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人事檔案整理流程
檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。以下是小編為你整理的人事檔案整理流程，希望能幫到你。
人事檔案整理流程
檔案整理的文件范圍是：凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。
檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。
全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。
科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行�；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。
按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。
按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
整理員工人事檔案的方法
第一章總 則
第一條 為了提高書院人力資源檔案管理水平，有效地保護和利用好檔案，更好地為我院各項工作服務(wù)，結(jié)合我院實際，參照檔案管理的基本要求，特制定本規(guī)定。
第二條 書院員工人力資源檔案由人力資源處集中保管。其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料;辦理檔案的查詢、借用;探索建立適合書院院情的人力資源檔案管理和使用辦法。不斷研究檔案工作情況，逐步實現(xiàn)人力資源檔案管理的規(guī)范化。
第三條 學(xué)習、貫徹執(zhí)行國家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結(jié)合我院的實際情況，制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負責組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和執(zhí)行。
第四條 嚴格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案的完整、安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條 歸檔范圍
(一)考試錄用形成的有關(guān)材料：如應(yīng)聘人員考核登記表、應(yīng)聘考試材料、入職報到表、合同書等。
(二)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表和屬于自傳性質(zhì)的材料:如學(xué)歷、教師資格、職稱證明書及相關(guān)證件復(fù)印件等。
(三)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料：如年度考核材料，民主評議的綜合材料，組織審定的考察材料等。
(四)認定、評聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報表、聘任、認定專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料、有關(guān)證書等。
(五)黨、團組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料：如中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準轉(zhuǎn)正的)入黨申請書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;民主評議黨員材料等;中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書、申請書、團員登記表等材料;加入民主黨派的有關(guān)材料等。
(六)表彰獎勵活動中形成的有關(guān)材料：如評選、嘉獎、通報表揚先進工作者等形成的表彰材料。
(七)定職、定級材料。
(八)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：如轉(zhuǎn)正定級、各種工資變動，提職晉級和獎勵工資等材料;解決各種待遇問題的審批表、批復(fù)材料等。
(九)參加院內(nèi)外有關(guān)培訓(xùn)進修等的有關(guān)材料。
(十)健康檢查的有關(guān)材料：新錄用人員體檢表等有關(guān)反映身體健康情況的材料。
(十一)辭退材料、辭職審批材料等其它起重要依據(jù)作用的材料。
(十二)其他有鑒定性、結(jié)論性的材料等。
第六條 收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績的材料，充實檔案的內(nèi)容。
(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時將這些材料補充進員工檔案。
(四)人力資源處要嚴格執(zhí)行上級有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項規(guī)定，主動和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。
第七條 歸檔要求
(一)收集的材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實、完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。
(二)不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔。凡銷毀材料，必須詳細登記，經(jīng)人力資源處負責人檢查，并報請書院主管負責人審查批準。
(三)歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。聘用錄取時的有關(guān)個人的證明材料沒有原件可用復(fù)印件，在院內(nèi)工作時形成的材料要用原件，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。材料必須有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期并注意不歸重復(fù)材料。
(四)凡規(guī)定要同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人的簽字，特殊情況下本人見面后未簽字的，可由組織注明。
(五)員工人事檔案材料的載體，使用A4規(guī)格的辦公用紙，文字須是打印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。
(六)各類人事檔案材料應(yīng)在材料形成后盡快歸檔。
第三章 人事檔案工作崗位職責
第八條 檔案管理
檔案管理實行專人責任制，對檔案實行嚴格安全管理。由人力資源處檔案專管員負責保管與整理。
第九條 負責人力資源處工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責
(一)組織本部門人員學(xué)習檔案法規(guī)，認真執(zhí)行集團公司、書院員工人事檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本部門的議事日程。
(二)與書院各部門相互配合，加強聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案質(zhì)量。
(三)帶頭落實書院人事檔案管理的規(guī)章制度，不斷推進書院人事檔案管理工作的規(guī)范化、實用化。
(四)與書院發(fā)展同步，不斷創(chuàng)新人力資源檔案建設(shè)，為書院建好人才資源庫。
(五)關(guān)心和支持檔案管理人員的工作，明確具體要求，幫助其解決工作中的實際困難，不斷提高檔案管理水平。
(六)做好與檔案建設(shè)與管理相關(guān)的其他工作。
第十條 人事檔案管理人員的職責
(一)自覺執(zhí)行上級有關(guān)人事檔案工作的安全保密規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，確保員工人事檔案的安全保密。
(二)認真執(zhí)行上級關(guān)于人事檔案工作的政策和法規(guī)，制定和不斷完善本書院員工人事檔案工作的各項管理制度。
(三)做好對員工人事檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用等工作。
(四)認真執(zhí)行員工檔案歸檔的各項規(guī)定，自覺堅持平時立卷，做好文件材料的收集積累、保管、整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整準確。
(五)歸檔材料做到案卷目錄填寫清楚，并做到歸檔材料合適清楚，準確無誤。
(六)積極主動學(xué)習檔案工作的有關(guān)法規(guī)及業(yè)務(wù)知識，不斷提高檔案管理工作水平。
(七)做好員工人事檔案的統(tǒng)計工作。做到檔案類別、數(shù)量清楚。
(八)始終保持檔案室、柜、盒的整潔、完好。
第十一條 檔案整理工作規(guī)定
(一)在整理檔案時嚴禁吸煙，以確保檔案安全。
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案。
(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后按情況分別予以處理。
(四)在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露員工檔案內(nèi)容。
(五)加強檔案管理，提高檔案的保存價值。做到每月歸檔材料一次。每學(xué)期整理檔案一次，每學(xué)年整理統(tǒng)計一次。按在職和離職員工分類有序徹底整理存放。不得存在有檔案未整理的現(xiàn)象。
(六)做到檔案總目錄及編號與員工檔案實際存放相一致。
第四章 員工人事檔案的使用規(guī)定
第十二條 借閱規(guī)定
檔案查閱原則上實行對上級公開查詢，對下級以人力資源處主任簽字為準，方可查閱。
(一)凡因需要查閱人事檔案的，要經(jīng)過書院人力資源處負責人批準后，方可查閱。
(二)查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。
1 、查閱人員填寫好《查閱員工檔案審批表》及登記表。
2 、查閱人員應(yīng)嚴格執(zhí)行保密制度、閱檔規(guī)定，不準與無關(guān)人員議論檔案內(nèi)容。
3 、查閱必須愛護檔案，嚴禁在材料上畫線、涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損、彎折，保持檔案的整潔。
4 、未經(jīng)批準，不得私自摘抄、拍攝復(fù)制員工檔案材料，如需復(fù)制須辦理登記手續(xù)。復(fù)制的材料，必須加蓋人力資源部公章方可生效，摘抄材料一般不予蓋章。材料由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。
5 、嚴禁在閱檔室內(nèi)或閱覽檔案時吸煙及吃東西。
6 、對查閱人員審查閱檔材料，一看查檔理由是否充分，二看是否有審批人簽名及公章。對查閱人員手續(xù)不完備的，應(yīng)做好說明及解釋工作，并做好登記手續(xù)。
7 、接待閱檔時，須將案卷先清點后再交給閱檔人員，收回時應(yīng)清點后再入庫歸位。
第十三條 檔案轉(zhuǎn)遞、留存規(guī)定
如有確需向外轉(zhuǎn)遞的員工檔案，應(yīng)遵守下列事項：
1 、在院領(lǐng)導(dǎo)批準后，員工檔案經(jīng)復(fù)印后應(yīng)以專員送取或交員工本人自帶復(fù)印件。并做好詳細登記。
2 、對辭退、辭職、退休員工的檔案，留書院檔案室分類保存。
第十四條 借用規(guī)定
(一)員工檔案一般不外借。
(二)本書院部門內(nèi)部需要借用時，必須做好登記;能當天歸還還必須做好當天入庫歸位;借用一般不超過1天，不得擅自轉(zhuǎn)借或送有關(guān)單位查閱。
(三)借用手續(xù)與查閱規(guī)定相同，嚴格執(zhí)行查檔規(guī)定。
(四)每月檢查核對一次借用和查檔次數(shù)，并做好及時入庫歸位工作。
第五章人事檔案保密要求
第十五條 檔案工作人員要認真執(zhí)行《保密法》和有關(guān)的保密制度，增強保密觀念，同一切失密、泄露現(xiàn)象做斗爭。
第十六條 檔案工作人員在保管檔案期間不得私自翻閱人事檔案，對所了解的檔案內(nèi)容不得向外泄密。
第十七條 接收檔案要嚴格辦理交接手續(xù)，離職后不得泄露任何檔案內(nèi)容。
第十八條 閱檔人員要嚴格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關(guān)人員面前議論檔案內(nèi)容;不準轉(zhuǎn)借或給無關(guān)人員翻閱;不得向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容。違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。
第十九條 如有特殊情況，需要出具的各種證明，經(jīng)人力資源處主任批準后，由檔案管理工作人員填寫并加蓋人事部門專用章。本人不得翻閱自己的檔案。
第二十條 非人力資源檔案工作人員不得擅自接觸人事檔案，確保檔案安全。
第二十一條 嚴格履行員工檔案的保管及保密規(guī)定，做好以下幾點：
(一)配置必要的檔案存放、保管等設(shè)備。
(二)認真做好防火、盜、潮、蟲蛀、曬和高溫等六防工作。
(三)每天上、下班要認真對保管柜的安全和保密進行檢查，及時做好防范工作。
(四)每季度定期對案卷進行細致的防蟲檢查，及時做好放防蟲藥等防蟲工作。
(五)建立健全員工檔案的花名冊，按規(guī)定做好保密等工作。
(六)凡是員工及工作人員不準保管和攜帶本人及其親屬的檔案。
(七)每季度必須做好定期對庫存的人事檔案進行核對檢查及統(tǒng)計，并定期做好歸檔材料的入卷工作，確保有效地保護和利用員工人事檔案。
第六章附 則
第二十二條 本規(guī)定今后如與上級規(guī)定有抵觸，應(yīng)及時修改補充。隨著書院的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展，本規(guī)定將不斷修訂完善。
第二十三條 本規(guī)定由人力資源處負責解釋。
建立人事檔案的作用與意義
人事檔案是公司檔案袋的重要組成部分，是一家公司的文化底蘊，可以全方面綜合的考察員工，作為升遷加薪等的考察一句，也可以有效避免產(chǎn)生不必要的糾紛。公司人事檔案主要包括：
員工簡歷、面試評估表、入職登記表、勞動合同、身份真復(fù)印件、照片等。主要可以分為三大板塊：
入職員工：
新員工登記表、人才登記表、畢業(yè)證復(fù)印件、銀行卡號、合同申請表、離職證明（上一家單位）、勞動合同復(fù)印件、入職體檢表、入職承諾書（承諾與上家單位家畜勞動關(guān)系，發(fā)生糾紛與本公司無關(guān)）
在職員工：
試用期轉(zhuǎn)正評估表、崗位升遷申請（人事異動審批表）、請假記錄、值班記錄、考勤記錄、培訓(xùn)簽到表、月底績效考核表、年終考核表、年終總結(jié)
離職員工：
離職申請、理智工作交接表、離職證明或解除勞動合同通知書
人事檔案編號：
入職年份+流水號例：2012年6月3日入職，則該員工編號為：2012060301人事檔案管理：
固定人員（入職、在職員工）和流動人員（離職員工）：以個人為單位用檔案袋收納應(yīng)聘人員：以整體為單位用檔案袋收納
固定人員的人事檔案借閱需經(jīng)部門主管同意
流動人員檔案和應(yīng)聘人員人事檔案借閱需經(jīng)檔案管理人員同意
流動人員檔案自人員離開之日起3年后可銷毀，應(yīng)聘人員檔案自投遞之日起2年后可銷毀。
注：所有人員的檔案都應(yīng)建立電子檔以備查閱
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