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企業(yè)內(nèi)部管理溝通的基本原則
在企業(yè)變化日益復(fù)雜和加快的今天，內(nèi)部溝通在企業(yè)管理中的重要性已經(jīng)越發(fā)凸顯，對(duì)管理者而言，把握溝通原則、建立溝通機(jī)制、暢通溝通渠道將是改善企業(yè)內(nèi)部溝通狀況，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。
一、企業(yè)溝通
企業(yè)內(nèi)部的管理溝通是指組織成員之間、部門之間為了達(dá)到管理目的、實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而進(jìn)行的信息傳遞與交流的過程。內(nèi)部溝通的方式有會(huì)議、電話、傳真、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)聊天、文件、報(bào)告、備忘錄等�，F(xiàn)在，大多數(shù)管理者都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了內(nèi)部溝通對(duì)于企業(yè)的重要意義，但溝通現(xiàn)狀卻不容樂觀，由于溝通障礙引起的問題層出不窮。我們必須清醒地認(rèn)識(shí)到，能否實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的溝通，是企業(yè)能否順利完成任務(wù)的關(guān)鍵因素之一，因此，企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展，注重內(nèi)部溝通、建立和完善溝通機(jī)制就顯得尤為重要。
二、管理與溝通
溝通和管理關(guān)聯(lián)緊密，包括計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制在內(nèi)的所有管理活動(dòng)都需要通過溝通來實(shí)現(xiàn)。從某種意義上來說，溝通本身就是一項(xiàng)重要的管理職能。
(一)溝通的重要性。溝通把個(gè)體、群體和組織串聯(lián)起來，不僅是管理者與員工之間的紐帶，而且是管理者實(shí)現(xiàn)其管理職能的必要手段。溝通的目的在于傳遞信息、監(jiān)控反饋，最終實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，計(jì)劃的制定、工作的組織、人事的管理以及部門間的協(xié)調(diào)，都離不開溝通。
1.溝通有助于準(zhǔn)確決策。在管理過程中，管理者經(jīng)常需要對(duì)各種決策進(jìn)行定奪，而準(zhǔn)確決策是工作有效開展和企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提。在決策前，管理者需要通過與下屬溝通獲取信息、掌握情況，從而使決策更為正確、科學(xué)與合理。
2.溝通有助于控制協(xié)調(diào)工作進(jìn)程和方向。在日常工作中，工作目標(biāo)、工作進(jìn)程、工作方法、工作要求等只有通過溝通才能達(dá)成共識(shí)，如果缺乏充分、有效的溝通，上下級(jí)之間、部門之間就可能出現(xiàn)對(duì)目標(biāo)任務(wù)的理解偏差。因此，只有通過溝通來交換意見、明確任務(wù)、協(xié)作行動(dòng)，才能確保工作任務(wù)順利完成。
3.溝通有助于建立良好的企業(yè)氛圍。在企業(yè)內(nèi)部，溝通不僅帶來工作信息和經(jīng)驗(yàn)的傳遞，而且可以為員工提供一個(gè)釋放情緒和壓力的平臺(tái)，激勵(lì)部門間、員工間緊密合作，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力，使人際關(guān)系趨于融洽。
(二)影響溝通的障礙。在實(shí)際溝通中，常常存在著種種障礙，使溝通無法有效進(jìn)行。一般而言，內(nèi)部溝通的障礙主要包括主觀因素、客觀因素和技術(shù)因素三個(gè)方面。
從主觀上來講，溝通雙方如果在知識(shí)結(jié)構(gòu)和經(jīng)驗(yàn)水平上差距過大，就容易造成理解偏差，產(chǎn)生溝通障礙。此外，如果管理者和下屬之間相互不信任，或者下屬對(duì)管理者有畏懼感，那么溝通時(shí)就會(huì)有所顧忌，影響到溝通的順利進(jìn)行。
從客觀上來講，有些企業(yè)中間層次太多，信息從最高決策層傳遞到下級(jí)基層單位的過程中易導(dǎo)致信息失真，還會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，影響信息的及時(shí)性。此外，有些企業(yè)因?yàn)橐?guī)模龐大，地理位置分散，人員相距較遠(yuǎn)、接觸機(jī)會(huì)少，也會(huì)產(chǎn)生溝通障礙。
從技術(shù)上來講，如果溝通方式選擇不當(dāng)，沒有根據(jù)工作目標(biāo)及其實(shí)現(xiàn)策略運(yùn)用相應(yīng)的溝通原則和方法，那么溝通就不可能順暢。同時(shí)，語言使用不當(dāng)也會(huì)造成溝通障礙，比如表達(dá)不清、措詞不當(dāng)、使用方言或特有術(shù)語等，都易在信息傳遞過程中引發(fā)誤解和歪曲，從而影響溝通。
二、建立有效溝通的原則
溝通主要是為了信息的準(zhǔn)確傳遞，因此，要實(shí)現(xiàn)有效的溝通，必須在信息傳遞上下功夫，牢牢把握好信息傳遞過程中的幾項(xiàng)原則。
(一)簡明高效原則。在企業(yè)內(nèi)部傳遞信息，要做到簡明清晰、迅速及時(shí)。一是因?yàn)槿绻麄鬟f速度過慢，一條原本很有價(jià)值的信息就可能變得毫無價(jià)值;二是因?yàn)樾畔⒌暮喢鞫笠馕吨鴾贤ㄐ实奶岣撸馕吨?jié)約溝通雙方的時(shí)間。要做到快速有效地傳遞信息，溝通者就需要盡可能地選擇那些能夠清晰地表達(dá)自己想法的詞匯，即要做到三個(gè)方面：一是避免冗長乏味的語言表達(dá);二是避免不必要的重復(fù);三是表述的內(nèi)容中只包括有用的信息。也就是說，溝通的內(nèi)容一定要針對(duì)性強(qiáng)，語意確切，盡量通俗化、具體化、數(shù)量化。
(二)多方溝通原則。為了提高溝通效率和效果，應(yīng)提倡直接溝通、雙向溝通和平行溝通并重的多方溝通原則。一方面，高層管理者、部門主管和員工之間要進(jìn)行縱向的直接溝通。上級(jí)可以通過會(huì)議、面對(duì)面交談等形式向下屬傳達(dá)信息、布置任務(wù);而下屬需要對(duì)工作實(shí)施情況、完成情況或者遇到的問題及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并且要注意明確上級(jí)的指示和要求，確保工作朝著預(yù)期目標(biāo)前進(jìn)。另一方面，部門之間要進(jìn)行橫向的相互溝通。在實(shí)際工作中，很多任務(wù)都要各部門合作完成，此時(shí)，部門主管之間或者是不同部門的員工之間就需要相互溝通、相互理解、相互協(xié)調(diào)，建立良好的合作關(guān)系。企業(yè)也可以通過召開主管例會(huì)等形式，將各部門主管聚集在一起，互通工作情況，共同討論、解決問題，從而形成共同的努力方向和目標(biāo)。
(三)換位思考原則。在溝通中，換位思考可以使溝通更有說服力。如果能夠注意角色互換，多站在對(duì)方立場思考問題，把“對(duì)方需要什么”作為思考的起點(diǎn)，并且善于聆聽對(duì)方的看法和意見，做到尊重他人、積極傾聽，那么不但有助于問題的解決，而且能夠建立良好的人際關(guān)系。
三、有效溝通的實(shí)現(xiàn)途徑
為了解決企業(yè)內(nèi)部溝通上所存在的障礙和問題，實(shí)現(xiàn)有效的溝通，除了把握以上的溝通原則之外，還應(yīng)當(dāng)掌握以下幾種改善企業(yè)內(nèi)部溝通狀況的方法。
(一)倡導(dǎo)溝通文化。企業(yè)文化體現(xiàn)了企業(yè)的價(jià)值觀，影響著員工的行為方式。管理者應(yīng)當(dāng)樹立全員溝通的理念，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建起開放的、分享的企業(yè)文化，營造一個(gè)人人能溝通、時(shí)時(shí)能溝通、事事能溝通的良好氛圍，鼓勵(lì)員工之間相互交流、協(xié)作，提供上下互動(dòng)交流的機(jī)會(huì)，尤其是管理者應(yīng)當(dāng)從辦公室里走出來，多與員工交流，制造民主平等的氣氛，從而改善企業(yè)內(nèi)部的人際關(guān)系，促進(jìn)員工間的相互合作。
(二)暢通溝通渠道。在創(chuàng)建良好溝通氛圍的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)良好的溝通機(jī)制，暢通溝通渠道，從而使內(nèi)部管理溝通速度更快、覆蓋面更廣、準(zhǔn)確性更高。除了會(huì)議、電話等常規(guī)溝通渠道，企業(yè)還可以嘗試建立頭腦風(fēng)暴、員工對(duì)話、合理化建議等溝通機(jī)制，使員工能與管理者保持實(shí)質(zhì)性的溝通，讓企業(yè)內(nèi)部的各種意見得以公開、正面地表達(dá)或宣泄出來，同時(shí)也能增強(qiáng)員工的主人翁意識(shí)，激勵(lì)員工發(fā)揮聰明才智，為企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展出謀劃策。此外，企業(yè)還應(yīng)該充分利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公，加強(qiáng)員工、部門間的溝通，提高企業(yè)內(nèi)部的整體運(yùn)營效率。
(三)建立反饋機(jī)制。在管理溝通中，反饋有著不可或缺的作用。雙向的反饋是指下級(jí)要對(duì)上級(jí)的指示進(jìn)行反饋，而上級(jí)也要對(duì)下級(jí)上報(bào)的信息進(jìn)行反饋。通過把信息加工處理的情況定期反饋給信息提供者，一方面，可以防止溝通信息被誤解，保證信息處理和工作方向的準(zhǔn)確性;另一方面，可以加強(qiáng)管理者與員工之間的心理溝通，讓員工知道管理層樂于傾聽他們的意見和想法，他們所做的工作都被管理層所關(guān)注，從而增進(jìn)管理者與員工之間的相互理解和相互尊重。
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