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公司人事檔案如何建立
為確保人事檔案的機(jī)密性，為人事決策提供信息和依據(jù)，公司人事部制定了人事檔案相關(guān)管理規(guī)定。以下是小編為你整理的公司人事檔案如何建立，希望能幫到你。
公司人事檔案如何建立
第一章 人事流程
一、 招聘標(biāo)準(zhǔn)
l 公司對(duì)招聘員工本著精簡(jiǎn)原則，可聘可不聘者堅(jiān)決不聘，無(wú)才無(wú)德者堅(jiān)決不聘，有才無(wú)德者堅(jiān)決不聘，真正做到任人唯賢，量才錄用，按需錄用。
2公司招聘員工的主要原則，乃視其對(duì)該職位是否合適而定，并以該職位的崗位責(zé)任書(shū)為考核的原則。
二、 招聘計(jì)劃
l 各部門(mén)需添置人員，需由部門(mén)經(jīng)理填寫(xiě)"招聘申請(qǐng)表"交至管理部，由管理部根據(jù)公司有關(guān)組織結(jié)構(gòu)規(guī)定及人事管理制度制定相應(yīng)的招聘計(jì)劃，確定招聘的途徑、費(fèi)用、形式等后，報(bào)總經(jīng)理審批。
三、 招聘實(shí)施
l 招聘計(jì)劃經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由管理部安排實(shí)施。(收集應(yīng)聘人員資料、指定面試人員、安排面試時(shí)間、地點(diǎn)及確定面試結(jié)果)
四、 面試流程
1應(yīng)聘人員由管理部進(jìn)行第一次面試，面試人員將從個(gè)人性格、個(gè)人能力、個(gè)人素質(zhì)等各方面對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行評(píng)定，在"面試評(píng)估表"上做好相應(yīng)的記錄并確定第一次面試結(jié)果。
2第一次面試結(jié)果分為：回絕、推薦給部門(mén)進(jìn)行第二次面試、其他三項(xiàng)。推 薦給部門(mén)進(jìn)行第二次面試的應(yīng)聘人員將由部門(mén)經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行第二次面試。面試人員將從工作經(jīng)驗(yàn)、工作態(tài)度、工作技能及專(zhuān)業(yè)知識(shí)等方面對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行評(píng)定，面試評(píng)估表"上做好相應(yīng)的記錄并確定第二次面試結(jié)果。
3第二次面試結(jié)果分為：回絕、可以錄用、其他三項(xiàng)。經(jīng)由總經(jīng)理根據(jù)兩次面試情況挑選出應(yīng)聘人員進(jìn)行第三次面試并最終確定錄用人員。
4對(duì)于未被錄用的應(yīng)聘人員資料將由管理部負(fù)責(zé)錄入公司人才信息庫(kù)并歸檔。
五、 錄用、報(bào)到
l 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)錄用人員，由管理部統(tǒng)一通知其報(bào)到及需攜帶材料.。
2新員工應(yīng)先至管理部報(bào)到，按照"員工到任流程表"辦理有關(guān)手續(xù)。
六、 轉(zhuǎn)正
l 試用期規(guī)定：試用過(guò)程是公司招聘人員的必要環(huán)節(jié)。自高層管理人員到一般工作人員無(wú)一免之。并堅(jiān)持雙向選擇、優(yōu)勝劣汰的原則。試用期為3個(gè)月，具體時(shí)間由所在部門(mén)確定，倘使部門(mén)主管認(rèn)為有必要時(shí)，試用期可酌情延長(zhǎng)，最長(zhǎng)不超過(guò)六個(gè)月。
2試聘期滿(mǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)正或部門(mén)申請(qǐng)?zhí)崆稗D(zhuǎn)正的試聘人員，由部門(mén)經(jīng)理將其轉(zhuǎn)正申請(qǐng)及試聘工作評(píng)價(jià)一起提前兩周交管理部，由管理部統(tǒng)一報(bào)總經(jīng)理審批。
3 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的員工，由管理部安排與總經(jīng)理面談。
4 聘用合同的規(guī)定
1. 凡經(jīng)公司錄用的職員，公司將與每位職員簽署勞動(dòng)合同書(shū);
2. 勞動(dòng)合同書(shū)主要包括公司用工的權(quán)利和義務(wù)，職員的權(quán)利和義務(wù)，違約責(zé)任等內(nèi)容;
3. 員工也可以其他方式與公司簽署勞務(wù)合同，方式及內(nèi)容由雙方商定。
5 轉(zhuǎn)正后的員工由管理部負(fù)責(zé)建立相應(yīng)的社會(huì)福利和社會(huì)保險(xiǎn)。
七、 解聘、辭職
l 公司有權(quán)辭退不合格員工;員工亦有辭職的自由，但必須按離職流程規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù);員工與公司簽訂聘用合同后，雙方都必須嚴(yán)格履行合同。員工不得隨便辭職，用人單位不準(zhǔn)無(wú)故辭退員工。
2 辭職：?jiǎn)T工轉(zhuǎn)正后辭職必須提前以書(shū)面形式通知所屬部門(mén)(提前一個(gè)月以書(shū)面形式申請(qǐng))，部門(mén)經(jīng)理在總經(jīng)理批準(zhǔn)后通知管理部。該人員按"員工離職流程表"順序辦理有關(guān)手續(xù)，由管理部監(jiān)督辦理完所有手續(xù)后，該員工正式離職，其個(gè)人資料由管理部保存一年。人事關(guān)系應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)調(diào)離公司并支付相應(yīng)存檔費(fèi)用，逾期不轉(zhuǎn)的人事關(guān)系將轉(zhuǎn)入其戶(hù)口所在地的街道辦事處。員工提出辭職后一個(gè)月內(nèi)仍算公司職員，需照常上班，否則需向公司支付一個(gè)月工資總額作為補(bǔ)償金。凡未辦妥手續(xù)擅自離職者，公司按規(guī)定追究其法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
3 辭退：公司辭退轉(zhuǎn)正后的職員必須提前一個(gè)月以書(shū)面形式通知本人，公司闡明辭退理由。否則公司需向職員支付一個(gè)月工資總額作為補(bǔ)償金。被辭退職員在收到辭退通知的一個(gè)月內(nèi)，仍算公司職員，應(yīng)照常上班，一個(gè)月后應(yīng)立即辦手續(xù)離開(kāi)公司。
第二章 人事管理
一、 考勤制度
l 工作時(shí)間
工作實(shí)行五天工作制：星期一至星期五工作日。星期六、日和國(guó)家法定假
日休息。每天工作時(shí)間為：上午：8：30-12：00 下午：13：00-17：30
2 考勤管理
公司考勤員由前臺(tái)兼任，由管理部管理�？记趩T應(yīng)做好每日出勤的監(jiān)督，每月1日將上月考勤統(tǒng)計(jì)表報(bào)管理部及各部門(mén)主管。
3 請(qǐng)假
1. 各部門(mén)員工請(qǐng)假2日以?xún)?nèi)(含2日)的，須至管理部填寫(xiě)"假期申請(qǐng)單"報(bào)本部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)交由管理部存檔;請(qǐng)假2日以上其部門(mén)經(jīng)理需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。部門(mén)經(jīng)理或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人請(qǐng)假需總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2. 公司員工每月享受一天帶薪病假，不得累計(jì)。凡虛報(bào)請(qǐng)假事由，經(jīng)公司發(fā)現(xiàn)將給與當(dāng)事人口頭警告處分并扣發(fā)一定的工資。
3. 提前書(shū)面請(qǐng)假經(jīng)公司同意并不計(jì)入帶薪病假者，將按請(qǐng)假天數(shù)扣發(fā)當(dāng)月工資。未經(jīng)公司同意擅自休假計(jì)為曠工，曠工將按其曠工小時(shí)數(shù)以200%的比例扣發(fā)曠工者當(dāng)日工資并給與書(shū)面警告處分。
4. 曠工三日以上(含三日者),公司有權(quán)作為自行離職處理,一切后果當(dāng)事人自負(fù)。
4 遲到、早退
1. 員工無(wú)故遲于8：30上班、早于17：30下班將記為遲到或早退;超過(guò)半小時(shí)的按曠工計(jì)。
2. 凡一個(gè)月內(nèi)達(dá)三次(含三次)無(wú)故遲到、早退將給予當(dāng)事人口頭警告或書(shū)面警告的處分并扣發(fā)50元工資。
3. 午間吃飯時(shí)間不得早于12：00，下午上班時(shí)間不得遲于13：00，否則記為 遲到、早退。
二、 休假制度
l 員工按國(guó)家法定節(jié)假日休息。
2 有薪假：?jiǎn)T工正式聘用在公司服務(wù)滿(mǎn)12個(gè)月后, 享受有薪假待遇。
3 正式聘用5年以下的員工可享受一年一次有薪年假7天，以后每年增加一天，最多不超過(guò)15個(gè)工作日。
4 產(chǎn)育假：女員工產(chǎn)假為90天，其中產(chǎn)前休假15天。以下兩種情況可適當(dāng)增加產(chǎn)假天數(shù)：
1. 生育時(shí)難產(chǎn)(如剖腹、破裂)憑醫(yī)院證明可增加產(chǎn)假15天;
2. 獨(dú)生子女證可增加產(chǎn)假90天;
3.產(chǎn)假期間發(fā)放工資總額的80%，原有的福利待遇保留;
4.產(chǎn)假期間公司將填補(bǔ)其職位，假期結(jié)束后，公司內(nèi)如有同等薪資和職位
存在，將優(yōu)先考慮;否則，公司將另行安排其他工作。
5 計(jì)劃生育假：計(jì)劃生育假按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。假期內(nèi)發(fā)放基本工資。
6 婚假：在本公司服務(wù)滿(mǎn)一年且符合國(guó)家晚婚規(guī)定的員工，可享受10天有薪婚假。在本公司服務(wù)未滿(mǎn)一年者可酌情處理�；榧偬鞌�(shù)包括星期六、星期日，但不包括法定假日。
7 喪假：正式員工直系親屬死亡，可享受有薪喪假3天。
8 休假補(bǔ)充說(shuō)明：
1. 員工在試用、見(jiàn)習(xí)、實(shí)習(xí)期間不享受休假待遇;
2. 一年內(nèi)病假累計(jì)超過(guò)10天者，其年假為5天;事假累計(jì)超過(guò)10天者，其年假為5天;
3. 女員工產(chǎn)假后，不再享受當(dāng)年年假待遇;
4. 如因公無(wú)法休假者經(jīng)申請(qǐng)公司可以給與補(bǔ)償或?qū)⑿菁偻七t到下一年度使。但不能提前享用下年度休假。如有特殊情況，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5. 凡符合休假條件的職員，須由公司根據(jù)情況有計(jì)劃地安排休假;
6. 上述假期包括公休日(星期六、星期日)，但不包括法定節(jié)假日。
三、 薪資、福利制度
(一)薪酬福利原則
1、 公司的薪酬原則是提供在同行業(yè)中具有競(jìng)爭(zhēng)力的薪酬水平，即員工的薪酬將保持在同行業(yè)人力資源市場(chǎng)的平均水平以上。
2、 基于公平對(duì)待每位員工的原則，根據(jù)員工所相應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和對(duì)公司的貢獻(xiàn)，以及員工的'業(yè)績(jī)表現(xiàn)，來(lái)確定每位員工的薪酬級(jí)別。
3、 公司將定期與其他同行業(yè)公司的薪酬水平作比較，以確保競(jìng)爭(zhēng)力。
4、 薪酬、福利制度每年由管理部修訂一次，員工的薪酬、福利將根據(jù)新的薪酬、福利制度進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。
5、 公司按照"按勞取酬、多勞多得"的分配原則，根據(jù)員工的崗位、職責(zé)、能力、貢獻(xiàn)、表現(xiàn)、工作年限等情況綜合考慮其薪酬、福利的調(diào)整。
6、 公司按國(guó)家有關(guān)規(guī)定為員工辦理各項(xiàng)保險(xiǎn)。
(二)薪酬組成
員工的月薪酬總額由基本工資和崗位工資兩部分組成。
(三)薪酬發(fā)放
1、 薪酬發(fā)放時(shí)間為每月6日(考勤月為每月1日至30或31日)
2、 員工于每月6日至管理部領(lǐng)取工資單，并持公司為每位員工辦理的儲(chǔ)蓄卡至相關(guān)銀行領(lǐng)取并核對(duì)，如有異議，及時(shí)至管理部查詢(xún)。
(四)加班與加班工資
1、 加班工資制度及補(bǔ)假制度僅適用于管理部，其余員工及部門(mén)主管級(jí)以上人員因工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，在確定薪資水平及獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃時(shí)已計(jì)入可能發(fā)生的超時(shí)工作報(bào)酬，故不另行享受加班工資。
2、 公司因業(yè)務(wù)需要，可要求員工在正常工作時(shí)間以外或節(jié)假日期間加班，公司按勞動(dòng)法有關(guān)規(guī)定支付加班工資或給予補(bǔ)假，加班以半天起算，
具體方法如下：
l 工作日加班工
=月薪酬總額 /30×1.5×加班時(shí)間
工作日加班補(bǔ)假=1.5×加班時(shí)間
2 休息日加班工資=月薪酬總額 /30×2×加班時(shí)間
休息日加班補(bǔ)假=2×加班時(shí)間
3 國(guó)定假日加班工資=月薪酬總額 /30×3×加班時(shí)間
國(guó)定假日加班補(bǔ)假=3×加班時(shí)間
3、 出差或客戶(hù)應(yīng)酬等交際活動(dòng)不計(jì)加班。
4、 工作日加班至晚上7：00以后以及休息日或國(guó)定假日加班的員工，可申請(qǐng)加班餐貼，費(fèi)用為8元/餐。
5、 員工如需加班，應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)"加班申請(qǐng)表"，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后，方可按有關(guān)制度執(zhí)行。
(五) 獎(jiǎng)金計(jì)劃
公司所有正式員工均有資格享受公司的各項(xiàng)獎(jiǎng)金計(jì)劃。獎(jiǎng)金計(jì)劃是根據(jù)個(gè)人、不同部門(mén)等具體核定設(shè)計(jì)的。公司有權(quán)根據(jù)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，隨時(shí)對(duì)獎(jiǎng)金計(jì)劃的設(shè)計(jì)、發(fā)放、對(duì)象等作出調(diào)整。
(六) 社會(huì)保險(xiǎn)福利
員工轉(zhuǎn)正后可享受?chē)?guó)家規(guī)定的有關(guān)福利，以2001年為例投保比率具體如下：福利總額為基本工資的35%，其中公司支付26.5%(養(yǎng)老保險(xiǎn)19%、工傷保險(xiǎn) 0.4%、失業(yè)保險(xiǎn) 1.1%、大病醫(yī)療保險(xiǎn) 6%)，員工本人承擔(dān)8.5%(養(yǎng)老保險(xiǎn) 7%、失業(yè)保險(xiǎn) 0.5%、大病醫(yī)療保險(xiǎn) 1%)。公司將隨時(shí)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對(duì)具體投保比率作出調(diào)整。
第三章 培訓(xùn)制度
員工培訓(xùn)的基本任務(wù)是：通過(guò)各種形式的培訓(xùn)，使全體員工達(dá)到本崗位工作所要求的政治思想、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作技能的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要和現(xiàn)代科枝、管理的進(jìn)步，適時(shí)地對(duì)員工進(jìn)行更新知識(shí)的培訓(xùn)。
員工培訓(xùn)要遵循"干什么，學(xué)什么，缺什么，補(bǔ)什么;學(xué)以致用，學(xué)用對(duì)口"的原則，從實(shí)際出發(fā)，按需培訓(xùn)，靈活多詳，保質(zhì)保量。
公司將努力創(chuàng)造條件，積極支持員工的對(duì)口培訓(xùn)，保證員工接受培訓(xùn)的權(quán)利和義務(wù)。員工參加培訓(xùn)要服從公司的統(tǒng)一安排，培訓(xùn)后為公司服務(wù)。
一、培訓(xùn)方式
l 公司對(duì)職工進(jìn)行的崗位責(zé)任培訓(xùn)、規(guī)章制度的培訓(xùn)以及基本素質(zhì)的培訓(xùn)。
2 公司獨(dú)立舉辦或與其他單位合辦的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、外語(yǔ)培訓(xùn)班、專(zhuān)題講座等。
3 信息行業(yè)新技術(shù)認(rèn)證培訓(xùn)班、研討班、短訓(xùn)班。管理科學(xué)研討班、短訓(xùn)班。
二、培訓(xùn)組織管理
l 員工培訓(xùn)由公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)，管理部負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。管理部負(fù)責(zé)的培訓(xùn)工作：
1. 根據(jù)公司的要求及部門(mén)主管編制的員工培訓(xùn)計(jì)劃，制定、修改員工培訓(xùn)方面的制度和長(zhǎng)短期規(guī)劃。
2. 建立員工知識(shí)結(jié)構(gòu)、教育背景及培訓(xùn)檔案。
3. 收集IT業(yè)培訓(xùn)合作伙伴及其培訓(xùn)課程等最新動(dòng)態(tài)。
4. 組織舉辦各種類(lèi)型的技術(shù)講座、管理知識(shí)培訓(xùn)班、外語(yǔ)輔導(dǎo)班、重要崗位
的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)班(含研修、考察、專(zhuān)題講座)等。
5. 組織員工或客戶(hù)參加外部著名IT公司、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)或管理科學(xué)培訓(xùn)。
6. 與國(guó)內(nèi)外著名大學(xué)合作，組織并管理公司所需相關(guān)專(zhuān)業(yè)的研究生班，并
積極吸納優(yōu)秀人才加盟公司。
7.轉(zhuǎn)崗人員的培訓(xùn)。
2 各部門(mén)負(fù)責(zé)的培訓(xùn)工作：
1、協(xié)助管理部貫徹執(zhí)行公司有關(guān)員工培訓(xùn)的制度和規(guī)定。
2、 根據(jù)公司要求，制定本部門(mén)員工培訓(xùn)計(jì)劃，并向管理部反映員工對(duì)培訓(xùn)工作的意見(jiàn)和要求。
3、 對(duì)本部門(mén)的員工進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)和考核，并將培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)考核結(jié)果報(bào)管理部。
三、員工參加培訓(xùn)的條件
l 除公司安排的培訓(xùn)外，其參加的各類(lèi)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不應(yīng)占用工作時(shí)間，公司不予報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用。
2 對(duì)品德素質(zhì)好、工作成績(jī)突出、具有培養(yǎng)前途的員工，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，可優(yōu)先安排參加各類(lèi)培訓(xùn)并提供所需費(fèi)用和時(shí)間。
3 對(duì)工作不努力或不安心在本部門(mén)工作的員工不予安排在職培訓(xùn)。
四、培訓(xùn)的審批程序
l 公司安排員工參加的各類(lèi)培訓(xùn)，須由部門(mén)主管報(bào)管理部核批備案并報(bào)總經(jīng)理審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，派出參加培訓(xùn)的員工需與公司簽訂培訓(xùn)協(xié)議;
2 由公司統(tǒng)一安排的員工培訓(xùn)，參加人員須由公司有關(guān)部門(mén)推薦，核報(bào)總經(jīng)理審批同意。參加培訓(xùn)的人員需與公司簽訂上述培訓(xùn)協(xié)議。
五、培訓(xùn)費(fèi)用和待遇
l 由公司統(tǒng)一安排的各類(lèi)培訓(xùn)，其培訓(xùn)費(fèi)待本人提交培訓(xùn)報(bào)告、并取得合格證書(shū)后，部門(mén)給予報(bào)銷(xiāo)。培訓(xùn)不合格者，學(xué)費(fèi)自理。
2 員工參加各類(lèi)培訓(xùn)班學(xué)習(xí)期間，工資、獎(jiǎng)金和福利待遇按公司有關(guān)定辦理。
六、員工培訓(xùn)的獎(jiǎng)懲
l 員工參加業(yè)余學(xué)習(xí)所占用的考試時(shí)間，每門(mén)課程不應(yīng)超過(guò)一天，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)占用的工作時(shí)間，按曠工處理。
2 參加培訓(xùn)的員工有義務(wù)在公司內(nèi)傳授所學(xué)內(nèi)容，經(jīng)管理部審查確認(rèn)質(zhì)量后，公司將給予表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。
3 員工參加培訓(xùn)的專(zhuān)業(yè)、時(shí)間、形式、成績(jī)、培訓(xùn)總結(jié)及費(fèi)用開(kāi)支都要詳細(xì)、準(zhǔn)確地計(jì)入員工培訓(xùn)檔案，作為員工晉升、評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)及今后繼續(xù)培訓(xùn)的重要依據(jù)之一。
因個(gè)人原因要求辭職、調(diào)離公司工作的，本人必須按培訓(xùn)協(xié)議全部或部分退還公司所支付的國(guó)內(nèi)外學(xué)習(xí)費(fèi)用。
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人事部人事檔案規(guī)定條例
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課(寧波地區(qū))負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T(mén)負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核,總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的`內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理:新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件(畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認(rèn)證證書(shū))復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案(內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料)并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度:一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題;員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后;對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失;發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀等;檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞(員工異動(dòng))：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新,人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)(或總裁)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請(qǐng)表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
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