秘書溝通的方法和技巧

　　秘書的溝通方法可以采取面談、書面、會議以及演講和電子媒介等，其技巧在采取面談時，要盡快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機(jī)和諧。采用電子媒介溝通技巧時，要了解最新電子媒介的優(yōu)勢，使用各種載體時注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。作為秘書還要掌握以下這些溝通方法和技巧：

　　1、 及時明確溝通對象(用以下兩個方法來幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當(dāng)詢問回使已有的信息更具有針對性)

　　2、 了解溝通對象的行為習(xí)慣和工作風(fēng)格

　　3、 正確選擇溝通渠道(面談、書面、會議、演講、電子媒介等)

　　技巧：

　　面談的技巧——禮貌，盡快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機(jī)和諧。

　　書面溝通技巧——充分利用協(xié)作技巧來豐富自己的書面內(nèi)容。

　　會議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會代表并感謝光臨。

　　演講溝通技巧——注意話題，調(diào)整好的心情，短少精干，注意語言魅力和藝術(shù)，注意開場和結(jié)尾。

　　電子媒介溝通技巧——了解最新電子媒介的優(yōu)勢，使用各種載體時注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。

　　其它溝通技巧——說服技巧，建議技巧。

　　使用電話

　　信息技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，電話在機(jī)關(guān)工作中的作用越來越顯得重要。正確使用電話是一門基本功，也是一門藝術(shù)。使用的好，能增加工作效率，提高工作質(zhì)量，使用不好，既會誤事漏事，又會影響上下、內(nèi)外的團(tuán)結(jié)和協(xié)。根據(jù)我的體會，使用電話應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　(一)接聽要仔細(xì)，記錄要認(rèn)真。對來自直接首長和上下級以及地方有關(guān)部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務(wù)，連同電話內(nèi)容一一記清。對重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動要求對方復(fù)述，進(jìn)行校對，防止錯傳漏辦。有時因?qū)Ψ降胤娇谝糁亍⒅v話快、聲音小，有的內(nèi)容聽不清楚，要不厭其問，不要因?yàn)槭巧霞壓褪组L不好意思問、不敢問，一定要把主要內(nèi)容搞清楚，以免造成工作失誤。

　　(二)態(tài)度要和藹，語言要文明。電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領(lǐng)導(dǎo)打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應(yīng)提倡文明用語。如“您好!請問貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱呼?”、“您是哪一位?”、“請稍等”、“還有什么要請示的?”、“請問聽清楚沒有?”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。

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