行政秘書要如何做好會議記錄

　　會議記錄是公司里行政秘書的一項日常工作，看似簡單，真正做好并不容易。它需要在會前、會中、會后投入足夠的時間和精力，充分考慮多種細節(jié)與因素。做好會議記錄應著重把握好以下三點：

　　1、準備細致到位

　　認真細致的準備工作是做好會議記錄的重要保障。會前，記錄人要對會議議題、主要內容進行詳細了解，對以往相關會議討論情況、會議決議等做到心中有數(shù)。

　　會議記錄通常采用現(xiàn)場文字記錄（筆錄或電腦記錄）和錄音（或錄像）記錄相結合的方式，一方面可以確保記錄內容的全面、準確；一方面也對有關準備工作提出了較高要求。

　　對此，記錄人應養(yǎng)成一種職業(yè)習慣：提前到達會場、提前調試記錄設備，避免因準備不足而影響會議記錄效果。

　　2、記錄完整真實

　　一份完整的會議記錄，除了會議主要內容外，還應包括會議名稱、地點、起止時間、主持人、記錄人、參會人員、列席人員、缺席人員、會議討論議題等要素。會議記錄的目的，就是要忠實記載會議召開時的情景，以便日后查閱。這就要求會議記錄必須真實，不能夾雜個人觀點，更不能有意增減發(fā)言內容。要盡量將發(fā)言人所說內容全部記錄下來，保持語言的原汁原味。

　　3、整理準確及時

　　會上記錄的內容只是一個草稿，會議結束后，須在草稿基礎上盡快整理成要素完整、文通字順、格式規(guī)范的會議記錄。

　　在此過程中應注意以下幾點：一是對記錄內容查漏補缺。根據(jù)會議錄音等對記錄文稿進行核對，對遺漏內容進行補充，對記錄有誤處加以修正。二是對人名、地名、機構名、事件名等專有名詞逐一核實。對個別無法確定的專有名詞，應根據(jù)錄音記錄，標注拼音。三是對記錄文稿進行全面整理。在不影響記錄真實性、完整性的前提下對文稿內容進行適當整合，確保記錄體例的規(guī)范統(tǒng)一。會議記錄經有關部門審批后，應及時歸檔留存。

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