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檔案信息化建設(shè)15篇[合集]
檔案信息化建設(shè)1
【摘要】在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，社會(huì)現(xiàn)代化、信息化已成為國(guó)際發(fā)展中的必然趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的構(gòu)建，在節(jié)省檔案管理時(shí)間、提高檔案管理效率的同時(shí)，也避免了不必要的資源浪費(fèi)。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)對(duì)于整個(gè)檔案管理工作有著不可忽視的優(yōu)勢(shì)，它提高了我國(guó)農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的效率，也使得檔案管理工作更加科學(xué)、合理，讓辦公變得系統(tǒng)化。
【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科技；檔案信息；規(guī)范檔案管理
一、農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的必要性
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，其主要內(nèi)容是對(duì)檔案的實(shí)體進(jìn)行保存，但在現(xiàn)代社會(huì)，則主要是對(duì)于相關(guān)內(nèi)容的數(shù)字化信息進(jìn)行保存，并通過信息化的形式使其對(duì)社會(huì)具有服務(wù)的功能。而檔案信息化的建設(shè)，則主要是對(duì)于數(shù)據(jù)壓縮和數(shù)據(jù)庫(kù)以及高速掃描技術(shù)等新型技術(shù)的應(yīng)用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的收集、整理、編目、保管、移交、查閱等日常工作數(shù)字化管理，保證檔案的信息庫(kù)具有信息化和有序化的特點(diǎn)，推進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化。（一）農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，檔案管理信息化成為新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，而農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)主要是在野外環(huán)境中進(jìn)行的，其檔案資料的建立受到環(huán)境的影響和限制，在結(jié)束采集對(duì)信息進(jìn)行存檔的過程中，就會(huì)出現(xiàn)字跡不清、信息不全的情況，嚴(yán)重影響其信息的質(zhì)量。所以，這種方式已經(jīng)嚴(yán)重影響了信息的儲(chǔ)存和再利用。而進(jìn)行檔案信息化處理后，則能夠通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)于信息進(jìn)行有效的儲(chǔ)存，利用的過程十分便利，能夠保證原有檔案的完整性。（二）農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是推進(jìn)檔案工作目標(biāo)管理。農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)具有巨大的工作任務(wù)量，用傳統(tǒng)的檔案管理方式不但工作效率低，且也會(huì)造成各種浪費(fèi)。實(shí)施檔案信息化管理，就是要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理中的收集方式，有效保證檔案資料管理的完整性與整體性，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息的查詢和檢索，增加檔案使用過程的方便性與快捷性，使檔案管理人員能夠?qū)n案的收集、整理、編研工作處理好，提升檔案管理的工作效率，增加檔案管理的規(guī)范性與現(xiàn)代化管理水平，為科研檔案后期管理工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
二、農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題
�。ㄒ唬┲匾暡粔颉Ｔ谵r(nóng)業(yè)科技檔案管理體系中，農(nóng)業(yè)科研研究部門對(duì)科技檔案信息缺乏一定的重視程度，依然使用傳統(tǒng)的檔案管理辦法。另外，部分檔案管理人員對(duì)信息檔案管理在認(rèn)識(shí)上存在一定的誤區(qū)，其認(rèn)知體系存在片面性，在一定程度上忽視到技術(shù)的發(fā)展。（二）資金投入不足。農(nóng)業(yè)科技發(fā)展建設(shè)中，主要追求的是科研效益，注重科研研究資金的投入，缺乏在農(nóng)業(yè)科技檔案信息管理方面的資金投入，出現(xiàn)“供不應(yīng)求”的現(xiàn)象。（三）信息技術(shù)和設(shè)施有待進(jìn)一步普及。農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行信息化和數(shù)字化管理時(shí)，由于缺乏完善的管理體系和配套的服務(wù)平臺(tái)，造成農(nóng)業(yè)科技檔案管理受到一定的限制。除此之外，我國(guó)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)多運(yùn)用在經(jīng)濟(jì)發(fā)展地區(qū)和農(nóng)業(yè)企業(yè)單位，并沒有在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行普及，部分農(nóng)村信息技術(shù)和設(shè)施無(wú)法得到完善與整合。
三、進(jìn)一步加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的思考
（一）加速農(nóng)業(yè)科技檔案信息化人才培養(yǎng)。農(nóng)業(yè)科技檔案信息化的建設(shè)與計(jì)算機(jī)技術(shù)息息相關(guān)，進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案建設(shè)中需要具備高水平、高水準(zhǔn)的專業(yè)性人才。因此，進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案建設(shè)時(shí)，其重點(diǎn)內(nèi)容就是培養(yǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、農(nóng)業(yè)科技知識(shí)、檔案知識(shí)三方面發(fā)展的綜合性全能人才。需要農(nóng)業(yè)信息管理人員加強(qiáng)對(duì)信息管理人才的培養(yǎng)，提升管理者的`思想道德教育，培養(yǎng)管理者的細(xì)心、責(zé)任心、事業(yè)心。與此同時(shí)，農(nóng)業(yè)科研單位需要在生活待遇、職稱等各方面提供幫扶，使農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的福利待遇得到更好的保障，以致更安心于工作。（二）更新觀念，規(guī)范檔案管理�？蒲腥藛T在進(jìn)行農(nóng)業(yè)生產(chǎn)與研究的過程中，對(duì)于最初的原始數(shù)據(jù)與資料需要進(jìn)行規(guī)范性管理，否則很容易造成這些資料的流失，這就需要對(duì)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，使其有及時(shí)歸檔的意識(shí)，從而豐富農(nóng)業(yè)科技的檔案資料，才能保證其完整性。（三）抓緊檔案信息化規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)與政策的制定。在我國(guó)農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)是比較落后的，尤其是在實(shí)際的實(shí)施過程中沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，在進(jìn)行檔案信息化的過程中就要將如今的現(xiàn)狀與可能面對(duì)的實(shí)際情況進(jìn)行充分考慮，要突出重點(diǎn)，由點(diǎn)到面，有序進(jìn)行。面對(duì)過去的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，也要盡快制定統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)，然后逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，有效避免各種人力與物力的浪費(fèi)。提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，抓住機(jī)遇,加快農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)。對(duì)檔案信息化建設(shè)的工作合理規(guī)劃，加大投入，配備專業(yè)人才，逐步建構(gòu)完善的檔案信息平臺(tái)。提高工作水平，提升服務(wù)質(zhì)量，使農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平邁向新的臺(tái)階，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
【參考文獻(xiàn)】
[1]陳茜茜.農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)——以南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館信息化建設(shè)為例[J].科技資訊,20xx(30):134-135.
[2]崔淑敏.加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設(shè)探討[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),20xx(22):138-140.
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檔案信息化建設(shè)2
一、引言
人事檔案記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷和思想品德的情況，是員工獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰的有力證據(jù)，真實(shí)反映了員工的社會(huì)活動(dòng)和工作情況。人事檔案是企業(yè)用人單位評(píng)價(jià)員工的重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工的未來發(fā)展?fàn)顩r起著重要的作用。而信息化建設(shè)應(yīng)用于地質(zhì)部門的人事檔案管理是人事管理的一個(gè)新課題，因?yàn)殡娮踊男畔⒐芾聿粌H大大減輕了勞動(dòng)力，為企業(yè)節(jié)省了大量資金，而且促進(jìn)了工作效率。地質(zhì)部門的人事檔案資料涉及到企業(yè)的精神面貌，與各個(gè)不同的專業(yè)信息系統(tǒng)都密切相關(guān)，因此，怎樣抓住信息化建設(shè)給地質(zhì)部門帶來的機(jī)遇，充分利用好信息化的人事檔案管理是地質(zhì)部門人事管理工作者要研究的重要課題。
二、信息化建設(shè)在地質(zhì)部門人事檔案管理中的優(yōu)勢(shì)
1.電子化檔案的保存，減輕紙質(zhì)檔案保管的壓力
人事檔案的紙質(zhì)資料成千上萬(wàn)，需要騰出大量的空間進(jìn)行保存且不易保存，受天氣的影響較大，容易因室內(nèi)溫度或者濕度不適而引起紙質(zhì)人事檔案資料褪色、變質(zhì)；放在倉(cāng)庫(kù)里的紙質(zhì)人事檔案資料容易瘦老鼠、蟲子等有害生物的侵襲而損失掉一部分重要資料。而電子版的人事檔案管理是通過計(jì)算機(jī)輸入保存的，不受天氣和有害生物的侵襲，并具有永久性保存的功能，可以有效地保存人事檔案資料的原始資料，而且電子化檔案大大節(jié)省了保存的實(shí)地空間，為企業(yè)節(jié)省成本和空間，減輕了紙質(zhì)資料保存的壓力。
2.減輕檔案管理人員的壓力，提高工作效率
人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化有利于有關(guān)工作人員能夠隨時(shí)對(duì)變動(dòng)的人事資料進(jìn)行及時(shí)的更改，快捷的文檔輸入有利于工作人員對(duì)人事變動(dòng)及時(shí)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，減輕了工作人員的工作壓力，節(jié)省了人力和時(shí)間。人事檔案的信息化能夠?qū)Ρ憩F(xiàn)好的地質(zhì)工作人員及時(shí)的記錄，也能記錄工作欠佳的工作人員的某些過失，檔案管理員經(jīng)過簡(jiǎn)單的輸入并保存后，再把資料規(guī)范化、流程化，在這一過程中將人事檔案分類、排序、組卷、裝訂等，改變了從前以手工操作為主的繁瑣工作，使人事檔案管理工作變得人性化、現(xiàn)代化，提高了地質(zhì)部門檔案管理人員的工作效率，節(jié)省了人力資源和寶貴的時(shí)間。
3.方便查詢?nèi)耸聶n案信息
在地質(zhì)部門領(lǐng)導(dǎo)作出人事調(diào)整的決定之前時(shí)，他們往往需要查詢有關(guān)人事檔案資料以便篩出合適的人選，而信息化的人事檔案管理則可以幫助領(lǐng)導(dǎo)快速查詢有關(guān)信息。信息化的人事檔案管理是通過高級(jí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行管理的，它具有快速檢索、高級(jí)檢索等多種綜合查詢方式，既可以快速地得知紙質(zhì)檔案的存放情況，又能及時(shí)獲取人員的簡(jiǎn)歷、出勤情況、獎(jiǎng)懲情況等基本信息。地質(zhì)部門的人事檔案管理擺脫了傳統(tǒng)的查詢方式，方便了地質(zhì)部門領(lǐng)導(dǎo)查詢有關(guān)人員的信息，為他們做出正確的決策提供一個(gè)可靠的參考條件。
三、人事檔案信息化的實(shí)施方法
1.收集整理好人事檔案原始資料
只有做好人事管理的基礎(chǔ)工作才有可能有效實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。人事檔案管理人員要從基礎(chǔ)做起，收集好地質(zhì)工作人員的基礎(chǔ)資料，定期對(duì)他們的最新情況進(jìn)行跟蹤記錄，再對(duì)收集好的資料進(jìn)行歸類、整理，確保人事檔案管理的第一步具有真實(shí)性。這是以后評(píng)價(jià)地質(zhì)工作人員的一個(gè)重要依據(jù)，檔案管理人員必須認(rèn)真對(duì)待第一步工作，絕不能出現(xiàn)作假的情況。
2.配備計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施
要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，有完善的硬件設(shè)備是必不可少的。地質(zhì)部門的人事管理要配備好計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等來對(duì)地質(zhì)部門的工作人員的人事檔案進(jìn)行電子化管理，使紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子化檔案管理資料以便保存。
3.建立電子人事檔案
通過紙質(zhì)的分類掃描之后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行入庫(kù)建檔管理可以實(shí)現(xiàn)建立電子人事檔案。存檔人員和派遣人員持電子檔案后，有了唯一的與其檔案材料對(duì)應(yīng)的代碼，即電子檔案的代碼只有需要查詢?nèi)藛T檔案信息的有關(guān)用人單位才可以進(jìn)行信息查詢。因此，電子人事檔案為用人單位和人才提供了便捷、誠(chéng)信和權(quán)威的服務(wù)，使“死檔案”、“黑檔案”變成了“活檔案”。例如，有些人對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清晰，他們認(rèn)為既然被地質(zhì)單位聘用了，那么人事檔案便無(wú)用處了，于是他們把自己的檔案放到單位后不聞不問，使檔案成為了“黑檔案”，但是地質(zhì)部門對(duì)工作人員的學(xué)歷要求很高，并要求他們有一定的道德，電子人事檔案就為地質(zhì)部門對(duì)工作人員的了解提供了一個(gè)很好的.機(jī)會(huì)，電子檔案的建立和使用有利于提高他們對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，有助于檔案的查詢，有利于盤活檔案資源。
4.利用專業(yè)管理軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)和電子檔案
要有效實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，離不開通過專業(yè)管理軟件以建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)變更的人事動(dòng)態(tài)進(jìn)行及時(shí)的更新，使人事檔案信息的查詢和統(tǒng)計(jì)分析實(shí)行日常的電子化管理。第一，地質(zhì)部門的企業(yè)要在市場(chǎng)上選擇較為成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，當(dāng)然有能力的企業(yè)還可考慮研發(fā)該類軟件，這種軟件應(yīng)當(dāng)具備以下功能：電子檔案管理，包括建檔管理、歸檔管理、檔案綜合檢索、有關(guān)檔案的借入及借出登記、檔案轉(zhuǎn)出處理等；人事信息的管理，包括信息輸入、修改、查詢、能自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息生成相應(yīng)的花名冊(cè)等基本功能；第二，要依據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的特點(diǎn)設(shè)計(jì)動(dòng)態(tài)信息收集的流程、規(guī)范收集的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，只有通過設(shè)計(jì)具有以上特點(diǎn)的數(shù)據(jù)庫(kù)才能滿足地質(zhì)部門檔案管理人員對(duì)電子檔案的有效管理，減少他們對(duì)檔案管理的時(shí)間，提高他們工作的效率，對(duì)地質(zhì)部門的工作人員起到監(jiān)督的作用；最后，人事檔案管理人員還要對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份以確保系統(tǒng)的規(guī)范運(yùn)行，這樣做也可以避免一些重要的人事檔案資料丟失，做到人事檔案管理所具備的謹(jǐn)慎性。另外，要注意人事檔案與其他資料實(shí)行物理訪問和存儲(chǔ)的隔離，以保證人事檔案的資料的真實(shí)性受到其他資料的干擾造成不必要的麻煩和不可估量的后果。
5.建立人事信息網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)
可以通過建立人事信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)有關(guān)人事信息進(jìn)行必要的共享。例如，有些領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)了解某位員工的表現(xiàn)情況，而該領(lǐng)導(dǎo)有無(wú)法馬上直達(dá)地質(zhì)人事部，這是檔案管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)共享來為有需要的領(lǐng)導(dǎo)提供第一手資料以便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行基本的了解，這樣可以減少很多流程，節(jié)省很多時(shí)間，提高了信息的時(shí)效性。需要注意的是，人事檔案管理人員要根據(jù)信息的內(nèi)容和相關(guān)要求，對(duì)各種資料進(jìn)行加密級(jí)別的設(shè)定，對(duì)不同的用戶授予不同的權(quán)限。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，地質(zhì)部人事管理信息化是不可阻擋的潮流，也是當(dāng)前地質(zhì)部門發(fā)展的需要，地質(zhì)部門要認(rèn)識(shí)到人事信息化的重要性，并利用好現(xiàn)代科技和信息化的各種優(yōu)勢(shì)完善地質(zhì)部門的人事檔案信息，促進(jìn)對(duì)信息化人事檔案資源的開發(fā)和利用。檔案管理人員要遵循相關(guān)的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的管理，為地質(zhì)部門在人才利用、高職聘用等方面提供第一手準(zhǔn)確、真實(shí)的資料，為地質(zhì)部門的發(fā)展和進(jìn)步作出巨大的貢獻(xiàn)。
檔案信息化建設(shè)3
【摘要】目前，檔案工作的信息化已經(jīng)成為主要的發(fā)展趨勢(shì)。交通部門在檔案系統(tǒng)的建設(shè)和管理中也應(yīng)積極利用各種先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，提高檔案的信息化程度，從而對(duì)各類檔案進(jìn)行更加科學(xué)規(guī)范的管理以及綜合性的應(yīng)用，以充分發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的作用。本文將對(duì)交通系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展檔案管理工作進(jìn)行分析。
【關(guān)鍵詞】交通系統(tǒng)；檔案；信息化；建設(shè)
一、引言
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，交通行業(yè)也取得了極大的進(jìn)步。而在發(fā)展的過程中形成了大量的檔案資料，這些信息不僅是國(guó)家建設(shè)的重要參考依據(jù)，對(duì)交通行業(yè)也具有十分重要的意義。進(jìn)入信息化時(shí)代后，交通系統(tǒng)在檔案管理工作中要積極運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)信息化的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)檔案信息進(jìn)行高效的利用，同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源的共享，讓檔案資源充分發(fā)揮其在交通建設(shè)中的作用，推動(dòng)我國(guó)交通行業(yè)的發(fā)展。
二、目前我國(guó)交通系統(tǒng)檔案工作信息化建設(shè)過程中的主要制約因素
�。ㄒ唬n案管理人員的觀念比較落后。交通系統(tǒng)中的一些檔案管理人員觀念陳舊，思想仍停留于紙質(zhì)檔案時(shí)代，對(duì)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代缺乏充分的認(rèn)識(shí)，在檔案管理工作中對(duì)音像資料以及電子檔案缺乏重視，沒有進(jìn)行妥善的建檔歸檔，影響了檔案資料的信息化。
�。ǘ┠壳暗臋n案管理工作中的信息化水平仍然比較低。目前交通系統(tǒng)在檔案管理中的相關(guān)基礎(chǔ)性信息化設(shè)施還不完備，特別是在數(shù)據(jù)庫(kù)、信息安全以及管理系統(tǒng)的建設(shè)中還存在一定的不足。另外信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，影響了信息的交流和共享。
�。ㄈ┙煌ㄏ到y(tǒng)目前的管理機(jī)制與檔案的信息化建設(shè)不匹配。交通系統(tǒng)檔案管理的信息化建設(shè)涉及多個(gè)部門的工作，但目前各部門間的合作與協(xié)調(diào)比較欠缺，使得相關(guān)的信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享和交流，同時(shí)，管理部門也缺乏對(duì)檔案管理工作的支持。
�。ㄋ模┰跈n案信息化建設(shè)中投入的資金還不夠。交通系統(tǒng)在信息化建設(shè)的過程中投入的資金還十分有限，使相關(guān)技術(shù)的開發(fā)和利用都缺乏資金保障，影響了信息化建設(shè)的發(fā)展。
�。ㄎ澹┙煌ㄏ到y(tǒng)目前在檔案信息化建設(shè)中的技術(shù)能力還比較差。交通系統(tǒng)在檔案資源的信息化技術(shù)和設(shè)備上都還比較落后。一些基層檔案部門的信息化設(shè)備還不完善，信息的整理和更新技術(shù)也無(wú)法適應(yīng)信息化建設(shè)的要求。更重要的是在檔案管理部門中嚴(yán)重缺乏高素質(zhì)的能夠同時(shí)掌握信息技術(shù)和檔案管理技術(shù)的綜合性人才，從而制約了信息化建設(shè)的發(fā)展。
三、交通系統(tǒng)提高檔案管理工作信息化水平的有效措施
（一）提高檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，完善交通檔案信息化管理的相關(guān)制度。檔案管理人員要提高對(duì)信息化建設(shè)的重視程度，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的信息化發(fā)展趨勢(shì)，積極更新觀念，建立信息共享意識(shí)。交通系統(tǒng)應(yīng)對(duì)檔案工作的管理制度進(jìn)行完善，對(duì)檔案管理部門的工作范圍以及相應(yīng)的職責(zé)進(jìn)行明確的界定和劃分。同時(shí)要規(guī)范檔案信息的建檔歸檔制度，保證檔案信息的完整性。對(duì)檔案管理部門的各項(xiàng)崗位職責(zé)要逐一分工落實(shí)，并加強(qiáng)績(jī)效考核，從而促進(jìn)檔案管理質(zhì)量和水平的提高。
�。ǘ┙煌ㄏ到y(tǒng)應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金扶持。檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化需要充足的資金支持，才能完成硬件設(shè)施的配備以及各種相關(guān)軟件的`開發(fā)。因此交通系統(tǒng)應(yīng)加大資金扶持的力度，促進(jìn)信息技術(shù)的研發(fā)和系統(tǒng)的建設(shè)。
�。ㄈ┘訌�(qiáng)交通檔案管理的系統(tǒng)建設(shè)。在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，建立綜合性的管理系統(tǒng)是重要的內(nèi)容之一。交通系統(tǒng)應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加強(qiáng)不同部門間的合作，對(duì)各部門所獲各種檔案信息進(jìn)行分類整理，并通過綜合管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的利用和開發(fā)，從而規(guī)范檔案信息的管理工作。
（四）交通系統(tǒng)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。交通部門應(yīng)對(duì)檔案人員加強(qiáng)培訓(xùn)，幫助他們掌握最新的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高他們的檔案管理水平，全面提升檔案人員的綜合素質(zhì)。另外在配置檔案管理人員時(shí)，應(yīng)盡量聘用具有檔案管理專業(yè)資質(zhì)的高素質(zhì)人員，以提高檔案管理的質(zhì)量和信息化程度。
�。ㄎ澹┩晟菩畔⒓夹g(shù)手段，為信息化建設(shè)提供保障。交通系統(tǒng)應(yīng)為檔案管理部門配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及掃描儀等各種現(xiàn)代化的信息設(shè)備，在檔案管理中積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，從而推動(dòng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化，推廣無(wú)紙化以及網(wǎng)上辦公方式，并向智能化方向發(fā)展。
�。┓e極開展主動(dòng)服務(wù)。在檔案的信息化建設(shè)過程中要對(duì)信息檢索的相關(guān)工具進(jìn)行不斷的完善和加強(qiáng)，對(duì)各種交通信息的動(dòng)態(tài)變化要及時(shí)掌握，并加強(qiáng)目錄的科學(xué)性以及索引的專業(yè)化程度，讓檔案信息的使用者可以便捷地查詢到所需要的信息。另外還要加強(qiáng)對(duì)信息的搜集和整理，擴(kuò)大基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)模，從而為交通行業(yè)的發(fā)展決策提供可靠的依據(jù)。
�。ㄆ撸┰谛畔⒒ㄔO(shè)中要統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃，并保證檔案信息安全。交通系統(tǒng)在推進(jìn)檔案管理的信息化時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，并按照計(jì)劃逐步落實(shí)。另外要加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理方面的法規(guī)建設(shè)，既要保證信息的共享和交流，提高信息的利用率，還要確保檔案信息的安全，對(duì)檔案信息按照保密級(jí)別進(jìn)行分級(jí)管理，并在信息網(wǎng)絡(luò)中加強(qiáng)安全防護(hù)。
四、結(jié)束語(yǔ)
我國(guó)已經(jīng)逐步進(jìn)入信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)深刻地影響著社會(huì)生產(chǎn)生活的諸多領(lǐng)域。而檔案信息已經(jīng)成為一種重要的資源，對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和建設(shè)具有重要的意義和作用。因此在交通系統(tǒng)中也必須提高對(duì)檔案信息的重視程度，提升檔案管理人員的素質(zhì)，積極利用各種現(xiàn)代化的信息管理手段和技術(shù)，提高檔案管理工作的信息化水平，充分發(fā)揮檔案資源的作用，從而推動(dòng)交通行業(yè)的發(fā)展。
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[3]張敦強(qiáng).交通檔案管理信息化中存在的問題及對(duì)策解析[J].信息化建設(shè),20xx(8).
檔案信息化建設(shè)4
【摘要】信息時(shí)代背景下，高職院校檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，逐漸向著檔案管理信息化建設(shè)的方向發(fā)展。這種檔案管理工作的革新與全新探索，有助于發(fā)揮出高職院校服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)的時(shí)代發(fā)展要求。筆者結(jié)合自身對(duì)于檔案管理工作的全新認(rèn)知，提出基于信息化大趨勢(shì)下高職院校檔案管理信息化建設(shè)的必要性與基本途徑。
【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設(shè)
一、前言
高職院校的檔案管理實(shí)際上發(fā)揮的是一種歷史記錄功能，將高職院校在招生、教學(xué)、科研及管理工作等多種活動(dòng)形態(tài)以文字、圖表或者圖片的方式保存下來，從而為后續(xù)信息的使用提供有效資料。檔案管理信息化建設(shè)的本質(zhì)則是基于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化條件下，轉(zhuǎn)變檔案管理工作形態(tài)，讓檔案信息的利用更加快捷、高效。
二、高職院校檔案管理信息化建設(shè)重要性
高職院校傳統(tǒng)的檔案管理工作在信息化時(shí)代已經(jīng)十分落后，信息化技術(shù)為信息的優(yōu)化處理提供可能�？梢�，新時(shí)代背景下要求信息的高度流通，檔案信息化建設(shè)對(duì)推動(dòng)高職院校的發(fā)展作用顯著，具體可從以下幾個(gè)方面入手并展開實(shí)踐：
1.有效提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。傳統(tǒng)的.檔案管理工作過程較為煩瑣，大量的紙質(zhì)材料無(wú)論是在存儲(chǔ)還是在查閱過程中所耗費(fèi)大量的人力與時(shí)間，效率低下。而在信息化大趨勢(shì)的推動(dòng)下，高職院校檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案被電子檔案所替代，查閱方式從人工查閱轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)查閱，工作效率與工作質(zhì)量明顯提升；
2.檔案管理水平明顯提高。高職院校作為高等教育的關(guān)鍵構(gòu)成環(huán)節(jié)，在具體運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過程中涉及招生、教學(xué)與就業(yè)全過程，這一整個(gè)過程中所產(chǎn)生的信息內(nèi)容都需要檔案管理工作來具體執(zhí)行與管理，各個(gè)環(huán)節(jié)都依賴于信息的交互作用。而檔案管理信息化建設(shè)則能夠有效保證信息的交互與共享，滿足各環(huán)節(jié)的使用需求，并能夠?qū)⒏鳝h(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息進(jìn)行整理與管理；
3.確保檔案信息得到充分利用。高職院校在經(jīng)營(yíng)過程中所涉及的檔案信息，實(shí)質(zhì)上是高職院校發(fā)展的一個(gè)微觀縮影。這些檔案當(dāng)中所涉及的各項(xiàng)信息對(duì)整個(gè)高職院校的發(fā)展具有關(guān)鍵性作用，能夠有效提供一個(gè)發(fā)展框架。檔案管理信息化建設(shè)較為依賴于多元化信息的整合，在重組與分析之中挖掘信息中的內(nèi)在因素，保證檔案信息得到充分利用。
三、信息化大趨勢(shì)下談高職院校檔案管理信息化建設(shè)途徑
�。ㄒ唬┺D(zhuǎn)變檔案管理基本理念。傳統(tǒng)高職院校檔案管理的基本理念則是保證資料的健全性、記錄的完整性、保存的完善性。而檔案管理工作并非僅僅是對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)，其價(jià)值更直接表現(xiàn)在信息的運(yùn)用與應(yīng)用環(huán)節(jié)。而現(xiàn)代信息化大趨勢(shì)下要求轉(zhuǎn)變檔案管理基本理念，將側(cè)重點(diǎn)表現(xiàn)在對(duì)信息的高效利用層面，挖掘信息中的潛在價(jià)值。理念的轉(zhuǎn)變具體可從兩個(gè)方面入手：一方面，高職院校的管理者從思想上對(duì)信息化建設(shè)有一個(gè)明確的認(rèn)知，進(jìn)而在制定決策與制度的過程中有所傾斜，帶動(dòng)全校各部門對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知，做到管理理念的轉(zhuǎn)變�？赏ㄟ^開展活動(dòng)的方式增強(qiáng)認(rèn)知并轉(zhuǎn)變理念，如在高職院校內(nèi)部開展“檔案信息化之我見”活動(dòng)，鼓勵(lì)檔案管理人員全員參加，在活動(dòng)中各抒己見，發(fā)表對(duì)于信息化建設(shè)的看法與相關(guān)意見，做到建議的綜合處理之后認(rèn)清建設(shè)方向；另一方面，信息化大趨勢(shì)下高職院校應(yīng)該從工作目標(biāo)、任務(wù)落實(shí)上加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，制定詳細(xì)的建設(shè)方案，加快信息化建設(shè)的各項(xiàng)指標(biāo)與規(guī)章制度，確保在信息化建設(shè)方面有章可循，有據(jù)可依。
�。ǘ┩晟茩n案信息化管理體系。檔案信息化管理體系的建設(shè)與完善是檔案管理信息化建設(shè)取得成效的核心要素。有關(guān)于當(dāng)前信息化管理體系在高職院校的建設(shè)途徑，需要從以下兩個(gè)方面入手：其一，建立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理工作作為高職院校發(fā)展的關(guān)鍵性工作之一，在開展信息化建設(shè)的過程中需要以獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)，意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理之間的差異性，建立專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，以健全的管理機(jī)制為前提條件，指導(dǎo)該機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作，在規(guī)范化的基礎(chǔ)之上發(fā)揮出檔案管理機(jī)構(gòu)的價(jià)值；其二，高職院校擴(kuò)大檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入。云計(jì)算與大數(shù)據(jù)視角下，雖然為檔案管理信息化建設(shè)提供了便捷途徑，但對(duì)于現(xiàn)代化設(shè)備的需求明顯增加，擴(kuò)大經(jīng)費(fèi)投入既是為了采購(gòu)現(xiàn)代化設(shè)備為信息化建設(shè)提供支撐，也需要預(yù)留后期維護(hù)所需成本。
�。ㄈ┨岣咝畔⒒芾砣藛T專業(yè)素質(zhì)。信息化管理人員是高職院校信息化管理工作得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵性要素，為實(shí)踐過程提供可能。從當(dāng)前檔案管理工作的本質(zhì)特征來看，具有知識(shí)性、專業(yè)性與系統(tǒng)性特點(diǎn)，正是憑借其特點(diǎn)，才需要依賴于高質(zhì)量的管理人員對(duì)信息進(jìn)行處理、分析、挖掘與開發(fā)工作。因此，提高信息化管理人員專業(yè)素養(yǎng)顯得十分必要，具體途徑如下：其一，充分發(fā)揮出“引進(jìn)來”策略。這里所提到的“引進(jìn)來”則是高職院校從外部引進(jìn)人才，為充分適應(yīng)檔案管理工作信息化建設(shè)的基本要求，做好對(duì)人才的儲(chǔ)備工作。以激勵(lì)機(jī)制為核心吸引高質(zhì)量人才，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中持續(xù)的發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，為信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)保障；其二，執(zhí)行“走出去”策略�！白叱鋈ァ辈呗允菍⒏呗氃盒�(nèi)部的檔案管理工作人員以培訓(xùn)機(jī)會(huì)的提供實(shí)現(xiàn)綜合素質(zhì)的提升，高職院校提供平臺(tái)，工作人員接受培訓(xùn)，最終目的是將先進(jìn)的檔案管理信息化理念與知識(shí)帶回來，從而優(yōu)化高職院校本身的檔案管理工作。
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檔案信息化建設(shè)5
交通檔案作為交通事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工程，在國(guó)家信息資源中占據(jù)了重要的地位。目前，如何最大限度地發(fā)揮交通檔案的作用，推動(dòng)交通事業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定和快速的發(fā)展，是交通事業(yè)發(fā)展過程中的一個(gè)嶄新課題。因此，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，就交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性和實(shí)現(xiàn)交通檔案管理信息化建設(shè)的思路進(jìn)行了如下分析和探討。
1交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性
1.1可滿足時(shí)代發(fā)展的需求
在信息技術(shù)逐漸普及的新時(shí)期，要想使交通事業(yè)工作更好地服務(wù)于人民，就必須對(duì)交通檔案管理工作進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)交通檔案管理的信息化建設(shè)。只有在交通檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，才能有效提高交通事業(yè)的工作效率，促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的提高。在交通檔案管理的過程中使用信息化技術(shù)，能保證在檔案的歸檔中不出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，從而有效減少與檔案相關(guān)的信息加工費(fèi)用，促使整個(gè)檔案管理工作更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。
1.2可有效改變檔案管理的方式
在交通檔案管理工作中使用信息化技術(shù)，可在很大程度上對(duì)檔案管理的歸檔材料進(jìn)行有效控制和管理。公路工程檔案是交通事業(yè)檔案中的組成部分，由于其過于復(fù)雜，在工程檔案的歸納和形成中需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，并需要工作者投入大量的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行整理。因此，為了保證公路工程檔案在各個(gè)階段的資料都能完整無(wú)缺，對(duì)公路工程檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是非常必要的。它能通過計(jì)算機(jī)的前端控制保證這些工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的妥善管理，并能節(jié)省人力、物力、財(cái)力，將其投入到交通事業(yè)建設(shè)的其他方面，促進(jìn)交通事業(yè)的發(fā)展。
1.3可促進(jìn)檔案服務(wù)向?qū)I(yè)化發(fā)展
在以往的檔案管理工作中，檔案的'載體多為紙質(zhì)材料，導(dǎo)致查看檔案資料時(shí)需要前往檔案管理部門借閱，且在借閱過程中要根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求，在一定期限內(nèi)完好無(wú)損地歸還資料，這就給借閱者和檔案管理部門帶來了諸多不便。信息化檔案管理不僅能在很大程度上避免因檔案要按時(shí)歸而帶來的各種不便，還能保證檔案在借閱時(shí)不被損壞。同時(shí)，當(dāng)借閱者需要查閱資料時(shí)，可隨時(shí)隨地在相關(guān)網(wǎng)站上查詢，解決了紙質(zhì)檔案在借閱時(shí)存在的空間差和地域差的問題，有效實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息管理與實(shí)體管理之間的分離，降低了檔案管理工作人員的工作難度。
2交通檔案管理信息化建設(shè)的思路
2.1改變工作理念，提高信息化意識(shí)
在交通檔案管理信息化的建設(shè)中，要面向市場(chǎng)，在建立檔案信息資源時(shí)善于開發(fā)和利用工作領(lǐng)導(dǎo)體系，并對(duì)交通事業(yè)部門的各機(jī)構(gòu)和人員的具體職責(zé)進(jìn)行明確，將工作落實(shí)到實(shí)處，以促進(jìn)交通事業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，工作人員在對(duì)交通檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用時(shí)，需要更新自身的各種理念，擺脫傳統(tǒng)工作觀念中的不利因素，促進(jìn)信息資源共享觀念的確立，樹立全局觀念，強(qiáng)化信息化意識(shí)，從而加快交通檔案管理信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案管理信息化工作的順利開展。
2.2促進(jìn)管理工作規(guī)范化
在交通檔案管理工作中，建立交通檔案綜合管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的有效手段。目前，交通檔案在社會(huì)發(fā)展中的作用日益明顯，其與公路工程建設(shè)和企業(yè)發(fā)展有著密不可分的聯(lián)系，可為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供諸多的社會(huì)服務(wù)。在檔案管理工作中，信息化可使檔案管理部門從提供信息向選擇信息轉(zhuǎn)變，工作人員從大量的檔案資料中選擇具有結(jié)論性和規(guī)律性的數(shù)據(jù)，從而形成科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理和完善的綜合體，這有利于查閱者的查閱和查閱知識(shí)的完整，且在交通系統(tǒng)各部門建立統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使其之間相互合作、相互監(jiān)督，并根據(jù)不同的類別確定不同的檔案庫(kù)，最終將檔案資料統(tǒng)一納入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，從而推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
2.3強(qiáng)化信息化工作
要想加強(qiáng)交通檔案管理的信息化建設(shè)工作，就需要從以下3方面入手：①建立健全檔案管理制度。健全、完善的檔案管理制度的確立，能有效明確各個(gè)工作人員的職權(quán)和職責(zé)，促使檔案管理工作的高效完成。通過對(duì)檔案管理制度的建立，還能對(duì)檔案管理的一些事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)定，比如檔案資料的整理、歸檔、保存和保密等要求。②提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。在交通檔案管理部門，工作人員大多為兼職人員，其綜合素質(zhì)和工作能力并不高。因此，在檔案管理的信息化建設(shè)中，需招聘專職人才進(jìn)行交通檔案的信息管理，并按期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的工作能力和素質(zhì)。③及時(shí)配備檔案管理信息化所必須的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等，這些設(shè)備在檔案管理信息化建設(shè)中是不可或缺的。
3結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在信息化快速發(fā)展的今天，信息技術(shù)改變了人們對(duì)時(shí)間和空間的概念，改變了人們的思維方式。目前，在交通檔案管理工作中實(shí)行信息化建設(shè)，改變了以往對(duì)檔案資料的管理辦法和查閱方式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的最大化利用，并為檔案管理工作者的工作提供了許多方便。因此，交通檔案管理的信息化建設(shè)不僅是促進(jìn)交通事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作，還在改善交通運(yùn)輸狀況、為工作人員提供便利條件等方面發(fā)揮了重要作用。
檔案信息化建設(shè)6
【摘要】
檔案工作，是各個(gè)組織、單位對(duì)工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價(jià)值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)，其具有憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)方面，本文從提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障；轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾恚粌?yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力；加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實(shí)檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確；完善數(shù)字檔案館建設(shè)共七個(gè)方面闡述了筆者的建議。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；建議
檔案工作，是各個(gè)組織、單位對(duì)工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價(jià)值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的活動(dòng)，其具有憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。
一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障
各組織、各單位，為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來抓。為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在硬件上要保障資金投入，包括計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器等。對(duì)于財(cái)力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購(gòu)置極缺的設(shè)備，采用逐年增購(gòu)的方式來逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。
二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時(shí)間長(zhǎng)容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無(wú)法辨識(shí)。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動(dòng)硬盤的形式進(jìn)行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時(shí)也簡(jiǎn)化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力
從事檔案工作的人員，是專業(yè)技術(shù)性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時(shí)要充分論證從業(yè)人員的學(xué)歷的專業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理建設(shè)的新知識(shí)、新方法。此外，因?yàn)闄n案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，因此要針對(duì)這一特點(diǎn)有針對(duì)性的對(duì)在崗職工安排計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)，努力將檔案工作隊(duì)伍培養(yǎng)成會(huì)檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，滿足檔案管理信息化建設(shè)對(duì)人員的需要。
四、加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實(shí)檔案信息
公開檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程在線檔案服務(wù)和信息公開。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護(hù)不及時(shí)，檔案管理工作信息不公開、服務(wù)功能無(wú)人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時(shí)維護(hù)，互動(dòng)高效，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用
檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題，要高度認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對(duì)于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實(shí)名制準(zhǔn)入驗(yàn)證，拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進(jìn)行分類，以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對(duì)于重要檔案信息、機(jī)密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲(chǔ)存。
六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確
電子檔案信息在錄入時(shí)，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對(duì)，最大程度的減少電子檔案信息的錯(cuò)誤，力爭(zhēng)電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實(shí)。為了便于開展電子檔案信息的核對(duì)和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的'檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。
七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開拓檔案工作的新局面
數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項(xiàng)組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時(shí)代或者說大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的升級(jí)。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國(guó)能否成為檔案強(qiáng)國(guó)，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計(jì)、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個(gè)組織、一個(gè)部門的事情，是多個(gè)組織、多個(gè)部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實(shí)際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個(gè)平臺(tái)下通過同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
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檔案信息化建設(shè)7
1檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題
1.1缺乏對(duì)檔案管理信息化重要性認(rèn)識(shí)。
當(dāng)前，雖然我國(guó)的檔案信息化建設(shè)工作取得了一定的進(jìn)展，但檔案管理工作中“為保管而保管，重保管輕利用”的思想依然存在，思想認(rèn)識(shí)上出現(xiàn)偏差，往往怠于配合、協(xié)助。
1.2資金投入不足,基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。
檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證，但目前因缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，相關(guān)的軟硬件設(shè)施配備不全，且維修、更換、升級(jí)等未及時(shí)跟上，制約著檔案信息化建設(shè)。
1.3檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行是信息化建設(shè)的保證，但就目前而言，我國(guó)各地、各系統(tǒng)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式尚未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)范性有待提高，檔案信息資源建設(shè)落后，無(wú)法全面實(shí)施。
1.4缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才。
由于缺乏一支綜合素質(zhì)高的檔案管理信息化人才隊(duì)伍，嚴(yán)重阻礙我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)。目前，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質(zhì)偏低，其技術(shù)能力、管理經(jīng)驗(yàn)等不能適應(yīng)新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的需求，同時(shí)由于人員的穩(wěn)定性不足，阻礙檔案信息化建設(shè)工作的進(jìn)展。
2推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
2.1加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)
檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的核心任務(wù)和基礎(chǔ)工作。加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備。另一方面，綜合考慮館藏規(guī)模、檔案管理軟件運(yùn)行要求等諸多因素開發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運(yùn)行。同時(shí)提高檔案管理計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，建立和健全面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案管理網(wǎng)站，以有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。而加強(qiáng)檔案管理信息化的資源體系建設(shè)，應(yīng)積極運(yùn)用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等全面整合檔案信息資源，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案目錄中心建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。
2.2健全檔案管理信息化的管理制度，重點(diǎn)加強(qiáng)安全管理制度建設(shè)
檔案管理部門應(yīng)不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性、簡(jiǎn)明實(shí)用性和制度約束的雙向性。同時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，維護(hù)制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，提高制度的權(quán)威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應(yīng)重點(diǎn)健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標(biāo)準(zhǔn)，依法對(duì)檔案資源進(jìn)行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行。同時(shí)可采用防范病毒的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)備份、身份認(rèn)證、查閱權(quán)限、加密保護(hù)等安全防護(hù)措施，提高檔案數(shù)字化的安全性，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全。
2.3加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網(wǎng)絡(luò)傳輸，每個(gè)步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以防止各自為政帶來的一系列問題。因此，應(yīng)制定重點(diǎn)行業(yè)檔案工作規(guī)范，加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。具體而言就是對(duì)檔案資料的歸檔、管理檔案信息的.資源標(biāo)識(shí)、描述、轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)、查詢、交換與使用等過程制定統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如音頻文件按照統(tǒng)一格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化、掃描件要達(dá)到統(tǒng)一清晰度，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范可以依據(jù)，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)過程中應(yīng)避免檔案信息資源的重復(fù)開發(fā)，提高檔案信息資源的利用率。
2.4加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)
各級(jí)檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹立現(xiàn)代性的檔案管理理念，可通過培訓(xùn)等手段強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的理解和認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新檔案管理方式及服務(wù)方式，以更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新需求。另外，高素質(zhì)的人才支持是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和保障，因此應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)。為提高檔案管理信息化人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)，有必要加強(qiáng)定向培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、檔案管理信息化技術(shù)。可定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)等信息技術(shù)和檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史、檔案管理學(xué)等檔案專業(yè)知識(shí)，成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才。同時(shí)要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)、較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。
3總結(jié)
總之，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，各級(jí)檔案部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案的公共服務(wù)能力，促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。
檔案信息化建設(shè)8
檔案信息化是法院信息化工作的重要組成部分。筆者所在的基層法院從去年上半年開始著手創(chuàng)建省特一級(jí)檔案工作，通過實(shí)踐發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)面臨著一些不容忽視的具體問題，應(yīng)切實(shí)加以解決。
一、檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題
1、思想認(rèn)識(shí)錯(cuò)位。少數(shù)部門、部分同志對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，認(rèn)為這是可有可無(wú)的事，即使?fàn)巹?chuàng)檔案升級(jí)，也是辦公室檔案人員的事，與己無(wú)關(guān)。思想認(rèn)識(shí)上出現(xiàn)偏差，因而往往怠于配合、協(xié)助。
2、檔案管理停位�，F(xiàn)有的檔案管理水平停留在原先省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，幾年來未能不斷發(fā)展、提高�，F(xiàn)有條件，對(duì)照省特一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)差距較大，給創(chuàng)建工作帶來難度。
3、人員配備缺位�；鶎臃ㄔ喊付嗳松俚拿苋找嫱怀�，再抽調(diào)人員從事檔案升級(jí)工作相當(dāng)困難。而專職檔案人員僅有1至2名，每天需要應(yīng)付日常工作，很難抽出更多的精力搞創(chuàng)建。力量配備不到位，造成創(chuàng)建行動(dòng)遲緩。
4、技術(shù)指導(dǎo)失位。檔案信息化建設(shè)涉及很多新情況、新問題，有的內(nèi)容專業(yè)性較強(qiáng)，究竟如何入手、怎樣操作，缺少相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，這已成為基層法院創(chuàng)建工作的'突出難題。
5、資金來源空位。檔案升級(jí)在加強(qiáng)規(guī)范管理、加大硬件投入等方面需要一筆較大支出，而法院經(jīng)費(fèi)主要依靠財(cái)政撥款，經(jīng)費(fèi)來源中沒有用于檔案建設(shè)方面的專項(xiàng)資金。如調(diào)劑使用有限的辦案經(jīng)費(fèi)，只能是杯水車薪，不能滿足創(chuàng)建工作需要。
二、對(duì)策與建議
1、加大宣傳力度，提高創(chuàng)建認(rèn)識(shí)。要組織廣大干警深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》、《江蘇省檔案信息化建設(shè)規(guī)劃綱要》等法律、法規(guī)，提高全體人員對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)為檔案升級(jí)工作服務(wù)的自覺性、積極性。
2、強(qiáng)化檔案管理，完善創(chuàng)建條件。要不斷更新觀念，進(jìn)一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項(xiàng)管理制度，完善具體操作規(guī)程，推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)；要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備，提升檔案服務(wù)水平，為檔案管理升級(jí)提供基礎(chǔ)保證。
3、挖掘內(nèi)部潛力，增強(qiáng)創(chuàng)建力量。要成立創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，從其他綜合部門抽調(diào)力量，必要時(shí)聘請(qǐng)?zhí)崆半x崗、退休的老同志，組成專門創(chuàng)建班子，明確專人負(fù)責(zé)，每個(gè)部門要明確一名兼職創(chuàng)建聯(lián)絡(luò)員，實(shí)行專兼結(jié)合，齊抓共管，保證創(chuàng)建工作穩(wěn)步推進(jìn)。
4、開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高創(chuàng)建技術(shù)。要加強(qiáng)與檔案主管部門聯(lián)系，積極開展檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過組織培訓(xùn)、舉辦講座、上門輔導(dǎo)等方式，傳授檔案升級(jí)方面的專業(yè)知識(shí)，普及創(chuàng)建技術(shù)，讓創(chuàng)建單位及時(shí)掌握方法，從而少走、不走“彎路”。
5、增撥專項(xiàng)資金，提供創(chuàng)建保障。上級(jí)法院要積極扶持基層法院檔案信息化建設(shè)，提供必要的資金幫助；同時(shí)要積極與財(cái)政部門溝通協(xié)商，爭(zhēng)取支持，增加撥付檔案建設(shè)專項(xiàng)資金，以保證檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。
檔案信息化建設(shè)9
【摘要】隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)趨向于進(jìn)行信息化和數(shù)字化的發(fā)展模式。各高校都在積極地采取措施進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，已經(jīng)成為了高校建設(shè)的一部分重要內(nèi)容。
【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè)；高校檔案管理；分析
隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，人類進(jìn)入了信息化時(shí)代，高校的檔案管理方式也發(fā)生了很大改變，已經(jīng)由傳統(tǒng)的管理方式向信息化方向發(fā)展。信息化技術(shù)給高校檔案管理帶來了極大的便利，同時(shí)能夠促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。高校檔案管理員面臨的最大問題是，如何將信息化建設(shè)更好地應(yīng)用到檔案管理中，這也是當(dāng)前他們的重要任務(wù)。將信息化建設(shè)應(yīng)用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)前，高校進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)受到很多問題的阻礙，積極對(duì)高校檔案管理中的信息化建設(shè)進(jìn)行分析，便于更好地促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。
1.關(guān)于高校檔案管理的概念和內(nèi)涵
1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個(gè)重要方法，對(duì)高校的建設(shè)意義重大。高校檔案管理包括的內(nèi)容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學(xué)檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進(jìn)行表示，方式簡(jiǎn)單，便于保存，是以后高校教育和教學(xué)的重要參考和歷史記錄依據(jù)。它能為高校日后的發(fā)展積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，從而奠定了高�？沙掷m(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)高校的未來發(fā)展影響深遠(yuǎn)。實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化指的是利用網(wǎng)絡(luò)和多媒體等先進(jìn)技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化管理，對(duì)一些高校的檔案資料進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，以達(dá)到實(shí)現(xiàn)其進(jìn)行社會(huì)共享的目的，從而提高其社會(huì)利用價(jià)值。
1.2高校檔案管理信息化通過網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的手段將高校中的各類檔案資料進(jìn)行收集，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)將高校檔案進(jìn)行自動(dòng)化和一體化管理的目的。還能通過技術(shù)手段進(jìn)行資源的共享，實(shí)現(xiàn)高校檔案的共享價(jià)值。高校檔案管理信息化是進(jìn)行推廣和應(yīng)用信息技術(shù)的過程，也是進(jìn)行二次開發(fā)和利用高校檔案資源和信息的過程，是一個(gè)將信息服務(wù)達(dá)到最大化價(jià)值開發(fā)的過程。
2.信息化建設(shè)在高校檔案管理中存在的一些問題
當(dāng)前高校的檔案管理工作已經(jīng)成為了各校管理工作的重點(diǎn)，在當(dāng)今信息化時(shí)代的大背景下，為了促進(jìn)學(xué)校管理建設(shè)，各高校都采用了很多的'方法，但是受到一些客觀和主觀問題的影響，仍然存在著很多的問題，主要表現(xiàn)在如下方面：
2.1檔案管理人員整體素質(zhì)不高，能力和水平有限。很多高校的檔案管理人員都是臨時(shí)聘用的，沒有經(jīng)過專門的知識(shí)和技能的培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理工作中的具體流程和注意事項(xiàng)沒有明確的概念，在工作中按照自己的思維進(jìn)行管理，這樣在工作中容易出現(xiàn)信息流失和信息不全的問題。高校也沒有對(duì)學(xué)校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認(rèn)識(shí)，在資金和經(jīng)費(fèi)的投入上明顯不足，沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使得他們的技能始終得不到提高。
2.2落后的檔案管理設(shè)施和技術(shù)服務(wù)水平。在檔案管理工作中，我國(guó)各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來源較廣，學(xué)校能利用的資金相對(duì)較多，對(duì)學(xué)校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對(duì)而言缺少資金來源渠道，對(duì)學(xué)校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展受到了限制。
3.如何有效進(jìn)行高校檔案管理工作的信息化建設(shè)
現(xiàn)代高校檔案管理工作的重要目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化的管理模式，從而實(shí)行促進(jìn)高校建設(shè)的目的。如何將各高校的檔案管理水平進(jìn)一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：
3.1將檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行強(qiáng)化建設(shè)，檔案管理人員的素質(zhì)必須進(jìn)行提高和培養(yǎng)。高校檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的開展具有很大影響，當(dāng)前檔案管理工作滯后的一個(gè)重要原因就是管理人員的素質(zhì)偏低。所以加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng)成為了當(dāng)前的首要任務(wù)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能，同時(shí)要提高他們對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，及時(shí)對(duì)他們進(jìn)行一些應(yīng)用到檔案管理中的先進(jìn)技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能在工作中學(xué)會(huì)操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。
3.2加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術(shù)水平。當(dāng)前高校檔案管理工作中的一個(gè)重要問題就是檔案管理設(shè)施落后、嚴(yán)重缺乏資金投入。沒有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實(shí)的落實(shí)。各高校應(yīng)積極加大社會(huì)各界對(duì)學(xué)校的資金投入，擴(kuò)大資金來源，從而能夠引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施，提高檔案管理的整體水平。
3.3創(chuàng)新管理方式，進(jìn)行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當(dāng)前的檔案管理工作中，都是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行分類劃分。這種簡(jiǎn)單的劃分模式存在著較大的缺點(diǎn)，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時(shí)也不利用進(jìn)行特色校園的建設(shè)。為了將高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行有效提高，就需要在日常工作中對(duì)技術(shù)創(chuàng)新進(jìn)行不斷加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)管理手段的不斷信息化發(fā)展，建立起具有自己校園特色的個(gè)性檔案管理體系。小結(jié)高校檔案管理的主要方式已經(jīng)逐步改變?yōu)檫M(jìn)行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進(jìn)行提高，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值化的高校管理，就需要不斷完善和改進(jìn)高校的檔案信息化管理，找到發(fā)展中存在的問題并提出相關(guān)的解決策略，從而保證能有效進(jìn)行高校檔案的信息化管理，以此促進(jìn)高校建設(shè)的順利進(jìn)行。
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檔案信息化建設(shè)10
一、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
1.建設(shè)重視程度不高
就當(dāng)前的情況分析，雖然大多數(shù)人已開始認(rèn)識(shí)到廣播電視大學(xué)檔案管理是學(xué)校進(jìn)行管理的重要環(huán)節(jié)，但是依然沒有得到學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，且其均沒有從思想上意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于學(xué)校教學(xué)管理及經(jīng)濟(jì)效益上。加上許多的檔案工作者均不是專業(yè)人士，因此思想上對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知度還不夠，導(dǎo)致對(duì)檔案工作的細(xì)心不足，使得檔案的信息化建設(shè)無(wú)法有效開展。
2.建設(shè)資金投入力度缺乏
廣播電視大學(xué)的檔案信息化建設(shè)在起始階段需投入一定的資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，以形成信息化的管理環(huán)境，然而許多大學(xué)卻過分地強(qiáng)調(diào)科研建設(shè)等方面，且科研方面的經(jīng)費(fèi)比重偏高。而在基礎(chǔ)設(shè)施方面均使用一些嚴(yán)重老化或?yàn)l臨淘汰的設(shè)備，嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的相互協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而使得廣播電視大學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)不能得到實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。
3.建設(shè)制度規(guī)范化不足
廣播電視大學(xué)的檔案大多來源于學(xué)校各個(gè)學(xué)院和管理部門，然而當(dāng)前各部門的檔案管理缺乏規(guī)范化，沒有一套完整且適用于信息化發(fā)展的采集、整理、儲(chǔ)存及借閱制度。此外，學(xué)校收集檔案的過程也缺乏系統(tǒng)性，沒有實(shí)現(xiàn)較高水平的現(xiàn)代數(shù)字化管理，因而無(wú)法對(duì)檔案信息資源進(jìn)行更深層次的開發(fā)利用，導(dǎo)致最終嚴(yán)重影響學(xué)校檔案管理的成效。
4.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化薄弱
由于學(xué)校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度不夠端正，致使管理工作分散性和隨意性明顯，嚴(yán)重缺乏必要的統(tǒng)籌性和協(xié)調(diào)性，造成檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平下降，從而阻礙檔案管理信息化的建設(shè)步伐。此外，檔案管理信息化人員素質(zhì)的低下以及技術(shù)保障的缺乏，同樣是廣播電視大學(xué)管理信息化建設(shè)中需要解決的`問題。
二、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的建議
1.積極轉(zhuǎn)變思想觀念
思想決定行為，廣播電視大學(xué)需正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極投身于檔案管理信息化建設(shè)中。一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)觀念，高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，將廣播電視大學(xué)的檔案管理工作與學(xué)校的科研、教學(xué)工作一同納入學(xué)校的未來建設(shè)發(fā)展規(guī)劃中，且應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要;另一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)真聽取相關(guān)工作人員對(duì)當(dāng)前的工作匯報(bào)，加大對(duì)信息化建設(shè)物力、人力的投入，并加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展需求的同時(shí)，為檔案管理者營(yíng)造融洽的工作氛圍。而檔案管理者不僅需做好本職工作，而且還應(yīng)加大關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，可號(hào)召師生共同加入建設(shè)隊(duì)伍，并向其詳細(xì)講解檔案及相關(guān)法規(guī)，從而提高師生對(duì)檔案的認(rèn)知度，使其充分意識(shí)到檔案的重要性［1］。
2.切實(shí)加大資金投入
對(duì)于檔案信息化建設(shè)，技術(shù)設(shè)備是最重要的基礎(chǔ)因素。首先，廣播電視大學(xué)需投入一定的資金以配備性能良好、質(zhì)量可靠的硬件設(shè)施，從而防止受到輻射、電磁干擾等影響;其次，還可設(shè)計(jì)開發(fā)或者采購(gòu)?fù)ㄓ眯偷臋n案管理軟件，使辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)與檔案信息化建設(shè)融會(huì)貫通;最后，廣播電視大學(xué)的檔案管理者還應(yīng)加強(qiáng)安全警惕，嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全措施進(jìn)行防護(hù)，時(shí)刻做好防范壞人攻擊的殺毒防毒工作，以確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，從而維護(hù)檔案安全［2］。除此之外，學(xué)校還應(yīng)在硬件保護(hù)工作和數(shù)據(jù)備份的工作方面加大力度，以便發(fā)生故障時(shí)可第一時(shí)間進(jìn)行處理與恢復(fù)工作。但是在資金的使用方面需科學(xué)規(guī)劃，學(xué)�？蓪⒖蒲�、教學(xué)等信息化建設(shè)與檔案信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，形成一種集成綜合優(yōu)勢(shì)，使有限資金發(fā)揮更大效用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)校的全方面建設(shè)與檔案信息化建設(shè)共同進(jìn)步與發(fā)展。
3.規(guī)范檔案管理制度
首先，學(xué)校需科學(xué)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)有據(jù)可循和有序發(fā)展;其次，有效構(gòu)建廣播大學(xué)檔案信息體系，使檔案更加完整有序，而且更方便進(jìn)行查閱工作;最后是改變“輕利用，重保存”的傳統(tǒng)思想觀念，通過實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，將檔案信息服務(wù)不斷延伸至知識(shí)服務(wù)及實(shí)際的管理工作中。這不僅給學(xué)生和學(xué)校的教職員工提供檔案利用的服務(wù)，而且通過檔案信息化建設(shè)平臺(tái)為社會(huì)各個(gè)方面提供具有價(jià)值的檔案信息服務(wù)，使廣播電視大學(xué)的檔案信息管理可和社會(huì)的各個(gè)部門及各個(gè)方面間形成檔案信息資源共同分享的開放局面。
4.建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系
檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，學(xué)校應(yīng)全面推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的制定與執(zhí)行，加強(qiáng)相關(guān)的法制法規(guī)建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息可資源共享的目標(biāo)。就廣播電視大學(xué)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)而言，需從內(nèi)部協(xié)調(diào)與宏觀調(diào)控兩大方面著手。內(nèi)部協(xié)調(diào)針對(duì)的是廣播電視大學(xué)本身，對(duì)學(xué)校自身而言，檔案管理部門需積極配合并參與電子校務(wù)建設(shè)，且在整個(gè)建設(shè)過程中進(jìn)行有效協(xié)調(diào)檔案管理信息化與電子校務(wù)間的關(guān)系，使其不沖突且可有效銜接，這不僅很大程度地減少了收集電子檔案信息的繁雜程序，而且可通過網(wǎng)絡(luò)共享這一有利平臺(tái)為學(xué)校其他部門提供高效服務(wù)。宏觀調(diào)控則是在現(xiàn)有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)各大院校的指導(dǎo)與監(jiān)督，從而確保其檔案管理信息化建設(shè)的有利進(jìn)行。與此同時(shí)，檔案信息化的建設(shè)已越來越多采用光盤或磁盤將文件資料進(jìn)行歸檔，傳統(tǒng)的分類方法、檔案整理及記錄標(biāo)準(zhǔn)均無(wú)法完全適應(yīng)，因此這就更加需要廣播電視大學(xué)根據(jù)新的標(biāo)準(zhǔn)制定出系統(tǒng)的規(guī)范化體系，并切實(shí)推動(dòng)檔案管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，信息化建設(shè)不僅是廣播電視大學(xué)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，而且也為檔案管理工作提供了新的平臺(tái)。因此，廣播電視大學(xué)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)其自身在檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題，并采取積極有效的措施做好檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)工作，進(jìn)而逐步加快廣播電視大學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。
檔案信息化建設(shè)11
城建檔案是城市發(fā)展建設(shè)的真實(shí)歷史記錄。他是在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理過程中形成的，既是城市規(guī)劃、建設(shè)及管理的依據(jù)，又是科研工作的信息資源。信息化是城建檔案工作現(xiàn)代化的現(xiàn)實(shí)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)城建檔案工作的信息化是建設(shè)現(xiàn)代化城市的迫切需要，也是國(guó)家檔案事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的體現(xiàn)。
1 城建檔案信息化建設(shè)的重要意義
社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，造就了城市的大幅度進(jìn)步，從現(xiàn)有的成果來看，很多的城市在硬件方面和軟件方面都有所突破。對(duì)于硬件而言，主要是一些建筑，或者是一些居民的環(huán)境改變，從權(quán)威的調(diào)查來看，多數(shù)居民對(duì)硬件設(shè)施持有一定的認(rèn)可態(tài)度。但是在軟件方面，卻出現(xiàn)了很多的不同聲音，主要表現(xiàn)在城建檔案的信息化建設(shè)探討方面，因?yàn)檫@涉及到未來城市的發(fā)展規(guī)劃，同時(shí)對(duì)國(guó)家的進(jìn)步也有一定的影響，更重要的而是，城建檔案是最原始的資料，必須進(jìn)行有效的管理，因此需要進(jìn)行一定的信息化建設(shè)。
1.1 檢索查詢方便
城建檔案進(jìn)行信息化建設(shè)已經(jīng)不是現(xiàn)階段剛剛開始的一種想法，城市發(fā)展的速度是我們沒有辦法預(yù)料的，因此在城市剛剛開始建設(shè)的過程中，相關(guān)的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)人員就已經(jīng)開始計(jì)劃和實(shí)施城建檔案的信息化建設(shè)。經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，城建檔案已經(jīng)超出了我們預(yù)想的地步，數(shù)量越來越龐大的城建檔案讓我們的工作無(wú)處下手，經(jīng)過慎重的思考和大量的調(diào)研，決定進(jìn)行城建檔案信息化建設(shè)工作。實(shí)行這一舉措具有非常重要的.意義，首先能夠達(dá)到檢索查詢方便的目的，比方說。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。
1.2 查借工作可控
城建檔案并不是一直進(jìn)行存儲(chǔ)，而是在城市建設(shè)的過程中，會(huì)被不同的建設(shè)工程查借，這樣有助于減少施工中的隱患埋藏，同時(shí)可以有效的建設(shè)出優(yōu)質(zhì)的工程，更好的為居民服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。對(duì)于查借工作而言，在沒有進(jìn)行城建檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，很多的城建檔案沒有及時(shí)的歸還，導(dǎo)致城市的發(fā)展出現(xiàn)了一定的問題，而且查借工作的不可控制也導(dǎo)致對(duì)城建檔案管理工作造成了很大的消極影響。在實(shí)行城建檔案信息化建設(shè)之后，查借工作獲得了明顯的提高，主要是采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，還可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
1.3 管理省時(shí)省力
城建檔案的信息化建設(shè)相對(duì)于傳統(tǒng)的純?nèi)斯す芾矸绞蕉�，具有很大�?yōu)勢(shì)。首先，信息化建設(shè)勢(shì)必會(huì)運(yùn)用到一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備，這樣就可以將大量的數(shù)據(jù)輸入電腦，通過一些管理軟件進(jìn)行有效的管理，從客觀上減少了工作的人手和工作的空間，對(duì)于城市的發(fā)展來說，具有很大的益處。另一方面，在運(yùn)用信息化建設(shè)管理城建檔案的同時(shí)，能夠節(jié)省大量的工作時(shí)間，無(wú)論是上述的查借工作，還是日常的抽調(diào)工作，都能夠在較短的時(shí)間內(nèi)完成，可以說，城建檔案的信息化建設(shè)具有省時(shí)省力的重大意義。在實(shí)際的工作中，當(dāng)城建檔案的數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。
2 當(dāng)前城建檔案信息化的工作重點(diǎn)
2.1 切實(shí)加強(qiáng)城建檔案信息化的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃工作
對(duì)于城建檔案信息化建設(shè)而言，現(xiàn)階段的很多城市都在進(jìn)行，但有些城市效果很好，有些城市并沒有達(dá)到理想的目的，主要原因之一在于沒有對(duì)信息的領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃作用進(jìn)行切實(shí)的加強(qiáng)。從客觀方面來說，城建檔案多數(shù)都是由領(lǐng)導(dǎo)來決定如何管理和發(fā)展，因此在日后信息化建設(shè)管理工作中，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的管理作用，這樣才能為城建檔案信息化建設(shè)的發(fā)展樹立一個(gè)明確的目標(biāo)和方向。另一方面，需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的規(guī)劃作用，下面的工作人員，無(wú)論是管理層還是基層人員都是按照領(lǐng)導(dǎo)層的命令和政策來進(jìn)行工作，城建檔案的信息化建設(shè)必須進(jìn)行有效的規(guī)劃工作，下面的人員才能作出一個(gè)較好的成績(jī)。
2.2 切實(shí)加快推進(jìn)城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)與制度建設(shè)
在應(yīng)用大量的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)之后，城建檔案信息化建設(shè)工作可以用“一日千里”來形容，面對(duì)突飛猛進(jìn)的工作成績(jī)，我們必須在制度上有所建樹，否則很容易出現(xiàn)一些隱患。本文認(rèn)為，必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《cAd電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和國(guó)家檔案局頒發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享。已經(jīng)試行的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，要認(rèn)真總結(jié)，不斷完善，爭(zhēng)取上升為地方標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能在客觀方面和主觀方面都達(dá)到一個(gè)較好的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)為日后的工作樹立一個(gè)符合實(shí)際的原則。
2.3 切實(shí)加快城建檔案的數(shù)字化建設(shè)
城建檔案信息化建設(shè)經(jīng)過一段時(shí)間的發(fā)展，已經(jīng)初具規(guī)模，在我國(guó)的大部分城市當(dāng)中，這種措施已經(jīng)在大范圍的實(shí)行。對(duì)于將來的發(fā)展而言，必須進(jìn)行一定的深化措施，比方說加快城建檔案的數(shù)字化建設(shè)。嚴(yán)格來說，數(shù)字化建設(shè)屬于信息化建設(shè)中的一部分，但數(shù)字化建設(shè)更加的高端，運(yùn)用的技術(shù)和設(shè)備更加符合社會(huì)的發(fā)展速度。比方說結(jié)合城建檔案自身的特性，信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)采用gIS軟件，建立gIS數(shù)據(jù)庫(kù)，以便能真實(shí)地反映城市地上建筑、地下管線、地下設(shè)施及相關(guān)信息的空間分布特征。以便于數(shù)據(jù)的管理、查詢檢索、數(shù)據(jù)進(jìn)一步提取、加工以及信息的輸出。這樣一來，數(shù)字化建設(shè)就能夠有效在工作中有所體現(xiàn)，同時(shí)能夠產(chǎn)生實(shí)質(zhì)化的效果。
2.4 切實(shí)加快城建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
我國(guó)的發(fā)展與國(guó)外有很大的區(qū)別，自古以來，我國(guó)實(shí)行一向都是“親民政策”，因此在將來的工作中，城建檔案的信息化建設(shè)需要趨向于網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，這樣可以向廣大的居民公布一些信息，讓居民對(duì)城市的發(fā)展有一個(gè)直觀性的感受，通過系統(tǒng)的資料加上實(shí)際的變化，讓居民對(duì)城市有一個(gè)全面的了解。還有，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)一定的共享功能，加強(qiáng)地區(qū)間的合作與發(fā)展，避免兩極化的情況發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)不僅僅存在于城建檔案信息化建設(shè)工作中，還有很多的行業(yè)都在進(jìn)行，從現(xiàn)有的效果來看，還是比較積極的。
2.5 切實(shí)加強(qiáng)檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)
在城建檔案的信息化建設(shè)中，所有的工作都需管理員來完成。因此，管理員的素質(zhì)直接影響到城建檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。在將來的工作中，我們要加快培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)所需各類專門人才，引進(jìn)緊缺人才，利用社會(huì)力量，構(gòu)筑檔案信息技術(shù)人才高地。要逐步配備計(jì)算機(jī)專職人員并接受繼續(xù)教育，獲得有關(guān)部門頒發(fā)的計(jì)算機(jī)等級(jí)考試證書。
3 結(jié)束語(yǔ)
對(duì)于城建檔案而言，具有數(shù)量大、涵蓋范圍廣等特點(diǎn)，從現(xiàn)有的情況來說，很多城市的城建檔案由于數(shù)量過于龐大，進(jìn)行了一定的分散性管理，從表面上看，這樣的管理方式節(jié)省空間、能夠提高工作效率，但如果進(jìn)行分散性管理，如果急需某一個(gè)地區(qū)的檔案，就沒有辦法迅速的抽調(diào)出來；相反的，即使進(jìn)行集中性管理，也會(huì)由于數(shù)據(jù)量較為龐大，而沒有辦法及時(shí)將所需要的資料找出來。隨著城市的不斷發(fā)展，我國(guó)的城建檔案數(shù)量還會(huì)進(jìn)一步提高，因此需要采用新的方式。
檔案信息化建設(shè)12
【摘要】人事檔案作為個(gè)人成長(zhǎng)過程中最重要的載體，無(wú)論是對(duì)人才的開發(fā)還是利用均有著無(wú)可替代的重要作用，尤其在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，人們除了需在時(shí)間、空間等概念方面發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變外，也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)知。當(dāng)前的社會(huì)形勢(shì)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式儼然已無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的要求，必須進(jìn)行變革及更新。本文從新時(shí)期人事檔案管理實(shí)踐出發(fā)，就其信息化建設(shè)開展研究與探討。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化建設(shè)；人力資源管理
傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，其最主要的任務(wù)莫過于管理各項(xiàng)與人相關(guān)的信息資源。而現(xiàn)如今，隨著時(shí)代以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其不僅讓我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)生了巨大變化，也讓人事檔案管理工作的內(nèi)涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設(shè)，是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展需要，也是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。
一、加強(qiáng)信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想
在信息化技術(shù)愈漸發(fā)達(dá)的.今天，人們對(duì)信息化建設(shè)也越來越重視，而信息化于各行各業(yè)中的廣泛運(yùn)用，基于信息化本身所具備的動(dòng)態(tài)性、及時(shí)性以及快捷性等特征，故也極大促進(jìn)了各行業(yè)的發(fā)展。對(duì)此，要想切實(shí)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，除了人事檔案管理人員本身需具備良好的管理意識(shí)外，有關(guān)信息化技術(shù)的引進(jìn)亦當(dāng)引起相關(guān)管理者的足夠重視。當(dāng)然，有關(guān)人事檔案管理的信息化建設(shè)，同樣也意味著人事檔案管理人員需具備更高的信息素養(yǎng)，對(duì)此，作為人事檔案管理人員，其在實(shí)際的管理過程中，需務(wù)必做到以下幾點(diǎn)：首先，人事檔案管理人員，其本身必要具備不斷進(jìn)取的良好學(xué)習(xí)態(tài)度，如此方能積極投入到對(duì)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)過程中，繼而確保對(duì)先進(jìn)信息化技術(shù)的合理利用。其次，身為人事檔案管理人員，其本身須始終具備良好的管理意識(shí)，并在實(shí)際的管理過程中，堅(jiān)持“以人為本”的管理原則，如此方能讓人事檔案管理與其他管理工作相契合，繼而激發(fā)人事檔案管理人員的工作責(zé)任心與積極性。最后，作為人事檔案管理人員，其在實(shí)際的管理過程中應(yīng)務(wù)必意識(shí)到人事檔案管理工作并不能一蹴而就，而是要遵從實(shí)際，并積極聯(lián)系信息化、自動(dòng)化的管理思想，切實(shí)促進(jìn)傳統(tǒng)人事檔案管理工作逐步往現(xiàn)代化的方向發(fā)展，繼而在提升人事檔案管理工作效率的同時(shí)確保理想的管理質(zhì)量與成效。
二、加大對(duì)人事檔案管理信息化軟件的研發(fā)力度
要想促使人事檔案管理逐步往信息化的方向發(fā)展，必須建立一個(gè)信息化的操作平臺(tái)，否則任何事項(xiàng)都無(wú)異于一紙空談。對(duì)此，無(wú)論是政務(wù)的人事檔案管理人員或科研人員，其在實(shí)際的工作中，都應(yīng)務(wù)必致力于人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)，并基于當(dāng)前所使用的各類操作系統(tǒng)予以更新和升級(jí)，建立出一套相對(duì)更為科學(xué)且完善的檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，以滿足當(dāng)代社會(huì)對(duì)政務(wù)人事檔案管理工作的要求。當(dāng)然，有關(guān)人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，其除了需具備管理、維護(hù)、增、刪、查、改等基本功能外，尚需實(shí)現(xiàn)與政務(wù)其他資源之間的溝通與共享，以人事檔案向社會(huì)提供服務(wù)為重心，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，不斷提高管理效率和服務(wù)水平，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供真實(shí)可靠的人事信息。
三、采用一體化管理規(guī)范人事檔案信息化建設(shè)
現(xiàn)階段我國(guó)的人事檔案管理大多是紙質(zhì)材料和電子文檔，總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，有關(guān)人事檔案管理信息化管理系統(tǒng)的建立，既要以網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐，也應(yīng)囊括人事檔案管理的方方面面，包括信息資源的查詢與傳遞、檔案的分類建立與保管等。采取一體化的管理體系，要將科學(xué)技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合，從人事檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則，做好兩者的協(xié)調(diào)工作，實(shí)現(xiàn)由初級(jí)到高級(jí)的有效轉(zhuǎn)變，并成立綜合性人事檔案管理資源庫(kù)和分級(jí)化人事檔案管理資料庫(kù)，以此來共同形成信息化人事檔案管理平臺(tái)，有效提高人事檔案管理工作的效率和水平。同時(shí)，在統(tǒng)一、科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)上，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將原始的檔案信息與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，從而更為完善地建立起一個(gè)現(xiàn)代化、專業(yè)化的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理，方便資源的傳遞與共享。堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用效率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”，建立一個(gè)現(xiàn)代化的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化，便于信息的共享。這樣就能夠使管理工作中的檔案的建立、接收、派發(fā)、保存、使用、查詢等實(shí)現(xiàn)一體化，從而讓檔案管理工作更加高效便捷。
四、加大資金投入保證人事檔案信息化建設(shè)
人事檔案管理的信息化建設(shè)，在實(shí)際的管理過程中，應(yīng)務(wù)必保證在人事檔案管理信息化建設(shè)方面的資金投入力度。人事管理者需對(duì)相關(guān)資源的配置是否合理予以充分考量，盡可能節(jié)省人事檔案管理信息化建設(shè)開支，并確保人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)性與有效性。同時(shí)，加大投入以提高檔案管理人員的基本素質(zhì)、執(zhí)行能力、技術(shù)設(shè)備操作水平，備份相關(guān)的人事檔案信息，設(shè)置數(shù)據(jù)信息、設(shè)備數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)限，從而多方位確保人事信息檔案的安全�？傊�，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，如今，人事檔案管理的信息化建設(shè)已然成為社會(huì)發(fā)展的必然要求。作為人事檔案管理人員，在實(shí)際的管理過程中，應(yīng)務(wù)必聯(lián)系現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷強(qiáng)化自身的信息化水平及能力，提高人事檔案管理工作效率，更好地為人事工作和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供全方位、更準(zhǔn)確、更快捷服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需要。
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檔案信息化建設(shè)13
1 檔案信息化建設(shè)的重要性
所謂檔案信息化，是指由國(guó)家檔案管理部門負(fù)責(zé)，在其統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理下，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過程。一般而言，檔案信息化建設(shè)主要包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)以及檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)四方面內(nèi)容。
《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（中辦發(fā)[20xx]15號(hào)）以及《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》（魯辦發(fā)[20xx]40號(hào)）兩個(gè)重要文件都強(qiáng)調(diào)了檔案信息化建設(shè)的重要性，提出檔案管理信息資源的數(shù)字化、管理一體化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化等特點(diǎn)，明確了推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化這一檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，通過科學(xué)整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會(huì)價(jià)值，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用，從而為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
具體而言，檔案信息化建設(shè)具有以下重要價(jià)值：一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來，我國(guó)檔案管理采用的是以檔案實(shí)體管理為重點(diǎn)的模式，工作人員都是通過手工進(jìn)行檔案的收集、整編、管理、提供利用的，這種模式不僅工作量大，而且工作人員的效率很低；而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后，檔案管理工作變得數(shù)字化、自動(dòng)化、一體化、共享化，檔案管理工作變得省時(shí)省力，只需一次錄入檔案信息就可以多次利用，極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如，對(duì)于高職院校檔案管理而言，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，學(xué)校各部門就可以根據(jù)特定權(quán)限，通過校園網(wǎng)直接查詢一些人員的信息，從而可以為高職院校的科學(xué)決策提供便捷、準(zhǔn)確的依據(jù)。二是保護(hù)檔案紙質(zhì)載體。對(duì)于檔案管理而言，紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據(jù)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式需要反復(fù)查閱紙質(zhì)載體，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且經(jīng)過反復(fù)翻閱、反復(fù)拆裝后，紙質(zhì)載體很容易受損；而檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員只需從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取相關(guān)信息，極大減少了對(duì)紙質(zhì)檔案資料的接觸，從而保護(hù)了紙質(zhì)檔案管理載體。三是推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的同時(shí)，可以為我國(guó)檔案管理體系創(chuàng)新和完善提供動(dòng)力，并使我國(guó)檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規(guī)范，從而推動(dòng)我國(guó)盡快建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。
2 新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題
2.1 思想認(rèn)識(shí)不到位
伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展和普遍應(yīng)用，我國(guó)檔案信息化建設(shè)取得了一定成績(jī)；但是，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴(yán)重阻礙了我國(guó)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善
檔案信息化建設(shè)由于發(fā)展時(shí)間較短，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠完善。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，一些地區(qū)的檔案信息化建設(shè)水平較低。檔案信息化建設(shè)中，對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的要求比較高，既要有外部硬件設(shè)施同時(shí)還應(yīng)具備內(nèi)部的軟件設(shè)施，如專業(yè)化檔案管理軟件。
2.3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低
新形勢(shì)下，檔案信息化管理要求更高，但是對(duì)于實(shí)施的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)卻缺乏統(tǒng)一，各地在檔案信息化管理方面多是各自實(shí)施，標(biāo)準(zhǔn)不一。建立檔案管理的規(guī)劃化標(biāo)準(zhǔn)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標(biāo)準(zhǔn)化較低的現(xiàn)狀急需得到有效的轉(zhuǎn)變。
2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才
檔案信息化建設(shè)的深入實(shí)施，對(duì)于管理人才的專業(yè)性也提出了更高的要求。由于過去對(duì)于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應(yīng)該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設(shè)備及軟件來處理檔案管理工作，因此，專業(yè)人才的缺乏對(duì)檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設(shè)水平的.有效提升。
3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度
檔案管理信息化已經(jīng)成為未來的趨勢(shì)，因此檔案管理相關(guān)部門及人員應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想認(rèn)識(shí)觀念，提高對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度。為不斷加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，可以通過舉辦培訓(xùn)活動(dòng)來實(shí)施。人員培訓(xùn)工作應(yīng)該重視對(duì)檔案管理重要性、檔案管理未來趨勢(shì)以及未來檔案管理工作提出的新要求等內(nèi)容的詳細(xì)講解與培訓(xùn)，幫助管理人員成功轉(zhuǎn)變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)，加深理解，從而更好的適應(yīng)新型管理工作的要求。
3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)施設(shè)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要保障，因此，加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)十分必要。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，檔案管理部門一方面應(yīng)該努力購(gòu)進(jìn)專業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設(shè)備，確保信息化處理工作能夠順利進(jìn)行；另一方面檔案管理人員應(yīng)該圍繞自身檔案管理工作的實(shí)際情況，綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容，努力開發(fā)特色管理功能，體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時(shí)，檔案管理還應(yīng)努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的全民共享，可以通過建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來整合相關(guān)的檔案信息資源，并充分運(yùn)用信息化處理技術(shù)推進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。
3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系不僅能夠?yàn)闄n案管理信息化提供有力的依據(jù)，同時(shí)還能夠有效克服因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而帶來的一些的工作阻礙。比如說，在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實(shí)現(xiàn)無(wú)差錯(cuò)的轉(zhuǎn)變，這樣就給后續(xù)的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設(shè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系過程中，既要從整個(gè)行業(yè)領(lǐng)域去規(guī)范檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，同時(shí)還應(yīng)該具體到檔案管理信息化的每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。比如說，對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)格式做出明確的規(guī)定、掃描的清晰度有一個(gè)準(zhǔn)確的界定等等。
3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)
人才隊(duì)伍建設(shè)工作的有效推進(jìn)，能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級(jí)檔案管理部門應(yīng)該建立科學(xué)的用人理念，對(duì)于檔案管理人員來講，應(yīng)該明確提出對(duì)其工作的要求，多招聘一些具備現(xiàn)代化信息處理能力的高水平管理人才，提升自身人才隊(duì)伍建設(shè)的水平。一方面，檔案管理部門應(yīng)加大外部?jī)?yōu)秀人才的引進(jìn)，借助一些人才招聘渠道引進(jìn)一批能力水平較高的檔案管理人員；另一方面，檔案管理部門應(yīng)該加大對(duì)內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓(xùn)，通過開設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程幫助現(xiàn)有管理人員提升管理技能，增強(qiáng)管理能力。
在新形勢(shì)下，檔案工作信息化也變得越來越被重視，充分體現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)的必要性、重要性和緊迫性。因此，需從各方面深化檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息化技術(shù)支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創(chuàng)新能力，為檔案工作的改革和創(chuàng)新提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐。
檔案信息化建設(shè)14
摘 要：隨著科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛使用，地勘單位對(duì)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)也越來越重視。但是，地質(zhì)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問題，本文主要對(duì)在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程出現(xiàn)的問題加以分析和解決，希望能找到有效的應(yīng)對(duì)策略，全面實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案的信息化。
實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，它最大限度地降低了人力在檔案管理過程中的使用，節(jié)約了工作時(shí)間，減少了由于員工失誤而造成的管理問題，提高了工作效率和質(zhì)量。加之，地勘單位所要管理的檔案信息覆蓋面廣，工作量極大而且復(fù)雜，對(duì)推動(dòng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)具有重要意義。
1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的意義和內(nèi)容
1.1 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的重要意義
由于信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息已取代了歷史條件和自然資源的重要地位，成為了當(dāng)下時(shí)代最為重要的資源。信息資源的開發(fā)利用成為行業(yè)發(fā)展的必然推動(dòng)力，走信息化建設(shè)道路已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。地質(zhì)檔案作為推動(dòng)地質(zhì)工作的重要信息資源，對(duì)其進(jìn)行合理有效的管理不僅影響著地質(zhì)單位內(nèi)部的管理成效，還對(duì)我國(guó)地質(zhì)工作的長(zhǎng)期發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。地質(zhì)檔案信息化建設(shè)一方面提高了管理工作效率和服務(wù)的質(zhì)量，另一方面實(shí)現(xiàn)了地質(zhì)信息資源的共享，使地質(zhì)檔案信息得到高效利用，為社會(huì)的生產(chǎn)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
地質(zhì)檔案信息化建設(shè)就是建立一套方便快捷的檔案信息系統(tǒng)，它主要是在運(yùn)用了現(xiàn)代科技的基礎(chǔ)上，通過電子計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)以及掃描儀等硬件，借助于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)的使用，對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行綜合管理。地質(zhì)檔案信息化管理工作一般包括對(duì)地質(zhì)資料的接收，加以分析后進(jìn)行編目和著錄，最后對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。用戶可以根據(jù)需要在檔案信息系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行快速檢索，找到需要的信息資料。
2 地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題
隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，新型載體在檔案界得到了廣泛的應(yīng)用。如復(fù)印技術(shù)、攝影攝像技術(shù)、縮微技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等。地質(zhì)專業(yè)的檔案主要是工程勘察設(shè)計(jì)文件（如：勘察報(bào)告、圖紙、計(jì)算稿、施工日志、野外工程地質(zhì)資料等內(nèi)容）、工程勘察的批復(fù)文件以及工程竣工資料等，查找翻閱非常不方便，如果采用光盤和多媒體技術(shù)，利用縮微膠片、光盤、磁盤、磁帶等新型載體，這對(duì)于檔案的儲(chǔ)存、保管、查找、復(fù)制、利用等都將是新的突破。只要用現(xiàn)代信息化的方式和手段管理地勘檔案，就能在幾分鐘內(nèi)、十幾分鐘內(nèi)把館藏檔案迅速查找一遍，并可以隨時(shí)復(fù)制出利用者所需要的檔案資料，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前高速發(fā)展的信息化建設(shè)的需要。
實(shí)現(xiàn)地勘專業(yè)檔案工作信息化的必要條件很多，最主要、最基本的有3個(gè)。一是必須具有先進(jìn)的設(shè)備。比如縮微機(jī)、計(jì)算機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、光盤機(jī)等，有了先進(jìn)設(shè)備才能使費(fèi)時(shí)費(fèi)力的手工勞動(dòng)變?yōu)槭r(shí)省力、簡(jiǎn)便易行的機(jī)械化、自動(dòng)化作業(yè)。二是必須具備一批有知識(shí)、有文化并能操作先進(jìn)設(shè)備的專業(yè)人才。隨著先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)在檔案管理中大量使用，檔案人員必須掌握設(shè)備的性能，熟練的操作設(shè)備，對(duì)設(shè)備和生產(chǎn)流程進(jìn)行科學(xué)管理，這就要求現(xiàn)職檔案工作者必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)，盡量用信息化的理論、知識(shí)和技術(shù)武裝自己，以適應(yīng)檔案工作信息化的需求。三是要搞好檔案資料的基礎(chǔ)工作。包括歷史的和現(xiàn)實(shí)的檔案的整理，信息的接收、加工、存儲(chǔ)、開發(fā)、檢索、傳輸手段，要做到有目可查、擺放有序、完好無(wú)損、上機(jī)能用，逐步走向檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
3 加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策
3.1 對(duì)地質(zhì)信息化建設(shè)加強(qiáng)重視
地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程中出現(xiàn)思維觀念的碰撞是必然的，如何讓管理人員接受現(xiàn)代創(chuàng)新理念才是關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)就是由傳統(tǒng)的對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒒问綖樯鐣?huì)提供服務(wù)。在信息化建設(shè)的過程中管理人員需要在思想觀念上實(shí)現(xiàn)一些新突破：一方面，管理理念要更新。檔案管理人員需要從注重儲(chǔ)存和保密的傳統(tǒng)觀念里走出來，接受注重服務(wù)用戶的現(xiàn)代理念，從用戶的角度考慮問題對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理。另一方面，要樹立信息資源共享的觀點(diǎn)。借助網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有序整理，在遵守相關(guān)法律政策的前提下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的'共享，發(fā)揮地質(zhì)檔案的有效價(jià)值。
3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)技能
要想提高地質(zhì)檔案管理人員的專業(yè)技能，應(yīng)綜合考慮多項(xiàng)因素實(shí)現(xiàn)整體隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提升。第一，注重人才建設(shè)。地質(zhì)單位可根據(jù)需要引進(jìn)一批信息化專業(yè)人才，不能僅限于對(duì)管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人才選用。第二，加強(qiáng)在職管理人員的培訓(xùn)工作。隊(duì)伍的建設(shè)和壯大需要加強(qiáng)對(duì)知識(shí)的學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，管理人員可以通過知識(shí)講座或者專題培訓(xùn)等形式對(duì)科技知識(shí)有更加深入的了解，不斷適應(yīng)對(duì)檔案信息化的建設(shè)。第三，制定有效的激勵(lì)機(jī)制。地質(zhì)單位激勵(lì)機(jī)制的不完善往往造成人才流失，為了加快檔案信息化建設(shè)，通過改變內(nèi)部管理機(jī)制吸引更多的人才很重要[3]。
3.3 加快信息設(shè)備建設(shè)
地質(zhì)檔案信息化建設(shè)離不開軟件和硬件設(shè)備的投入，單位的高層管理人員需要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，合理的購(gòu)買、更新必要的設(shè)備。首先，對(duì)計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修和更新。其次在檔案館內(nèi)配備空調(diào)和其他防塵、防霉、防光、防火、防盜等高科技設(shè)備，提高檔案館的安全系數(shù)和檔案的使用壽命。只有相應(yīng)地完善現(xiàn)代化辦公設(shè)備建設(shè)，再加上現(xiàn)代科技的有效利用，才能加快檔案信息化建設(shè)步伐。
4 結(jié)語(yǔ)
地質(zhì)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步需要不斷的發(fā)展和完善。在此過程中難免會(huì)遇到一些問題，像檔案信息化建設(shè)受到體制約束，信息化技術(shù)水平差，檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化水平較低等。為此，地質(zhì)單位應(yīng)該想辦法轉(zhuǎn)變管理人員的傳統(tǒng)理念，加強(qiáng)對(duì)他們的信息技術(shù)培訓(xùn)，滿足信息化建設(shè)過程中對(duì)設(shè)備的需求，進(jìn)一步加快地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的步伐。
檔案信息化建設(shè)15
摘要:高職院校檔案管理對(duì)于促進(jìn)高職院校教育和管理具有極為重要的作用,是建設(shè)先進(jìn)性高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。為了使高職院校檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù),必須加強(qiáng)高職院校檔案管理與信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞:高職;檔案管理;信息;措施
高職院校檔案是指高職院校在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的,對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。高職院校檔案管理工作是建設(shè)先進(jìn)性高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照,是高職院校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié),也是衡量高職院校教育教學(xué)質(zhì)量、人才培養(yǎng)水平和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。
檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對(duì)象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會(huì)和國(guó)家檔案行政管理部門的要求、開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。
一、高職院校檔案的重要性
1.高職院校檔案凝結(jié)了高職院校的良好校風(fēng),是進(jìn)行德育教育的模范讀本。這些檔案所反映的內(nèi)容是長(zhǎng)期辦學(xué)實(shí)踐中形成的,是大家共同遵守、自我約束、自覺追求的準(zhǔn)則。各個(gè)高職院校的檔案無(wú)論是教學(xué)檔案、科研檔案還是管理類檔案無(wú)不滲透著表現(xiàn)出各個(gè)學(xué)校的良好校風(fēng)。
2.高職院校檔案匯集了高職院校教學(xué)、科研的最新成果,是師生學(xué)習(xí)知識(shí)的'鮮活教材。高職院校是知識(shí)傳播地,是教學(xué)和科研的主要陣地。廣大教學(xué)、科研人員在實(shí)踐中產(chǎn)生的教學(xué)研究成果,這些成果每年隨時(shí)進(jìn)入高職院校檔案之中,成為高職院校檔案管理中數(shù)量最大、內(nèi)容最豐富的門類。
3.高職院校檔案是促進(jìn)高職院校不斷發(fā)展的重要資源。檔案的服務(wù)功能是高職院校檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。完整的檔案資料在教學(xué)科研、黨政管理、文化建設(shè)及基本建設(shè)等方面發(fā)揮著重要的無(wú)可替代的作用。通過對(duì)學(xué)校檔案的查找和利用,可以清楚地看到學(xué)校的歷史發(fā)展情況,看到在各個(gè)時(shí)期所取得的成績(jī)和榮譽(yù);同時(shí),也可以從中發(fā)現(xiàn)不足,以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),更好地做好工作。
二、加強(qiáng)高職院校檔案管理工作及信息化建設(shè)的措施
1.明確管理責(zé)任、建立高職院校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制。高職院校領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力度,將其納入學(xué)校整體發(fā)展的計(jì)劃中來,促進(jìn)檔案工作建設(shè)與學(xué)校其他工作協(xié)調(diào)發(fā)展,根據(jù)檔案工作的主要特點(diǎn)建立科學(xué)管理的層次體系和檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。完善檔案管理規(guī)章制度,依法治檔。高職院校應(yīng)按照教育部和國(guó)家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)要求,建立與學(xué)校辦學(xué)規(guī)模相對(duì)應(yīng)的、專門的檔案管理部門,統(tǒng)一、集中管理學(xué)校的各類檔案。
2.實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理電子化和文檔一體化。文檔一體化是實(shí)行檔案信息化建設(shè)的基本原則,是辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理提出的必然要求。計(jì)算機(jī)電子技術(shù)是檔案信息化建設(shè)的硬件保障�，F(xiàn)在已經(jīng)到了計(jì)算機(jī)普及的時(shí)代,高職院校都已開始使用計(jì)算機(jī)管理檔案,還沒有使用計(jì)算機(jī)管理檔案的高職院校,要?jiǎng)?chuàng)造條件,逐步到位,使檔案信息化工作與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展,以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。
3.編制出適合高職院校改革和發(fā)展的檔案編研資料,以加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)與利用。
一要建設(shè)數(shù)字化檔案室,首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)檔案室中存儲(chǔ)的檔案包括紙制檔案、照片底片檔案、錄音、錄像(視頻)檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)。
二是信息資源庫(kù)的建設(shè)。充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子技術(shù),加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。
三是積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù),盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。四是加強(qiáng)電子文件歸檔管理。檔案室要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各部門產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制訂電子檔案管理辦法。實(shí)現(xiàn)檔案信息處理電子化,信息存儲(chǔ)數(shù)字化,信息采集實(shí)時(shí)化,信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。
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