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完善人事檔案的規(guī)定

一、目的

完善人事檔案的規(guī)定

為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。

二、管理職責(zé)

人力資源部人事檔案管理職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范;

2、負(fù)責(zé)本制度在實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查;

3、負(fù)責(zé)公司全體員工人事檔案管理工作;

三、人事檔案內(nèi)容

人事檔案是全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：

1、履歷材料(包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷資料);

2、學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;

3、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料;

4、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議材料;

5、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、錄用、聘用、離職材料;

6、身份證、畢業(yè)證復(fù)印件;

7、照片一張;

8、文件檔案資料移交明細(xì)表。

四、人事檔案編號(hào)

必須按照統(tǒng)一的編號(hào)(員工為：W×××××，職員為：M×××××)進(jìn)行編號(hào)，檔案按部門分類做標(biāo)記方便查找。

(由其他部門轉(zhuǎn)入的員工檔案，仍按照其原來(lái)的員工編號(hào)進(jìn)管理，并分類存檔管理。)

五、人事檔案的收集

1、新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理，并交由人力資源部人事檔案保存管理的人員統(tǒng)一歸檔。

① 前臺(tái)文員：新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的身份證件復(fù)印件、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件、技術(shù)職稱相關(guān)證件、健康證復(fù)印件、一寸照片、填寫《員工入職登記表》后，統(tǒng)一裝訂，并在《員工入職登記表》下方寫上員工編號(hào)、員工姓名、入職日期、轉(zhuǎn)正日期，辦理完后將以下檔案交至招聘專員。

② 招聘專員：收到以上資料后，將《應(yīng)聘人員面試登記表》(必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時(shí)的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署)及相關(guān)部門試題統(tǒng)一裝訂后存檔。

2、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)

員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人事專員必須將《人事異動(dòng)表》、《員工轉(zhuǎn)正考核表》收集后歸入該員工的人事檔案袋內(nèi)。

3、員工辦理異動(dòng)手續(xù)時(shí)

人力資源部門在完成員工異動(dòng)手續(xù)三個(gè)工作日內(nèi)，將員工異動(dòng)手續(xù)資料存入該員工檔案內(nèi)，具體資料有：

1)《人事異動(dòng)表》;

2)《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》《待辦工作(事宜)移交明細(xì)表》

4、員工辦理離職手續(xù)時(shí)

人事專員在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料存入該員工的檔案并移出在職人員人事檔案，存入離職檔案內(nèi)。

六、人事檔案的借閱與移交

凡借用人事檔案，原則上到人力資源源查閱即可，特殊情況必須填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，由人力資源部經(jīng)理核實(shí)理由，方可借出，借出的檔案必須在一天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。

1、借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和污損檔案資料;