人事檔案的整理與歸檔

　　人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，人事檔案的整理與歸檔有什么需要注意的?以下是小編為你整理的人事檔案的整理與歸檔，希望能幫到你。

　　人事檔案的整理與歸檔

　　文書檔案歸檔整理操作方法--收集裝訂歸檔判斷分類排列編目裝盒

　　檔案管理分為文書檔案盒、科技檔案(基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品)、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案(人事檔案)、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即"遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用"。

　　一、文書檔案管理基本要求

　　要整理好文書檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)和《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》。

　　二、文書檔案管理基本概念

　　(一)文書檔案管理歸檔文件：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。

　　(二)文書檔案管理歸檔文件的整理，將文書檔案管理歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章(編號(hào))、編目(編制文書檔案管理歸檔文件目錄)、裝盒，使之有序化的過程。

　　歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書處理的終點(diǎn)、檔案管理http://emrowgh.com的起點(diǎn)。

　　(三)全宗：指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體或其它的組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，設(shè)立全宗的主要資格是立檔單位具有獨(dú)立的法人資格，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。一般來說，一個(gè)立檔單位的全部檔案就是一全宗。

　　(四)全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位的代號(hào)。

　　三、文書檔案管理整理方法

　　(一)文書檔案管理收集：收集是歸檔文書檔案管理整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整;收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施：

　　1、立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的"紅頭文件"的歸檔。

　　2、檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的"白頭文件"材料是否收集歸檔。如①會(huì)議材料：本單位年度工作會(huì)議材料(總結(jié)、計(jì)劃)、表彰材料，專業(yè)會(huì)議材料，代表發(fā)言材料;本單位在上級(jí)工作會(huì)議上發(fā)言、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報(bào)告。②綜合材料：會(huì)議記錄本(黨委、黨組會(huì)議，行政、辦公會(huì)議)等;各類花名冊(cè)、登記簿(干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊(cè)及主要業(yè)務(wù)工作登記簿);年報(bào)表(業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表);各種介紹信存根(黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)、行政事務(wù)等)、協(xié)議、合同。

　　以上收集到的"紅頭文件"和"白頭文件"材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。

　　(二)文書檔案管理歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(國(guó)家檔案局令第8號(hào))的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進(jìn)行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。②普發(fā)性文件。主要指上級(jí)、本級(jí)非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)勵(lì)非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。

　　(三)文書檔案管理裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的文書檔案管理歸檔文件以"件"為單位固定在一起即單"件"裝訂，便于保管利用。

　　1、整理單位：確定以件為文書檔案管理歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件;計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個(gè)自然本(冊(cè))為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件;來文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會(huì)議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

　　2、文件的裝訂：文書檔案管理歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來復(fù)在后;漢文在前，少數(shù)民族文字在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后;有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

　　3、裝訂的部位與對(duì)齊方式及注意事項(xiàng)：?文件裝訂時(shí)應(yīng)以左、下側(cè)對(duì)齊，以便裝訂和利用。?裝訂時(shí)，應(yīng)將保管期限為永久的文書檔案管理歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂(注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能會(huì)引起火災(zāi))。或較厚的文件采用"三孔一線"的線裝方法裝訂。

　　(四)文書檔案管理分類：

　　文書檔案管理歸檔文件采用年度--保管期限分類法進(jìn)行分類。同全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

　　1、區(qū)分年度

　　①年度以落款日期為準(zhǔn)。如2014年形成的《2014年工作總結(jié)》應(yīng)歸入2014年。

　�、诳缒甓鹊奈募�放入辦結(jié)的.年度。如2014年形成的《2014-2014年工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2014年度;某單位2014年立案、2014年結(jié)案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案年度歸檔，即歸入2014年。

　�、蹘追治募�作為一件，"件"的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件日期為準(zhǔn)。具體地說來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)等。

　�、軙�(huì)議記錄本以該本最后一次會(huì)議記錄時(shí)間為準(zhǔn)。

　　⑤文件沒有標(biāo)注日期時(shí)，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過對(duì)照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。

　　2、文書檔案管理區(qū)分保管期限

　　將每年的文書檔案管理歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

　　永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢?《規(guī)定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個(gè)期限表的一半�？梢愿爬�為以下四個(gè)方面：

　�、俜从硻C(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料。

　�、诜从硻C(jī)關(guān)行政管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料;房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國(guó)有資產(chǎn)管理等文件材料。

　　③反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的重要文件材料。如：黨組(黨委)、行政辦公會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議、專題會(huì)議材料，上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本機(jī)關(guān)工作文件材料;本機(jī)關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、外事活動(dòng)文件等。

　�、芊从硻C(jī)關(guān)人事管理活動(dòng)的文件材料。如人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料;人事考核、職稱評(píng)審、職工調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)、黨團(tuán)員名冊(cè)、黨團(tuán)材料等這些文件材料在反映本機(jī)關(guān)的歷史面貌，主要職能活動(dòng)，維護(hù)國(guó)家、機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用價(jià)值和憑證價(jià)值，是各機(jī)關(guān)形成文件的重點(diǎn)和核心。

　　準(zhǔn)確理解保管期價(jià)值的鑒定是文書檔案管理歸檔文件整理工作的難點(diǎn)�！兑�(guī)定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時(shí)，突出以本機(jī)關(guān)文件為主(即以我為主)，在操作時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)每級(jí)文件(上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí))文件進(jìn)行兩分制：

　　上級(jí)機(jī)關(guān)文件：針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如同級(jí)黨委、政府關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件;上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或人員的表彰文件;上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見、批復(fù)等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。

　　本機(jī)關(guān)文件：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的永久保存;一般的保存30年或10年(表中界定具體清晰)

　　同級(jí)機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。

　　下級(jí)機(jī)關(guān)文件：報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告保存30年，一般的保存10年。

　　(五)文書檔案管理排列

　　1、把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號(hào)分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

　　2、在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)(或問題、文號(hào))有內(nèi)在聯(lián)系(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作，同一個(gè)會(huì)議)的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是"遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系"整理原則的體現(xiàn)。排列順序應(yīng)保持相對(duì)固定。

　　3、最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問題或文號(hào)內(nèi)按成文時(shí)間的生后順序排列。

　　(六)文書檔案管理編號(hào)

　　文書檔案管理歸檔文件編號(hào)是指將文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在文書檔案管理歸檔文件上注明。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號(hào)，使文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置和固定文書檔案管理歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。

　　文書檔案管理歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。

　　1、全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。檔案室如沒有全宗號(hào)可暫時(shí)不填。

　　2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2014。

　　3、保管期限：文書檔案管理歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

　　4、件號(hào)：文書檔案管理歸檔文件的排列順序號(hào)。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號(hào)，各期限分別編流失號(hào)(即每年分期限共編三條流水號(hào))。

　　件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件，分別在文書檔案管理歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi);按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注，每種保管期限各編一個(gè)流水順序號(hào)，如2014年永久件號(hào)：1、2、382

　　30年件號(hào)：1、2、373

　　10年件號(hào)：1、2、3243

　　館編件號(hào)待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。

　　(七)文書檔案管理編目

　　文書檔案管理歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制文書檔案管理歸檔文件目錄。

　　文書檔案管理歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。通過檢查復(fù)文來實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來文的查找。

　　文書檔案管理歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)和備注等項(xiàng)目。

　　1、件號(hào)：填寫室編件號(hào)。

　　2、責(zé)任者：指發(fā)文的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。①填寫責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，如"海南省紀(jì)委"，不能使用"本廳"、"省教育廳"等含義不明，難判斷的簡(jiǎn)稱。②聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者過多時(shí)，可適應(yīng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。以體現(xiàn)"以我為中心"的精神。③未署責(zé)任者的文書檔案管理歸檔文件，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫。

　　3、文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。如瓊府辦[2014]198號(hào)、瓊郵管[2014]68號(hào)，沒有發(fā)文字號(hào)的不填寫。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫諸如"會(huì)議文件之一"等文件順序號(hào)，亦不得填寫"情況反映"等刊物名冊(cè)。

　　4、題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加"〔〕"號(hào)附于原標(biāo)題之后。如海南省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)[2014]18號(hào)文件的通知，應(yīng)重?cái)M提題名并抄錄為海南聲省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國(guó)家檔案局關(guān)于汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見]的通知。

　　5、日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20140708、20141112表示月、日的數(shù)字可回行填寫，如20140708。

　　6、頁數(shù)：每一件文書檔案管理歸檔文件的總頁數(shù)、文件中有圖文的頁面為一頁。

　　7、備注：用于填寫文書檔案管理歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注"*"號(hào)，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。

　　(八)文書檔案管理裝盒

　　裝盒是將文書檔案管理歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

　　1、裝盒要求：文書檔案管理歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與文書檔案管理歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸位時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯(cuò)誤，將很難再找回，甚至可能從此成為"死檔"。

　　2、檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級(jí)檔案行政管理部門購(gòu)買或向河北省國(guó)昌檔案用品廠直接訂購(gòu)。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。

　　3、檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。其中起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用"/"號(hào)連接。

　　4、備考表放在盒內(nèi)所有文書檔案管理歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)文書檔案管理歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

　�、俸袃�(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文書檔案管理歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況(如字跡模糊、缺損)等。整理工作完畢后文書檔案管理歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說明。進(jìn)行文書檔案管理歸檔文件整理時(shí)，如某件文件須說明的情況復(fù)雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細(xì)說明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加"*"號(hào)標(biāo)示。

　�、谡�理人：填寫負(fù)責(zé)整理文書檔案管理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。

　�、蹤z查人：填寫負(fù)責(zé)檢查文書檔案管理歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。

　�、苋掌冢禾顚懳臅鴻n案管理歸檔文件整理完畢的日期。

　　(九)文書檔案管理編制檢索工具

　　1、歸檔說明(全宗說明)內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況(領(lǐng)導(dǎo)班子、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)任職情況)本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷)。

　　2、打印文書檔案管理歸檔文件目錄(采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份)。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說明(全宗說明)裝訂成冊(cè)：歸檔說明(全宗說明)、永久目錄裝訂一式兩本;歸檔說明(全宗說明)、永久、30年、10年目錄合訂一本。文書檔案管理歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。

　　全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

　　年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2014年

　　保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年 。

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　　企業(yè)人事檔案如何建立

　　人事檔案是企業(yè)人事管理活動(dòng)中形成的，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體，歷史、全面、真實(shí)地記載和反映著員工個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。人事檔案包括員工的經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史，員工在工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)提升、思想品德、業(yè)務(wù)才能所作的鑒定和評(píng)價(jià)材料;學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國(guó)共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;各種獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料;錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、復(fù)員退伍、保險(xiǎn)福利待遇等材料)等十多項(xiàng)內(nèi)容。就企業(yè)而言，準(zhǔn)確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施，特別是對(duì)專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門而言，認(rèn)真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況，為合理配置人力資源提供有力依據(jù)。就企業(yè)員工個(gè)人而言，檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它真實(shí)記錄著每個(gè)人在學(xué)習(xí)、工作中的成就及過失。是評(píng)價(jià)一個(gè)人供最基本、最權(quán)威的證明材料，，具有法律效用，實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)社會(huì)統(tǒng)籌之后，參加養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認(rèn)，因此，人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，無論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。

　　目前企業(yè)人事檔案管理工作，還存在不少問題，主要表現(xiàn)在: 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對(duì)減少，原來計(jì)劃經(jīng)濟(jì)用人單位招人時(shí)遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路，在人才流動(dòng)頻繁的今天被逐漸打破，許多單位用人不再審檔，認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，特別是私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位，懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態(tài)度，根本就沒有設(shè)立檔案管理部門。對(duì)人事檔案管理的要求有所松動(dòng)。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門，但由于負(fù)責(zé)管理負(fù)責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門，這些部門不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作不十分重視，在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問題:不嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中存在不嚴(yán)格現(xiàn)象;有些企業(yè)因辦公用房緊張，人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效，人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他非專業(yè)人員兼管，在人事檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案管理材料不能及時(shí)歸檔整理，存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí);有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)人事檔案管理“保管員”的角色，對(duì)接收到的員工人事檔案，只是在原人事檔案管理袋上直接編號(hào)就萬事大吉;這種不規(guī)范的操作導(dǎo)致了人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案管理工作作用，更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對(duì)人事檔案管理欠缺的認(rèn)識(shí)和做法，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案管理在人才資源開發(fā)中所起的作用。

　　新時(shí)期員人事檔案管理工作的思路及對(duì)策什么?企業(yè)究竟如何管理利用好人事檔案，讓它發(fā)揮出應(yīng)有的作用，這是需要探討的問題。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手:

　　1 提高企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

　　一是加強(qiáng)宣傳力度，提高企業(yè)決策者對(duì)員工人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關(guān)人事檔案管理的管理知識(shí)，要讓企業(yè)決策者充分認(rèn)識(shí)到，人事檔案理是反映員工綜合素質(zhì)的.一個(gè)重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對(duì)員工本人進(jìn)行定位的重要參考，人事檔案管理并不是可有可無的，它對(duì)員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，這其中中就包含著企業(yè)人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。

　　2 人事檔案管理工作要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化

　　隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，人事制度改革和人員模式改變，也給人事檔案管理的管理模式提出了要求。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門或組織部門，應(yīng)該把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合，形成一套適合企業(yè)人事檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法，制定一些列管理制度，如:企業(yè)人事檔案管理管理?xiàng)l例、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、人事檔案保管制度的基本內(nèi)容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定;人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等，使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴(yán)謹(jǐn)和行之有效。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益。

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