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如何做個(gè)高效秘書(shū)
秘書(shū)崗位是與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴而生的，有了領(lǐng)導(dǎo)才有秘書(shū)的存在，這種關(guān)系處理的好壞事關(guān)全局工作的開(kāi)展和秘書(shū)工作的成敗。以下是小編為大家收集的如何做個(gè)高效秘書(shū)，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
秘書(shū)工作人員的工作效率高不高，與事先又沒(méi)有計(jì)劃關(guān)系密切。所謂計(jì)劃，就是什么時(shí)間干什么、怎么干、達(dá)到什么結(jié)果。計(jì)劃，有心里想的，有見(jiàn)諸于文字的。在執(zhí)行過(guò)程中可能會(huì)有變化，但事先計(jì)劃不計(jì)劃，效果是不一樣的。工作中往往臨時(shí)性、被動(dòng)性的工作多，要列出詳細(xì)計(jì)劃很難做到，但大體上有個(gè)安排是可以辦到的。一些年來(lái)頗為流行的目標(biāo)管理實(shí)際上就是一種計(jì)劃管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序圖，什么時(shí)間干什么，一目了然。出了常計(jì)劃意外，還有短安排。短到小時(shí)、分鐘。但是一般來(lái)說(shuō)，以天為單位進(jìn)行計(jì)劃比較合適。
秘書(shū)人員應(yīng)該把“寧可用不上，也不能不準(zhǔn)備”作為座右銘。確實(shí)，秘書(shū)工作繁雜瑣碎，要想不出大錯(cuò)，事先一定要多做準(zhǔn)備。寬打窄用，辦事才能從容。
一、計(jì)劃中要注意幾點(diǎn)：
運(yùn)籌要有備份計(jì)劃；撰文要有充足材料；遇到事情多想幾套方案；辦事要多準(zhǔn)備幾手。
秘書(shū)人員也要學(xué)會(huì)臨陣磨槍的準(zhǔn)備方法。因?yàn)榫唧w人具體事不同，很難說(shuō)到底怎么個(gè)臨陣磨槍法，有幾個(gè)原則可以供參考：
1、求精：有些事情已經(jīng)有所準(zhǔn)備，但到了關(guān)鍵時(shí)刻，仍然需要自己出難題，以便精益求精。
2、挖潛：當(dāng)遇到突如其來(lái)的事情時(shí)，抓緊點(diǎn)滴時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備，從時(shí)間上挖潛。更重要的是要充分相信自己的潛力，如同運(yùn)動(dòng)員那樣，發(fā)揮自己身體的每一個(gè)機(jī)能，找到解決問(wèn)題的方法，切記不要妄自菲薄，認(rèn)為自己不行，錯(cuò)過(guò)了時(shí)機(jī)。
3、韌性：有的事情盡管事先已經(jīng)準(zhǔn)備好了，但事到臨頭，又有了一些變化，此時(shí)千萬(wàn)不可氣餒、煩躁、聽(tīng)之任之。
二、如何做個(gè)高效秘書(shū)
1.做一個(gè)合格的秘書(shū)，自然少不了善于學(xué)習(xí)、勤于實(shí)踐、敢于創(chuàng)新、甘于奉獻(xiàn)。僅僅做到這些，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。我過(guò)去有一個(gè)直接領(lǐng)導(dǎo)，是給大領(lǐng)導(dǎo)做過(guò)秘書(shū)的，他后來(lái)居然和大領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系親密到情同父子了，大領(lǐng)導(dǎo)自己兒子的話不聽(tīng)就聽(tīng)秘書(shū)的，每年過(guò)春節(jié)，大領(lǐng)導(dǎo)都把他叫到家里去吃飯，一人一瓶茅臺(tái)，不喝完不許走，這秘書(shū)真是當(dāng)?shù)郊伊恕?/p>
2.做好秘書(shū)工作，深厚的寫(xiě)作功底是必不可少的，這就要博覽群書(shū)，勇于創(chuàng)新，勤于思考，勤于實(shí)踐，勤于動(dòng)筆。其次，說(shuō)功也不可少，能言善辯，會(huì)做人的思想工作，能向領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確清晰地表達(dá)意見(jiàn)和建議，善于說(shuō)服上下，形成合力去抓落實(shí)。再次，還要有干才，很精明能干，能夠把領(lǐng)導(dǎo)交待的公事、私事創(chuàng)造性地完成好，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，個(gè)人受點(diǎn)委屈也在所不辭；不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、餓扁肚子也心甘情愿。
3.如果作為文秘人員或者單位領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū)，我們一定要對(duì)自己的文字負(fù)責(zé)。機(jī)關(guān)人員所承擔(dān)的一個(gè)重要的職能，就是要發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)參謀和助手的作用。文秘、秘書(shū)人員尤其如此。怎么發(fā)揮參謀和助手作用？就是我們?nèi)粘Ｔ趯?xiě)總結(jié)、寫(xiě)匯報(bào)、寫(xiě)報(bào)告，要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考和謀劃，有些適當(dāng)?shù)墓ぷ鹘ㄗh，領(lǐng)導(dǎo)歷次會(huì)議上強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容，要糅合到相應(yīng)的材料里。有些材料寫(xiě)好了，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上讀起來(lái)順暢有力，撰寫(xiě)者成就感很強(qiáng)，反之，領(lǐng)導(dǎo)念起來(lái)，磕磕巴巴，每念一句，撰寫(xiě)者臉燒一次。
4.當(dāng)秘書(shū)最痛苦的事情是什么？就是辛辛苦苦寫(xiě)出來(lái)的文稿被領(lǐng)導(dǎo)改得面目全非。當(dāng)秘書(shū)最最痛苦的事情是什么？就是辛辛苦苦寫(xiě)出來(lái)的文稿被領(lǐng)導(dǎo)責(zé)令重寫(xiě)。當(dāng)秘書(shū)最最最痛苦的事情是什么？就是你辛辛苦苦寫(xiě)出來(lái)的文稿被領(lǐng)導(dǎo)連連“夸獎(jiǎng)”：“好，好，好”，隨后往辦公桌上一丟，開(kāi)會(huì)時(shí)卻翻出自己的筆記本……呵呵，估計(jì)你離光榮下崗也不遠(yuǎn)了。
5.怎樣使更多的機(jī)關(guān)文秘人員成為“大手筆”？領(lǐng)導(dǎo)的重視和培養(yǎng)固然十分重要，但起決定作用的還是文秘人員自身的刻苦努力。自身不努力，領(lǐng)導(dǎo)再重視也沒(méi)用。作為文字秘書(shū)，在寫(xiě)作上要有“出人頭地”的雄心壯志。這不是狂妄，而是一種氣概。如果自己看不起自己，自己不給自己施加壓力，那就永遠(yuǎn)也成不了“大手筆”。另外還要掌握方法，這樣就可以少走彎路，就會(huì)成熟得快一些。一點(diǎn)建議：勤積累、勤練筆、勤比較；不怕失敗，不固步自封，不三心二意。
6.文字秘書(shū)應(yīng)具備怎樣的思維能力？我認(rèn)為，除了布局謀篇、組織文字本身所需的思維能力之外，更重要的，就是分析問(wèn)題和認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力，包括看問(wèn)題的高度、深度和準(zhǔn)確程度以及所提出的解決問(wèn)題的辦法是否符合實(shí)際、科學(xué)可行等等。
7.青銅段位的助理、秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)安排什么就執(zhí)行什么，王者則是領(lǐng)導(dǎo)安排什么，他能夠在做好領(lǐng)導(dǎo)安排事項(xiàng)的基礎(chǔ)上，舉一反三了解清楚其他全面的事項(xiàng)。比如，以外單位來(lái)本單位拜訪，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，把他們的拜訪函發(fā)來(lái)，我看看是如何安排的。有些助理、秘書(shū)直接把文件發(fā)后就不管了，高階玩家則是按照文件上的聯(lián)系方式，致電對(duì)方行程、食宿安排等問(wèn)的一清二楚，給領(lǐng)導(dǎo)傳文件時(shí)一并進(jìn)行了匯報(bào)。這是為領(lǐng)導(dǎo)提供參考、節(jié)省時(shí)間。長(zhǎng)此以往，領(lǐng)導(dǎo)不信任都難。
8.新領(lǐng)導(dǎo)上任，想仍要保證工作有條不紊進(jìn)行，就必須去盡快適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格。很多領(lǐng)導(dǎo)剛到新單位，是不喜歡下屬提這個(gè)那個(gè)的，這是出于維護(hù)自己的權(quán)威，所以，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)要求跟以往不符時(shí)，先別去爭(zhēng)辯，先去適應(yīng)，按他要求去做。等慢慢認(rèn)可你后，再開(kāi)始適時(shí)說(shuō)些自己的想法，不然他不待見(jiàn)你，你會(huì)很難受。
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