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秘書寫會(huì)議紀(jì)要“四要點(diǎn)”
會(huì)議紀(jì)要是十五種公文當(dāng)中我們接觸得比較多的一類文種，與請(qǐng)示、報(bào)告一樣用得比較多。其實(shí)想一想就明白，文山會(huì)海多，會(huì)議紀(jì)要自然少不了。會(huì)議紀(jì)要作為一種反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，有著傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神的功能。小編寫過很多次會(huì)議紀(jì)要，有點(diǎn)心得，現(xiàn)與大家分享下自己的一些觀點(diǎn)：
一、精神要吃透
會(huì)議紀(jì)要基于會(huì)議而形成，所以撰文前前一定要仔細(xì)聽會(huì)場(chǎng)錄音、看會(huì)議記錄，分析與會(huì)者發(fā)言，做到歸納會(huì)議決議，吃透會(huì)議精神，領(lǐng)會(huì)好精神實(shí)質(zhì)，把握會(huì)議基調(diào)。這樣行文才能把握全局、抓住要點(diǎn)，夠確會(huì)議精神和部署的事項(xiàng)不“失真”不“跑調(diào)”。
二、內(nèi)容要精簡(jiǎn)
會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄，不是會(huì)議的全文實(shí)錄。“紀(jì)要紀(jì)要”，就是“紀(jì)其主要”。因此，在內(nèi)容上自然要簡(jiǎn)煉，要詳略得當(dāng)、重點(diǎn)突出。太羅嗦繁雜，會(huì)讓讀者無所適從，影響會(huì)議決議的執(zhí)行。所以，在動(dòng)筆之前，要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行詳細(xì)地歸納整理，刪繁就簡(jiǎn)。使之，既要體現(xiàn)會(huì)議精神和主流意見觀點(diǎn)又不致繁雜羅嗦。
三、語言要講究
會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議記錄的再加工，因此撰寫會(huì)議紀(jì)要必須注意語言的使用技巧。
1.要加以整理，不能說什麼記什麼。對(duì)于不宜公開或有不好影響的觀點(diǎn)言辭可以刪除不記;對(duì)于言辭激烈的觀點(diǎn)可以以較溫和的詞句替代表達(dá);對(duì)于難以量化或精確或表述的事項(xiàng)、意見要善于運(yùn)用模糊語言。如不能確定完成日期的決議事項(xiàng)可以以“近期完成”或“盡快完成”來表達(dá)。又如對(duì)于參與某項(xiàng)工作的人員范圍、人數(shù)等難以表述可以以“相關(guān)人員”或“有關(guān)人員”來表達(dá)。
2.對(duì)于難于集中在同一段或同一個(gè)標(biāo)題下體現(xiàn)的意見觀點(diǎn)可以以“會(huì)議指出”、“會(huì)議認(rèn)為”等為導(dǎo)語引出。如代表會(huì)議某一精神的重要意見必須在紀(jì)要中體現(xiàn)但不好歸納在全文中的某一條或某一大標(biāo)題下，獨(dú)立成段又沒有合適的標(biāo)題，這種情況就可以以“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”為導(dǎo)語引出并獨(dú)立成段。
四、習(xí)慣要養(yǎng)成
1.要養(yǎng)成勤思考的習(xí)慣。會(huì)后不急于撰寫會(huì)議紀(jì)要，要勤思考，要把開會(huì)的內(nèi)容先在腦海里過一遍，以便增加一下印象。然后對(duì)照會(huì)議記錄再檢查一遍，看看是否有漏記的內(nèi)容。
2.要養(yǎng)成勤動(dòng)口的習(xí)慣。對(duì)于檢查出的漏記內(nèi)容或有不太理解明白的內(nèi)容，要勤動(dòng)口，及時(shí)向相關(guān)與會(huì)人員請(qǐng)教，以免將錯(cuò)誤的信息寫入紀(jì)要。同時(shí)對(duì)于正確理解把握會(huì)議精神實(shí)質(zhì)也是有所幫助的。
3.要養(yǎng)成勤動(dòng)手的習(xí)慣。會(huì)中記錄要認(rèn)真，會(huì)后撰寫紀(jì)要要及時(shí)，切忌會(huì)中不認(rèn)真記錄，會(huì)后不及時(shí)整理紀(jì)要。時(shí)間長(zhǎng)了再撰寫恐怕有些內(nèi)容就容易忘記或印象不深，影響了紀(jì)要的撰寫質(zhì)量，將錯(cuò)誤或模糊的信息寫入而耽誤工作。
其實(shí)，寫好會(huì)議紀(jì)不是難事，只要認(rèn)認(rèn)真真地，勤于思考，把功夫做足了，自然能寫出好的會(huì)議紀(jì)要來!
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