項目溝通管理的作用和技巧

　　在項目管理中無論事情的大小一定要及時的溝通，很多問題都是由于溝通不清造成的，那么項目溝通管理技巧是什么？下面跟著小編一起來了解一下吧，希望本篇文章的內容對您有所幫助。

　　項目溝通管理包括為了確保項目信息及時適當的產生、收集、傳播、保存和最終配置所必須的過程。項目溝通管理把成功所必須的因素——人、想法和信息之間提供了一個關鍵連接。

　　涉及項目的任何人都應準備以項目“語言”發(fā)送和接收信息并且必須理解他們以個人身份參與的溝通怎樣影響整個項目。溝通就是信息交流。組織之間的溝通是指組織之間的下信息傳遞。

　　管理作用

　　對于項目來說，要科學的組織、指揮、協(xié)調和控制項目的實施過程，就必須進行項目的信息溝通。

　　好的信息溝通對項目的發(fā)掌和人際關系的改善都有促進作用。

　　溝通有助于改進個人以及群眾作出的決策。任何決策都會涉及到干什么、怎么干、何時干等問題。每當遇到這些急需解決的問題，管理者就需要從廣泛的企業(yè)內部的溝通中獲取大量的信息情報，然后進行決策，或建議有關人員作出決策，以迅速解決問題。

　　下屬人員也可以主動與上級管理人員溝通，提出自己的建議，供領導者作出決策時參考，或經過溝通，取得上級領導的認可，自行決策。企業(yè)內部的溝通為各個部門和人員進行決策提供了信息，增強了判斷能力。

　　溝通促使企業(yè)員工協(xié)調有效地工作。企業(yè)中各個部門和各個職務是相互依存的，依存性越大，對協(xié)調的需要越高，而協(xié)調只有通過溝通才能實現。沒有適當的溝通，管理者對下屬的知道也不會充分，下屬就可能對分配給他們的任務和要求他們完成的工作有錯誤的理解，使工作任務不能正確圓滿地完成，導致企業(yè)在效益方面的損失。

　　提高員工的士氣。溝通有利于領導者激勵下屬，建立良好的人際關系和組織氛圍。除了技術性和協(xié)調性的信息外，企業(yè)員工還需要鼓勵性的信息。它可以使領導者了解員工的需要，關心員工的疾苦，在決策中就會考慮員工的要求，以提高他們的工作熱情。

　　人一般都會要求對自己的工作能力有一個恰當的評價。如果領導的表揚、認可或者滿意能夠通過各種渠道及時傳遞給員工，就會造成某種工作激勵。

　　同時，企業(yè)內部良好的人際關系更離不開溝通。思想上和感情上的溝通可以增進彼此的了解，消除誤解、隔閡和猜忌，即使不能達到完全理解，至少也可取得諒解，使企業(yè)有和諧的組織氛圍，所謂“大家心往一處想，勁往一處使”就是有效溝通的結果。

　　溝通技巧

　　在項目的基本單位之間來回傳遞信息，所能使用的技術和方法可能差異很大：從簡短的談話到長期的會議;從簡單的書面文件到即時查詢的在線的進度表和數據庫。可能影響項目溝通的技術因素有：

　　1、信息需求的即時性。項目的成功是取決于即時通知頻繁更新的信息，還是通過定期發(fā)行的報告已足夠。

　　2、技術的有效性。已經到位的系統(tǒng)運行良好，還是系統(tǒng)要作一些變動。

　　3、預期的項目人員配置。計劃中的溝通系統(tǒng)是否同項目參與方的經驗和知識相兼容還是需要大量的培訓和學習。

　　4、項目工期的長短。現有技術在項目結束前是否已經變化以至于必須采用更新的技術。

　　5、制約因素。制約因素是限制項目管理小組作出選擇的因素。例如，如果需要大量地采購項目資源，那么處理合同的信息就需要給予更多考慮。當項目按照合同執(zhí)行時，特定的合同條款也會影響溝通計劃。

　　6、假設因素。對于計劃中的目的來說，假設因素是被認為真實的確定的因素。假設通常包含一定程度的風險。他們可以在本處確定，或者他們也可以是風險識別過程的輸出。

　　管理技巧

　　在溝通管理過程中一定要善于運用非語言信號為語言的效果進行鋪墊，真誠的微笑，熱烈的握手，專注的神態(tài)，尊敬的寒暄，都能給對方帶來好感，活躍溝通氣氛，加重后面語言的份量。在工作過程中本人總結出了如下增進溝通效果的技巧

　　贊美對方

　　這幾乎是一個屢試不爽的特效溝通潤滑劑。這個世界上的人，沒有不喜歡表揚的，學會贊美，將使在任何溝通中一帆風順。即使給領導提意見，也要先表揚后批評。不要怕人說拍馬屁，把拍馬屁當作對領導的激勵，只要表揚的內容屬實就沒問題。領導與員工一樣都是人，員工需要激勵，領導同樣需要激勵。

　　移情入境

　　即設計一個對現實有借鑒意義的場景，進行情景教育。例如，燕昭王千金買死馬，為了表達一個信息：死馬尚值千金，況活馬乎。趙高于秦庭指鹿為馬，給人的信息是：意志不可違抗。項目管理培訓中設計的很多課堂游戲，用意都在于用一個顯而易見的事實去啟發(fā)人的思路。

　　袒胸露懷

　　又被稱為不設防戰(zhàn)術，意在向人們明確表示放棄一切防備，胸襟坦蕩，誠懇待人。有很多企業(yè)家喜歡在洗浴中心招待客戶，是為了以此拉近與客戶的關系，大家都脫光了，赤誠相見，誰也端不起架子。這也是一種非語言信號。人類的許多非語言信號都是出此用意，例如敬禮、握手、作揖都是為了向溝通對方表明手中沒有武器。人類通行規(guī)則的起源是左側通行，原始部落的兩隊人在一個峽谷相會，一般會習慣用抓著武器的右手向著對方。古時候人們習慣于從左側上馬，從而演變?yōu)榻裉鞆淖髠壬献孕熊嚭湍ν熊�，因此左側通行更方便安全，也更科學。可是為什么世界上大多數國家都把左側通行的習慣改為右側通行了呢？就是要故意把較弱的左側讓給對方，借此表達和平的善意。顯然，這不是為了方便交通，而是為了方便溝通。

　　求同存異

　　又被稱為公約數戰(zhàn)術。人們只有找到共同之處，才能解決沖突。兩口子吵架，家長一句話“為了孩子”相擁和解；兩個員工爭執(zhí)不休，一句話“都是為了工作”握手言和。無論人們的想法相距多么遙遠，總是能夠找到共同性。有了共性，就有了建立溝通橋梁的支點。

　　溝通要求

　　項目溝通計劃是確定利害關系者的信息交流和溝通要求。項目干系人都必須準備該項目“語言”進行溝通。并且要明白：每個項目干系人所參與的溝通將會如何影響到項目的整體。誰需要何種信息、何時需要以及相應如何將其交到他們手中就好通過溝通方式和手段。因而溝通計劃對于項目的成功很重要。

　　溝通計劃的依據包括：溝通要求、溝通技術、制約因素和假設三個方面。

　　確認項目溝通要求的信息一般包括：項目組織和各利益相關者之間的關系；該項目設計技術知識；項目本身的特點決定的信息特點；與項目組織外部的聯系等等。

　　溝通技術：根據溝通的嚴肅性程度分為正式溝通和非正式溝通；根據溝通的方向分為單向溝通和雙向溝通，橫向溝通和縱向溝通；根據溝通的工具分為書面溝通和口頭溝通等等。

　　選用何種溝通技術以到達迅速、有效、快捷地傳遞信息主要取決于對信息要求的緊迫程度；技術的取得性；預期的項目環(huán)境；制約因素和假設。

　　溝通計劃的結果有項目利益相關者的分析結果和溝通管理計劃。分析確定項目的利益。就我個人而言，我認為編制計劃的成員是非常重要的。好的溝通計劃具有可行性�？紤]問題的影響因素是否全面和解決問題的方法是否可行決定了計劃的可行性和可操作性。盡量選擇經驗豐富的團隊是正確的選擇。計劃需經過各部門經理的認可，方可公布。是執(zhí)行和控制的有力。