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運(yùn)用EXCEL實(shí)現(xiàn)ERP沙盤(pán)財(cái)務(wù)核算與預(yù)算論文
一、引言
隨著高校教學(xué)方法的深入改革，企業(yè)資源計(jì)劃 (ERP)沙盤(pán)模擬企業(yè)經(jīng)營(yíng)開(kāi)始廣泛運(yùn)用在經(jīng)管學(xué)院教學(xué) 計(jì)劃之中。ERP沙盤(pán)模擬是一種情景式、互動(dòng)式的教學(xué)模 式，具體方法為:給定固定的初始資本，令每個(gè)小組進(jìn)行5 ~8年的模擬生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。小組至少有5名隊(duì)員，分別擔(dān)任企 業(yè)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、營(yíng)銷總監(jiān)、采購(gòu)總監(jiān)和生產(chǎn)總監(jiān)職 位，通過(guò)戰(zhàn)略規(guī)劃、市場(chǎng)分析、營(yíng)銷策劃、生產(chǎn)安排、財(cái)務(wù) 管理等一系列活動(dòng)讓學(xué)生學(xué)以致用，培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)思 維能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，提高學(xué)生的綜合素質(zhì)。
ERP沙盤(pán)模擬經(jīng)營(yíng)是一系列綜合活動(dòng)，涉及的操作 流程較多，需要學(xué)生從整體角度上統(tǒng)籌規(guī)劃。在ERP沙盤(pán)末結(jié)賬的財(cái)務(wù)報(bào)表編制工作，而且要能夠根據(jù)企業(yè)生產(chǎn) 經(jīng)營(yíng)狀況，進(jìn)行合理的財(cái)務(wù)預(yù)算。
在教學(xué)過(guò)程中，對(duì)于會(huì)計(jì)專業(yè)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，我們可以 將沙盤(pán)模擬與財(cái)務(wù)軟件兩者結(jié)合起來(lái)進(jìn)行教學(xué)，借助于 沙盤(pán)業(yè)務(wù)來(lái)讓學(xué)生了解用友或者金蝶財(cái)務(wù)軟件，但對(duì)非 專業(yè)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，應(yīng)更注重財(cái)務(wù)報(bào)表的編制、分析和使 用，為決策者提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息。因此，如何快速地自 動(dòng)形成報(bào)表成為了教學(xué)的難點(diǎn)和重點(diǎn)。
二、基于EXCEL實(shí)現(xiàn)ERP沙盤(pán)實(shí)驗(yàn)報(bào)表自動(dòng)生成
ERP沙盤(pán)模擬經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)較為簡(jiǎn)單，可以利用EXCEL 的公式編輯功能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表完全自動(dòng)化生成。由于ERP沙盤(pán)模擬沒(méi)有原始憑證，因此省略錄入憑 證的步驟，根據(jù)比賽操作流程完成實(shí)時(shí)記賬。本文根據(jù)財(cái) 務(wù)報(bào)表的編制原理，設(shè)計(jì)操作流程圖及會(huì)計(jì)分錄表進(jìn)行 日常記賬，通過(guò)對(duì)經(jīng)營(yíng)年度每個(gè)會(huì)計(jì)科目的借貸數(shù)據(jù)進(jìn) 行匯總處理，利用EXCEL的公式編輯功能設(shè)置報(bào)表單元 格，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表的自動(dòng)生成。
1.運(yùn)用EXCEL進(jìn)行會(huì)計(jì)記賬。根據(jù)會(huì)計(jì)記賬原則 “有借必有貸，借貸必相等”，在EXCEL表格中會(huì)計(jì)分錄 左邊借方金額總和應(yīng)等于右邊貸方金額總和。一般而言， 只需填制一方金額，另一方金額用函數(shù)設(shè)置就可以自動(dòng) 生成。例如：申請(qǐng)長(zhǎng)期借款1 000萬(wàn)元，在D12單元格中輸 入1 000，設(shè)置F12單元格“ =012”即可。涉及到一借多貸 (一貸多借)分錄的，只要在貸方(借方)輸入數(shù)據(jù)，借方即 為貸方總和。例如在進(jìn)行下一批生產(chǎn)時(shí)，在制品賬面價(jià)值 需要原材料與加工費(fèi)用同時(shí)投入，涉及貸方有原料和現(xiàn) 金兩個(gè)科目，則設(shè)置D32單元格“=F32+F33”。
短期借款的財(cái)務(wù)費(fèi)用也能利用函數(shù)求得，設(shè)置D15 單元格“ =ROUND (D14X5%，0) ”，當(dāng)歸還短期借款時(shí)， 可自動(dòng)計(jì)算出所支付的利息。長(zhǎng)期借款產(chǎn)生的財(cái)務(wù)費(fèi)用 可以同樣依照上面公式求出，只需要把利息率修改成 10%即可(假設(shè)短貸利率為5%，長(zhǎng)貸利率為10%)，如表1 所示。
在ERP沙盤(pán)模擬公司發(fā)生業(yè) 務(wù)后，在EXCEL表格做出相關(guān)分 錄，利用賬戶與報(bào)表項(xiàng)目之間的 勾稽關(guān)系，期末匯總科目的發(fā)生 金額，生成三個(gè)報(bào)表：綜合費(fèi)用 表、利潤(rùn)表及資產(chǎn)負(fù)債表，如表2 所示。
其中，綜合費(fèi)用表與利潤(rùn)表 項(xiàng)目為各季度相關(guān)賬戶發(fā)生額總 和，資產(chǎn)負(fù)債表的填制與上期資 產(chǎn)負(fù)債狀況及本期發(fā)生額相關(guān)， 資產(chǎn)負(fù)債表中的資產(chǎn)項(xiàng)目=上期 資產(chǎn)余額+本期借方發(fā)生額-本期 貸方發(fā)生額，資產(chǎn)負(fù)債表中負(fù)債 (所有者權(quán)益)項(xiàng)目=上期負(fù)債(所 有者權(quán)益）余額+本期貸方發(fā)生 額-本期借方發(fā)生額。
需要特別注意，如果資產(chǎn)負(fù) 債表缺失了上年數(shù)據(jù)，僅匯總本 年的發(fā)生額，將不能生成正確完 整的報(bào)表。
2.自動(dòng)生成報(bào)表。綜合費(fèi)用 表與利潤(rùn)表的填報(bào)項(xiàng)目金額為當(dāng) 年各個(gè)季度賬戶發(fā)生額的總和。 在EXCEL單元格編輯公式，直接 計(jì)算收入和成本費(fèi)用。
如管理費(fèi)用科目=D47 + H47+L47+P47，即四個(gè)季度發(fā)生 的管理費(fèi)用之和。又如損失項(xiàng)目 較為復(fù)雜，當(dāng)出現(xiàn)租賃生產(chǎn)線退 租、緊急采購(gòu)原料、緊急采購(gòu)產(chǎn)成 品、出售庫(kù)存、繳納違約訂單罰款 這五種情況時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生損失。則 本年損失等于以上五種情況出現(xiàn) 的金額之和。
本年資產(chǎn)負(fù)債表與上一年資 產(chǎn)負(fù)債表緊密相關(guān)。資產(chǎn)負(fù)債表 中的大部分資產(chǎn)項(xiàng)目=上期資產(chǎn) 余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方 發(fā)生額。如在建工程科目=J85 + (D22 + H22 + L22 + P22) - (F23 + J23+N23+R23)，即上年在建工程 余值加上本年在建工程增加額， 再減去本年在建工程減少額，但 需要注意的是機(jī)器設(shè)備的賬面價(jià)在資產(chǎn)負(fù)債表中負(fù)債(所有者權(quán)益)項(xiàng)目=上期負(fù)債 (所有者權(quán)益)余額+本期貸方發(fā)生額-本期借方發(fā)生額。 如長(zhǎng)期借款科目=L77+F12-D11，即上年長(zhǎng)期借款余額加 上本年新增長(zhǎng)期借款，減去本年歸還長(zhǎng)期借款，余額則為本 年長(zhǎng)期借款賬面價(jià)值。初始投入股東資本為固定600萬(wàn)元。
表2中注1表示所得稅計(jì)算方法。如果當(dāng)年盈利，且 當(dāng)年所有者權(quán)益總和大于初始投資成本，則所得稅為當(dāng) 年利潤(rùn)乘以25%，否則為0。所得稅=IF (IF(L85+F85>600， F72,0)>( ),ROUND(F72X25%,0),0)
表 2 中注 2 表示現(xiàn)金=SUM(D4，D12，D16，D28， D34，D38，D48，D50, D51，D53) - SUM (F6，F(xiàn)8，F(xiàn)9，F(xiàn)10， F11，F(xiàn)14，F(xiàn)17，F(xiàn)19，F(xiàn)20，F(xiàn)22，F(xiàn)24:F27，F(xiàn)30，F(xiàn)33，F(xiàn)35，F(xiàn)40， F42，F(xiàn)44:F47，F(xiàn)55:F57) + SUM(H4,H12,H16，H28，H34， H38，H48，H5()，H51，H53)-SUM(J6，J8，J9，J10，J11，J14， J17 J19 J20 J22 J24J27 J30 J33 J35 J40 J42 J44J47 J55: J57) +SUM(L4, L12, L16，L28，L34，L38，L48，L50，L51， L53) - SUM (N6，N8，N9，N10，N11，N14，N17，N19， N20，N22，N24:N27，N30，N33，N35，N40，N42，N44: N47，F(xiàn)55:N57)+SUM(P4，P12，P16，P28，P34，P38，P48， P50 ’ P51，P53) -SUM(R6 ,R8,R9,R10,R11 ,R14,R17， R19，R20，R22，R24:R27，R30，R33，R35，R40，R42， R44:R47,R55:R57)
現(xiàn)金=期初現(xiàn)金余額+本期借方發(fā)生額(收到現(xiàn)金)- 本期貸方發(fā)生額(支出現(xiàn)金）oERP沙盤(pán)模擬經(jīng)營(yíng)具有半 收付實(shí)現(xiàn)制的性質(zhì)，所涉及的大部分交易都是現(xiàn)金實(shí)時(shí) 結(jié)算，涉及的現(xiàn)金科目較多，因此在運(yùn)用函數(shù)編輯公式時(shí) 需要特別小心，不能漏掉任何一個(gè)科目。該項(xiàng)實(shí)驗(yàn)方案巳 通過(guò)實(shí)證檢驗(yàn)，結(jié)果表明報(bào)表填列項(xiàng)目金額正確無(wú)誤，說(shuō) 明該實(shí)驗(yàn)方案有實(shí)際操作性，不僅可以運(yùn)用到ERP沙盤(pán) 模擬經(jīng)營(yíng)比賽中，同時(shí)也可以面向?qū)嵺`教學(xué)向?qū)W生展示 貝才務(wù)報(bào)表編制的總過(guò)程。
三、基于EXCEL實(shí)現(xiàn)ERP沙盤(pán)實(shí)驗(yàn)資金預(yù)算
通過(guò)上述報(bào)表我們還可以利用EXCEL做出基礎(chǔ)的 資金預(yù)算方案。資金預(yù)算原理是計(jì)算凈現(xiàn)金流量，當(dāng)預(yù)計(jì) 凈現(xiàn)金流為負(fù)數(shù)時(shí)，則需要通過(guò)各種融資渠道獲得資金， 直到使現(xiàn)金金額大于零，能夠維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)為止。在EXCEL 中編制資金預(yù)算表，見(jiàn)表3(截取實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)僅作參考)。
季初結(jié)余資金 D64=D4 + D12-(F6 + F8 + F9 + F10 + F11)。即年初現(xiàn)金+長(zhǎng)期借款收到現(xiàn)金-廣告費(fèi)-所得稅- 長(zhǎng)期借款利息-歸還長(zhǎng)期借款金額。本季收到現(xiàn)金=D16+ D28+D34+D38+D48+D50+D51+D53。即本季現(xiàn)金收入 總和。支出現(xiàn)金=F14 + F17 + F19 + F20 + F22 + F24 + F25 + F26+F27+F30+F33+F35+F40+F42+F44+F47，即本季現(xiàn)金 支出總和。季末結(jié)余現(xiàn)金=季初結(jié)余資金+本季收到現(xiàn) 金-本季支出現(xiàn)金=D64+D65-F65，下一季度季初資金即 為本季度季末結(jié)余資金。
在第一季到第三季中，本季是否需要融資項(xiàng)目通過(guò) 季初結(jié)余資金和本季支出資金比較大小來(lái)判斷，例如 D67=IF(D64>F65J否是）當(dāng)季初資金盈余時(shí)可以確 定本期不需要融通資金就可以正常經(jīng)營(yíng)下去。當(dāng)季初結(jié) 余資金短缺時(shí)，則判斷為需要融通資金，融資金額=IF(D64-F65>0，0，F(xiàn)65-D64)，即二者的差額。在第四季由 于要考慮預(yù)留下一年年初的廣告費(fèi)、所得稅、財(cái)務(wù)費(fèi)用以及歸還長(zhǎng)貸本金金額，因此，本季是否需要融資O65=IF (P64>R65 + F75 J'否"，"是")，本季融資金額=IF(P64- F75-R65>0，0，R65+F75-P64)。ERP沙盤(pán)的融資方式主要有:長(zhǎng)期借款、短期借款、 出售庫(kù)存產(chǎn)品、出售庫(kù)存材料、廠房貼現(xiàn)、應(yīng)收賬款貼現(xiàn)。 出售庫(kù)存材料將產(chǎn)生20%的損失，貼現(xiàn)會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)費(fèi)用， 特別是第三、第四季賬款貼現(xiàn)利率比長(zhǎng)期借款利率還要 高。貼現(xiàn)賬款和貼現(xiàn)實(shí)際收到的現(xiàn)金只需要引用會(huì)計(jì)分 錄表中第53行的數(shù)據(jù)即可。
資金預(yù)算表是預(yù)計(jì)未來(lái)資金的需求，但由于受到市 場(chǎng)不確定性因素的影響，經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的變化較大，我們只能 運(yùn)用資金預(yù)算表做出基本的判斷，并不能完全把握經(jīng)營(yíng) 活動(dòng)的運(yùn)行。并且，資金預(yù)算表具有其固有的缺陷：為了 減小財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，我們?cè)谌谫Y安排中并沒(méi)有把當(dāng)季收到的 貨款考慮進(jìn)來(lái)，也就是本季零現(xiàn)金流入預(yù)測(cè)下的融資活 動(dòng)，但這對(duì)資金預(yù)算的總體準(zhǔn)確性并沒(méi)有太大的影響。首 先，每個(gè)季度季初資金是將上一季度現(xiàn)金流入考慮進(jìn)來(lái) 的，期初資金盤(pán)點(diǎn)是真實(shí)可靠的歷史數(shù)據(jù)。本季如果實(shí)現(xiàn) 了現(xiàn)金流入，只會(huì)提高財(cái)務(wù)活動(dòng)的安全性，而不會(huì)加大財(cái) 務(wù)上的困難。其次，貼現(xiàn)形式下獲得資金的方式靈活方 便，可以隨用隨貼現(xiàn)，不存在時(shí)間上的限制。假如本期現(xiàn) 金流人較多，則可以考慮減少之后的融資。
在ERP沙盤(pán)模擬運(yùn)營(yíng)操作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
(1)原材料訂購(gòu)。2014年第十屆江西省沙盤(pán)模擬規(guī)則 (本科)規(guī)定，原材料R1、R2需要提前一個(gè)季度訂購(gòu)，R3、 R4、R5需要提前兩個(gè)季度訂購(gòu)。根據(jù)生產(chǎn)安排，需要參賽 的學(xué)生事先規(guī)劃原材料訂購(gòu)，以免延誤生產(chǎn)。采購(gòu)人員可 以根據(jù)產(chǎn)品的材料組成結(jié)構(gòu)表做出材料采購(gòu)表和材料人 庫(kù)表，生產(chǎn)人員根據(jù)生產(chǎn)安排做出產(chǎn)品生成表和產(chǎn)品下 線表。
(2)應(yīng)收賬款管理。沙盤(pán)模擬大部分以應(yīng)收賬款的形 式銷售收款，且不涉及增值稅費(fèi)。在沙盤(pán)模擬操作中，應(yīng) 收賬款最好有賬期管理，以便清楚地了解和及時(shí)更新應(yīng) 收款項(xiàng)到賬收回，做出合理的財(cái)務(wù)預(yù)算。
(3)應(yīng)收賬款貼現(xiàn)。貼現(xiàn)可以隨時(shí)進(jìn)行，但貼現(xiàn)利率 不定。根據(jù)比賽規(guī)則可知，一、二季度貼現(xiàn)率為10%，三、四 季度貼現(xiàn)率為12.5%，從財(cái)務(wù)安排角度來(lái)說(shuō)，進(jìn)行二、四季 度的貼現(xiàn)更為合適。貼現(xiàn)既可以一次完成，也可以多次進(jìn) 行，但在會(huì)計(jì)分錄表中只體現(xiàn)每個(gè)季度的貼現(xiàn)金額、貼息 和收到現(xiàn)金。因此，為了更好地反映貼現(xiàn)發(fā)生時(shí)間和每筆 貼現(xiàn)支付的貼息，我們認(rèn)為最好制作貼現(xiàn)明細(xì)表，便于財(cái) 務(wù)費(fèi)用和應(yīng)收賬款的管理。
(4)資金預(yù)算。在訂貨會(huì)結(jié)束確定下一年經(jīng)營(yíng)活動(dòng)安 排之后，可以開(kāi)始預(yù)算基本固定支出（如廣告費(fèi)用、管理 費(fèi)用、廠房租金、維修費(fèi)用、市場(chǎng)開(kāi)拓費(fèi)用、ISO認(rèn)證費(fèi)用、 償還長(zhǎng)貸短貸支出等），相對(duì)固定支出（原料入庫(kù)費(fèi)、生產(chǎn) 費(fèi)用、在建工程支出等）。資金預(yù)算表中本期應(yīng)融資金額 應(yīng)該是安全融資金額，但融資額并不是一成不變的。在實(shí) 際操作中可能會(huì)比這個(gè)數(shù)字略小，應(yīng)視本期現(xiàn)金流入大□? 128 ? 2015.33 小合理估計(jì)融資金額。
四、小結(jié)
通過(guò)EXCEL自動(dòng)生成報(bào)表，可以記錄所有發(fā)生活 動(dòng)，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性與實(shí)效性，減輕財(cái)務(wù)人員 的負(fù)擔(dān)，及時(shí)預(yù)測(cè)所需資金，在長(zhǎng)貸、短貸、貼現(xiàn)等各種融 資方案中做出恰當(dāng)安排。但同時(shí)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，ERP沙盤(pán)作 為模擬的公司運(yùn)營(yíng)，它的記賬與實(shí)際工作中還是存在一 定的區(qū)別：
(1)從會(huì)計(jì)角度來(lái)講市場(chǎng)開(kāi)拓、產(chǎn)品研發(fā)以及開(kāi)發(fā) IS09000/1400可以在未來(lái)期間無(wú)限期使用，理應(yīng)計(jì)入無(wú) 形資產(chǎn)。但是在ERP沙盤(pán)模擬中，為了簡(jiǎn)化操作，把它們 計(jì)入費(fèi)用項(xiàng)目當(dāng)中。
(2)機(jī)器設(shè)備計(jì)提折舊但廠房不計(jì)提折舊，折舊直接 減少機(jī)器設(shè)備的賬面價(jià)值而不改變現(xiàn)金流。且當(dāng)年建成 后并不提折舊，下一年才開(kāi)始提折舊，這與會(huì)計(jì)制度是基 本吻合的。但是折舊在ERP沙盤(pán)模擬運(yùn)營(yíng)報(bào)表填列中直 接作為一項(xiàng)損益類項(xiàng)目，而在真實(shí)的會(huì)計(jì)核算中，折舊是 常作為成本費(fèi)用分?jǐn)傇诟鱾�(gè)產(chǎn)品之間。
(3)沙盤(pán)模擬不存在在途物資與入庫(kù)材料之分，但只 有材料入庫(kù)時(shí)才支付現(xiàn)金，也就是說(shuō)，原材料訂購(gòu)并不直 接支付現(xiàn)金。從某個(gè)角度來(lái)說(shuō)，沙盤(pán)模擬操作具有半收付 實(shí)現(xiàn)制的性質(zhì)。
(4)綜合費(fèi)用表的各項(xiàng)明細(xì)在現(xiàn)實(shí)記賬中基本歸屬 于三項(xiàng)期間費(fèi)用，即管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用和銷售費(fèi)用。
本實(shí)驗(yàn)將日常記賬、報(bào)表生成、資金預(yù)算三種重要的 會(huì)計(jì)作業(yè)有機(jī)串聯(lián)并應(yīng)用在實(shí)驗(yàn)教學(xué)中，實(shí)驗(yàn)內(nèi)容體現(xiàn) 了理論知識(shí)與技能訓(xùn)練的交互性。在理論授課時(shí)，教師雖 然講述了很多記賬時(shí)的注意事項(xiàng)，但是學(xué)生在實(shí)際操作 過(guò)程中仍舊會(huì)遇到很多細(xì)節(jié)問(wèn)題，例如借方和貸方方向 弄反、報(bào)表做不平等。出現(xiàn)這種情況，教師要引導(dǎo)學(xué)生一 步一步回溯，找到記賬過(guò)程中可能出錯(cuò)的地方，并指導(dǎo)他 們予以糾正，在這個(gè)過(guò)程中，教師可以非常容易地發(fā)現(xiàn)學(xué) 生對(duì)哪些知識(shí)點(diǎn)掌握得不扎實(shí)或者對(duì)某些會(huì)計(jì)科目在理 解上有錯(cuò)誤。
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