高校采購內(nèi)部控制辦法

　　加強采購管理工作需要制度的制約，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，職能部門的盡職，部門之間的配合及教職工的努力工作和忠于職守。需要在實踐中汲取各方的意見不斷總結(jié)完善，不斷地開拓創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮學(xué)校資金的作用，保證學(xué)校教學(xué)科研活動的正常開展。

　　(一)制度建設(shè)控制。

　　建立健全采購管理制度，是規(guī)范采購行為的前提與保證。采購管理制度一般應(yīng)包括采購管理規(guī)章制度、采購工作流程和完成采購工作流程的相關(guān)表格三個方面的內(nèi)容。

　　采購管理規(guī)章制度是高校實施采購行為的書面文件，是規(guī)范采購行為合法性、合理性、效率性和經(jīng)濟性的制度保障，其基本組成元素為：采購范圍是什么，由哪個部門負(fù)責(zé)組織采購工作，有什么樣的采購方式，采購計劃如何制訂，采購事項需經(jīng)過誰來審批，采購程序如何，怎樣進行驗收，在采購管理中各部門的工作范圍和工作職責(zé)等等。一般來說，采購范圍不僅包括貨物采購，還包括服務(wù)采購，學(xué)校應(yīng)設(shè)立一個專門負(fù)責(zé)采購工作的管理部門;同時按照《政府采購法》的規(guī)定要確定每一采購事項適合的采購方式。除此之外，對于一些零星的采購，學(xué)校應(yīng)根據(jù)其單價或總金額的大小選擇是學(xué)校集中采購還是使用部門自行采購，是詢價采購還是通過校內(nèi)招標(biāo)采購。而采購驗收應(yīng)分為貨物驗收和服務(wù)驗收，并在采購管理制度中明確驗收所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)等等，通過制定采購制度來規(guī)范人們在采購活動中的行為，有利于采購工作的有序開展。

　　采購工作流程是落實采購管理規(guī)章制度的具體工作步驟，可以用流程圖等方式來表示，將采購環(huán)節(jié)各職能部門的工作串聯(lián)起來，并明確各部門的工作內(nèi)容、程序和職責(zé)。其主要工作流程可設(shè)計為：使用部門提出采購申請一歸口部門匯總、核準(zhǔn)一財務(wù)部門簽署意見一學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批一政府集中采購或?qū)W校集中詢價采購及使用部門零星購買一簽訂合同一驗收與付款等。當(dāng)然，還可根據(jù)需要設(shè)計不同采購方式的工作流程。

　　另外，還需要設(shè)計相關(guān)表格來完成各環(huán)節(jié)的工作。這些表格稱為工作流程表格。工作流程表格是各部門完成采購管理工作進行信息溝通的載體，在實際工作中的主要表格有：《采購審批表》《招標(biāo)文件審批表》《預(yù)算控制價審批表》《合同審批表》《詢價采購審批表》《驗收報告單》等。表格要有完整的內(nèi)容，一般應(yīng)具備“部門名稱、審批事項、聯(lián)系方式、所送資料、審核、批準(zhǔn)意見”等要素;如《采購審批表》主要應(yīng)具備申請單位、聯(lián)系人及電話，申報時間、申報項目及現(xiàn)有設(shè)備配置情況，擬采購貨物名稱、參考品牌、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、單價及金額，歸口管理部門、財務(wù)部門以及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的審核批準(zhǔn)意見等要素。而在設(shè)計《驗收報告單》時，由于驗收是貨物服務(wù)采購管理的最后一個環(huán)節(jié)，關(guān)系到能否保證貨物服務(wù)質(zhì)量、數(shù)量的問題，因此需突出驗收情況的記錄和對問題處理的意見。如果有數(shù)量或質(zhì)量等問題，驗收小組須提出處理意見，同時采購部門對驗收過程中的存在問題也要表明態(tài)度，并配合驗收小組對問題進行跟蹤調(diào)查處理。

　　采購管理制度形成學(xué)校采購管理的制度體系，它們之間環(huán)環(huán)相扣。從而通過制度的設(shè)計使各職能部門之間相互配合，相互制約，既達到實現(xiàn)內(nèi)部控制的目的，又推進了采購工作的有效開展。

　　(二)審批過程控制。

　　制定嚴(yán)格的審批制度，明確審批人的職權(quán)范圍和工作責(zé)任。審批環(huán)節(jié)主要包括使用部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)本部門需要的簽署意見;歸口部門根據(jù)年度預(yù)算的安排及發(fā)展需要，充分考慮各部門的設(shè)備合理利用情況和部門之間現(xiàn)有設(shè)備的共享狀況，對申請采購事項進行匯總審批;財務(wù)部門根據(jù)擬采購的貨物、服務(wù)所需資金的多少和時間安排進行審核，以確定所采購的貨物服務(wù)是否有資金保障;學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)則在其職權(quán)范圍內(nèi)總體把關(guān);對于沒有預(yù)算安排的重大采購事項需要學(xué)院辦公會議討論后決策，進行集體審批。這樣，一系列的審批程序使貨物服務(wù)在采購環(huán)節(jié)中就得到了控制，防止使用部門重復(fù)購置浪費資金，達到提高現(xiàn)有設(shè)備的使用率，促進資產(chǎn)良性循環(huán)的目的。，

　　在實施審批控制過程中，必須以采購預(yù)算為依據(jù)。采購預(yù)算是學(xué)校每年底根據(jù)各專業(yè)和各部門發(fā)展的需要以及學(xué)校財力情況制定的全校貨物服務(wù)的采購計劃，并下達到歸口部門，由歸口部門在其管轄的部門之間作出統(tǒng)籌安排。而使用部門則根據(jù)需要向歸口部門提出采購申請。在采購預(yù)算的執(zhí)行過程中，如有超出年度預(yù)算的采購，需按金額大小，根據(jù)審批的權(quán)限范圍逐級上報進行集體討論決策。通過預(yù)算控制，使學(xué)校的資金在目標(biāo)實現(xiàn)過程中得到充分發(fā)揮，實現(xiàn)采購計劃的有效制衡。

　　(三)貨物服務(wù)驗收過程控制。

　　貨物服務(wù)驗收是采購管理制度中必不可少的重要環(huán)節(jié)，其包括數(shù)量驗收和質(zhì)量驗收。貨物服務(wù)驗收前應(yīng)由采購部門牽頭，組成有采購部門、使用部門、歸口部門等參加的驗收小組，按招標(biāo)時《貨物需求一覽表》中的貨物名稱、數(shù)量、品牌、規(guī)格及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和合同的規(guī)定進行驗收，對技術(shù)含量高驗收難度大的設(shè)備可邀請相關(guān)專家或國家認(rèn)可的質(zhì)量檢測機構(gòu)參加驗收工作。驗收小組必須將驗收情況記錄在案，如有質(zhì)量問題驗收小組還應(yīng)須根據(jù)不同情況分清責(zé)任，表明處理意見和建議，并追蹤處理結(jié)果，待各方滿意后方可辦理結(jié)算付款手續(xù)。把好驗收關(guān)是保證貨物服務(wù)的數(shù)量正確、質(zhì)量達標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能有效地降低采購成本和使用成本。

　　貨物服務(wù)驗收后進入采購結(jié)算階段，財務(wù)部門必須認(rèn)真復(fù)核相關(guān)的憑證，待申請、審批、招標(biāo)、詢價、審計、驗收等，一系列手續(xù)具備，票證正確后方能進行結(jié)算付款，以保證付款金額正確，付款手續(xù)齊全，合法合規(guī)并及時地完成每一項結(jié)算。

　　(四)充分發(fā)揮內(nèi)部審計機構(gòu)全程跟蹤審計的作用。

　　作為學(xué)校的職能部門之一，審計部門除具有監(jiān)督職能外，還有為提高學(xué)校的管理水平而提供建議的服務(wù)職能。內(nèi)審機構(gòu)可從兩方面發(fā)揮其作用：一是參與制定采購管理制度;二是在采購管理過程中實施審計監(jiān)督，提出合理化建議。內(nèi)部審計機構(gòu)是專業(yè)結(jié)構(gòu)較豐富的部門，知識結(jié)構(gòu)、工作性質(zhì)以及工作經(jīng)驗決定了其具有為學(xué)校制定采購管理制度出謀劃策的綜合能力。在采購管理制度的建立健全過程中，應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)審人員的作用，鼓勵審計人員來參與制訂采購管理制度。在采購管理過程中的審計監(jiān)督作用主要表現(xiàn)在：上報財政部門審批采購事項之前，內(nèi)審機構(gòu)對擬上報的政府采購事項標(biāo)底進行審核，通過市場詢價、網(wǎng)絡(luò)詢價和平時收集價格信息等途徑，審核擬采購貨物服務(wù)價格的合理性并提出修正建議;審核招標(biāo)文件條款的合法性、合理性;對供應(yīng)合同條款是否合法，有無不平等條約進行審核并提出修正建議;參加評標(biāo)，對評標(biāo)過程進行全程監(jiān)督;參加學(xué)院集中采購的貨物市場詢價;參加大宗貨物服務(wù)采購驗收等，實現(xiàn)對貨物服務(wù)采購工作的事前、事中、事后審計，實現(xiàn)對采購貨物服務(wù)的價格控制和質(zhì)量控制。

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