如何加強(qiáng)各部門溝通
部門之間關(guān)系處理的融洽與否，直接影響到企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。根據(jù)我們企業(yè)目前運(yùn)行的狀況，部門之間關(guān)系的處理工作還需要不斷加強(qiáng)。這里的所說的加強(qiáng)，就是要打破現(xiàn)有的解決某一個(gè)點(diǎn)或是局部問題的思路，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，解決整體性的問題。
在這里，我想用一個(gè)簡(jiǎn)單的例子----種田，來說明部門之間關(guān)系的處理問題。
種田的第一步首先是分工。家庭成員之間首先要分工明確，耕田、施肥、播種、灌溉等細(xì)節(jié)，具體由誰(shuí)負(fù)責(zé)。這些分工之間不可能完全獨(dú)立，中間肯定有銜接和配合的環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)最容易出現(xiàn)的問題是分工絕對(duì)化。
第二步是配合問題。如果播種的強(qiáng)調(diào)肥料還沒有撒下去，施肥的說地還沒有耕，耕地的說牛還沒買來……那就說明，配合問題需要解決了，即使每位成員都希望有好收成，中間也難免因各種原因造成局部脫節(jié)，導(dǎo)致通路阻塞，影響大局。因此，這個(gè)環(huán)節(jié)最容易出的問題是扯皮。
第三步是精細(xì)化管理。前面的基本功做好了，剩下的便是強(qiáng)調(diào)科學(xué)精細(xì)的管理了。對(duì)每一個(gè)崗位，制定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作績(jī)效進(jìn)行量化。第三環(huán)節(jié)必須建立在第二環(huán)節(jié)問題基本解決基礎(chǔ)上，并且由于第二環(huán)節(jié)由于所需時(shí)間較長(zhǎng)，往往會(huì)形成一種習(xí)慣，而第三環(huán)節(jié)最容易出現(xiàn)的問題是管理浮于表面，深入不下去。
部門溝通與協(xié)作中存在的問題
1．溝通途徑問題。
部門之間需要增進(jìn)了解，溝通途徑不夠。片面性的信息往往會(huì)在某一問題暴露后，引發(fā)類似用人、工作量、職責(zé)的討論，而這討論的結(jié)果如果得不到有效的疏通，極易造成相互間的隔閡。從目前狀況看，溝通途徑和效果比以前有了提高，但溝通的途徑還是不夠，需要不斷加強(qiáng)
2．暴露問題的力度不夠。
溝通過程中，需要暴露更多的問題。很多同志往往不希望將溝通會(huì)議的氣氛搞僵，很多問題被掩蓋起來。而暴露問題，特別是一些細(xì)節(jié)問題，恰恰是解決問題的前提。
3：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方法不夠完善。
部門基礎(chǔ)工作亟待加強(qiáng)。如生產(chǎn)、銷售、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、采購(gòu)等要害部門，對(duì)于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，是否具備，方法是否科學(xué)合理，是否有助于推動(dòng)產(chǎn)供銷，是否有利于降低成本，提高利潤(rùn)率，需要必要的審核和監(jiān)督。對(duì)于部門及部門之間傳遞的數(shù)據(jù)，包括統(tǒng)計(jì)方法同樣需要進(jìn)一步審核和完善。不科學(xué)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)發(fā)展沒有任何指導(dǎo)意義，甚至將企業(yè)運(yùn)作引入歧途。
4：部分管理文件需要更新和完善。
部分崗位職責(zé)、內(nèi)部制度、體系文件的內(nèi)容已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)有要求。公司雖表面上有完善的管理體系，并且這種管理體系的運(yùn)行在現(xiàn)階段不會(huì)出現(xiàn)大的問題，但如果想進(jìn)一步提升企業(yè)的管理水平，這些文件必須進(jìn)行完善，及時(shí)更新。
5：部門之間信息傳遞脫節(jié)。
我們現(xiàn)在的信息傳遞和協(xié)調(diào)工作只能局限于某一短的時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行。而這種協(xié)調(diào)的結(jié)果是：能夠分清當(dāng)前主次，解決當(dāng)前的主要矛盾，而根本問題得不到解決，可能轉(zhuǎn)變?yōu)楹罄m(xù)的主要矛盾。因此這種協(xié)調(diào)的方法，其作用是有局限性的。
6：部門之間接口工作要規(guī)定好相應(yīng)的職責(zé)，并對(duì)職責(zé)的履行情況定期溝通。
現(xiàn)有的狀況是，部分接口工作雖然一直有人在做，并且也有相應(yīng)的分工，但相互之間沒有相應(yīng)的約束力，什么時(shí)候做完，完成到什么程度有的沒有詳細(xì)規(guī)定，或完成的部分達(dá)不到下一環(huán)節(jié)的需要，或是出現(xiàn)問題相互推諉。部門之間或是接口人員之間容易產(chǎn)生矛盾。而這些矛盾是可以通過進(jìn)一步細(xì)化流程避免的。
上述問題，僅僅是我們企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)存的，對(duì)于提升現(xiàn)有管理水平障礙最大的幾個(gè)問題。在此，提出以下解決方法：
1：增加溝通途徑。
我們現(xiàn)有的溝通途徑主要是生產(chǎn)會(huì)、專題會(huì)。而大家參與這些會(huì)議，一般都比較謹(jǐn)慎。一些細(xì)節(jié)問題很難在這種會(huì)議上體現(xiàn)出來。可以考慮采取報(bào)紙、看板、茶話會(huì)、內(nèi)部聯(lián)誼會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等多種方式，通過不斷變換討論主題和環(huán)境，增進(jìn)溝通，使部門之間能夠增進(jìn)了解，也使得各種問題能否充分暴露出來。
2：關(guān)于問題的解決。
對(duì)于各部門提出的問題，要提出相應(yīng)的解決方案。我們這一點(diǎn)現(xiàn)在做的比較好。但有些系統(tǒng)性的問題，不是靠解決一個(gè)或兩個(gè)問題能夠達(dá)到管理目標(biāo)的，必須通盤考慮，避免做無(wú)用功，或是解決了一個(gè)問題引發(fā)另一個(gè)問題。要對(duì)未來可能出現(xiàn)的問題作充分的預(yù)測(cè)。
3：關(guān)于統(tǒng)計(jì)方法和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。
現(xiàn)有各部門存在的一些報(bào)表，有的已經(jīng)過時(shí)，且報(bào)表之間是否存在關(guān)聯(lián)性，是否存在無(wú)用功還值得進(jìn)一步審核。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有：
A：格式不嚴(yán)謹(jǐn)。
有些重要報(bào)表僅有相關(guān)信息，沒有人員審核、簽批，上面的數(shù)據(jù)很容易根據(jù)需要被主觀臆造。
B：統(tǒng)計(jì)信息不全或是信息過量。
統(tǒng)計(jì)信息不全面往往不能滿足管理者的實(shí)際要求。而需要數(shù)據(jù)的時(shí)候再重新收集，不但容易重復(fù)工作，重復(fù)統(tǒng)計(jì)，而且往往不夠細(xì)致。
C：重復(fù)統(tǒng)計(jì)。
很多數(shù)據(jù)用不同的方式，由不同的人進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，目的之一是為了便于相互審核和監(jiān)督，但有的工作完全是可以合在一起的。舉例：以前市場(chǎng)部的出庫(kù)有多人在開，而且總部和長(zhǎng)清之間長(zhǎng)距離傳遞容易丟失，經(jīng)過改進(jìn)，與網(wǎng)絡(luò)速達(dá)配合，可以使2人不需再做開出庫(kù)的工作。這僅僅是一個(gè)小例子而已。因此，有的單據(jù)可以采用一式多聯(lián)的方式，避免多人重復(fù)性勞動(dòng)，對(duì)于經(jīng)常性傳遞的數(shù)據(jù)，盡量采用網(wǎng)絡(luò)化傳輸，只要安全因素考慮周全，這種作業(yè)方法比傳統(tǒng)方法快捷便利的多。
D:統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不夠細(xì)。
很多時(shí)候，為了便于尋找規(guī)律，制定科學(xué)的管理方法，要求數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)細(xì)化，但這項(xiàng)工作目前有的部門做的不夠。
E：有數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，但沒有真正利用。
有的部門統(tǒng)計(jì)工作做的很到位，但僅僅是一種記錄而已，沒有進(jìn)行科學(xué)的分析和利用。就像學(xué)生讀書一樣，如果是為了考試而去死記硬背，而不是真正變?yōu)樽约旱臇|西，消化吸收，是沒有用處的。
F：統(tǒng)計(jì)方法不夠科學(xué)。
這一問題如果不解決，不但造成人力物力浪費(fèi)巨大，而且沒有任何指導(dǎo)意義，甚至有時(shí)會(huì)掩蓋很多問題。
因此，每個(gè)崗位都必須對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)問題引起足夠重視，并且要有專業(yè)人員進(jìn)行審核其科學(xué)性。統(tǒng)計(jì)的最終目的是為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理提供基礎(chǔ)性資料，是體現(xiàn)企業(yè)管理水平的重要窗口。
4：及時(shí)完善崗位職責(zé)和管理制度。
制定崗位職責(zé)和管理制度的目的是規(guī)范工作流程，提高工作效率。發(fā)生人員變動(dòng)時(shí)，能夠通過規(guī)范的流程避免帶來不必要的損失，使日常工作能夠有條不紊的運(yùn)行。而現(xiàn)有的崗位職責(zé)和管理制度中，有的已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)行要求，或是規(guī)定本身超出了可執(zhí)行的范圍，這種過時(shí)的或不可執(zhí)行的規(guī)定猶如形同虛設(shè)。作為管理者來說，最重要的日常工作之一應(yīng)該是經(jīng)常審視身邊的各類文件，找出其中的'不足，發(fā)揚(yáng)民主集中的原則，及時(shí)進(jìn)行完善。使得內(nèi)部流程更加科學(xué)規(guī)范。無(wú)論是生產(chǎn)還是管理，如果作為中間最重要的環(huán)節(jié)都沒有做好，上層的裝飾即時(shí)華麗無(wú)比，想必也無(wú)法經(jīng)得起時(shí)間的考驗(yàn)。一個(gè)企業(yè)的文化建設(shè)，必須是建立在科學(xué)規(guī)范的管理基礎(chǔ)之上的，否則只能是空談。
以ISO9001:2000為例，很多時(shí)候?yàn)榱送ㄟ^審核而臨時(shí)造文件。雖然有時(shí)不可避免，但針對(duì)某些部門和崗位來說，這種做法是不可取的。因?yàn)镮SO9001本來就是審查公司是否有著科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，通過造文件的方法雖然能過得了一時(shí)，但對(duì)管理水平的提高來說是不利的。其實(shí)，對(duì)于需要改進(jìn)的地方，不少人也有去改的想法，之所以沒有去做，主觀原因比較多，比如擔(dān)心一個(gè)程序或文件的變更會(huì)引起其他部門或人員工作的調(diào)整，從而帶來很多不必要的麻煩，“多一事不如少一事”的思想還存在。因此，我們的日常管理工作中還要有一項(xiàng)，那便是鼓勵(lì)大家相互“挑毛病”，對(duì)于新思想、新思路要大力提倡和表彰。
5：確立部門之間接口工作的有效銜接。
企業(yè)管理的縱向指揮相對(duì)容易，橫向協(xié)調(diào)卻相對(duì)困難。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)，企業(yè)的內(nèi)訌70%是來自橫向矛盾，主要原因是部門責(zé)權(quán)不清，碰到交叉的工作，相互都不主動(dòng)配合，甚至還處處設(shè)障，相互推委責(zé)任。其次，不恰當(dāng)?shù)募?lì)政策也會(huì)因不公正或不能平衡公眾利益而引發(fā)爭(zhēng)端和分歧。
在我們企業(yè)，接口工作有很多，特別是一些隱性的接口工作，很多都是靠大家自覺在做。但這種自覺是在一定的范圍和承受能力之內(nèi)的，與人的主觀能動(dòng)性有著很大的關(guān)系。因此，作為管理者，要積極地深入實(shí)際情況，找出部門內(nèi)部崗位之間和部門之間的接口工作，明確定義這些接口該如何處理，并將處理得過程納入日常工作，進(jìn)行審核和監(jiān)督。
6：通過開展各類活動(dòng)，推動(dòng)管理水平的提升。
可以通過階段性的“管理成果討論會(huì)”、“接口問題解決周”、“我身邊的小問題”等類似的活動(dòng)，營(yíng)造一種相互學(xué)習(xí)的氛圍。對(duì)于此類的活動(dòng)，要有明確的獎(jiǎng)勵(lì)措施，這種獎(jiǎng)勵(lì)不一定是金錢，也不一定很多。管理學(xué)中提到的“胡蘿卜+大棒”的概念，其中的胡蘿卜，作用是非同小可的。
總之，部門之間的配合默契與否，關(guān)系到企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，加強(qiáng)部門之間的溝通與協(xié)作，應(yīng)成為每一個(gè)管理者的工作重點(diǎn)。重視細(xì)節(jié)，重視實(shí)踐，勇于創(chuàng)新，管理科學(xué)應(yīng)成為我們?nèi)粘９ぷ鞯闹黝}。
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