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如何認(rèn)識(shí)和去運(yùn)用函
函是適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)主部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等的公文。具有輕捷簡(jiǎn)便，靈活自由的特點(diǎn)，屬于商洽性和知照性的公文。辦公室秘書要在實(shí)際工作當(dāng)中熟練運(yùn)用函這種實(shí)用性文體，首先必須對(duì)函的種類有深入的認(rèn)識(shí)和理解。當(dāng)前對(duì)函的分類，可以有不同的角度。從現(xiàn)有的一些有關(guān)寫作教材和書籍來(lái)看，對(duì)函的分類，還存在著不大科學(xué)和概念不大明確的現(xiàn)象。如1985年4月檔案出版社出版的《機(jī)關(guān)應(yīng)用文》（閔庚堯編著）中說(shuō)：“函又有公函和便函之分，公函用來(lái)商洽，詢問(wèn)和答復(fù)一般工作事項(xiàng)；便函是用來(lái)商洽，詢問(wèn)，介紹，聯(lián)系和答復(fù)某些事務(wù)性的事項(xiàng)。公函屬于正式公文；便函不屬于正式公文。”又如獲至1992年12月華夏出版社出版的《公文寫作實(shí)用技巧》中說(shuō)：“函有公函，便函，來(lái)函，復(fù)函之分。各有不同的含義。......來(lái)函，是指主動(dòng)提出問(wèn)題或公務(wù)事項(xiàng)的函件。復(fù)函，是指回答來(lái)函所提出的問(wèn)題或公務(wù)事項(xiàng)的函件�！边@里對(duì)函的劃分，顯然是將公函與便函，來(lái)函與復(fù)函作為兩組相對(duì)的概念。但這樣的劃分卻是概念不明確，分類的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的，因而分類也是不科學(xué)的。先說(shuō)公函與便函的劃分。前述公函處理的是“一般工作事項(xiàng)”，因而“屬于正式公文”；便函處理的是“某些事務(wù)性事項(xiàng)”，因而就“不屬于正式公文。這種劃分的方法，起碼會(huì)引起讀者的誤解。似乎“一般工作事項(xiàng)”才是“公務(wù)”事項(xiàng)，“某些事務(wù)性事項(xiàng)”不是“公務(wù)”事項(xiàng)，但實(shí)際上這兩類事務(wù)都是公務(wù)，而不屬于“私務(wù)”。從邏輯上和事實(shí)上來(lái)說(shuō)，便函既然同屬于處理“公務(wù)”事項(xiàng)，也就同屬于“公函”，沒有充分理由說(shuō)便函處理的是“某些事項(xiàng)性事務(wù)”，不是“公務(wù)”事項(xiàng)而
斷定它不屬于正式公文。因此，把國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的函劃分成“公函”和“便函”的相對(duì)概念，不但會(huì)造成誤解，使讀者以為“便函”不屬于正式公文，而且也是概念不明確的，給秘書的實(shí)際工作帶來(lái)諸多的不便。因此，國(guó)務(wù)院辦公廳于1981年2月發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》以及于1993年11月修訂的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》都取消了公函與便函的分類和名稱。
再說(shuō)“來(lái)函”與“復(fù)函”的問(wèn)題。這二者并不是相對(duì)的概念，分類的標(biāo)準(zhǔn)也是不同的。
從邏輯上和事實(shí)上來(lái)說(shuō)，“來(lái)函”是與“去函”相對(duì)的概念，“復(fù)函”是與“問(wèn)函”或
“發(fā)函”相對(duì)的概念。“來(lái)函”與“去函”是從行文的方向來(lái)劃分的概念；“復(fù)函”與
“問(wèn)函”或“發(fā)函”是從行文問(wèn)答的性質(zhì)和主動(dòng)還是被動(dòng)的方式來(lái)劃分的概念。而且
這些劃分還有互相交叉的現(xiàn)象。例如在來(lái)函中有“發(fā)函”或“問(wèn)函”，也有“復(fù)函”；
同樣，在去函中亦有“發(fā)函”或“問(wèn)函”，也有“復(fù)函”。在“發(fā)函”或“問(wèn)函”中，
既有“來(lái)函”，也有“去函”；同樣，在“復(fù)函”中，亦有“來(lái)函”，也有“去函”。
因此，前述“來(lái)函，是指主動(dòng)提出問(wèn)題或公務(wù)事項(xiàng)的函件。復(fù)函，是指回答來(lái)函所提出
的問(wèn)答或公務(wù)事項(xiàng)的函件”。這兩個(gè)定義是“以偏概全”的，并沒有分清函的內(nèi)涵和外延。
因?yàn)椤皝?lái)函”中不僅只是“主動(dòng)提出問(wèn)答”的“函件”（“發(fā)函”或“問(wèn)函”），也有許多是回“去函”所提出的問(wèn)題的“函件”（“復(fù)函”）；而且“主動(dòng)提出問(wèn)題”的函件中，也有許多是“去函”。本單位給對(duì)方的“復(fù)函”是回答“來(lái)函”所提出的問(wèn)題的函件；對(duì)方給本單位的“復(fù)函”則是回答“去函”所提出的問(wèn)題的函件�！皬�(fù)函”，本單位可以用，對(duì)方單位也可以用，什么單位都可以用�！皬�(fù)函”不只是答復(fù)“來(lái)函”的，也有答復(fù)“去函”的
因此，對(duì)函的分類，必須要有一定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)劃分，而且一次分類只能用一種標(biāo)準(zhǔn)。
1，從格式來(lái)分，函有兩種。一種是正規(guī)的“函”，其標(biāo)題，公文編號(hào)，主送機(jī)關(guān)，
發(fā)文日期等等格式和寫法，都與其他公文文種相同。另一種是“便函”，省去了標(biāo)題和
公文編號(hào)等，格式和寫法比較簡(jiǎn)便和靈活。
2，從行文方向看，函可分為“來(lái)函”和“去函”兩種。“來(lái)函”是對(duì)方機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)
給本單位的函件；“去函”是本單位發(fā)出去給對(duì)方機(jī)關(guān)的函件。
3，從行文問(wèn)答的性質(zhì)和主動(dòng)與被動(dòng)方式來(lái)分，有“發(fā)函”或“問(wèn)函”和“復(fù)函”
兩種�！鞍l(fā)函”或“問(wèn)函”是主動(dòng)提出詢問(wèn)和商洽意見或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的函件；“復(fù)函”
是答復(fù)“發(fā)函”或“問(wèn)函”所提出的問(wèn)題，意見，請(qǐng)求事項(xiàng)的函件。
4，從函的內(nèi)容性質(zhì)和用途來(lái)分，還可以分為“商洽函”，“詢問(wèn)函”，“答復(fù)函”，
“知照函”，“催辦函”，“邀請(qǐng)函”等等。
那么，在實(shí)際應(yīng)用中秘書應(yīng)如何把握函的特點(diǎn)，正確地使用函呢？
首先，由于函與這些“請(qǐng)示”，“批復(fù)”或“通知”等文體有相近之處，在實(shí)際就用
中往往容易混用。在該用函的時(shí)候，不使用函來(lái)行文卻使用這些相近的文種行文。如有
的機(jī)關(guān)請(qǐng)求同級(jí)甚至下級(jí)歸囗主管部門準(zhǔn)許辦某一事項(xiàng)時(shí)，不用函行文，而錯(cuò)用了“請(qǐng)示”來(lái)行文，致使自己降格以求。而在應(yīng)該使用相近文種“請(qǐng)示”，“通知”等來(lái)行文時(shí)，卻錯(cuò)用了“函”來(lái)行文，致使自己越位。其實(shí)，這些相近文體之間還是有細(xì)微區(qū)別的。比如“請(qǐng)示”與請(qǐng)求“函”，盡管二者都有請(qǐng)求批準(zhǔn)的意思和用途，但是其行文關(guān)系不同，請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的上行文；而函則是給有關(guān)主管部門或不相隸屬機(jī)關(guān)的平行文。
其次，要有鮮明的針對(duì)性，一文一事，開門見山，簡(jiǎn)短明快，避免文牘主義。要緊密圍繞所提出的問(wèn)題和公務(wù)事項(xiàng)的中心來(lái)寫，直陳事項(xiàng)，點(diǎn)到為止，不兜圈子，不繞彎子，無(wú)須講客套話，也不講大道理，好像要教訓(xùn)對(duì)方。
最后，內(nèi)容要有分寸感，措詞要得體。提出的要求等事項(xiàng)，必須是切實(shí)可行，對(duì)方能辦
得到的，不要使對(duì)方為難。對(duì)受文機(jī)關(guān)的態(tài)度也要正確。對(duì)上級(jí)要謙恭，謹(jǐn)慎，對(duì)同級(jí)
或不相隸屬機(jī)關(guān)，要友好，誠(chéng)懇，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)，要尊重，溫和。這些態(tài)度，要通過(guò)得體
的措詞，體現(xiàn)在函里。得體的措詞，就是既要反對(duì)傲上慢下，盛氣凌人，也要反對(duì)恭維
逢迎，庸俗陳腐/在函的結(jié)尾處，可適當(dāng)選擇一些常用的機(jī)關(guān)書面習(xí)慣語(yǔ)，如“為要”，
“為盼”，“為荷”等等，向受文機(jī)關(guān)報(bào)表示禮貌。
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