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秘書有效的時(shí)間管理淺析
談秘書的時(shí)間管理，首先來看看時(shí)間這一抽象、模糊的概念，時(shí)間是人類用以描述物質(zhì)運(yùn)動(dòng)過程或事件發(fā)生過程的一個(gè)參數(shù)，確定時(shí)間，是靠不受外界影響的物質(zhì)周期變化的規(guī)律。時(shí)間是抽象的從西方的亞里士多德、奧斯汀、伽利略等哲學(xué)家，都曾探討過時(shí)間問題，直到二十世紀(jì)的前期，愛因斯坦的廣義相對(duì)論才闡述了時(shí)間相對(duì)的，并非獨(dú)立存在而是與空間相互依賴的，是可以被引力壓縮彎曲的。然而什么又是時(shí)間管理呢?時(shí)間管理就是用技巧、技術(shù)和工具幫助人們完成工作，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。從時(shí)間管理的定義中就可看出，有計(jì)劃的管理時(shí)間，可以讓事情有條不紊的進(jìn)行。有效的管理時(shí)間可以取得事半功倍的效果，節(jié)省人力成本，切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量。
俗話說“時(shí)間就是金錢”，在社會(huì)激烈的競爭中，早已不是人與人競爭，而是與時(shí)間賽跑，哈弗的管理百科全書將“時(shí)間管理”列為成功的管理者的總要因素，許多的美國企業(yè)在培訓(xùn)員工時(shí)也常常加入時(shí)間管理的培訓(xùn)過程。秘書作為協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)的人，以從事其他工作的人一樣，要做好工作更要合理的分配時(shí)間，分清輕重緩急，明確工作目標(biāo)，加強(qiáng)時(shí)間管理，有組織有計(jì)劃的進(jìn)行工作。秘書對(duì)時(shí)間管理的好壞，直接影響著領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，使得領(lǐng)導(dǎo)的工作不得頭緒，雜亂無章。
時(shí)間對(duì)于每個(gè)人都是平等的，每個(gè)人都擁有同等的時(shí)間，我們每天都只有24小時(shí)，每天吃飯睡覺的時(shí)間都是大致相同，然而人生之所以不同，在于其余時(shí)間所創(chuàng)造出來的價(jià)值。然而我國對(duì)于時(shí)間管理的觀念還是較落后的，所以我們往往會(huì)掉入時(shí)間陷阱，例如拖延工作無效率的加班等等。一是由于領(lǐng)導(dǎo)的原因，由于自身的陳腐的觀念，沒有認(rèn)識(shí)到時(shí)間就是金錢，不把時(shí)間當(dāng)做可利用的資源，在會(huì)議、儀式中注重排場，注重表明功夫而忽視了節(jié)約時(shí)間，以及工作分工不明確。第二個(gè)原因是由于，秘書自身的原因，對(duì)于時(shí)間安排不合理，不能分清輕重緩急，不能與領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)的溝通，而是被時(shí)間安排。
秘書，對(duì)于時(shí)間的管理有著特殊性。所以在工作中，要有效的安排時(shí)間，避免因自己工作的失誤而造成工作效率低，使公司落后于他人。那么怎么用科學(xué)的手段管理工作呢?
管理時(shí)間必須遵守四個(gè)個(gè)重要的原則，1)時(shí)間合理分配原則2)最大限度地為領(lǐng)導(dǎo)獲取可控制時(shí)間3)分清工作的輕重緩急4)有計(jì)劃、有目的。在遵循著三個(gè)原則的基礎(chǔ)上，來用科學(xué)的方法有效的安排、管理時(shí)間，使各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。
對(duì)于時(shí)間的管理有以下幾個(gè)方法：
一、制定時(shí)間安排表
這個(gè)時(shí)間安排表不單單是對(duì)一個(gè)時(shí)間段的安排，我們可以做出很多種時(shí)間安排表，我們大概可以做出5種時(shí)間安排表，一是全年預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里，制定一個(gè)一年的計(jì)劃，不用每件事都詳細(xì)地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進(jìn)行年終總結(jié)，列出這樣一個(gè)大的方向。二是每月預(yù)定時(shí)間表，在這個(gè)時(shí)間表里可以把這一個(gè)月的會(huì)議、面談、簽約等事項(xiàng)逐一地列出，使時(shí)間一目了然。三是每周預(yù)定時(shí)間表，每周的時(shí)間表，要在下周一前完成，完成后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)過目，征求領(lǐng)導(dǎo)的同意。在這個(gè)時(shí)間表里，可以記載員工的生日，代表領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工表示祝賀，以及下周要參加什么會(huì)議等。具體細(xì)節(jié)一定要明確，例如這個(gè)會(huì)議是什么性質(zhì)，是否要穿正裝出席，是否要發(fā)表講話。把項(xiàng)目的有關(guān)部門以及主要人員，一一列出，一遍突發(fā)情況，可盡快聯(lián)系相關(guān)部門。四是每日預(yù)定時(shí)間表，在每日預(yù)定的時(shí)間表里，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時(shí)間，例如，10點(diǎn)各個(gè)部門開會(huì)，下午2點(diǎn)簽約合同等，把公司時(shí)間，私人時(shí)間逐一列出。
二、利用80/20的法則進(jìn)行管理
80/20法則是19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的一個(gè)法則，在19世紀(jì)的英國，他通過數(shù)據(jù)研究法現(xiàn)了一個(gè)奇怪的現(xiàn)象，社會(huì)財(cái)富極其的不平等，社會(huì)的財(cái)富流向了少數(shù)人的手中，20%的人擁有80%的人的財(cái)富，通過持續(xù)的研究發(fā)現(xiàn)，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創(chuàng)造了80%的財(cái)富，80%的利潤來自20%的客戶，這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時(shí)引起了不小的轟動(dòng)。
同樣我們也可以運(yùn)用這一原則來對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約占20%，這是非常重要的事情，必須當(dāng)天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實(shí)在不能完成，可安排到明天。在分類的同時(shí)，要對(duì)工作的開展進(jìn)行跟進(jìn)，例如一個(gè)會(huì)議預(yù)計(jì)是半小時(shí)，結(jié)果一個(gè)班小時(shí)才開完，秘書就要在其中尋找原因是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，是準(zhǔn)備時(shí)間過長，還是開會(huì)的資料不夠充分。對(duì)這類問題進(jìn)行總結(jié)，在以后的工作中盡可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。
三、工作有秩序以及分工明確
對(duì)于處理完成的工作一定要及時(shí)歸檔，把自己收里的工作進(jìn)行分類，每天固定的時(shí)間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環(huán)節(jié)中浪費(fèi)時(shí)間，對(duì)于突發(fā)的時(shí)間要預(yù)留出時(shí)間，一遍事情發(fā)生打亂了一切計(jì)劃。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協(xié)助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進(jìn)度，降低了工作效率。
最為合格的秘書，一定要對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，是哪個(gè)地方浪費(fèi)了大量的時(shí)間，哪些地方時(shí)間安排過于緊湊，對(duì)時(shí)間表進(jìn)行不斷地變化和改進(jìn)。依據(jù)自己的實(shí)際情況來安排工作，例如一天中哪個(gè)時(shí)間段效率高低，來制度時(shí)間表。在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，一定要體會(huì)時(shí)間管理的藝術(shù)，對(duì)每個(gè)人的寶貴時(shí)間合理利用，在快節(jié)奏的社會(huì)中對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、公司服務(wù)。
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