面試總裁秘書的技巧

面試總裁秘書的技巧

1、協(xié)助總經(jīng)理起草、審核集團綜合性的經(jīng)營管理報告、工作計劃總結(jié)、有關(guān)合同協(xié)議、行政公文和草擬規(guī)章制度以及總經(jīng)理所需的講話稿等；

2、參加由總經(jīng)理召集的總經(jīng)理辦公會、一周指令會、經(jīng)營分析會、質(zhì)量分析會等會議，做好會議記錄，形成會議紀要并及時發(fā)送至相關(guān)部門。同時了解各項決定的執(zhí)行情況和各部門工作指令、工作計劃的完成情況，并在一周指令會上進行通報，及時反饋信息；

3、做好公司內(nèi)或者外界報送總經(jīng)理的各類文件的呈送、處理、整理、傳閱工作。及時呈報上級下達的各項文件及外單位的各項重要來文，及時傳遞各部門上呈的各類文件，及時傳達領(lǐng)導(dǎo)簽批的意見，及時傳遞財務(wù)需簽批的各類票據(jù)，確保在傳遞中不丟失、無損壞。

4、協(xié)助總經(jīng)理做好日常來訪、重要客人接待；負責總經(jīng)理的日常電話轉(zhuǎn)接以及來函等情況處理，盡可能地減少外界對總經(jīng)理工作不必要的打擾；負責總經(jīng)理信件、賀卡、物件的郵寄，確保名片的使用數(shù)量及名片內(nèi)容的核對；負責發(fā)放總經(jīng)理的報刊、雜志、會議通知、客情通知等，整理并留存有關(guān)內(nèi)容，以便查閱。

5、負責各種會議紀要、備忘錄及其它文件文檔的整理、打印、分發(fā)、歸檔、保管等工作；同時做好有關(guān)借閱登記手續(xù)，確保文檔無遺失無損壞。

6、負責總經(jīng)理印章的保管和監(jiān)督使用,負責與外單位聯(lián)系，辦理各類證照及歸檔保管工作；

7、負責安排好總經(jīng)理日常召開的各類會議及各項約見、宴請等活動（準備活動所需的相關(guān)材料及物品、提前收集各部門提請會議討論事項、與各部門商討有關(guān)事項確定會議主題、落實好會議室及場地并提前檢查準備情況、及時通知相關(guān)人員并傳達會議主要內(nèi)容）；

8、負責總經(jīng)理辦公室設(shè)備保管、維護正常運行等，確保提供一個舒適的工作環(huán)境（及時更新辦公用品）；

9、負責總經(jīng)理出差前后的工作處理(借款、日程安排、酒店預(yù)定、車輛接送、禮品準備、電話聯(lián)系、車旅費報銷等)；

10、完成總經(jīng)理臨時交給的其它工作。

總經(jīng)理秘書必備的五種知識和技能

1、文化背景

應(yīng)具備較高的文化程度，因為有了良好的教育背景，才能在看待問題、處理問題時會更加理性和全面，同時要不斷更新知識，接受新理念；

2、業(yè)務(wù)知識

要熟悉公司各部門及其運作程序，掌握公司的各項規(guī)章制度，對公司的經(jīng)營以及軟件經(jīng)營目標、經(jīng)營思想、服務(wù)理念等情況要了如指掌，以便更好地協(xié)助總經(jīng)理完成各部門的協(xié)調(diào)管理以及對外聯(lián)絡(luò)溝通，使工作更有效率；

3、操作技能

要熟練掌握中、英文文字處理技能，熟練操作各種辦公室自動化設(shè)備，如計算機、打印機、傳真機等；

4、溝通技巧

要具備較強的對內(nèi)、對外的溝通能力，使總經(jīng)理的各項指示、計劃、意愿得以順利、快速地貫徹和執(zhí)行；

5、綜合素質(zhì)

能嚴守機密、恪盡職守、吃苦耐勞，具有團隊精神，忠實于自己所服務(wù)的組織，與各部門的中層管理人員以及集團相關(guān)的企業(yè)、團體保持良好的合作關(guān)系。

總經(jīng)理秘書提升工作效率的五種方法

總經(jīng)理秘書的工作既繁多而且細節(jié)化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，都可能影響總經(jīng)理的工作，甚至影響企業(yè)的形象與運營等。如何提高工作效率呢？推薦五種方法，以作參考：

1、工作標準化，程序慣例化

如果沒有特殊情況，盡量在每個工作日的同一時間段內(nèi)，做同樣或同樣性質(zhì)的工作。如果秘書能把自己的工作任務(wù)標準化，就能在有限的時間內(nèi)完成更多的工作，或者有更多的剩余時間完成其它臨時性工作。如為了不便打擾領(lǐng)導(dǎo)的正常工作，同時又保證各類文件的呈報和及時處理，可以規(guī)定每日早8：00，中午12：00，下午15：30和晚上18：00分別進領(lǐng)導(dǎo)辦公室呈報、處理有關(guān)文件等。

2、集中精力，批量處理

在同一時間段內(nèi)做類似的工作。如在同一時間段內(nèi)集中撥打電話，將各部門會議時間地點和其他幾個事項一并通知，把需要復(fù)印的文件積攢在一起，然后集中復(fù)印等，這樣，既可以節(jié)約時間，又可以提高工作效率或質(zhì)量。

3、審時度勢，重新分配

要分清工作的輕重緩急。面對緊急和重要的工作，要先辦理；重要而不緊急的工作，先做重要的工作；不重要和不緊急的工作，可以另找時間做，或者找他人做；自己不擅長的工作，而且該工作也不保密，可以與別人交換工作來做等。

4、主動預(yù)測，未雨綢繆

總經(jīng)理秘書可用預(yù)測的辦法來減輕工作壓力、舒緩工作節(jié)奏。如次日14點總經(jīng)理要召開經(jīng)營分析會，作為秘書，除及時發(fā)出通知外，在次日10點左右要將上次會議的記錄以及其它報表等從檔案柜內(nèi)找出來，放在總經(jīng)理的辦公桌上。如果任職者能更好地預(yù)測明天會做哪些工作，他就能更好地完成本職工作。當然，也不能把第二天的工作日程根據(jù)預(yù)測，安排得滿滿的，因為不管你的預(yù)測能力如何強，第二天總是會有些突發(fā)事情需要處理，因此要留出一定的空余時間來處理這些突發(fā)事件。

5、平衡精力，分清主次

總經(jīng)理秘書在做任何一項工作時，都要分清主次。如前所說，為使工作更有效率，盡量把相同的工作放在一起來做，但是，如果上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)正在與總經(jīng)理商討工作，而此時，總經(jīng)理需要秘書去復(fù)印一份文件，那么你還會等到與其它的文件放在一起復(fù)印嗎？答案是：當然不會，而且你需要放下手頭的所有工作，立即去復(fù)印。

總經(jīng)理秘書必須避免常犯的五種錯誤

1、拖拖拉拉呈文件

對于各部門或者外界報送給總經(jīng)理的文件、報告、申請以及其它信息文件等，要及時呈送或報告給總經(jīng)理，避免影響對內(nèi)、外的溝通；上級機關(guān)或下級部門的行文都要分清主次，該由總經(jīng)理第一時間知道的信息要確保第一個通知，該由分管領(lǐng)導(dǎo)拿意見的文件要先做相應(yīng)處理再行上報。

2、多嘴多舌遭泄密

由于工作性質(zhì)等原因，總經(jīng)理秘書一般情況下對人事的任免、管理的決策等，都能較早地知道，但絕不能為了自己的利益或者其它目的，私自把這些機密泄露給有關(guān)人員，使組織蒙受不必要的損失，同時也對自身的形象產(chǎn)生不好的影響。

3、越俎代庖超權(quán)限

在為總經(jīng)理的日常工作做出安排時，事前要征得總經(jīng)理的同意，絕不能代替總經(jīng)理做出某些工作約會的決定等，這些都會嚴重影響總經(jīng)理的工作，給總經(jīng)理造成一些不必要的麻煩，忘記了自己是協(xié)助而不是代替總經(jīng)理工作。同時也要注意處理好與各部門的關(guān)系，總經(jīng)理秘書打交道最多的還是集團的中層干部，在日常工作中要掌握分寸，執(zhí)行指令不能打折扣，但也不能居高臨下，凌駕于部門中層以上，導(dǎo)致工作的不協(xié)調(diào)。

4、粗心大意遺文檔

秘書工作要特別注意細節(jié)，關(guān)注每一個環(huán)節(jié)。對自己的工作職責要熟記于心，對發(fā)生的問題要有迅速的判斷。要建立電子文檔，以便迅速查找到領(lǐng)導(dǎo)需要的文件，同時要做好借閱登記等工作，好記性不如爛筆頭，雖然顯得繁瑣，但不易忘記，做好記錄就不會發(fā)生文檔丟失。特別是一些經(jīng)常借閱的合同協(xié)議、一些財務(wù)票據(jù)，在報財務(wù)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理等多個環(huán)節(jié)中，一旦不細心，很容易造成報銷票據(jù)、申購單據(jù)等的遺失，其所產(chǎn)生的后果是連鎖的。

5、事倍功半苦文章

秘書起草各類公文、請示報告、講話稿等工作任務(wù)特別繁重，因此必須時刻關(guān)注總經(jīng)理的工作思路，特別要注意領(lǐng)導(dǎo)平時和重要會議上的講話精神，否則寫出得文稿無法過關(guān)。尤其是一些工作計劃、工作匯報等反映領(lǐng)導(dǎo)工作思路的文件，務(wù)必要讀懂總經(jīng)理日常工作中的要求，參考歷來會議紀要、工作指令、領(lǐng)導(dǎo)講話等內(nèi)容，同時還要具備較好的實踐基礎(chǔ)，了解公司運轉(zhuǎn)、操作程序和工作內(nèi)容。如果一味埋頭閉門苦思，只會 “事倍功半”，雖然準備了洋洋灑灑幾萬言的長篇大論，結(jié)果卻被全盤否定，人累心更累。

秘書是辦公室的重要組成人員，總經(jīng)理公室工作的好壞，秘書人員起著關(guān)鍵的作用。因此，秘書人員必須做到以下方面。 

（一）做一個純正的人。做秘書首先不能幫倒忙。何為純正？我認為就是要做一個純樸、正直的人。有人說秘書是領(lǐng)導(dǎo)的一面鏡子，不可避免要打上領(lǐng)導(dǎo)的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領(lǐng)導(dǎo)的為人風格。因此，秘書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領(lǐng)導(dǎo)的名聲，甚至?xí)�帶來嚴重后果。組織安排我們?yōu)轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是信任，也是考驗。因此，要經(jīng)得住考驗，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。

（二）建立與領(lǐng)導(dǎo)“對接”的工作語言。秘書位居領(lǐng)導(dǎo)身邊，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，因此領(lǐng)導(dǎo)與秘書雙方的有效溝通至關(guān)重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領(lǐng)導(dǎo)提供他最好關(guān)心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負起督促，跟蹤領(lǐng)導(dǎo)批示和指示的責任，并隨時向領(lǐng)導(dǎo)反饋進展情況，以便領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)；四是想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急。當前的中心工作是什么？承待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪里，秘書要了熟于心，即可相應(yīng)做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預(yù)見性。真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。 

（三）秘書既要謹慎，又要開放。秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領(lǐng)導(dǎo)面前展現(xiàn)自我，敢于表達自己的想法和看法。與領(lǐng)導(dǎo)朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領(lǐng)導(dǎo)著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激-情，沒有激-情就會遲鈍，不能進入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂順其自然。 

（四）不要“截留”信息，秘書是領(lǐng)導(dǎo)最重要的信息渠道，必須保持這個信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“截留、過濾”信息。秘書不應(yīng)是信息的受體，而是載體，不能獨占信息。領(lǐng)導(dǎo)身邊無小事，需要領(lǐng)導(dǎo)來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領(lǐng)導(dǎo)決策，暢通而準確的信息將有助于領(lǐng)導(dǎo)的正確決策。 

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