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檔案室電子檔案管理的注意事項論文
摘要:
隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理工作正在開始向電子檔案管理過渡,檔案室的電子檔案管理問題已經(jīng)成為該領(lǐng)域的一個熱點內(nèi)容。本文對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案,分析了電子檔案的特點及優(yōu)勢,介紹了在檔案室電子檔案管理中可能會遇到的問題,就如何加強檔案室電子檔案管理工作給出了合理化建議,以期對相關(guān)工作的開展有所啟示意義。
關(guān)鍵詞:檔案管理;電子檔案;檔案室
一、電子檔案的特點優(yōu)勢分析。
電子檔案的特點及優(yōu)勢是相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問題包括:
其一,檔案整理工作量大,需投入較大的人力物力,管理效率低下。
其二,紙質(zhì)檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端。
其三,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜,在查閱、修改、填寫時存在諸多不便。
其四,紙質(zhì)檔案在保存上相對繁瑣,易造成資源浪費。
針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢,電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢,具體包括:
其一,電子檔案不受存儲空間的限制,受自然條件的影響也相對較小。
其二,電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,大量節(jié)約了人力物力。
其三,電子檔案備份簡便,在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢。
其四,電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷,可以實現(xiàn)信息資源共享,具有方便快捷,提升管理效率等優(yōu)勢。
當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢,雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢,但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢。
二、電子檔案在管理中可能遇到的問題。
1、對電子檔案管理的認(rèn)識不足雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢頭迅猛,但總體而言它還是屬于一種新鮮事物,相關(guān)配套制度發(fā)展并沒有完全成熟,加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足,沒有對檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入,導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢,缺乏有實質(zhì)性的管理突破。
2、電子檔案自身的管理問題。
電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異,這也給檔案管理工作帶來了很多新問題,例如,檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問題,與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異,因此在問題解決方法上也不能一概而論。
3、檔案管理人員的管理水平問題。
新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求,然而結(jié)合實際情況來看,很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊,能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認(rèn)識不夠,或不具備信息化管理的能力,沒有及時更新自身的業(yè)務(wù)知識儲備,導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。
三、加強檔案室電子檔案管理的措施建議。
1、加強制度建設(shè),提高對檔案管理工作的重視程度。
檔案在每個單位都占非常重要的地位,因此想加強檔案室電子檔案管理工作,首先,要提高對電子檔案管理工作的認(rèn)識,特別對領(lǐng)導(dǎo)干部的重視,通過加大投入形成由上至下的管理合力,提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門的權(quán)威性;其次,要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度,檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份,便于使用查詢,因此結(jié)合電子檔案的管理特點,必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn),明確檔案管理部門的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé),對檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范,建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度,提高工作人員的責(zé)任意識,為實現(xiàn)動態(tài)化管理打好基礎(chǔ);最后,考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì),還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系,為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎(chǔ)。
2、檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施。
電子檔案硬件管理及保管電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響,存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性,同時文件本身易受電腦病毒攻擊破壞,因此除了要在檔案室設(shè)置專門的保管區(qū)域,還行配備安全性較高的電腦設(shè)備,因此需要結(jié)合檔案室的實際情況,對檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)的選擇,既要保證穩(wěn)定性,還要保證兼容性,例如,使用一次性寫入光盤,具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。
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