酒店管理知識之各部門職能
酒店是以它的建筑物為憑證，通過出售客房、餐飲及綜合服務設施向客人提供服務，從而獲得經(jīng)濟收益的組織。酒店主要為游客提供住宿服務、亦生活的服務及設施(寢前服務)、餐飲、游戲、娛樂、購物、商務中心、宴會及會議等設施。
客房部工作職能
一、前廳部分：
(1)銷售客房。配合銷售部開展各類宣傳促銷活動;受理客房預訂并對預訂工作進行管理;接待客人(無論有預訂或無預訂);為客人辦理入住登記手續(xù)，安排客房并確定房價。
(2)提供各類前廳服務。主要有：去機場、車站、碼頭等地迎送客人的服務;行李服務;問訊服務;郵件服務;貴重物品的保管;投訴的處理;通過電話總機的各項服務等。
(3)聯(lián)絡、協(xié)調對客服務。在銷售客房過程中掌握的客源信息將及時通報至酒店其他相關部門，使各部門能根據(jù)客人需要提供針對性的服務;將受理投訴了解到的客人的意見及處理情況及時反饋給給有關部門。
(4)建立客帳。酒店為登記入住客人提供一次性結財服務。因此，應為每一位住店客人分別設立賬卡，接受各營業(yè)點轉來的客賬資料，及時記錄客人在住店期間的消費情況;每天晚上進行累計并予以審核;為離店客人辦理結賬、收款或轉賬等服務。
(5)處理各種信息、資料。作為酒店的信息中心，應將每天接受到的大量有關客源市場需求情況、產品銷售情況、營業(yè)收入報表、客人對飯店的意見及建議等信息進行分類并處理，及時向酒店客理結構報告或傳遞至相關部門;同時還為來店客人建立客史檔案，記錄客人的基本信息和客人在酒店的消費情況，提供給各其他業(yè)務給部門參考;還應將各種信息進行收存歸檔，以便隨時取用。
二、客房部分：
(1)做好酒店清潔保養(yǎng)工作。
(2)提供各類客房的對客服務�？头坎繎诳腿俗〉昶陂g提供優(yōu)質服務，讓客人完全滿意�？头坎繛榭腿颂峁┑膶头⻊罩饕校河涂腿朔⻊铡㈦娫挿⻊�、洗衣服務、客房送餐服務、會客服務、擦鞋服務、租借物品服務、遺留物品處理，等等。
(3)進行客房產品創(chuàng)新。根據(jù)客人的需求和本酒店的特點進行客房產品的創(chuàng)新，從以科學合理的使用功能及美好的藝術形式為客人創(chuàng)造一個美觀、舒適的生活環(huán)境�？头慨a品的創(chuàng)新主要體現(xiàn)為：客房種類的調整，如根據(jù)客源特點，適當減少標準房數(shù)量而增加單人房數(shù)量，增設無煙客房(樓層)，女士客房(樓層)、殘疾人客房、兒童套房、商務套房等;客房陳設布置的變化;服務方式的變化。
(4)加強設備、物品控制。制定本部門的設備、物品采購計劃，把好驗收關和報廢關;制定設備、物品的管理制度;做好設備的保養(yǎng)和報修工作;努力尋求降低客房成本的新舉措。
行政部工作職能
(1)行政部是酒店內負責行政事務及后勤保障的部門，由行政車隊、制服房、員工飯?zhí)玫冉M成。
(2)主要任務是為員工做好后勤保障工作;確保酒店的'食品飲料及飲用水符合衛(wèi)生標準;負責酒店車輛的保養(yǎng);與政府部門聯(lián)系，負責辦理酒店的各種衛(wèi)生許可證的報批及復驗工作;負責對酒店內部各合資、合作、承包項目的衛(wèi)生管理并協(xié)調解決有關事宜。
(3)設計組織機構并編制定員。應在酒店決策層的領導下，根據(jù)酒店規(guī)模、等級和經(jīng)營特點確定酒店的組織機構及各部門的人員編制。
(4)制定人力資源管理制度。根據(jù)酒店的人力資源方針、政策制定各項管理制度，如員工守則、晉升、離職等。
(5)計劃并實施員工的招收。根據(jù)酒店經(jīng)營業(yè)務需要，制定酒店所需員工的招收計劃，并組織實施。
(6)做好工資、福利及勞動保護工作。根據(jù)國家有關勞動工資的政策和飯店規(guī)定，做好員工的工資定級、調整等工作，并監(jiān)督各部門勞動保護措施的執(zhí)行情況。
財務部工作職能
(1)編制財務計劃、加強計劃。管理財務部應根據(jù)有關部門規(guī)定的方針政策、制度、紀律及本酒店的實際情況，編制財務計劃，并監(jiān)督、檢查計劃的執(zhí)行情況;籌措各項資金，并管好、用好資金。
(2)做好經(jīng)濟核算、控制成本費用。財務部應通過核算反映并監(jiān)督酒店的經(jīng)濟活動及其成果，并對核算過程進行控制和管理;應利用會計資料，監(jiān)督酒店運行過程中的傾向性問題，盡力降低成本，節(jié)約費用，從而提高酒店贏利水平。
(3)加強財務分析、提供決策參考。財務部應根據(jù)財務計劃嚴格考核各項經(jīng)濟指標的執(zhí)行情況;通過深入實際的調配研究，分析酒店經(jīng)營管理狀況，為酒店決策層提供財務信息資料，以促進酒店改善經(jīng)營管理。
(4)堅持會計監(jiān)督、維護財經(jīng)紀律。財務部應嚴格遵守財經(jīng)紀律，按照國家有關方針政策來組織經(jīng)濟活動和財務管理工作;對違反財經(jīng)紀委和化公為私、扣公肥私、鋪張浪費等行為應堅決予以制止，保證酒店資產的保值、增值。
采購部工作職能
(1)編制酒店采購計劃。采購部應根據(jù)酒店業(yè)務經(jīng)營需要制定酒店所有物資的采購計劃，在總經(jīng)理授權范圍內審批各部門的采購申請，會同財務部一起控制采購資金的使用。
(2)組織物品采購。采購部應根據(jù)各部門的采購申請及物資的庫存情況，按時、保質、保量地組織所需物品的采購。在采購過程中，應貨比三家，嚴格控制采購價格。
(3)做好進貨的驗收、庫存與發(fā)放。采購部應認真輸出購入物資的驗收、庫存、發(fā)放及賬務登記、核算等工作，制定并執(zhí)行相關的規(guī)章制度，特別應做好酒店所有進口物資的報關、納稅等工作，并按程序及時提取物資。
(4)提供貨源信息。采購部應經(jīng)常進行市場調研，注意收集有關物資的各種信息資料，反饋給物資使用部門，并提出物資使用和管理的意見和建議，以降低酒店費用支出，提高經(jīng)濟效益。
餐飲部工作職能
(1)掌握市場需求、合理制寂菜單。餐飲部應了解本酒店目標市場客源的消費特點和餐飲要求，掌握不同年齡、不同性別、不同職業(yè)、不同國籍和民族、不同宗教信仰的客人的飲食習慣和餐飲需求，并在此基礎上制定出能夠迎合目標市場客源的菜單，滿足客人對餐飲服務的各種需求。
(2)進行餐飲創(chuàng)新、創(chuàng)造經(jīng)營特色。酒店餐飲服務應具有吸引客人并與其他飯店和社會餐館、酒樓競爭的能力，最重要的是必須創(chuàng)造自己的經(jīng)營特色。這就要求餐飲部應努力挖掘人部潛力，積極繼承傳統(tǒng)，研究開發(fā)的菜點品種，并配以與之相適應的餐飲環(huán)境和特色服務。
(3)加強餐飲推銷、增加營業(yè)收入。餐飲部應在飯店營銷計劃的指導下，研究、分析餐飲客人的消費需求，精心選擇推銷計劃，開展各種形式的促銷活動，積極招徠各種宴會，努力作好節(jié)假日和酒店特色餐飲的宣傳推銷，以爭取更多的客源并盡力提高來店客人的平均消費水平。
(4)控制餐飲成本、提高盈利水平。餐飲經(jīng)營的目的是在滿足客人飲食需求的基礎上為飯店創(chuàng)造利潤。要想提高餐飲盈利水平，除了擴大餐飲銷售之外，就必須嚴控餐飲成本。首先是降低食品成本，餐飲部應根據(jù)酒店星級和目標市場客源的消費水平合理定價，控制食品原料的采購價格、數(shù)量和質量，加強食品原料的驗收、庫存和發(fā)放管理，減少儀器原料 的損耗和浪費等;其次是盡力降低勞力成三，餐飲部應做好營業(yè)量預測，根據(jù)勞動定額合理組織勞力和安排服務員的工作時間，并加強培訓，提服務員的勞動效率，從而降低勞力費用，再次是減少低值易耗品的消耗，餐飲部應確定低值易耗品的消耗標準，在滿足客人需求的基礎上，盡量減少浪費和扣耗，增加盈利。
培訓部工作職能
(1)培訓部是酒店負責提高人員素質以及合理利用和開發(fā)人力資源的職能部門。負責組織、指導酒店的培訓工作。
(2)洞察酒店情況。
(3)定期對員工進行考評。根據(jù)員工各方面的工作表現(xiàn)，通過一定的項目或目標進行定期的考查，并形成制度，從而對員工進行科學、有序的分析和評價，公正、合理在確定員工的工作實績及其在酒店中的價值。
工程部工作職能
(1)保證酒店的能源供應。確保為酒店供應能源的設備(如供電、供熱、制冷、供汽等)的正常運行，并根據(jù)酒店各營業(yè)部門需要保質、保量地供應能源，同時還應盡量節(jié)約能源消耗。
(2)加強設施設備的保養(yǎng)。根據(jù)設施設備的種類、結構、性能、運轉時間和技術要求制定相應的保養(yǎng)計劃，確保設施設備的政黨運轉。同時，還應對各部門使用設備的員工進行上崗培訓，培訓內容是他們將在工作中使用設備的員工進行上崗培訓，培訓內容是他們將在工作中使用的設備的維修保養(yǎng)要求。另外，工程維修人員應對酒店所有的設施設備進行巡回檢查，以發(fā)現(xiàn)設施設備的任何不正常狀況，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
(3)進行設施設備的更新、改造。為了發(fā)揮設施設備的綜合效益并避免其老化，增強酒店競爭能力，酒店的設施設備每隔數(shù)年即應進行更新、改造。如是小范圍的局項目，工程部應盡量自己施工;如是大范圍或重大項目由外單位施工時，工程部應做好監(jiān)理工作。此外，當酒店舉辦重大活動時，如大型的宴會、會議等，工程部應協(xié)助并配合布置場地。
公關銷售部工作職能
一、銷售部分：
(1)制定銷售計劃。應根據(jù)酒店的經(jīng)營目標，收集并分析各種市場的流向動態(tài)，制定酒店招徠客源的銷售計劃，并組織實施。
(2)與客戶建立良好的協(xié)作關系。應與旅游行政管理部門、外事部門、各施行社、航空公司、鐵路局客運站和駐本地的商社、辦事機構、企事業(yè)單位等保持密切的聯(lián)系，并經(jīng)常進行溝通，了解客人需求，建立長期、穩(wěn)定的良好協(xié)作關系，以促進酒店產品的銷售。
(3)進行酒店產品的宣傳推銷。應根據(jù)本酒店的實際情況確定目標市場，并及時對目標市場開展各種宣傳、促銷工作，以保證完成酒店下達的銷售目標。
(4)反饋各種信息。應將收集到的各種客源市場的核算信息反饋至酒店，參與研究酒店產品創(chuàng)新和組合開發(fā)，以使飯店產品更符合目標市場的需求，提高銷售量。
二、公關部分：
(1)提高酒店知名度和美譽度。應充分利用新聞媒介來提高酒店的知名度和美譽度。當名人來店住宿、著名廠商代表來店舉辦會議、酒店參加社會公益活動時，應及時通知各新聞媒介，通過新聞報道的方式提高酒店的聲譽。
(2)取得公眾的理解和支持。應加強與內、外公眾的信息溝通，與公眾建立良好的感情，從而取得他們對酒店各項工作的理解和支持。在酒店內部，應加強與員工、各部門和股東之間的溝通，創(chuàng)造一個關系融洽、凝聚力強的內部環(huán)境;在酒店外部，應加與客人、新聞媒介、政府各職能部門和社區(qū)之間的溝通，創(chuàng)造一個有利于酒店生存與發(fā)展的外部環(huán)境。
(3)反饋公眾信息、分析環(huán)境形勢。應將社會對酒店的評價(如酒店的特點、優(yōu)勢、服務質量等)、員工和股東酒店的態(tài)度等信息提供給酒店決策者，起到?jīng)Q策參謀作用;同時，還應隨時了解并掌握有關信息，如國家政策、法令的變化，社會輿論的導向，公眾意向，經(jīng)濟形勢及酒店市場的變化與趨勢等，并及時向酒店決策者匯報。
(4)樹立酒店形象、維護酒店聲譽。樹立和發(fā)展酒店形象是促進酒店發(fā)展的重要手段之一。因此，應密切關注公眾的心理、意向變化，高速酒店的公關策略，樹立酒店的良好形象，從而為酒店的發(fā)展不斷地創(chuàng)造良好的社會、輿論環(huán)境。當出現(xiàn)一些不利于酒店形象的情況發(fā)和時，尖臨危不懼、反應迅速，爭取輿論的支持，并妥善處理，以維護酒店聲譽。
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