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鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法
第一章 總 則
第一條 為健全和加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作,更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作和農(nóng)民服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)法律規(guī)定,結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況,制定本辦法。
第二條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府、人大主席團、社會團體(以下簡稱鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān))、企業(yè)事業(yè)單位在工作、業(yè)務活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作即鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作行政管理和檔案管理,是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府工作必不可少的環(huán)節(jié),是鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的一項重要基礎(chǔ)工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人民政府應切實加強領(lǐng)導,把檔案工作列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計劃和發(fā)展規(guī)劃,納入分管領(lǐng)導目標管理責任制,切實解決檔案庫房、設(shè)備和工作人員等實際問題。
第四條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作在上級檔案行政管理部門監(jiān)督、指導下,實行統(tǒng)籌規(guī)劃、分別管理,維護檔案的完整與安全,便于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和農(nóng)民等方面利用的原則。
第五條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門所需經(jīng)費列入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政預算。
第二章 機構(gòu)、人員及其職責
第六條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和人民政府的職能部門,主管全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作,對全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實行規(guī)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導;管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)的檔案。
(一)貫徹上級黨委、政府及檔案行政管理部門有關(guān)檔案工作的方針、政策和工作規(guī)劃、部署;執(zhí)行檔案工作的法律、規(guī)章和技術(shù)標準;
(二)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬企業(yè)、事業(yè)單位及村民委員會的檔案工作進行監(jiān)督和指導;
(三)掌握所轄范圍檔案工作情況,向縣(市)檔案行政管理部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表和案卷目錄;
(四)集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案;
(五)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等工作進行指導和監(jiān)督;
(六)收集與檔案有關(guān)的資料;
(七)根據(jù)自愿和可能代管直屬企業(yè)、事業(yè)單位及村民委員會具有永久、長期保存價值的檔案;
(八)開發(fā)檔案信息資源,提供檔案利用。
第七條 加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)綜合檔案室的工作,有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)可建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館,接收、保管鄉(xiāng)鎮(zhèn)直屬機關(guān)單位永久、長期檔案,按規(guī)定逐步開放檔案,為社會各方面和農(nóng)民提供檔案資料利用。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)建館條件由盛自治區(qū)、直轄市檔案局制定。
第八條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員應具備高中以上文化程度,具有檔案專業(yè)知識,保持相對穩(wěn)定;對工作中取得顯著成績的,鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、人民政府應給予表彰和獎勵。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬單位、村民委員會應確定人員負責檔案工作,確保檔案完整、安全和提供檔案利用。
第三章 文件材料的立卷及歸檔
第九條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)及其企業(yè)、事業(yè)單位應建立文件材料的收發(fā)登記、承辦、運轉(zhuǎn)、借閱及移交等處理制度,并及時辦理,安全保管,隨時提供借閱。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)形成的文件材料由鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委或政府辦公室集中處理;直屬單位形成的文件材料由各單位分別處理。
第十條 實行平時立卷制度
(一)文件材料處理部門根據(jù)往年文件材料的多少,設(shè)立當年文件材料類目卷宗;將處理完畢的文件材料及時歸入有關(guān)類目卷宗。
(二)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)一般性文件材料類目設(shè)置:先分黨委、政府、人大主席團、工青婦四大類目,各類目中按上級來文和本級文書分設(shè)卷宗;然后按文件材料內(nèi)容聯(lián)系和數(shù)量多少分設(shè)若干卷宗。
專題(業(yè))性活動形成的文件材料、人民來信及案件材料等單獨設(shè)立類目卷宗。
第十一條 卷內(nèi)文件調(diào)整與組卷
(一)年末或適當?shù)臅r候,對卷宗內(nèi)文件材料按其內(nèi)容聯(lián)系、數(shù)量多少結(jié)合其他特征進行調(diào)整。
(二)剔除無需保存的;區(qū)分上級來文與本級文件材料;適當區(qū)分文件價值,分別組成案卷。
(三)卷內(nèi)文件按內(nèi)容聯(lián)系、時間先后、作者次序等排列,編寫張?zhí)、卷?nèi)目錄。
(四)按照卷內(nèi)文件材料的作者、內(nèi)容以及名稱等,編寫案卷標題,裝訂案卷。
(五)按照本級、上級及重要程度等順序排列案卷,編寫案卷順序號和案卷目錄。第十二條 歸檔
(一)歸檔文件材料能完整、真實反映機關(guān)單位職能活動,整理有序,方便查找利用。
(二)文件材料形成的次年三月前后,將案卷及其目錄向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門歸檔。有關(guān)資料及其目錄一并歸檔。
(三)交接雙方在案卷、資料目錄上簽字。
第四章 檔案的管理
第十三條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門集中管理;
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案由企業(yè)管理,安全保管條件暫不具備的,可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門或縣(市)檔案館代管;
學校、醫(yī)院等事業(yè)單位及村民委員會的檔案原則上各自保管,方便利用;安全保管條件暫不具備的,其不需頻繁利用的需永久、長期保存的檔案,可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門代管;
經(jīng)上級檔案行政管理部門鑒定,鄉(xiāng)鎮(zhèn)安全保管檔案的條件暫不具備的,應由縣(市)檔案館代管。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案無論采取何種方式保管,都應以維護檔案的完整與安全和便于鄉(xiāng)鎮(zhèn)各方面利用為出發(fā)點和基本目的。
第十四條 檔案分門別類整理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案原則上按年度——機構(gòu)職能自然形成分類;跨年度的建設(shè)工程、案件調(diào)查處理等形成的檔案可打破年代,分類整理;專業(yè)性強的大型活動形成的檔案單獨設(shè)立門類,分別整理;代管檔案按全宗管理。
第十五條 檔案庫房應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫等要求,便于檔案安全保管,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第十六條 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門人員調(diào)動時,應辦理交接手續(xù)。
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