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Office 2013十個(gè)技巧
Microsoft Office 2013是應(yīng)用于Microsoft Windows視窗系統(tǒng)的一套辦公室套裝軟件。掌握小技巧可以更快的提升工作效率。下面是YJBYS小編收集的10個(gè)Office 2013技巧，希望可以幫到你。
技巧一：將法定假日添加到Outlook日歷
只要簡(jiǎn)單設(shè)置，即可將我國(guó)的法定假日添加到Outlook日歷，從而方便我們的日程安排：
打開(kāi)Outlook，從主菜單下打開(kāi)“Outlook選項(xiàng)”對(duì)話框，在左側(cè)導(dǎo)航面板選擇“日歷”面板，在右側(cè)窗格的“日歷選項(xiàng)”小節(jié)找到“將分以上添加到"日歷"中”選項(xiàng)，點(diǎn)擊右側(cè)的“添加假日”按鈕，此時(shí)會(huì)彈出“將假日添加到日歷”對(duì)話框，如圖1所示，勾選“中國(guó)”復(fù)選框，連續(xù)點(diǎn)擊兩次“確定”按鈕，就可以將我國(guó)的法定假日添加到Outlook的日歷，這里不僅顯示各種假日，而且農(nóng)歷日期、節(jié)氣等都在這里顯示出來(lái)，是不是很方便?
按照同樣的方法，還可以考慮將相關(guān)國(guó)家的假日信息添加到日歷，例如圣誕節(jié)、感恩節(jié)等。
技巧二：激活Excel內(nèi)置的Powerpivot服務(wù)
對(duì)于很多用戶來(lái)說(shuō)，可能經(jīng)常需要在工作簿和數(shù)據(jù)透視表中構(gòu)建、分析和計(jì)算多維數(shù)據(jù)，或者需要使用工作組網(wǎng)站和文檔管理功能存儲(chǔ)信息并與同事進(jìn)行協(xié)作處理，在以往一般是需要下載安裝Powerpivot加載項(xiàng)。不過(guò)，如果你使用的是Excel 2013，那么可以直接激活Powerpivot服務(wù)：
從文件菜單下選擇“選項(xiàng)”，在對(duì)話框切換到“加載項(xiàng)”選項(xiàng)卡，在“管理”右側(cè)的下拉列表框選擇“COM加載項(xiàng)”，單擊右側(cè)的“轉(zhuǎn)到”按鈕，隨后會(huì)打開(kāi)“COM加載項(xiàng)”對(duì)話框，在這里勾選“Microsoft Office Powerpivot for Excel 2013”復(fù)選框，確認(rèn)之后即可生效。在Excel 2013主界面切換到“POWERPIVOT”選項(xiàng)卡，現(xiàn)在就可以使用Powerpivot的相關(guān)功能(見(jiàn)圖2)，以后在Excel處理大數(shù)據(jù)就方便多了。
技巧三：借助組策略修改Outlook的OST文件位置
默認(rèn)設(shè)置下，Outlook 2013在新建帳戶時(shí)，相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件(.ost文件)總是被保存在C盤的默認(rèn)目錄，時(shí)間一長(zhǎng)，占用的磁盤空間也會(huì)越來(lái)越大了。麻煩的是，當(dāng)我們打開(kāi)“帳戶設(shè)置→數(shù)據(jù)文件”對(duì)話框，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這里雖然可以查看數(shù)據(jù)文件的相關(guān)信息，但卻并沒(méi)有提供修改默認(rèn)位置的選項(xiàng)…
解決的辦法還是有的，我們可以借助組策略修改Outlook 2013的ost文件位置：
首先需要下載Office自定義工具(OCT)，訪問(wèn)http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=35554，按照操作系統(tǒng)的版本選擇32位或64位，下載之后雙擊解壓。進(jìn)入剛才解壓的文件夾，依次跳轉(zhuǎn)到“admx”文件夾，復(fù)制“outlk15.admx”文件和“zh-cn”文件夾到“WindowsPolicyDefinitions”。
打開(kāi)運(yùn)行對(duì)話框，輸入“gpedit.msc”啟動(dòng)組策略對(duì)象編輯器，在左側(cè)導(dǎo)航窗格依次選擇“用戶配置→管理模板→MicrosoftOutlook 2013→雜項(xiàng)→PST設(shè)置”，在右側(cè)窗格選擇“OST文件默認(rèn)位置”，雙擊打開(kāi)配置對(duì)話框，在這里選擇“已啟用”，現(xiàn)在你會(huì)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以修改OST文件的默認(rèn)位置(見(jiàn)圖3)。
完成上述操作之后，我們就可以刪除原來(lái)的Outlook帳戶，注意刪除之前首先備份數(shù)據(jù)，新建帳戶，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)文件已經(jīng)出現(xiàn)在新的位置。
技巧四：不讓Excel 2013自動(dòng)檢查兼容性
喜歡追新的小秦早早就已經(jīng)開(kāi)始使用Office 2007、2010，不久前已經(jīng)將辦公室的Office套件更新到2013版本，默認(rèn)的文件名后綴已經(jīng)變成帶“x”的新格式，既時(shí)尚又節(jié)省文件體積。但苦惱的是，每次在編輯舊格式的Office文檔時(shí)，文件的標(biāo)題上會(huì)顯示“兼容模式”的字樣，而且在保存或退出的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)彈出類似于“Microsft Excel - 兼容性檢查器”的對(duì)話框，雖然選擇“繼續(xù)”可以繼續(xù)操作，但顯然是相當(dāng)?shù)牧钊擞憛挕?/p>
小秦顯然不希望看到這一對(duì)話框，但每次確認(rèn)都是比較麻煩，因此她思考了一個(gè)長(zhǎng)久之計(jì)：?jiǎn)螕簟叭∠卑粹o，返回“信息”界面，單擊右側(cè)窗格的“檢查問(wèn)題”按鈕，從彈出菜單選擇“檢查兼容性”，此時(shí)仍然會(huì)彈出“Microsft Excel - 兼容性檢查器”對(duì)話框，但如果仔細(xì)查看，會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)對(duì)話框與之前的對(duì)話框還是有一些些的區(qū)別，例如沒(méi)有了“繼續(xù)”和“取消”兩個(gè)按鈕，所提供的只有“確定”一個(gè)按鈕。如圖4所示，在這里取消“保存此工作簿時(shí)檢查兼容性”復(fù)選框，確認(rèn)之后關(guān)閉對(duì)話框。以后，在編輯這個(gè)工作簿文件時(shí)，就再也不會(huì)彈出兼容性檢查的對(duì)話框了。
技巧五：讓W(xué)indows 8的更新“捎上”O(jiān)ffice 2013
很多朋友是在Windows 8系統(tǒng)下使用Office 2013，如果你注意的話，會(huì)發(fā)現(xiàn)Office 2013的“關(guān)于”對(duì)話框并沒(méi)有像以前版本那樣提供在線升級(jí)的選項(xiàng)，總不可能每次卸載后重新安裝最新的版本吧?
其實(shí)，Office 2013已經(jīng)與Windows Update捆綁在一起，按下“Window+X”組合鍵激活開(kāi)始菜單，在這里打開(kāi)控制面板，依次選擇“系統(tǒng)和安全→Windows更新→更改設(shè)置”，進(jìn)入之后勾選“更新Windows時(shí)提供其他Microsoft產(chǎn)品的更新”復(fù)選框，確認(rèn)之后即可生效。以后，每次檢查更新，都可以根據(jù)需要選擇安裝Office 2013的相關(guān)更新，效果如圖5所示，這樣就方便多了。
技巧六：讓W(xué)ord 2013直接進(jìn)入空白文檔
每次運(yùn)行Word 2013，都會(huì)進(jìn)入模板選擇并顯示最近打開(kāi)的文檔列表，如果需要新建文檔，那么必須選擇“空白文檔”。很多朋友并不習(xí)慣這一設(shè)計(jì)，他們更希望能夠直接進(jìn)入空白文檔，此時(shí)可以按照如下方法進(jìn)行設(shè)置：
打開(kāi)“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“常規(guī)”選項(xiàng)卡，如圖6所示，在這里將“此應(yīng)用程序啟動(dòng)時(shí)顯示開(kāi)始屏幕”復(fù)選框去除，確認(rèn)之后即可生效。以后打開(kāi)Word 2013，就可以直接進(jìn)入空白文檔，我們可以按照類似的步驟對(duì)其他的Office組件進(jìn)行設(shè)置。
技巧七：巧妙解決上載中心的自啟動(dòng)問(wèn)題
對(duì)于已經(jīng)用上Office 2013的朋友來(lái)說(shuō)，Office上載中心每次都會(huì)隨系統(tǒng)自行啟動(dòng)，但無(wú)論是自帶的任務(wù)管理器，或是通過(guò)“系統(tǒng)配置實(shí)用程序”，都沒(méi)有找到Ooffice上載中心的啟動(dòng)項(xiàng)，也就是無(wú)法將其禁止。這個(gè)問(wèn)題困擾了很多人，一些朋友甚至不得不采取硬刪文件的極端措施…
其實(shí)，解決這個(gè)問(wèn)題的方法很簡(jiǎn)單，只要通過(guò)任務(wù)計(jì)劃即可：
按下“Win+X”組合鍵，進(jìn)入控制面板之后依次選擇“管理工具→計(jì)劃任務(wù)”，依次展開(kāi)“任務(wù)計(jì)劃程序庫(kù)→Microsoft→Office”，如圖7所示，在右側(cè)窗格找到Microsoft Office 15 Sync Maintenance任務(wù)，右擊選擇“禁用”，立即就可以生效，以后如果需要啟動(dòng)上載中心，只要將其加到開(kāi)始菜單的“啟動(dòng)”組就可以。按照同樣的方法，可以清理一些比較難處理的自啟動(dòng)項(xiàng)目。
技巧八：讓Office 2013默認(rèn)保存到本地文件夾
如果你注意的話，會(huì)發(fā)現(xiàn)無(wú)論是Word 2013或是Excel 2013，每次執(zhí)行保存操作時(shí)，都是默認(rèn)保存為“***的SkyDrive”，這當(dāng)然非常有利于云同步操作，不過(guò)對(duì)于大部分用戶來(lái)說(shuō)，相信還是會(huì)保存到本地文件夾，此時(shí)就必須點(diǎn)擊“計(jì)算機(jī)”進(jìn)行跳轉(zhuǎn)，操作相當(dāng)不便。
其實(shí)，我們可以通過(guò)設(shè)置可以將默認(rèn)的保存位置更改到本地文件夾，這里以Excel 2013為例進(jìn)行說(shuō)明：
打開(kāi)“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“保存”面板，如圖8所示，在這里勾選“默認(rèn)情況下保存到計(jì)算機(jī)”，默認(rèn)的保存位置是“文檔”文件夾，如果需要更改位置的話，可以手工輸入，確認(rèn)之后即可生效，而且包括Word 2013、PowerPoint 2013等其他組件也會(huì)同時(shí)生效。
技巧九：讓Outlook 2013成功導(dǎo)入本地CSV文件
在使用Outlook 2013的過(guò)程中，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)很難直接導(dǎo)入本地的CSV文件，即使強(qiáng)行導(dǎo)入之后，也會(huì)發(fā)現(xiàn)內(nèi)容為空，許多朋友甚至不得不借道其他的郵件客戶端進(jìn)行中轉(zhuǎn)導(dǎo)入，操作起來(lái)相當(dāng)?shù)姆爆�。其�?shí)，Outlook 2013是可以直接導(dǎo)入本地CSV文件的，只是在操作過(guò)程中需要正確設(shè)置字段映射：
在Outlook 2013的“文件”主菜單下選擇“打開(kāi)和導(dǎo)出”，在右側(cè)窗格依次“打開(kāi)→導(dǎo)入/導(dǎo)出”，此時(shí)會(huì)彈出“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)А睂?duì)話框，正確的選擇是“從另一程序或文件導(dǎo)入”，文件類型請(qǐng)選擇“逗號(hào)分隔值”，按照提示載入待導(dǎo)入的CSV文件，目標(biāo)文件夾自然是選擇“聯(lián)系人”，這里需要單擊右側(cè)的“映射自定義字段”按鈕，打開(kāi)圖9所示的對(duì)話框，從左側(cè)的源文件列表框拖拽相關(guān)值與右側(cè)的目標(biāo)字段進(jìn)行映射，確認(rèn)之后即可直接成功導(dǎo)入。
提示：在從其他的郵件客戶端工具導(dǎo)出地址簿時(shí)，請(qǐng)認(rèn)真選擇輸出字段，一般不建議輸出無(wú)實(shí)際意義的字段。
技巧十：讓W(xué)ord 2013實(shí)現(xiàn)輸入法的智能切換
喜愛(ài)追新的老張?jiān)缭缇驮谧约旱挠?jì)算機(jī)上安裝了最新的Windows 8和Office 2013，自帶的微軟拼音輸入法顯然令他無(wú)法滿意，老張?jiān)诘谝粫r(shí)間安裝了自己習(xí)慣的智能五筆輸入法。在編輯Word文檔時(shí)，老張經(jīng)常需要同時(shí)輸入漢字、英文、數(shù)字等內(nèi)容，這樣就需要在不同的輸入法之前進(jìn)行切換，而Windows 8已經(jīng)改用“Win+Space”組合鍵切換輸入法，他覺(jué)得操作起來(lái)很是麻煩，而且效率極低…
其實(shí)，對(duì)于Office 2013版本來(lái)說(shuō)，只要簡(jiǎn)單設(shè)置，就可以讓W(xué)ord 2013實(shí)現(xiàn)輸入法的智能切換：
打開(kāi)Word 2013，打開(kāi)“Word選項(xiàng)”窗口，切換到“高級(jí)”選項(xiàng)卡，在右側(cè)窗格找到“自動(dòng)切換鍵盤以匹配周圍文字的語(yǔ)言”選項(xiàng)，如圖10所示，勾選之后單擊右下角的“確定”按鈕，無(wú)需退出Word，立即就可以生效。以后，每當(dāng)老張將光標(biāo)定位在中文字符之間，那么此時(shí)會(huì)自動(dòng)切換到中文輸入法，并不需要按下“Win+Space”組合鍵進(jìn)行切換;如果光標(biāo)跳轉(zhuǎn)到英文或數(shù)字的字符，那么此時(shí)也會(huì)自動(dòng)切換到英文輸入法，同樣不需要按下“Win+Space”組合鍵，是不是很方便?
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