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文秘準備簽字儀式的要點
導語：交接儀式是企業(yè)業(yè)務的重要環(huán)節(jié)。下面是文秘準備簽字儀式的要點，歡迎參考!
1.簽字的準備工作
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要莊重、整潔、清靜。
室內(nèi)應滿鋪地毯，正規(guī)的簽字桌應為長桌，其上最好鋪設(shè)深綠色的臺呢布。
簽字桌應橫放于室內(nèi)，在其后可擺放適量的座椅。
簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽字人就座。
簽署多邊性合同時，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時輪流就座。
也可以人每位簽字人提供座椅。簽字人就座時，一般應面對正門。
�、圃诤炞肿郎�，循例應事先安放好侍簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時所用的文具。
�、桥c外商簽署涉處商務合同時，還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國旗。
插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列。例如，簽署雙邊性涉外商務合同時，有關(guān)各方的國旗需插放在該方簽字人座椅的正前方。
2.簽字時的座次安排
⑴簽署雙邊性合同
應請客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應同時就座于簽字桌左側(cè)。
雙方各自的助簽人，應分別站立于己方簽字人的外側(cè)，以便隨時對簽字人提供幫助。
雙方其他隨員，可以按照一定順序在己方簽字人的正對面就座。也可依照職位的高低，依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)列成一行，站立于己方簽字人的身后。
當一行站不完時，可按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行三行或四行。
原則上，雙方隨員人數(shù)，應大體上相當。
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一般僅設(shè)一個簽字椅。
各方簽字時，須依照有關(guān)各方事先同意的先后順序依次上前。
助簽人應隨之一同行動。在助簽時，依“右高左低”的規(guī)矩，助簽人應站立于簽字人的左側(cè)。
有關(guān)各方的隨員，應按照一定的序列，面對簽字桌就座或站立。
3.對待簽合同文本的要求
�、乓勒丈探绲牧晳T，在正式簽署合同之前，應由舉行簽字儀式的主方負責準備待簽合同的正式文本。
應會同有關(guān)各方一道指定專人，共同負責合同的的定稿、校對、印刷與裝訂。
按常規(guī)，應為在合同上正式簽字的有關(guān)各方，均有供一份待簽的合同文本。必要時，還可再向各方提供一份副本。
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按照國際慣例，待簽的合同文本，應同時使用有關(guān)各方法定的官方語言。
此外，亦可同時并用有關(guān)各方法定的官方語言。
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應以精美的白紙印制而成，按大八開的規(guī)格裝訂成冊，并以高檔質(zhì)料如真皮、金屬、軟木等作為封面。
4.簽約的程序
簽字儀式的正式程序一共分為四項，它們分別是：
�、藕炞謨x式的正式開始
有關(guān)各主要人員時入簽字廳，在既定的位次上各就各位。
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通常的做法是，首先簽署己方保存的合同文本，接著再簽署他方保存的合同文本。
商務活動規(guī)定：每個簽字人在簽署己方保留的合同文本上簽字時，按慣例應當名列首位。因些，每個簽字人均應首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上自負盈虧為“輪換制”。它的含義是在位次排列上，輪流使有關(guān)各方均有機會居于首位一次，以顯示機會均等，各方平等。
⑶簽字人正式交換已經(jīng)有關(guān)各方正式簽署的合同文本
此時，各方簽字人應熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以示紀念。
全場人員應鼓掌表示祝賀。
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交換已簽的合同文本后，有關(guān)人員，尤其是簽字人當場干一杯香檳酒，是國際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
在一般情況下，商務合同在正式簽署后，應提交有關(guān)方面進行公證，此后才正式生效。
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