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如何在Word和Excel中選擇錄入
電腦及各類應(yīng)用軟件從誕生的那一刻起，就確定了為人類減輕勞動負(fù)擔(dān)的宗旨，但如果操作軟硬件的人不熟悉其功能，減輕負(fù)擔(dān)的宗旨也就成為空談。例如，使用Word和Excel制作明細(xì)表時需要重復(fù)錄入部門、職稱或?qū)W歷等內(nèi)容。此時，不論是逐一錄入還是復(fù)制粘貼，都是一項(xiàng)即耗時又費(fèi)力的工作。如何利用軟件的自身功能從繁重的工作中擺脫出來呢?本篇文章將給你滿意的答案。
我們在使用Word和Excel制作表格時，可以為表格制作一個下拉列表，在遇到需重復(fù)錄入的內(nèi)容時，只要用鼠標(biāo)單擊所需的選項(xiàng)，即可輕松完成錄入。下面筆者將分別講解Word和Excel下的實(shí)現(xiàn)方法。
一、Word表格實(shí)現(xiàn)選擇錄入
例如制作一份明細(xì)表，在這個表格中，部門、職稱、學(xué)歷和級別等幾項(xiàng)內(nèi)容是需要重復(fù)輸入的，我們利用Word提供的下拉型窗體域即可輕松實(shí)現(xiàn)表格內(nèi)容的選擇錄入(如圖1)。具體設(shè)置步驟如下：
(1)首先在Word中根據(jù)需要設(shè)計(jì)好表格，將固定不變的內(nèi)容輸入到表格中。
(2)將鼠標(biāo)移到指定位置(例如“職稱”下面的單元格)，單擊“視圖→工具欄→窗體”命令，彈出“窗體”工具欄，單擊“下拉型窗體域”按鈕。
小提示：單元格中插入窗體域后，會顯示出灰色底紋，在按下“窗體域底紋”按鈕時會顯示陰影。該窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，這些效果并不岜淮蠐〕隼礎(chǔ)?
(3)雙擊單元格中的窗體域底紋，彈出“下拉型窗體域選項(xiàng)”對話框。在“下拉項(xiàng)”文本框內(nèi)輸入需要添加的第一個列表項(xiàng)，并單擊“添加”按鈕進(jìn)行添加。依法輸入其余列表項(xiàng)，待所有列表項(xiàng)添加完畢后，可以通過“↑、↓”方向按鈕改變列表項(xiàng)的排列順序。
(4)勾選“啟用下拉列表”復(fù)選框(如圖2)，單擊“確定”按鈕，完成一個單元格的下拉型窗體域的設(shè)置。
小技巧：可將其余使用同樣窗體域的單元格全部選中，然后通過復(fù)制、粘貼的方法一次性插入。
(5)在所有下拉型窗體域完成插入之后，單擊“窗體”工具欄上的鎖狀“保護(hù)窗體”按鈕(這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其它地方都無法進(jìn)行修改)，在需要錄入同一內(nèi)容的任一窗體域單元格上單擊鼠標(biāo)，單擊其右側(cè)出現(xiàn)的下拉三角圖標(biāo)，從彈出下拉列表中選擇需要錄入的內(nèi)容。全部選擇好后，再次單擊“保護(hù)窗體”按鈕解除鎖定。
二、Excel表格實(shí)現(xiàn)選擇錄入
在Excel表格中使用選擇錄入的好處是，可以對數(shù)據(jù)精確篩選，避免因錄入錯誤造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象發(fā)生。具體設(shè)置步驟如下：
(1)首先在Excel中設(shè)計(jì)好所需要的表格，在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容，然后選定要使用選擇性輸入的區(qū)域。
(2)單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，在彈出的窗口中單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡。在“允許”下拉列表中選擇“序列”;在“來源”框中輸入序列來源的單元格絕對地址，或者單擊其右側(cè)的隱藏窗體按鈕，用鼠標(biāo)選定要使用下拉列表中所顯示的內(nèi)容的單元格區(qū)域，再次單擊隱藏窗體按鈕回到“設(shè)置”選項(xiàng)卡。最后單擊“確定”按鈕返回(如圖3)。
(3)用鼠標(biāo)單擊區(qū)域中的任一單元格，會在單元格旁邊出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設(shè)置序列，從中單擊所需的項(xiàng)目即可完成錄入。
小技巧：對于其它使用下拉列表的單元格，可以采用拖動柄復(fù)制的方法來實(shí)現(xiàn)。
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