時間管理的方法策略

　　每個人的時間是有限的,隨社會競爭的加劇,時間管理的觀念與策略已逐漸深入人心，為大家分享了時間管理方法策略，一起來看看吧！

　　一、養(yǎng)成“要事第一”的習慣

　　1.確定重要的事項

　�。�1）如何確定事情是否重要與個人價值判斷有關

　　舉這么一個例子，有三個會議同時召開：

　　一是上級部門召開的，要求主管參加，討論安全生產問題；二是自己主持的，討論本公司分配計劃；三是地區(qū)組織部召開的，關于推薦優(yōu)秀區(qū)后備干部座談會。

　　你將參加哪一個會議？這與個人價值判斷有關。

　　價值不是實物的本身，是各種關系的綜合。價值是關系，價值往往有一定的參照物決定其價值的量。

　　（2）如何確定事項是否重要與個人所處位置有關

　　如何確定重要工作，既是時間管理的重點問題，也是一個難點問題。在不同單位、不同崗位、不同個人有不同認識的問題，即使同樣的問題，各個層次的關注的重點也不同。

　　例如，銷售問題，基層員工的重點是考慮的月度計劃；中層員工的重點是考慮年度計劃；高層員工重點考慮的是明年以及3年計劃內的計劃。

　　一般認為，高層考慮的是方向；中層考慮的是方案；基層考慮的是方法。

　　而對于具體執(zhí)行的問題：高層抓目標；中層抓控制；基層抓進度。

　　2.做重要的事情

　　從時間管理的角度來看，必須學會做重要的事情。

　　這里可以借鑒做事的4D原則：

　　Do it now（親自做）：不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成

　　Delegate it（授權）：學會授權，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時間干最重要的工作

　　Do it later（稍后再辦）：把一些偏離目標的精神情緒活動，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時掛在一邊，待有空時再去處理

　　Don’t do it（丟掉不管）：把一些與目標無關的事，無效益的事，應差的事丟掉不管

　　這個原則實踐于前德國足球隊主教練克林斯曼的管理球隊的方法，又稱為“克林斯曼時間管理理論”。

　　克林斯曼的“時間管理系統(tǒng)”開始于早上7點鐘。8點鐘球員們被酒店叫醒的時候，克林斯曼自己已經慢跑鍛煉歸來。大約8點半，克林斯曼便開始自己的第一個正式程序：和助理教練略夫在教練房間里會面。房間內擺放著一整套供教練組商討戰(zhàn)術的設備，有電視機、DVD等�？肆炙孤鼤�拿出一張A4的紙，寫下當天的詳細計劃，比如他會確定今天和哪位隊員談話，會談時間多久，如果會談時間很長，他甚至還會寫清楚中間安排幾分鐘的休息時間。在列完這個清單之后，克林斯曼會決定按照輕重緩急來處理事情的先后順序,原則是：

　　重要而且緊急的事情——立刻自己處理

　　重要但不緊急的事情——仔細安排好之后再自己去處理

　　不重要但緊急的事情——交給相關有能力的同事去處理

　　不重要也不緊急的事情——扔到一邊去

　　二、提高計劃的有效性

　　用計劃方法來管理時間在強調計劃性的時候，也帶出一個基本的問題：如何保持計劃的有效？

　　計劃在實施中，往往會出現兩個問題：

　　一是計劃落空。計劃沒有如期完成。這個的原因是復雜的，包括目標的可行性、計劃措施的保障性和計劃實施的力度等。二是計劃雖然完成，但完成的質量不高。其原因也是多種多樣的。歸納起來主要的問題在于，計劃雖然確定了，但由于各種臨時性、突發(fā)性的事項打亂了計劃的實施。因此，為了實現計劃的有效性，要注意以下的問題。

　　1.注意計劃的彈性

　　“計劃趕不上變化”這是人們經常說的話，說明計劃制定的條件與實施計劃環(huán)境與條件的不一致所帶來的問題，因此，計劃的彈性是制定計劃時必須考慮的問題。

　　問題復雜性在于：如果留出的余地，計劃彈性足了，計劃剛性約束就可能打折扣，但計劃如果只強調剛性而沒有彈性，計劃有可能因實施的條件的變化而無法按時、按質、按量完成。因此，要在分析研究的基礎上，通過平衡，使計劃既能保持一定的剛性約束效果，也能富有一定的彈性。如何使一個計劃既能體現剛性的特征，又具有一定的彈性？以下的三個方法可以在制定計劃時運用。

　　第一，在制定計劃時適當地留出干擾時間，并在安排每件事項時，根據以往的經驗留下較充足的時間。

　　第二，在計劃制定時，設置機動事項來解決干擾。例如，可以將一些以后要做的事情作為本期的機動事項，萬一有臨時性或突發(fā)性的事項出現，可以將這些機動事項為調整的對象，留出時間空隙以應付臨時或突發(fā)性的事項。

　　第三，計劃安排的時間不要太滿，一般要留出20%左右的余地，而留出的時間余地盡可能以大塊時間為宜，這樣即使有臨時性或突發(fā)性的事項干擾了原來的時間安排，也有大塊時間調整，安排一些重要或關鍵的事項。

　　2.設置事項控制點

　　有的時候，在計劃的實施過程中，發(fā)現可能來不及完成計劃的情況，但由于時間來不及了，再補救也無濟于事，因此，在一些跨時間段較長的事項，在計劃制定時，應設立若干的控制點，嚴格要求完成的時間與內容，一旦發(fā)現控制點沒有按要求完成任務，還可以及時采取措施進行補救。

　　控制點的設置可以根據事項的時間長度設置，一般為30%處、50%處、70%處和90%處設置為佳。

　　3.按工作效率的規(guī)律訂計劃

　　提高工作效率是我們追求的目標，也是時間管理的重點。影響工作效率的因素很多，除了主觀的因素外，還有許多客觀的因素，像人的生理特征，也是影響工作效率的一個因素。

　　有人感覺到在每天的各個時段，有時工作效率較高，有時又感覺大腦靈活性稍差。如果你了解了自身的生物鐘，依照身體節(jié)律工作、學習，恐怕效果就會不一樣了。

　　計劃的制定中，也應該考慮人的生理與心理變化的規(guī)律特點來安排事項，可能效果會更好。

　　4.分析計劃實施的情況

　　分析計劃的實施情況有兩個用途，一是分析計劃制定的合理性；二是分析計劃執(zhí)行的有效性。因此，通過分析，能對計劃方法更好地運用帶來影響。

　　計劃實施的分析有2大方面，一是檢查計劃的完成情況；二是檢查時間利用情況。

　　三、會議的時間管理

　　1.影響會議效果的因素與分析

　　（1）會議主題、目標不明確

　　雖然每次會議都有具體的內容，但許多會議一開始就走調了，關鍵還是會議沒有明確的主題和目標。

　　（2）會議的時間、地點選擇的失誤

　　這是一個共性而又普遍的問題，在時間安排上出現的問題。

　�。�3）會議主持人的控制能力

　　會議是否成功，與主持人控制能力有密切的關系。最大的問題是放任會議的主題，無法控制一而再，再而三地跑調。

　　（4）參加會議人員的對象選擇

　　參加會議的人員不僅要與會議主題或目的有關，還應該從會議的效果出發(fā)，合理搭配會議的參與者。

　　（5）溝通的氛圍

　　會議是群體的溝通，也存在一般溝通的共同問題：溝通的障礙。在會議中出現的溝通障礙比較集中的是兩種情況：站在自己的角度上說事；信息漏斗效應。

　　2.會議時間管理的方法

　�。�1）明確會議的目的

　　會議的效率問題首先必須明確會議的目的，而確定會議目的時，最重要把握的問題：是否一定要開會。

　�。�2）制定會議規(guī)則

　　各單位情況不同，但在基本的會議規(guī)則方面注意以下方面。

　　第一，會議的安排規(guī)則。

　　各單位必須規(guī)定開會的基本原則，規(guī)定舉行會議的基本條件，杜絕不必要的會議。同時，規(guī)定各類會議的舉行的批準程序。

　　第二，會議的發(fā)言規(guī)定。

　　所有與會者都要準備在會上發(fā)言。

　　第三，開會的時間規(guī)定。

　　每次會議應明確開始與結束的時間。

　　第四，會議紀律。

　　必須準時開會

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