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提高PPT制作效率的技巧

　　有些人雖然能把幻燈片做的很美觀，但花的時(shí)間太長，還有些人，雖然做的很快，但抱歉，看完作品想自殺，太丑了。所以說，好和快是檢驗(yàn)一個(gè)人制作幻燈片的重要手段。

　　1、優(yōu)化制作流程

　　我見過很多朋友都有這樣的一個(gè)壞習(xí)慣，那就是在做幻燈片時(shí)，在頁面上放一頁內(nèi)容，設(shè)計(jì)一頁，再放下一頁內(nèi)容，再設(shè)計(jì)，如此循環(huán)往復(fù)。

　　這樣是典型的前流水線時(shí)代的做法，效率極低。而且會(huì)造成一個(gè)假象，那就是，覺得把幻燈片設(shè)計(jì)美觀，就足夠成為一張優(yōu)秀的幻燈片了，殊不知，內(nèi)容好才是真的好啊，拿設(shè)計(jì)來彌補(bǔ)內(nèi)容的缺陷，壓根都不靠譜啊!

　　那么，如何優(yōu)化制作流程呢?方法很簡單，就是先理清內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系，逐頁地放到對(duì)應(yīng)的 PPT 頁面上，然后，再統(tǒng)一地對(duì)所有頁面進(jìn)行設(shè)計(jì)。

　　而這，正是流水線作業(yè)模式。

　　你就說，是不是能提高效率?

　　2、設(shè)計(jì)方案(包含默認(rèn)字體、配色以及背景)

　　想必我們都遇到過這樣的問題，當(dāng)我們都在默認(rèn)模版中寫內(nèi)容時(shí)，默認(rèn)的字體是宋體，默認(rèn)背景是白色，默認(rèn)的色彩是這個(gè)。

　　而如果我們能在制作幻燈片之前，就把這些默認(rèn)的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改的話，定義成我們想要的字體，色彩和背景。

　　那么，在制作幻燈片時(shí)，無疑會(huì)減少一大部分換字體，換顏色，換背景的重復(fù)操作，從而節(jié)約時(shí)間。

　　你就說，是不是能提高效率?

　　3、提前設(shè)計(jì)幾個(gè)常用的內(nèi)容版式。

　　我們都做過幻燈片，都知道在一套完整的幻燈片中，難免會(huì)有些內(nèi)容是相似的，比如說某幾頁都是展示表格的，某幾頁都是放視頻的，還有幾頁是展示大段文字內(nèi)容的。

　　對(duì)于這些內(nèi)容相似的頁面，我們可以提前在幻燈片母版中設(shè)計(jì)幾款對(duì)應(yīng)的內(nèi)容版式。

　　這樣，當(dāng)做到這些內(nèi)容時(shí)，我們替換到對(duì)應(yīng)的版式即可。從而減少了重復(fù)設(shè)計(jì)內(nèi)容版式的操作。

　　你就說，是不是能提高效率?

　　4、掌握一些常用的快捷鍵。

　　我簡單列一下。

　　CTRL+G 組合

　　CTRL+L(R) 左(右)對(duì)齊

　　CTRL+S 保存當(dāng)前文件

　　CTRL+Z 撤銷操作

　　ALT+F5 顯示演講者視圖

　　ALT+F9 顯示(隱藏)參考線

　　ALT+F10 顯示選擇窗格

　　F5 從頭開始放映幻燈片

　　當(dāng)然，如果你記性好，可以去網(wǎng)上查看更多，反正，我常用的，就這么幾個(gè)。

　　5、學(xué)會(huì)改造軟件，把常用功能添加到快速訪問欄。

　　當(dāng)我們?cè)谥谱骰脽羝瑫r(shí)，勿容置疑，肯定需要對(duì)頁面上的元素執(zhí)行一些操作，比如說查看動(dòng)畫窗格，對(duì)元素進(jìn)行排列對(duì)齊等等。

　　如果按照軟件默認(rèn)的功能操作路徑來執(zhí)行的話，比如說要讓頁面所有元素進(jìn)行左對(duì)齊，我們需要先選中全部元素，然后點(diǎn)擊開始，排列，對(duì)齊，左對(duì)齊，總計(jì)5個(gè)步驟。

　　但是，如果我們直接把左對(duì)齊功能自定義到快速訪問欄，那么，這時(shí)候，我們?cè)傧胱岉撁嫠性剡M(jìn)行左對(duì)齊，那么，我們只需要兩步，選中元素，左對(duì)齊即可。

　　同理，其他功能也可以采取這樣的方式進(jìn)行設(shè)定。

　　你就說，是不是能提高效率?

　　6、利用作弊手法。

　　也就是說，善于利用軟件中的格式刷和動(dòng)畫刷功能。只需要對(duì)元素添加一次效果，那么，就可以將這種效果快速 COPY 到其它元素上面。

　　比如說，你想把 A 元素的動(dòng)畫效果，快速添加到 BCDEFG 上面，那么，只需要雙擊動(dòng)畫刷按鈕，在 BCDEFG 上面各點(diǎn)一下，就可以應(yīng)用相同的動(dòng)畫效果。

　　同理，格式刷功能也一樣。

　　你就說，是不是能提高效率?

　　7、建立常用的素材庫。

　　如果你經(jīng)常做的幻燈片內(nèi)容是相似的，比如說經(jīng)常做本公司的一些 PPT ，那么，你就可以建立一個(gè)常用的素材庫，比如包含經(jīng)常使用的小圖標(biāo)，圖片素材，矢量形狀等。

　　截圖來自：旁門左道讀者 Lincoln

　　這樣，當(dāng)你在以后每次制作幻燈片時(shí)，都可以從中進(jìn)行挑選。省得你每次都要重新尋找素材。

　　你就說，是不是能提高效率?

　　8、學(xué)會(huì)套用模版網(wǎng)站作品的版式設(shè)計(jì)。

　　想必很多人都遇到過這個(gè)情況，在對(duì)幻燈片美化設(shè)計(jì)時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到?jīng)]有頭緒，打不開思路的情況。那么，如果干耗著，其實(shí)也想不出什么結(jié)果。倒不如去套用模版網(wǎng)站上作品的設(shè)計(jì)風(fēng)格。

　　這不丟人，畢加索說過，好的設(shè)計(jì)師靠借鑒，偉大的設(shè)計(jì)師靠偷。偷取別人的靈感，融合到自己的設(shè)計(jì)中，能幫你省去不少思考時(shí)間。

　　你就說，是不是能提高效率?

　　9、掌握3個(gè)小功能和兩個(gè)小插件。

　　為了能夠幫助用戶提高效率， PowerPoint 軟件中也提供了一些小功能可以使用，我在這里跟大家簡單說一下。

　　一是全局替換字體。

　　如果你的幻燈片做到一大半，忽然被通知，要求更換另一種字體，那么，如果再逐頁對(duì)字體進(jìn)行更換，難免費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

　　軟件提供有一鍵更換字體的功能。

　　你就說，是不是能提高效率?

　　二是快速進(jìn)行圖層調(diào)換。

　　說白了，就是對(duì)頁面元素的層級(jí)關(guān)系進(jìn)行快速調(diào)整。如果頁面層級(jí)關(guān)系較少，比如只有一張背景圖和一段文字的話，那么，因?yàn)橹挥袃蓪�，這時(shí)候就用不上這個(gè)功能了。

　　而如果層級(jí)關(guān)系較多，比如有幾百層，那么，為了能夠精準(zhǔn)快速對(duì)圖層進(jìn)行調(diào)換，就不得不使用這個(gè)功能了。

　　拖動(dòng)圖層位置，就可以調(diào)整其在頁面上的層級(jí)順序。