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中層管理者的時(shí)間管理
現(xiàn)代管理大師彼德・德魯克說(shuō):“不能管理時(shí)間,便什么都不能管理。”可見(jiàn),良好的時(shí)間管理是正確的管理的基礎(chǔ)。作為高校運(yùn)行最重要的工作承擔(dān)者之一的中層管理者,其工作通常涉及到學(xué)校各個(gè)不同機(jī)構(gòu),工作繁雜,而且每項(xiàng)工作都有一定的完成時(shí)限,使得他們?cè)诿鎸?duì)越來(lái)越大的工作壓力時(shí),往往會(huì)因?yàn)槿狈r(shí)間管理的概念或時(shí)間管理不善而影響工作效率和工作質(zhì)量。
時(shí)間管理的概念
愛(ài)因斯坦認(rèn)為“時(shí)間實(shí)際上是鐘的讀數(shù)”,《辭�！穼�(duì)時(shí)間解釋為“有起點(diǎn)和終點(diǎn)的一段時(shí)間或它的某一點(diǎn)。以地球自轉(zhuǎn)一周24小時(shí)為根據(jù)”。從管理學(xué)的角度,時(shí)間具備以下四個(gè)特性:一、供給無(wú)彈性:時(shí)間與其他任何資源最大的不同在于時(shí)間的供給量是固定不變的,不會(huì)增加、也不會(huì)減少;二、無(wú)法蓄積:時(shí)間不可以被積蓄儲(chǔ)藏,不論主觀意愿為何,都必須消費(fèi)時(shí)間;三、無(wú)法取代:時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源,是無(wú)法取代的;四、無(wú)法失而復(fù)得:時(shí)間一旦流逝,則永遠(yuǎn)無(wú)法挽回。
時(shí)間雖然具備以上的特性,但是我們可以通過(guò)對(duì)時(shí)間的有效管理,來(lái)提高對(duì)時(shí)間的利用率,進(jìn)而提高工作效率。管理學(xué)者杰克・弗納對(duì)時(shí)間管理的定義是:有效地應(yīng)用時(shí)間這種資源,以便我們有效地達(dá)成個(gè)人的重要目標(biāo)。在管理學(xué)領(lǐng)域,時(shí)間管理是個(gè)人管理理論的一部分,其涵義是如何面對(duì)時(shí)間的流動(dòng)而進(jìn)行自我管理,將過(guò)去作為改善現(xiàn)在的參考,把未來(lái)作為現(xiàn)在努力的方向,而好好把握現(xiàn)在。簡(jiǎn)而言之,時(shí)間管理的本質(zhì)是個(gè)人管理,是時(shí)間使用者自我的一種管理,指?jìng)�(gè)體為了有效地利用時(shí)間資源所進(jìn)行的計(jì)劃和控制活動(dòng)。
高校中層管理者時(shí)間管理存在的誤區(qū)
所謂時(shí)間管理的誤區(qū),是指導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)的各種因素。目前高校中層管理者對(duì)于時(shí)間管理存在以下誤區(qū):
工作規(guī)劃缺乏。工作規(guī)劃是確保主動(dòng)、合理支配時(shí)間的基本要素,利用規(guī)劃可以有意識(shí)地支配工作行為,提高工作效率。相當(dāng)一部分高校中層管理者沒(méi)有進(jìn)行制定和調(diào)整工作規(guī)劃的習(xí)慣,由于工作缺乏合理規(guī)劃,導(dǎo)致他們?cè)诠ぷ髦型嬖诠ぷ髂繕?biāo)不明確,重點(diǎn)不突出的問(wèn)題。
組織管理不力。適當(dāng)有序的組織管理可以調(diào)動(dòng)下級(jí)的積極性,整合資源,使工作發(fā)揮最大效益,使管理者自己的主要精力和時(shí)間放在更重要的事情上。而部分高校中層管理者存在著工作職責(zé)不清,工作權(quán)限不明確,工作內(nèi)容重復(fù),與下級(jí)溝通不暢,不善于授權(quán),花費(fèi)大量時(shí)間于具體事務(wù),日常管理混亂等問(wèn)題。
時(shí)間觀念不強(qiáng)。高校中層管理者事務(wù)繁雜,工作頭緒多,通常由于不擅處理不速之客和無(wú)端電話的打擾,陷入“文山會(huì)海”,突發(fā)事情出現(xiàn)等原因,處理工作時(shí)往往習(xí)慣拖延時(shí)間,不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)工作,造成工作效率低下。
紀(jì)律意識(shí)淡薄。由于個(gè)人缺乏紀(jì)律意識(shí),工作缺乏責(zé)任感,部分高校的中層管理者表現(xiàn)出工作態(tài)度消極,工作主動(dòng)性不強(qiáng),做事拖拖拉拉,遇事怨天尤人等問(wèn)題。
高校中層管理者如何進(jìn)行時(shí)間管理
對(duì)高校中層管理者如何進(jìn)行時(shí)間管理的研究分析必須是在對(duì)時(shí)間管理的基本原則的認(rèn)識(shí)和學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)之上進(jìn)行。時(shí)間管理的基本原則可以概括為以下六項(xiàng):設(shè)立明確目標(biāo)、制定有效計(jì)劃、分清輕重緩急、有序組織工作、合理分配時(shí)間、進(jìn)行充分授權(quán)以及遵守規(guī)則紀(jì)律。高校中層管理者大多是學(xué)校的教學(xué)科研骨干,同時(shí)承擔(dān)著繁重的管理工作,有效的時(shí)間管理對(duì)他們尤其重要。
設(shè)立明確目標(biāo),制定有效計(jì)劃。在制定目標(biāo)前,首先要了解自己的時(shí)間使用習(xí)慣,做好時(shí)間日志,詳細(xì)記錄自己每天的時(shí)間是怎樣花掉的,這也是時(shí)間管理的開(kāi)始。通過(guò)時(shí)間記錄,找到浪費(fèi)時(shí)間的根源,有針對(duì)性地進(jìn)行調(diào)整改變,形成良好的時(shí)間使用習(xí)慣,這是制定和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的先決條件。
在了解了自己的時(shí)間使用狀況后,才能制定工作目標(biāo)。而一個(gè)完整的目標(biāo)必須是具體的,可達(dá)到的,這樣目標(biāo)才能發(fā)揮它的指導(dǎo)性作用;目標(biāo)必須是可衡量的,任何一個(gè)目標(biāo)都應(yīng)有可以用來(lái)衡量目標(biāo)完成情況的標(biāo)準(zhǔn);目標(biāo)的制定一定要與自己的工作和時(shí)間使用狀態(tài)具有相關(guān)性;任何一個(gè)目標(biāo)的設(shè)定都應(yīng)該考慮時(shí)間的限定,因此目標(biāo)一定要是基于時(shí)間的。
在確定了目標(biāo)之后,就可以根據(jù)目標(biāo)制定合理有效的計(jì)劃,這是進(jìn)行時(shí)間管理的第一步。而制定一項(xiàng)合理的計(jì)劃大致分為以下幾個(gè)步驟:探尋完成目標(biāo)的各種途徑,確定最佳的完成方式;將最佳完成方式細(xì)化為每月、每周、每日的行程表,并加以執(zhí)行; 定期檢查細(xì)化目標(biāo)的完成情況;調(diào)整行程表,保證最終目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的可行性;制定應(yīng)急措施,幫助應(yīng)對(duì)意外情況。
分清輕重緩急,有序組織工作。高校中層管理者的工作往往比較繁雜,涉及到學(xué)校發(fā)展的方方面面,要在繁雜的工作中抓住重點(diǎn),就必須按照工作的“輕重緩急”來(lái)組織安排工作。需要強(qiáng)調(diào)的是,在考慮工作的優(yōu)先順序時(shí),應(yīng)先考慮事情的“輕重”,再考慮事情的“緩急”。 “時(shí)間的四象限法”是個(gè)很好的工具。
“時(shí)間的四象限法”是美國(guó)管理學(xué)家科維提出的,這一理論把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分,基本上可以分為四個(gè)“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。一般人認(rèn)為第一象限重要且緊急的事要馬上做,其次是做第二象限重要但不緊急的事。但科維提出的時(shí)間管理理論的重點(diǎn)是把主要的精力和時(shí)間集中地放在第二象限重要但不緊急的工作上,此類工作往往影響深遠(yuǎn),如不及時(shí)處理,就會(huì)變?yōu)榈谝幌笙薰ぷ鳌９芾碚呷绻^(guò)于關(guān)注第一象限的工作,會(huì)使人長(zhǎng)期處于高壓力的工作狀態(tài)下,經(jīng)常忙于收拾殘局和處理危機(jī),很容易使人精疲力竭,不利于提高工作效率。所以,管理者平時(shí)應(yīng)多投入一些時(shí)間在第二象限工作,縮小第一象限范圍。一個(gè)人的時(shí)間和精力都是有限的,對(duì)于不重要的事情,能不做就先不做。第三象限是緊急但不重要的事,這類事情看似緊急,需要馬上處理,但屬于不重要的事,對(duì)此類事情要學(xué)會(huì)拒絕。對(duì)于第四象限不重要也不緊急的事,要學(xué)會(huì)舍棄,盡量不去做。
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