據(jù)采購業(yè)務(wù)部門提供的收料證明對發(fā)票進(jìn)行審視、傳遞、記錄和簽訂有效合同，根據(jù)物資的付款能力和入庫情況制定付款的計劃，管理層經(jīng)過審查批準(zhǔn)之后就可以辦理結(jié)算付款的手續(xù)了。同時管理層也擔(dān)任著市場信息調(diào)研和收集、采購目標(biāo)和模式的質(zhì)量管理、對供應(yīng)商的管理等職責(zé)。
結(jié)束語
企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制能夠保證企業(yè)經(jīng)營過程中所需要物資的正常使用，同時也可以很好的防范采購業(yè)務(wù)帶來的風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化對采購業(yè)務(wù)控制，建立健全采購管理控制體系。企業(yè)采購業(yè)務(wù)部門的工作績效也直接影響著企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動目標(biāo)完成的優(yōu)劣，所以要以市場為導(dǎo)向同時建立有效約束激勵的機(jī)制制度，從而幫助企業(yè)采購部門很好的完成任務(wù)目標(biāo)，這樣也可以大大的提高企業(yè)效益。
【淺論企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制】相關(guān)文章：
高校采購內(nèi)部控制辦法08-15
建筑施工企業(yè)的內(nèi)部控制建設(shè)08-09
企業(yè)控制采購成本方法09-26
企業(yè)采購成本控制分析07-15
如何控制企業(yè)采購成本10-13
內(nèi)部控制審計和內(nèi)部控制評價的區(qū)別10-18
內(nèi)部控制審計與內(nèi)部控制評價的聯(lián)系和區(qū)別05-09