人事檔案如何裝訂

　　裝訂是將印好的書頁加工成冊等印后加工工藝的體現(xiàn)，你知道如何裝訂人事檔案嗎?以下是小編為你整理的人事檔案如何裝訂，希望能幫到你。

　　人事檔案如何裝訂

　　檔案裝訂是檔案整理中的一項工作。檔案裝訂方式對于日后檔案的保管、檢索利用、復(fù)制和鑒定銷毀，以及檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換等許多方面都具有一定影響，采用何種檔案裝訂方式，同時決定著工作效率。筆者在評述了傳統(tǒng)的檔案裝訂方式后，從檔案管理現(xiàn)代化需要出發(fā)，提出了新的檔案裝訂方法。

　　一、關(guān)于檔案裝訂方式的歷史回顧。

　　上個世紀(jì)五六十年代到八十年代中期，許多單位以案卷為單位，使用硬卷皮將卷內(nèi)文件用粗棉線繩合訂。上個世紀(jì)八十年代后期到世紀(jì)末期流行的方法是：拆除文件上的金屬釘后，以單份歸檔文件為單位，用縫紉機(jī)扎邊，或者使用細(xì)棉線(又稱作“小線”)將厚文件裝訂。在那個時期，先后進(jìn)行的“企業(yè)檔案管理升級達(dá)標(biāo)”和“企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定”兩項活動中，一旦發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)或文件內(nèi)遺留金屬物，輕則扣掉1分，重則扣掉5分。由此可見，當(dāng)時對于文件線訂的規(guī)定，執(zhí)行得是多么嚴(yán)格啊!從本世紀(jì)初開始，《歸檔文件整理規(guī)則》等新的規(guī)定陸續(xù)出臺，逐漸放松了對檔案線訂的要求，鐵路部門則以“加固”取代了檔案和文件必須線訂的規(guī)定。

　　二、檔案線訂方式利弊評述

　　1.線訂檔案(文件，下同)方法利弊共存。這種裝訂方法的好處，一是防止檔案受潮引起金屬釘銹蝕而污染損壞檔案，同時，線訂文件外觀整齊，裝訂牢固，可避免外借過程中檔案的散失，尤其是硬卷皮合訂的檔案，對于卷內(nèi)文件有著很好的防光防塵防污漬防損傷作用。

　　2.線訂檔案工作效率低。線訂檔案由于必須先拆除文件上的金屬釘或其他金屬裝訂物，然后再用縫紉機(jī)將文件扎邊，或者使用線繩將檔案裝訂。使用這種方法裝訂的檔案，雖然美觀牢固，但是，其弊端集中表現(xiàn)在以下三點：線訂文件需要配置縫紉機(jī)、啟釘機(jī)、裝訂機(jī)等專用設(shè)備，以及縫紉機(jī)機(jī)針、大量棉線、小線，花費(fèi)了大量物力，此為一費(fèi)；拆釘、理順文件、縫紉機(jī)扎邊這些工作往往需要2-3人同時操作，花費(fèi)了大量人力，此為二費(fèi)；采用線訂檔案方式，使得花費(fèi)在檔案整理上的時間延長了2-3周，花費(fèi)了大量時間，此為三費(fèi)。過去，某些教條執(zhí)行線訂規(guī)定的人，甚至將裝訂美觀的企業(yè)章程、技術(shù)規(guī)范、招投標(biāo)文件，以及科技?xì)w檔材料中的技術(shù)文件合訂本、圖冊也硬性拆除其間的金屬裝訂物，重新線訂必然嚴(yán)重?fù)p傷了文件外觀美感；繁忙無序的工作，常常導(dǎo)致倉促間拆釘撕裂文件，或在縫紉機(jī)扎邊時誤將幾份薄文件(如只有一兩頁的“人事令”)合訂在一起，使得被合訂文件日后查找成為“大海撈針”�！叭�費(fèi)”的直接后果是降低了工作效率，不適合當(dāng)前中小機(jī)關(guān)、企事業(yè)“減員增效”改革，以及改革后檔案管理人員普遍身兼數(shù)職，工作非常繁忙這一狀況，更不適應(yīng)檔案快速檢索或紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換(電子掃描)等項工作的開展。不管是文書管理人員還是檔案管理人員，或者是二者崗位合一者，誰還有時間和精力，再按照文件線訂的繁瑣要求有條不紊地整理檔案呢?

　　3.線訂檔案的其他問題。

　　(1)不適合于檔案檢索利用。由于個別文件在文書立卷(指“合訂”方式)或歸檔文件組成保管單位時產(chǎn)生混類混卷現(xiàn)象，僅僅依靠“案卷目錄”或“歸檔文件目錄”的單一途徑檢索檔案十分困難；過去以卷為單位合訂的檔案，一人借出后，卷內(nèi)其他文件別人無法再利用。

　　(2)以卷為單位合訂的文件復(fù)印效果不好，特別厚的合訂案卷必須拆卷，將其中所需文件取出才可復(fù)印，而多次拆卷必然損傷案卷，尤其是縫紉機(jī)扎邊文件，更不能將這些文件反復(fù)裝訂、拆散，然后再裝訂--- ---。

　　(3)異地存放檔案(即機(jī)關(guān)辦公和檔案庫房兩者地點相距較遠(yuǎn)，如中國鐵路物資總公司機(jī)關(guān)和幾家下屬單位，兩點相距6-20千米不等)，因攜帶檔案原件不便，大量的檔案利用必須采取傳真方式才可實現(xiàn)，而合訂案卷或縫紉機(jī)扎邊文件必須逐頁拆散，才能傳真。

　　(4)標(biāo)有密級的文件與普通文件合訂成一卷，就必須按照相應(yīng)保密規(guī)定，控制該卷檔案的閱讀范圍，不該涉密者因無法利用其中文件必定貽誤工作。

　　(5)線訂檔案的最大弊端，給檔案信息數(shù)字化形成障礙。需要掃描的合訂案卷必須逐卷拆開，單份厚的裝訂文件也要逐頁拆開，才能進(jìn)行掃描。

　　(6)在鑒定文件合訂的期滿案卷時，該卷中應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保存的文件必須拆卷取出并再與相關(guān)案卷合訂，加大了檔案鑒定工作復(fù)雜程度。由此可見，線訂檔案的裝訂方式對于檔案現(xiàn)代化管理已經(jīng)十分不適應(yīng)，嚴(yán)重制約了檔案的檢索利用、復(fù)印傳真及電子掃描等項工作的開展，這種檔案裝訂方式應(yīng)當(dāng)盡快改變。

　　三、筆者提倡的檔案裝訂方法

　　當(dāng)前，簡約已經(jīng)成為一種社會時尚，檔案裝訂也應(yīng)當(dāng)簡便高效。筆者推廣的檔案裝訂方法是：以單份歸檔文件為單位，用訂書器在文件左上角裝訂一個金屬釘，保證文件不散不亂即可。這種紙質(zhì)檔案裝訂方法非常適用于文件復(fù)印、傳真和掃描。將來，永久保管期限檔案需要進(jìn)館時，先將所有進(jìn)館的紙質(zhì)檔案予以數(shù)字化，再按照相應(yīng)規(guī)定裝訂文件。此種方法的好處：

　　一是實現(xiàn)了檔案整理的“三節(jié)約”，將檔案整理所花費(fèi)的人力物力時間壓縮到最低限度，大幅度提高了工作效率；

　　二是檔案在本單位保存的幾十年間，其檢索利用、復(fù)制傳真乃至數(shù)字化轉(zhuǎn)換都是十分方便的；

　　三是便于對標(biāo)示密級文件合理控制閱讀范圍，有利于檔案信息的廣泛社會共享。另外，這種檔案裝訂方法對于卷內(nèi)文件的合理調(diào)整、補(bǔ)充及檔案鑒定，都是十分便利的。用系統(tǒng)。

　　裝訂是將印好的書頁加工成冊等印后加工工藝的體現(xiàn)，你知道如何裝訂人事檔案嗎?以下是小編為你整理的人事檔案如何裝訂，希望能幫到你。

　　歸檔文件整理規(guī)則

　　檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22—2015)(代替DA/T 22—2000)經(jīng)全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實施。

　　歸檔文件整理規(guī)則

　　1、范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　2、規(guī)范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范

　　DA/T 1-2000 檔案工作基本術(shù)語

　　DA/T 13-1994 檔號編制規(guī)則

　　DA/T 25-2000 檔案修裱技術(shù)規(guī)范

　　DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　3、術(shù)語和定義

　　下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.1 歸檔文件 archival document(s)

　　立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。

　　3.2 整理 arrangement

　　將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等)，使之有序化的過程。

　　3.3 件 item

　　歸檔文件的整理單位。

　　3.4 檔號 archival code

　　在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。

　　4、整理原則

　　4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理。

　　4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　5、一般要求

　　5.1 組件(件的組織)

　　5.1.1 件的構(gòu)成

　　歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外)；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等)一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

　　5.1.2 件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　5.2 分類

　　5.2.1 立檔單位應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

　　5.2.2 歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行三級分類。

　　(a)按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度�？缒甓刃纬傻臅�議文件歸入閉幕年�？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　(b)按機(jī)構(gòu)(問題)分類

　　將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時采用。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。

　　(c)按保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　5.2.3 規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級分類。

　　5.3 排列

　　5.3.1 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列。

　　5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

　　5.3.3 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.4 編號

　　5.4.1 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則。

　　5.4.2 檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問題)代碼-件號。

　　上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“”隔開。如“Z109-WS2011-Y-BGS-0001”。

　　5.4.3 檔號按照以下要求編制：

　　(a)全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T 13-1994編制。

　　(b)檔案門類代碼年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。

　　(c)保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。

　　(d)機(jī)構(gòu)(問題)代碼：機(jī)構(gòu)(問題)代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)(問題)分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)(問題)代碼。

　　(e)件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。

　　5.4.4 歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識。

　　5.4.5 歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機(jī)構(gòu)(問題)可以作為選擇項(見附錄A 圖A1)。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機(jī)構(gòu)(問題)按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(見附錄A 圖A2)。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識，機(jī)構(gòu)(問題)也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標(biāo)識(見附錄A 圖A3)。

　　5.5 編目

　　5.5.1 歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。

　　5.5.2 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

　　(a)序號：填寫歸檔文件順序號。

　　(b)檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。

　　(c)文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。

　　(d)責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

　　(e)題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號“[ ]”。

　　(f)日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。

　　(g) 密級：文件密級按文件實際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。

　　(h)頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　(i)備注：注釋文件需說明的情況。

　　5.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置(見附錄B 圖B1)。

　　5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面(見附錄B 圖B2)。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)，其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。

　　6、紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架

　　6.1 修整

　　6.1.1 歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

　　6.1.2 歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù)；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。

　　6.1.3 歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　6.1.4 對于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

　　6.2 裝訂

　　6.2.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　6.2.2 應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

　　6.2.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

　　6.2.4 永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂(見附錄C 圖C1、圖C2)或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。

　　6.2.5 永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　6.2.6 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　6.3 編頁

　　6.3.1 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼。

　　6.3.2 頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　6.3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　6.4 裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　6.4.1 檔案盒

　　6.4.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等(見附錄D 圖D1)。

　　6.4.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(見附錄D 圖D2、圖D3)。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

　　6.4.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

　　6.4.2 備考表

　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(見附錄E)。

　　(a)盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　　(b)整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　(c)整理日期：歸檔文件整理完成日期。

　　(d)檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。

　　(e)檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

　　6.5 排架

　　6.5.1 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

　　6.5.2 歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)(問題)序列依次上架，便于實體管理。

　　6.5.3 歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

　　7、歸檔電子文件的整理要求

　　7.1 歸檔電子文件組件(件的組織)、分類、排列、編號、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》“5 一般要求”的規(guī)定。

　　7.2 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　7.3 歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(2014年)、GB/T 18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。

　　人事檔案整理流程

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機(jī)盤片、實物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

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