干部人事檔案

干部人事檔案是一個以干部個人姓名為單位，便于集中保管和提供利用的整體形式，是組織人事等有關(guān)部門按照黨的政策在培養(yǎng)選拔和任用干部等工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、晉升、薪酬、福利等多項內(nèi)容的材料;是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù);是審核工作人員"三齡一歷"的確信憑證;是事關(guān)工作人員退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要根據(jù)。但目前人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了"說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉"無足輕重的部分。對人事檔案管理不重視、管理不到位的現(xiàn)象已突出體現(xiàn)出來。

1 目前人事檔案管理存在的不足

1.1 人力資源配置不足。目前許多單位的人事檔案管理人員都是兼職，沒有專職人員分管人事檔案工作，管檔人員只是一個擁有檔案室鑰匙的保管員，偶爾奉命到檔案室去查詢一下工作中所需資料。人事檔案長期無專人整理，沒有經(jīng)過嚴格鑒定，材料是否真實無人監(jiān)督，造成人事檔案中"假貨"泛濫成災(zāi)。根本做不到"歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊"的要求，嚴重存在零亂無序和丟失部分檔案內(nèi)容的問題。對于大量的需要裝檔的資料只是機械的放入檔案袋中，而不是分類、歸檔、鑒別。

1.2 檔案交接工作存在較多問題。首先是檔案交接不及時。很多單位對檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴。往往是人員離了崗，檔案還在原單位，檔案交接手續(xù)遲遲不辦，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責任不明、界限不清;其次是檔案交接手續(xù)不嚴密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應(yīng)是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求;再次是檔案監(jiān)交工作不嚴格。按照規(guī)定檔案的交接是有領(lǐng)導(dǎo)在場監(jiān)交，并在交接內(nèi)容署名的。而某些單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對檔案交接準備工作很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴格，工作程序不完整。

1.3 人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，僅僅就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換，而沒有后續(xù)的培訓(xùn)，致使管檔人員的工作水平偏低，材料分類混亂，提供數(shù)據(jù)不準確。

1.4 人事檔案的管理手段落后。目前大部分單位的人事管理還僅限于紙面管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫管理，而根本沒有涉及到聲像管理。但是隨著社會的發(fā)展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的記錄職工所有經(jīng)歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢。

2 加強人事檔案管理的幾點措施

加強人事檔案管理，首先應(yīng)該創(chuàng)新激勵機制，提高管理人員的基本素質(zhì)，改進檔案提供利用的方式，提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。打破傳統(tǒng)的被動收集為主動參與、主動服務(wù)，由傳統(tǒng)的檔案實體保管者轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬判畔⒐芾碚撸瑯淞⒅鲃臃��?wù)的意識，創(chuàng)造性地開展工作。加強人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平理應(yīng)成為部門和單位的重點工作。

2.1 配置專門的檔案管理人員。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員，應(yīng)不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的人事資源。

2.2 加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。《干部檔案工作條例》三十八條規(guī)定，各級組織人事部門要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共-產(chǎn)-黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。人事檔案記載的是歷史的真實面貌，有其時代的特點。管檔人員的新舊更迭，新人已經(jīng)脫離了那個年代，對當時的好多事情不了解，因此查閱檔案難免會有困難，提供數(shù)據(jù)會有誤差。要對檔案的管理知識加以系統(tǒng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力，做到檔案材料及時歸檔，裝檔材料鑒別、分類無誤，及時提供所需人事檔案信息。

2.3 加大投入，進一步夯實檔案工作基礎(chǔ)。各單位在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費做到年初有預(yù)算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預(yù)算;各單位要按標準按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.4 加強規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。人員是基礎(chǔ)，制度是保障。建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案"見證歷史"的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應(yīng)時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

總之，只有以"以人為本"和"以民為本"來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實現(xiàn)共贏，促進社會主義和-諧社會建設(shè)。

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