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秘書做好會議記錄的技巧和注意事項
任何一次成功的會議，都缺少不了秘書的創(chuàng)造性和服務性勞動。僅圍繞會議議題，秘書人員做好會議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對秘書人員做好會議記錄中的技巧和注意事項作一探討，從一個側(cè)面來認識秘書在會議中的職責。
一、會前記錄準備
選好記錄人員是做好記錄的關(guān)鍵。記錄人員需要有良好的素質(zhì)，要有認真負責的態(tài)度，具備秘書工作知識，掌握基本技能，如果能學會速記就更好。同時也需要實際訓練，提高記錄速度。會議一般要有相對固定的記錄人員。專人負責，可以熟悉出席人員，了解會議有關(guān)內(nèi)容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時指派的人員，會務工作負責人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時會前做些適當?shù)妮o導。
記錄人員要準備好記錄工具。一要準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會議記錄的紙張。會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經(jīng)國家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標有“DA”(檔案的拼音字頭)標記。二要準備錄音機等現(xiàn)代記錄工具作為手工記錄的補充。使用錄音機時要備有足夠的磁帶，重要的會議要有錄音，從而使整理會議記錄時“有據(jù)可依”，定期召開的會議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機，不能凡會錄音，而當場不手工記錄，指望會議結(jié)束后根據(jù)錄音來整理。其實會后根據(jù)錄音整理，往往要花費會上好幾倍的時間，記錄速度慢，不易把握重點。要提倡會后將書面會議記錄對照錄音校對，保證記錄準確無誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來記錄會議信息。
記錄人員在開會前要提前到達會場，并落實好用作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意盡可能靠近主持人和發(fā)言人，或擴音設(shè)備旁，便于準確清晰地聆聽他們講話內(nèi)容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
二、會間記錄服務
會議記錄是會議內(nèi)容和過程的真實憑證。一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄可以作為今后回顧已討論過的事務查閱參考的憑證。記錄必須體現(xiàn)會議的實際進程、會議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡潔地記載會議進程，不要與詳細報告或載錄混淆起來。記錄應做到條理清楚，內(nèi)容表述要準確真實，不要含糊，更不能有任何內(nèi)容錯誤。記錄人員應當有高度的責任心，以嚴肅認真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取舍增刪。
會議記錄一般使用統(tǒng)一標準的記錄本，應該記錄的內(nèi)容大體有：會議名稱，包括會議的全稱及屆次;時間，會議起止的具體時間;會議地點;到會人，包括出席人、列席人、主持人;缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因;記錄人;會議議題;討論經(jīng)過;議決事項等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會后整理的方式。從記錄的詳細程度來看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會議需要詳細記錄，要求做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會議主題相關(guān)的內(nèi)容進行記錄。這種方法要舍棄一些內(nèi)容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時需要結(jié)合起來運用，即使摘錄，重要發(fā)言、議決事項也需要詳錄。
記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書寫運筆要快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞議題，主持人和主要領(lǐng)導同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題，結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，可以不記論證過程。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱，省略詞語和句中的附加成分。四“代”，較為簡便的寫法代替復雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數(shù)字和國際通用符號代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號代替某些詞匯等。
三、會后整理完善
會議紀要內(nèi)容的來源是會議記錄。因此，會后及時整理好會議記錄很重要。由于現(xiàn)場記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個人都有一套適合自己的現(xiàn)場記錄法，有些常用術(shù)語，當場記錄時往往簡化了，不及時整理，隔時一久，有些問題就搞不清楚了。整理時，一方面要把簡化的語句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個”、“那個”等口頭禪去掉，盡可能做到語言文字規(guī)范化，當然不能變動原意。對于不清楚不明白空缺的內(nèi)容，要及時請教發(fā)言人進行完善，或者對照錄音進行補充完整。
整理好的會議記錄，一般都應存檔。有些會議記錄對會后的工作至關(guān)重要，對于這類會議應該迅速建立專門的檔案，除會議記錄外，與會者的名單、聯(lián)系地址、會議的組織情況、下一步編印的會議紀要和其它有關(guān)資料也應視情況一并存檔。將會議資料歸檔，不僅便于查找，而且對組織下一次類似會議也有參考價值。
四、傾聽的注意事項
傾聽是記錄人員從會議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會議主要任務。當會議的忠實聽眾，應該是記錄人員扮好會議角色的基本要求。
1.耳到心到。要做到“耳到”，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發(fā)言者對不對自己的口味，記錄人員都必須調(diào)整好自己的心態(tài)，全身心投入聆聽。傾聽應該是用心聽講，專心聽取每位與會者的講話發(fā)言，領(lǐng)會講話內(nèi)容，思考發(fā)言的內(nèi)涵，要聽出弦外之音。
2.聚精會神。記錄人員傾聽時要神情專注。專心聽取會議發(fā)言，是對發(fā)言者的尊重，也是會議的基本紀律。會場上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價，損壞了秘書人員良好的形象。
3.苦練坐功。學會傾聽，要學會端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會議過程中盡可能自始自終正襟危坐。同時還要坐得住，不能輕易離席，進出會場，這樣會中斷記錄內(nèi)容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。
4.排除干擾。記錄人員的手機一般不要關(guān)閉，可將通訊設(shè)備設(shè)在靜音振動狀態(tài)，以備撥打接聽與會議有關(guān)電話，無關(guān)電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設(shè)法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。
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