如何當(dāng)好外企秘書

　　這確實(shí)一直是個(gè)引人注目的職業(yè)。工作干練、舉止得體、形象優(yōu)雅是奧菲斯小姐給人們的印象。當(dāng)外企秘書能很快熟悉公司業(yè)務(wù)，能鍛煉辦事的綜合能力，能獲得升遷的機(jī)會(huì)……種種“好處”吸引著夢想當(dāng)外企秘書的人。然而，要當(dāng)好著實(shí)不易，工作瑣碎、辛苦不說，如果和老板相處不好，隨時(shí)都有被“炒”的危險(xiǎn)。

　　一位老板說： “我每天跟秘書在一起的時(shí)間甚至多于自己的太太，好秘書對(duì)老板至關(guān)重要�！�

　　在老板眼中，兼?zhèn)湟韵聝煞N類型的才能是好秘書。一是影子型秘書：恪盡職守，默默工作，凡事不用老板監(jiān)督，只有她不在時(shí)才會(huì)引起老板注意；二是助理型秘書：能向老板提供中國文化咨詢、充當(dāng)翻譯、會(huì)做公關(guān)及市場推廣工作。

　　以下幾條是成為一個(gè)奧菲斯小姐的基本條件：踏實(shí)敬業(yè)，講究實(shí)效；有較寬的知識(shí)面和辦事能力；除了秘書工作需要的專業(yè)知識(shí)之外，外語水平要高、操作辦公自動(dòng)化設(shè)備能力要強(qiáng)；講究禮儀禮貌，熟悉處事禮節(jié)，善于人際交往，情商較高。

　　有人總結(jié)了外企秘書工作的十二字“要訣”：主動(dòng)工作、彼此信任、辦事靈活。

　　主動(dòng)工作

　　肖茵是名外企秘書，她的老板是一家外企公司營業(yè)總監(jiān)。剛進(jìn)公司的時(shí)候，她對(duì)如何做好一個(gè)營業(yè)總監(jiān)的秘書十分茫然。但她是個(gè)聰明人，從進(jìn)公司的第一天起，就沒有把自己定位在一個(gè)普通小秘書上，她的假想職位是僅次于總監(jiān)的總監(jiān)助理。她一邊跟同公司的秘書小姐學(xué)習(xí)事務(wù)性工作，一邊注意著總監(jiān)助理的一舉一動(dòng)，暗暗努力要把助理的那套本事學(xué)到手。

　　一般的秘書小姐對(duì)老板畢恭畢敬、一絲不茍，老板一不在就放松下來偷偷做些自己的私事。而肖茵一閑下來馬上就回想，最近幾天老板交代的事情自已有哪幾件還辦得不夠好，自己還有哪些方面不足需要繼續(xù)充電，然后利用空閑與其他公司的秘書小姐交換信息。還打聽哪里開張了新飯店，哪家五星級(jí)賓館請(qǐng)了新的法國廚師，這些情報(bào)在老板應(yīng)酬客戶的時(shí)候都是關(guān)鍵，老板宴請(qǐng)是否得法，常常關(guān)系到經(jīng)營上的戰(zhàn)略部署。當(dāng)然肖茵還要在各行各業(yè)建立一些自己的關(guān)系，以備不時(shí)之需。

　　有一天快下班的時(shí)候，老板突然把助理叫到跟前說，今晚有朋友來，我請(qǐng)他們到賓館吃飯，你把這事辦一下。但老天故意作弄人，偏偏這一天賓館爆滿定不到位子，急得助理不知如何是好，只有向老板如實(shí)告知。肖茵在旁邊得知后說：讓我來試試。結(jié)果，肖茵辦妥了一切并得到老板的贊許。要不是平時(shí)的積累，燃眉之際是拿不出來的。

　　一次肖茵跟老板去見合作伙伴，這天老板要和這位伙伴簽一個(gè)重要的合同，肖茵跟著老板下車的時(shí)候，天空中飄起了小雨，她故意放慢腳步，悄悄問司機(jī)車上有沒有傘，司機(jī)說沒有，于是肖茵摸出五百元對(duì)司機(jī)說，請(qǐng)你幫忙立刻到附近買一把名牌傘來，尺寸要大些。等老板簽完合約，從樓里出來的時(shí)候，大雨滂沱，肖茵緊走幾步，從司機(jī)手里拿過傘遞給老板，老板風(fēng)度極好地為合作伙伴打起傘，送對(duì)方上車。一切漂亮圓滿，毫不拖泥帶水。終于有一天，老板把肖茵叫到面前對(duì)她說：從下周起，提升你為我的助理，同時(shí)擔(dān)任秘書工作，你一身兩職沒問題吧？

　　與老板一起工作有兩大機(jī)會(huì)一定要抓�。阂皇怯袟l件了解公司的業(yè)務(wù)、老板的思想及許多幕后事情，業(yè)務(wù)部門職位有空缺時(shí)，老板首先會(huì)想到值得信賴的秘書，許多高級(jí)經(jīng)理原本就是做秘書的。

　　彼此信任

　　剛來公司的時(shí)候，官燕燕只會(huì)打字、接電話，英語水平一般，對(duì)保險(xiǎn)投資業(yè)務(wù)一竅不通。而現(xiàn)在，除了一般的秘書工作外，官燕燕兼做公司的翻譯、出納，對(duì)公司的業(yè)務(wù)很熟悉，是老板名副其實(shí)的助手。

　　宮燕燕能有今天，得益于進(jìn)了一家小公司。因?yàn)榇蠊�司分工很�?xì)，秘書只能接接電話、打打字。而小公司則不同，只要肯干，總有機(jī)會(huì)做你沒做過的事。

　　宮燕燕是個(gè)閑不住的人，剛來就把許多人不愿做的事攬下來。什么擦桌子掃地，端茶倒水，從沒有覺得這些是分外的事。反正有事干就高興。宮燕燕不聰明，但宮燕燕很勤奮。比如，接電話，不僅簡單地做記錄，而且把對(duì)方的意圖領(lǐng)會(huì)清楚；如果是替老板“傳話”，也希望不斷搞清楚他的工作思路。時(shí)間一長，燕燕對(duì)公司的情況越來越了解，工作也順手了。

　　宮燕燕說，秘書和老板之間，如果彼此信任，工作中即使出現(xiàn)矛盾也容易解決，反過來則可能“無事生非”。人都有不高興的時(shí)候，老板也如此。因?yàn)槊貢鴮?duì)老板工作以外的生活并不了解，偶爾出現(xiàn)小摩擦很自然。比如，某天老板心情不好，他帶著秘書和對(duì)手談判，談判中，秘書發(fā)現(xiàn)他用詞有誤，好意提醒他，老板卻不領(lǐng)情，大發(fā)雷霆，認(rèn)為當(dāng)眾傷了他的面子。再比如，秘書為老板約定了與客戶會(huì)談的時(shí)間，但因?qū)Ψ經(jīng)]有安排好，讓自己的老板空跑一趟，老板當(dāng)然生氣，通常會(huì)認(rèn)為自己的秘書工作沒做好。

　　要避免這些麻煩，方法只有一個(gè)，讓老板信任你。平時(shí)秘書要兢兢業(yè)業(yè)地工作，老板在與不在都一樣認(rèn)真工作，讓老板了解；他交辦的事，你會(huì)不打折扣地完成，這其實(shí)表明了你對(duì)老板工作能力的信任。老板對(duì)秘書信任了，遇事就不會(huì)馬上怪罪下來，而會(huì)多了解了解原因。官燕燕很幸運(yùn)，能與老板彼此信任，工作合作得很愉快。

　　去年，政府批準(zhǔn)了宮燕燕公司在中國經(jīng)營保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，這次只批準(zhǔn)了7家，是從世界80多家想在中國發(fā)展的同類公司中選出來的，一個(gè)國家只允許來一家公司。這是很高的榮譽(yù)，成功中有官燕燕的努力，官燕燕十分高興。

　　宮燕燕在外企當(dāng)了七年秘書。她的經(jīng)驗(yàn)是：不要忘了你是誰——秘書是老板的助手，任何時(shí)候都不要替老板做決定。過分親密使不得——以為和老板熟就能隨時(shí)向他打聽私事；更不能開有損老板尊嚴(yán)的玩笑。修飾打扮別“過火”——秘書代表著公司的形象，衣飾要典雅大方。牛仔褲與“薄、透、露”均不宜進(jìn)辦公室。最穩(wěn)妥的辦法是化淡妝，著職業(yè)裝。

　　辦事靈活

　　柳丹的老板是個(gè)思維很活躍的人，接受新事物很快。他喜歡科技開發(fā)，對(duì)電腦和INTERNET的發(fā)展跟得很緊，他的許多工作都在電腦上完成，日程表都在電腦里。秘書不用為他打字，但電腦操作水平得不斷提高以便更好地為他服務(wù)。因柳丹經(jīng)常要替他上網(wǎng)辦事，所以柳丹的計(jì)算機(jī)水平提高很快。老板日常也很“善變”，作為秘書，柳丹學(xué)會(huì)比他更善變，因而和他相處愉快。

　　以前他讓柳丹發(fā)傳真，前5分鐘剛交給柳丹，后5分鐘就要修改內(nèi)容，而柳丹已手腳麻利地發(fā)了。后來，柳丹告訴自己：多等他一會(huì)，矛盾就這樣解決了。

　　柳丹最得意的是去年為他安排的休假旅行。老板先是要到孟加拉國，柳丹預(yù)訂了機(jī)票，不幾天，他聽說孟加拉國局勢不穩(wěn)又決定去澳大利亞。直覺告訴柳丹，他有可能“變回來”，就沒取消預(yù)訂的機(jī)票。果然，過了兩天他興高采烈地說，去孟加拉國沒問題了，請(qǐng)柳丹快去訂機(jī)票，當(dāng)時(shí)如果重新訂已經(jīng)來不及了，幸好柳丹早有準(zhǔn)備。

　　所以，職業(yè)生涯設(shè)計(jì)專家認(rèn)為，有些人不適合當(dāng)秘書，如性格內(nèi)向、思想保守、適應(yīng)能力差的人，因?yàn)樗齻兿矚g直線思維，辦事不靈活。只有頭腦靈活、善于應(yīng)變的人，才能獲得老板的賞識(shí)。

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