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秘書(shū)商務(wù)禮儀：別讓打電話(huà)出賣(mài)了你的教養(yǎng)
人在職場(chǎng)，學(xué)會(huì)打電話(huà)是非常重要的。因?yàn)殡娫?huà)是公司的窗口，很多業(yè)務(wù)的第一次接觸都是通過(guò)電話(huà)。今天就給大家介紹一下優(yōu)雅女人是如何掌握電話(huà)禮儀的。
聽(tīng) 電 話(huà)
公司接聽(tīng)電話(huà)應(yīng)該是非常正規(guī)的——在禮貌稱(chēng)呼之后，先主動(dòng)報(bào)出公司或部門(mén)的名稱(chēng)。如：“您好，這里是**公司，請(qǐng)問(wèn)您找哪位?”。很多人會(huì)習(xí)慣性的有防備意識(shí)或覺(jué)得不重要，接聽(tīng)電話(huà)時(shí)不報(bào)備自己的崗位或名字。但往往在這些小細(xì)節(jié)方面才是體現(xiàn)教養(yǎng)的禮貌性。
在長(zhǎng)途電話(huà)的禮儀細(xì)節(jié)中，當(dāng)你給別人打長(zhǎng)途電話(huà)請(qǐng)求別人的幫助，如果對(duì)方正好不在，你應(yīng)該選一個(gè)合適的時(shí)間再打過(guò)去，最好不要讓對(duì)方回電。
如果打電話(huà)撥錯(cuò)了號(hào)碼，應(yīng)當(dāng)禮貌地說(shuō)一聲“對(duì)不起，我撥錯(cuò)了號(hào)碼”。如果接到撥錯(cuò)的電話(huà)，應(yīng)當(dāng)客氣地告訴對(duì)方打錯(cuò)了，請(qǐng)他重?fù)�，不要使�?duì)方難堪。
如果是在跨國(guó)公司的辦公室，來(lái)電必須在第二聲鈴響之后迅速接起，如果在鈴響超過(guò)三聲后才接聽(tīng)，就要禮貌地說(shuō)一句“抱歉，讓您久等了”。
當(dāng)來(lái)電話(huà)的人說(shuō)明要找誰(shuí)之后，通常有三種情況：
一是剛好是本人接電話(huà);此時(shí)應(yīng)該回答“我就是，請(qǐng)問(wèn)您是哪位?”
二是本人在，但不是他接電話(huà)，需要轉(zhuǎn)接;此時(shí)應(yīng)該這么說(shuō)“他就在旁邊，請(qǐng)稍等。”或者“請(qǐng)稍等，我?guī)湍D(zhuǎn)過(guò)去，請(qǐng)問(wèn)您貴姓?”。
三是他不在辦公室。接電話(huà)的人要這么說(shuō)“對(duì)不起，他剛好出去了，您需要留話(huà)嗎”不要只說(shuō)一聲“不在”。
還有一種情況是，如果你和某人正在他的辦公室談話(huà)，此時(shí)電話(huà)突然響了，該怎么辦呢?當(dāng)對(duì)方接到緊急電話(huà)時(shí)，你需要請(qǐng)求是否要避嫌“請(qǐng)問(wèn)，我是不是該出去一會(huì)兒呢?”。第二是談話(huà)中你接到緊急電話(huà)，你應(yīng)該這么說(shuō)“對(duì)不起，我得接個(gè)電話(huà)”。
總之，接電話(huà)的禮儀就是不要留下不愉快的交流，給人好的心情，自己心情也會(huì)變好。
秘 書(shū) 應(yīng) 有 的 電 話(huà) 禮 儀
秘書(shū)就是一個(gè)企業(yè)的窗口，很多人都是通過(guò)這個(gè)職務(wù)來(lái)認(rèn)識(shí)企業(yè)的商務(wù)形象。作為一名秘書(shū)，要懂得基本的商務(wù)禮儀，特別是電話(huà)禮儀。很多公司應(yīng)聘秘書(shū)的要求也有考核面試者是否有良好的電話(huà)禮儀。
商務(wù)環(huán)境中，秘書(shū)接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，首先要能區(qū)分什么電話(huà)需要她本人直接轉(zhuǎn)給老板，什么電話(huà)需要她自己來(lái)處理，而什么電話(huà)又需要轉(zhuǎn)給其他的人。
換句話(huà)說(shuō)，作為秘書(shū)，一頂要多了解公司，清楚什么人負(fù)責(zé)什么事，以便當(dāng)老板不在的時(shí)候，知道將電話(huà)轉(zhuǎn)給其他也有能力解決此類(lèi)問(wèn)題的人。這對(duì)秘書(shū)職業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)至關(guān)重要。
做 好 電 話(huà) 留 言
當(dāng)別人給你打電話(huà)時(shí)，禮貌的做法是當(dāng)天回電給對(duì)方。如果你沒(méi)接到電話(huà)，最好是兩天之內(nèi)回電。如果你實(shí)在沒(méi)辦法立即回電，那么，在兩天之內(nèi)，請(qǐng)別人替你回電。
在辦公室里，當(dāng)你接聽(tīng)恰好外出辦事的同事的電話(huà)時(shí)，要替同事做好電話(huà)留言，包括來(lái)電者的姓名、電話(huà)。在家中也是一樣。無(wú)論是生活中，還是工作中，我們都應(yīng)當(dāng)多替他人想。
現(xiàn)在很多人都在電話(huà)上安裝了錄音裝置，外出時(shí)將其打開(kāi)，就可以把打來(lái)的電話(huà)留言錄下來(lái)。在錄制自己的話(huà)音時(shí)，要注意措辭。
如果是公司電話(huà)，可以這么說(shuō)“您好，這里是**公司，我們的辦公時(shí)間是工作日早九點(diǎn)到晚五點(diǎn)。請(qǐng)您聽(tīng)到提示音后留言，謝謝!”
如果是住宅電話(huà)，直接說(shuō)“您好，請(qǐng)留言，謝謝”便可，而不必過(guò)多透露個(gè)人消息。給別人留言時(shí)，最重要的是清晰地說(shuō)出你的姓名，慢慢地講出你的回電號(hào)碼和簡(jiǎn)潔的信息，最好能將電話(huà)號(hào)碼慢慢地重復(fù)一遍。
拿破侖.希爾曾這樣說(shuō)過(guò)：“世界上最廉價(jià)，而且能得到最大收益的一項(xiàng)物質(zhì)，就是禮節(jié)”。過(guò)去我們可能不在意，但當(dāng)大部分人都不注意的時(shí)候，就要提醒自己了。
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