公司文件安全管理制度

（一）總則

第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

（二）收文的管理

第四條公文的簽收

1、凡來廠公啟文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

第五條公文的編號保管

1、兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3、為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第七條文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2、閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4、文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

（三）發(fā)文的管理

第八條發(fā)文的規(guī)定

1、全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2、各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

第九條發(fā)文的范圍：

1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：

（1）公布全廠規(guī)章制度；

（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；

（3）公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

（4）公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

（6）其他有關(guān)全廠的重大事項；

3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：

（1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。

4、在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。

（四）發(fā)文程序與要求

第十條發(fā)文程序規(guī)定：

1、各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請；

2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4、文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；

5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；

6、經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)）；

7、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽；

9、文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打��；

11、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12、文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

（五）文件的借閱和清退

第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。

第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

（六）文件的立卷與歸檔

第十五條文件的歸檔范圍：

1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔：

（1）上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；

（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；

（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；

（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

（7）上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

（8）反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

（9）工廠日志和大事記；

（10）工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

2、業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責(zé)立卷歸檔。

第十六條立卷要求

1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

（七）文件的銷毀

第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

知名企業(yè)內(nèi)部文檔管理規(guī)定2015-07-04 12:50 | #2樓

1 目的

為規(guī)范部門文檔管理，防止檔案流失和外泄，特制定本規(guī)定。

2參考文件

《九州通集團文檔管理規(guī)定》

3 術(shù)語

3.1文檔：指本部門過去和現(xiàn)在從事企管管理活動中所直接形成的對公司有保存價值的不同形式的歷史記錄和工作成果。包括各種文字、圖書、部門電子版共享文件夾、光盤、榮譽物品、證件等。

3.2文檔管理：指對文檔的收集、整理、保管、借閱、銷毀等各環(huán)節(jié)的管理過程。

4 職責(zé)

4.1分管副總

4.1.1審核、指導(dǎo)管理本部門產(chǎn)生的所有文檔及成果；

4.1.2對部門成果對外發(fā)布和外借進行最后審核。

4.2部長

4.2.1對部門重要文檔密級及保密時限進行確定；

4.2.2審核本部門的文檔格式模板并要求統(tǒng)一按照模板執(zhí)行；

4.2.3指導(dǎo)本部門重要文件的處置原則與方法。

4.3各模塊負責(zé)人

4.3.1指導(dǎo)并規(guī)范管理所在小組工作成果的格式，并對內(nèi)容進行審核；

4.3.2負責(zé)將文檔按時提交給部門負責(zé)人審核；

4.3.3對文檔密級進行建議，對本組文檔對外發(fā)布進行初步審核，統(tǒng)一文檔對外發(fā)布格式；

4.3.4負責(zé)每月將本模塊各項文檔提交部門負責(zé)人備檔；

4.3.5對本模塊文檔保密管理進行督導(dǎo)，確保文檔的完整統(tǒng)一。

4.4組員

4.4.1負責(zé)個人日常文檔的整理分類；

4.4.2按規(guī)定格式定期將個人文檔提交模塊負責(zé)人審核、備檔。

5 文檔分類

5.1按文檔類別分類

5.1.1部門管理文檔

包括以下幾類：

① A類：五定、工資、績效、人事報表、分析報告等資料；

② B類：招聘選拔、培訓(xùn)、職業(yè)規(guī)劃、文化策劃案、公司制度流程、會議紀(jì)要等資料；

③ C類：部門制度和規(guī)定、內(nèi)部管理文件等；

5.1.2常規(guī)工作文檔

常規(guī)工作按工作名稱和工作日期進行劃分

如“×年×（月/季度）××（文件/資料）+（姓名/公司名稱）”。

說明：

① 如屬本部資料可省略公司名稱；如屬通用資料如某某部門績效考核測算表，可以不用姓名作后綴；

② 例：2015年8月銷售部考核測算表

2015年8月工作總結(jié)與9月工作計劃（張三）

2015年8月系統(tǒng)薪資核算表（荊州公司）

5.2按存儲形式分類

5.2.1 紙質(zhì)類；

5.2.2 音像類(光盤、錄音等)；

5.2.3 電子版。 

5.3部門需保密的文檔范疇

5.3.1對公司內(nèi)部員工：公司人事檔案、勞動合同、薪資收入、工資表、選拔試題以及尚未公開的各類信息（如選拔公告、活動通知、考核結(jié)果、調(diào)薪結(jié)果等）；

5.3.2 對公司外部員工：除以上所列范疇外，制度流程、考核方案、文化策劃案、項目資料、培訓(xùn)資料、崗位說明書、職業(yè)規(guī)劃資料、管理創(chuàng)新方案等均需保密。

6 文檔管理及保密規(guī)定

6.1文檔統(tǒng)一格式 

編寫部門文檔時編寫人員應(yīng)根據(jù)文檔的類別按照集團要求對應(yīng)的格式要求進行統(tǒng)一規(guī)范，文檔內(nèi)容超過5頁必須加入目錄。

一級編號采用“一、二、三……”的形式書寫；

二級編號采用“（一）、（二）、（三）……”的形式書寫；

三級編號采用“1、2、3……”的形式書寫；

四級編號采用“（1）、（2）、（3）……”的形式書寫；

五級編號采用“①、②、③……”的形式書寫。

6.2歸檔

6.2.1本部門人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等公務(wù)活動，三日內(nèi)及時將相關(guān)的文件、資料按時交由模塊負責(zé)人辦理歸檔手續(xù)；

6.2.2項目成果文檔，由項目負責(zé)人按照統(tǒng)一格式整理完畢，在項目結(jié)束后一周內(nèi)及時交由部門負責(zé)人歸檔；

6.2.3日常事務(wù)文檔由相關(guān)責(zé)任人保管，部門所有文檔由各模塊負責(zé)人每月歸檔、整理一次，每月統(tǒng)一提交部門負責(zé)人一次，具體負責(zé)人如下：

人力：蔡娟  培訓(xùn)：賀利平  績效/管理創(chuàng)新：何云  流程制度：張娟  企業(yè)文化：郝敏

分公司：賀恒杰  管理項目：各項目負責(zé)人

6.3保管

6.3.1 建立各類文檔及項目成果的編號索引，建立目錄，以便于查找；

6.3.2各類文檔及項目成果按形成時間順序，結(jié)合事由進行排列，并按類型及密級程度進行分類存放；

6.3.3各類文檔及項目成果的存儲形式盡量以紙質(zhì)及電子版兩種形式存儲，長期存儲的文檔資料刻錄成CD；

6.3.4 涉及下發(fā)到各部門的文檔如制度流程、文化活動策劃案/通知、培訓(xùn)通知等存檔時應(yīng)保留WORD/EXCEL/VISIO等原始版本一套以及PDF版本一套。

6.4借、查閱

6.4.1部門內(nèi)部借、查閱程序

必須報部門負責(zé)人同意方可查閱。

6.4.2部門以外借、查閱程序

（1）公司內(nèi)、本部門外其他人員借、查閱密級文檔時除經(jīng)所在部門部長批準(zhǔn)外還需取得企管部分管副總同意，方可辦理借閱手續(xù)；

（2）本公司以外單位或個人借閱相關(guān)資料，須持單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱 (機密級以上資料不準(zhǔn)查、借閱)。

6.4.3相關(guān)規(guī)定

（1）任何文檔借出時間不得超過一周，逾期不還需辦理續(xù)借手續(xù)；

（2）凡調(diào)離本部門或本公司，必須歸還全部文檔資料，方可辦理調(diào)動、離職手續(xù)；

（3）任何文檔均不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或代借，借出的文檔只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴(yán)禁私自攜帶出公司；

（4）凡借出的資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散，否則按照恢復(fù)文檔的成本雙倍賠償。

7 違規(guī)處罰

7.1 毀損、丟失或擅自銷毀部門文檔及成果的視情節(jié)輕重予以經(jīng)濟處罰。

7.2本部門任何成員在沒有經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)及部門負責(zé)人同意批示擅自對外發(fā)布、泄露部門保密成果者，一經(jīng)查實當(dāng)月績效為D。

7.3不得私自以任何形式將部門保密成果據(jù)為已有、用作它途以獲得利益，或?qū)⒈Ｃ艹晒�交由競爭對手以獲得利益者一經(jīng)查實將解除勞動合同并追究其責(zé)任和賠償。

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