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Excel如何切換視圖工具欄命令快速顯示所需數(shù)據(jù)列
對于一個包含許多數(shù)據(jù)列的Excel工作表而言，用戶往往希望只顯示對自己有用的部分數(shù)據(jù)列，同時隱去不需要的數(shù)據(jù)列。同時不同用戶對所要求顯示的數(shù)據(jù)列往往又是不相同的。
例如，對于一張包含多個科目的學(xué)生成績表，語文老師可能只想看語文成績，數(shù)學(xué)老師可能只想看數(shù)學(xué)成績。但是，由于多個科目的成績都匯總在一起，這就會給老師查看單科成績造成不便。如果能針對不同用戶的需求，快速地隱去用戶不需要的數(shù)據(jù)列，只留下用戶需要的數(shù)據(jù)列，這樣，用戶就能很輕松地將注意力集中在所需的數(shù)據(jù)上。很多用戶可能說，這太簡單了!
把不需要的數(shù)據(jù)列隱藏起來就行了。沒錯，但問題是，如何隱藏?如果每個用戶每次查看都通過手動隱藏和取消隱藏數(shù)據(jù)列來操作，那就太麻煩了。不過，借助Excel的視圖和宏就能輕松解決這個問題。下面筆者就以一張包含多個科目的學(xué)生成績表為例介紹具體的實現(xiàn)方法。
第一步：創(chuàng)建用戶視圖
首先，在Excel中打開學(xué)生成績工作表(如圖1)。我們先來設(shè)置語文視圖，這個視圖中只顯示語文成績。選中除學(xué)號、姓名和語文數(shù)據(jù)列以外的所有數(shù)據(jù)列，用右鍵單擊選中數(shù)據(jù)列標題，在彈出的菜單中選擇“隱藏”命令。
這樣，工作表中就只剩下了語文成績了。接著，依次單擊“視圖-視圖管理器”命令，進入“視圖管理器”對話框。單擊“添加”按鈕，在 “名稱”框中輸入“ChineseView”(如圖2)，單擊“確定”按鈕返回，語文視圖就創(chuàng)建好了。重復(fù)上述步驟，創(chuàng)建其他所需視圖。
第二步：錄制視圖切換宏
視圖創(chuàng)建好后，雖然可以通過視圖管理器進行切換，但是，每次這樣操作就顯得太繁瑣。因此，可將切換視圖操作錄制成宏以減少切換操作步驟。我們先來錄制查看語文視圖的宏。依次單擊“工具-宏-錄制新宏”，在“宏名”中輸入“查看語文”，單擊“確定”按鈕開始錄制宏(如圖3)。
接著，單擊“視圖→視圖管理器”，進入視圖管理器。在視圖列表中選中“ChineseView”并單擊“顯示”按鈕。最后，單擊“停止錄制”按鈕完成宏的錄制。這樣，查看語文視圖的宏就錄制好了。重復(fù)上述步驟，依次錄制其他所需的宏。
第三步：創(chuàng)建視圖切換按鈕
宏錄制好了，我們還要為這些宏創(chuàng)建一個工具欄及相應(yīng)的命令按鈕。否則，每次都要使用宏對話框來運行宏還是不方便。用右鍵單擊工具欄任意處，在彈出的菜單中選擇“自定義”命令。在打開的“自定義”對話框中，切換到“工具欄”標簽頁，單擊“新建”按鈕。在“工具欄名稱”框中輸入“切換視圖”，單擊“確定”按鈕。
此時，在“自定義”對話框邊上會出現(xiàn)一個“切換視圖”工具欄。這就是我們剛才新創(chuàng)建的工具欄。接著，在“自定義”對話框中，切換到“命令”標簽頁，在“類別”列表中選擇宏，將右側(cè)“命令”列表中的自定義按鈕拖放到“切換視圖”工具欄中。用右鍵單擊剛拖放過來的自定義命令按鈕，在“命名”框中輸入“查看語文”對其進行重命名，并選擇“總是只用文字”(如圖4)。
再次用右鍵單擊自定義命令按鈕，選擇“指定宏”命令，在彈出的對話框中，選擇“查看語文”宏，單擊“確定”返回自定義對話框。重復(fù)上述步驟，為其他宏也創(chuàng)建相應(yīng)的命令按鈕。最后完成的“切換視圖”工具欄如圖5所示。
至此，整個工作就算做完了。以后，要查看某個科目的成績時，只要單擊“切換視圖”工具欄上相應(yīng)的命令按鈕，就能快速切換到只顯示某個科目成績的視圖。使用該技巧，我們還可以幫助財務(wù)、工程技術(shù)等人員在一大堆數(shù)據(jù)中快速找到自己需要的數(shù)據(jù)。
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