- 相關(guān)推薦
秘書禮儀的功能和作用
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，商務(wù)秘書人員以驚人的速度增長。那么秘書禮儀的功能和作用有哪些呢？一起和小編來了解一下！
(一)秘書禮儀的三大功能
現(xiàn)代秘書工作，是一種以領(lǐng)導(dǎo)工作為主要服務(wù)對象，以發(fā)揮參謀、助手作用為主要服務(wù)形式，以處理信息為主要服務(wù)或工作內(nèi)容的服務(wù)性職業(yè)。因此秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的輔助者，必須完成這種有助于領(lǐng)導(dǎo)管理、決策的工作與事務(wù)。
1. 塑造形象功能
秘書禮儀的基本目的就是樹立和塑造良好的個(gè)人和組織形象。所謂形象就是個(gè)人或組織在公眾觀念中的反映和評(píng)價(jià)。作為秘書人員，應(yīng)該從我做起，從每一件小事上注重禮儀修養(yǎng)，做到“內(nèi)慧外秀”。這樣才能樹立良好的個(gè)人形象。同時(shí)，從事商務(wù)活動(dòng)的人員，必須文明經(jīng)商，樹立良好的企業(yè)形象，廣泛贏得客戶的信任，促進(jìn)信用的提高。
2. 信息溝通的功能
信息溝通要求秘書人員做好綜合信息的工作,有能力把握單個(gè)信息在整體信息中的地位和作用,當(dāng)更多的信息通過各個(gè)系統(tǒng),被逐漸匯集之后,要能從這些大量的信息中準(zhǔn)確判斷哪些是重要的;哪些是緊急的;哪些雖然是緊急的但并不是重要的等等,以決定選擇與其相適應(yīng)的向領(lǐng)導(dǎo)傳遞的方式。其次,秘書人員應(yīng)充當(dāng)各信息系統(tǒng)之間的樞紐,并有效地加強(qiáng)各個(gè)系統(tǒng)之間的聯(lián)系,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)效應(yīng)。會(huì)協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的工作,這是現(xiàn)代秘書信息服務(wù)中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。秘書必須對本單位以及社會(huì)各信息系統(tǒng)有一個(gè)整體上的把握。一旦明確了領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息,就能敏銳地反映出：該信息應(yīng)由哪個(gè)系統(tǒng)運(yùn)作更快捷;各個(gè)系統(tǒng)可以從哪些不同的角度快速索取信息;它們各自能承擔(dān)的任務(wù)是什么等。這時(shí),秘書既可以建議領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排,又可以經(jīng)授權(quán)由秘書部門或秘書本人來承擔(dān)信息管理的'統(tǒng)籌工作。這種有效地運(yùn)用組織、利用秘書職位的特點(diǎn),做好信息協(xié)調(diào)的工作方式,避免了領(lǐng)導(dǎo)急于“需要的信息上不來”,而各信息系統(tǒng)又抱怨“領(lǐng)導(dǎo)需要什么信息搞不清”相互脫節(jié)的現(xiàn)象,使每次對領(lǐng)導(dǎo)決策的信息服務(wù),進(jìn)入一個(gè)良性循環(huán)。
在信息化日益發(fā)展的今天，信息社會(huì)為現(xiàn)代秘書提供了一個(gè)新的資源：網(wǎng)絡(luò)資源。網(wǎng)絡(luò)資源是隨著辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化而產(chǎn)生的，網(wǎng)絡(luò)將一個(gè)單位內(nèi)部的所有辦公室連接起來，然后連接一個(gè)城市的眾多的辦公室。秘書工作崗位就像一個(gè)樞紐，信息的上傳下達(dá)通過秘書來實(shí)施。
總之，信息溝通是秘書人員必備的基本能力，無論是日常信息溝通能力還是網(wǎng)絡(luò)的信息溝通能力，都是秘書人員做好秘書工作的必要條件，更是秘書禮儀在秘書工作中具體而生動(dòng)的表現(xiàn)。
3. 人際協(xié)調(diào)的功能
首先，秘書作為主管領(lǐng)導(dǎo)與一般職工之間的中介和橋梁，應(yīng)努力維護(hù)上下之間與同事之間的團(tuán)結(jié)。秘書在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)不太利于職工的指令時(shí)，應(yīng)注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信與形象;同樣，在向上反映不太有利于職工的情況時(shí)，既不能隱瞞、掩飾，又要盡力保護(hù)職工的利益。盡量采取對事不對人的態(tài)度，使職工的缺點(diǎn)錯(cuò)誤既得以糾正，使之獲得必要教訓(xùn).又不至于受到傷害。對于同事、職工間的矛盾，也應(yīng)盡己所能加以協(xié)調(diào)、緩和。
其次，在秘書活動(dòng)和工作中，難免要碰到溝通不暢的事情，有時(shí)客戶還可能因此而不高興。如果處理不當(dāng)，不僅客戶對秘書從業(yè)人員的印象不佳，而且還會(huì)影響企業(yè)的形象。秘書禮儀，能化解矛盾，消除分歧，相互理解，達(dá)成諒解，調(diào)適人際關(guān)系，使之趨于和諧，從而妥善地解決商務(wù)糾紛。
(二)秘書禮儀的作用
孔子說：“不學(xué)禮，無以立。” “博學(xué)于文，約之于禮。”禮儀對人有較強(qiáng)的約束力。秘書禮儀不僅是秘書工作取得成功的重要手段，而且已逐漸滲透到社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中的各個(gè)方面，為構(gòu)建和諧文明社會(huì)起著重大的作用。
1.提高個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)
禮儀是成功者的潛在資本。市場競爭最終是人員素質(zhì)的競爭，對秘書人員來說，秘書人員的素質(zhì)就是秘書人員個(gè)人的修養(yǎng)和個(gè)人的表現(xiàn)。教養(yǎng)體現(xiàn)于細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)展示素質(zhì)。通過學(xué)禮儀、講禮儀，會(huì)使人樹立起正確的價(jià)值觀，自覺調(diào)整站位，跳出自我的小圈子;以他人為先，以社會(huì)為上，從國家和社會(huì)的大局考慮問題;以“先天下之憂而憂、后天下之樂而樂”的高尚情懷凈化靈魂;以“己所不欲、勿施于人”的恭敬謙讓精神規(guī)范自己的言行舉止，從而使自己的思想素質(zhì)提升到一個(gè)新的層次。
2.有助于塑造良好的公眾形象
公眾形象是十分重要的，它的形成大多數(shù)是通過禮儀來傳遞的，并且直接影響著交往雙方能否融洽相處以及交際的成敗。不僅如此，一個(gè)個(gè)體或一個(gè)單位，想要擴(kuò)大知名度、提升美譽(yù)度就要在社會(huì)公眾面前樹立最佳形象，而與社會(huì)公眾交往的秘書禮儀形象是獲得成功的有效途徑�，F(xiàn)代市場競爭除了產(chǎn)品競爭外，更體現(xiàn)在形象競爭。一個(gè)具有良好信譽(yù)和形象的公司或企業(yè)，就容易獲得社會(huì)各方的信任和支持，就可在激烈的競爭中處于不敗之地。所以，秘書人員時(shí)刻注重禮儀，既是個(gè)人和組織良好素質(zhì)的體現(xiàn)，也是樹立和鞏固良好形象的.需要。
3.有利于傳遞信息，展示價(jià)值
良好的禮儀可以更好地向?qū)Ψ秸故咀约旱拈L處和優(yōu)勢，它往往決定了機(jī)會(huì)是否降臨。比如，在公司，你的服飾適當(dāng)與否可能就會(huì)影響到你的晉升和同事的關(guān)系;帶客戶出去吃飯時(shí)你的舉止得體與否也許就決定了交易的成功與否;又或者，在辦公室不雅的言行或許就使你失去了一次參加老板家庭宴請的機(jī)會(huì)……這是因?yàn)槎Y儀是一種信息，通過這個(gè)媒介表達(dá)出尊敬、友善、真誠的感情。所以在商務(wù)活動(dòng)中，恰當(dāng)?shù)亩Y儀可以獲得對方的好感、信任，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)的發(fā)展。
【秘書禮儀的功能和作用】相關(guān)文章：
商務(wù)秘書禮儀-會(huì)議禮儀07-13
商務(wù)秘書禮儀-進(jìn)餐禮儀10-01
商務(wù)秘書禮儀-個(gè)人禮儀05-19
秘書部門的基本功能09-25
商務(wù)秘書禮儀-西餐的基本禮儀10-29
商務(wù)秘書禮儀-日常交往禮儀10-17
PHP和Java的功能10-09